Классификация документов. 9

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Документ - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать  любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения¹.

С помощью документации осуществляется:

1. планирование;
2. финансирование;
3. управление;
4. бухгалтерский учет;
5. отчетность.

Отобразив информацию, документ обеспечивает:

1. ее сохранность;
2. сбор (накопление);
3. многократное использование;
4. возможность передачи;
5. возможность обработки информации;
6. использование информации в дальнейшем².

С целью организации  и повышения эффективности работы с документами принято распределение  их по группам - классификация документов. Условно документы можно разделить на следующие группы:

По способу фиксации:

1. письменные – все документы, созданные рукописным или машинописным способом;
2. графические – чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.
3. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка);
4. акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По содержанию:

1. организационно-распорядительные;
2. финансово-бухгалтерские;
3. научно-технические;
4. по труду;
5. отчетно-статистические.

По наименованию:

1. приказы;
2. уставы;
3. положения;
4. протоколы;
5. распоряжения;
6. инструкции;
7. правила и т.п.

По месту  составления:

1. входящие;
2. исходящие;
3. внутренние.

По степени гласности:

1. обычные;
2. секретные;
3. для служебного пользования.

По происхождению:

1. официальные (служебные);
2. личные (касающиеся интересов конкретного лица).

По видам:

1) индивидуальные – разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

2) трафаретные – изготавливаются типографическим способом;

3) примерные – разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер;

4) типовые – разрабатываются заранее вышестоящими органами и носят обязательный характер.

По юридической  силе:

1. подлинные, подразделяются на действительные и недействительные;
2. подложные – документы, оформленные или содержание которых не соответствует истине.

По срокам хранения:

1. постоянного хранения (бессрочного);
2. долговременного хранения (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет)³.

По степени сложности:

1. простые – содержат один вопрос;
2. сложные – содержат несколько вопросов.

По срокам исполнения:

1. срочные;
2. несрочные.

По назначению:

1. оригиналы (подлинники);
2. копии;
3. выписки.

По роду деятельности документы классифицируют на системы  документации:

1. плановая;
2. стандартов и технических условий;
3. организационно-распорядительная;
4. первичная учетная документация;
5. расчетно-денежная;
6. отчетно-статистическая;
7. для строительства и т.д.

В настоящее  время любой документ должен отвечать следующим требованиям:

1. быть составленным по установленной форме, соответствовать стандартам;
2. издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а также лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
3. издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Соответствие  этим требованиям при создании документов приводит к необходимости следования принципам стандартизации и унификации.

Как вытекает из вышеизложенного, существуют различные  виды классификации одной и которых является классификация по содержанию или по видам деятельности. В данной классификации документы принято разделять на четыре большие группы:

1. организационно-распорядительные;
2. информационно-справочные;
3. финансовая документация;
4. по снабжению и сбыту.

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

 Если в  организации нет четкого деления  на структурные подразделения,  то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

 Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

При составлении  классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

Движение документов в учреждении составляет ее документооборот.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).⁴

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

1. Максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
2. Исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов;
3. Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным⁵.

Документооборот делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь  в управлении, их различают по направлению и по отношению к управленческому процессу. По направлению документопотоки делятся на:

1. горизонтальные потоки, связывающие учреждения одного уровня;
2. вертикальные, связывающие учреждения различных уровней.

Информация, зафиксированная  в документе - это основание для принятия управленческих решений, доказательство их исполнения, материал для справочно-поисковой работы. Именно поэтому документы имеют единые правила составления и оформления.

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов секретарем или работником службы делопроизводства, дальнейшей сортировки и регистрации. После рассмотрения их руководителем и простановки резолюции документы направляются на исполнение.⁶

Входящие документы образуют 3 направления движения:

- руководству организации;

- руководству структурных подразделений;

- непосредственно специалисту.

Все поступившие  в организацию документы, независимо от способа поступления, (почта, телеграф, спецсвязь, факс, электронная почта) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение⁷.

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов:

1.  Прием и  первичная обработка документов.

2.  Предварительное  рассмотрение и распределение  документов.

3.  Регистрация  документов.

4.  Рассмотрение  документов руководством.

5.  Передача  документов на исполнение.

6.  Контроль  исполнения.

7.  Подшивка  документов в дела.

В нормативных  документах регламентированы правила  первичной обработки поступивших  документов. Они сводятся к следующему:

1.  Проверяется  правильность доставки. Ошибочно  доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2.  Проверяется  целостность упаковки, сохранность  печатей, конверты вскрываются,  проверяя комплектность и сохранность  вложений. При обнаружении повреждений  конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.

3.  При поступлении  машиночитаемых документов обрабатывается  только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке  передаются по назначению⁸.

4.  Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма⁹.

5.  Текст поступившей  телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке  или в журнале и оперативно  передается руководителю, которому она адресована¹⁰.

6.  Как правило,  конверты уничтожают. Сохраняют  конверты (подкалывая их к документу)  только в тех случаях, когда  на документе отсутствует обратный  адрес, когда дата на почтовом  штемпеле имеет значение для  доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

7.  Документы  с пометкой «лично» не вскрываются,  а передаются адресату. Если в  конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации.

8.  На всех  входящих документах проставляется  регистрационный штамп, фиксирующий  факт и время поступления документа  в организацию. В штампе указывается  наименование организации, дата поступления, при необходимости - часы и минуты. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

9.  Сортировка  документов на регистрируемые  и нерегистрируемые в соответствии  с перечнем нерегистрируемых документов. Сразу по назначению передаются документы с пометкой «лично». Затем откладываются нерегистрируемые, и, наконец, документы, подлежащие регистрации.

Предварительное рассмотрение документов проводится квалифицированным  работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя.

Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению:

- структурным  подразделениям;

- должностным  лицам.

Документы, адресованные руководству организации или  без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.¹¹.

Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

Документы, поступившие  по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке:

1. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;
2. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;
3. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;
4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.

Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

Документы, поступившие  по каналам факсимильной связи, обрабатываются следующим образом:

1. Объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;
2. Документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. (Заявки хранятся в течении 1 года);
3. Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;
4. Запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
5. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные -немедленно;
6. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Регистрация - это  запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения¹².

Цели регистрации:

1)  учет документов;

2)  контроль за их исполнением;

3)  справочная работа по документам.

Формы регистрации документов:

1. централизованная;
2. децентрализованная;
3. смешанная.

Централизованная  система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная  система предполагает проведение регистрационных  операций в структурных подразделениях.

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части  документов, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях¹³.

На входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп.

Факсимильное изображение  имеет уже дату получения, поэтому  в нем проставляется лишь порядковый номер.

Документы, подлежащие регистрации, вносятся регистрационную форму, установленную  в организации (журнал, карточка, электронная  карточка).

Документы регистрируются в организации 1 раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения¹⁴.

Существует 3 вида регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

1. Журнальная регистрация. Эта форма используется в тех организациях, куда поступает небольшое количество документов (500-600 документов в год).

Для каждой категории  документов разрабатывается свой журнал с разной степенью дробности сведений о документе.

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов имеет следующие графы:

- дата получения;

- наименование  документа;

- регистрационный  номер;

- корреспондент;

- номер и  дата документа;

- содержание;

- резолюция;

- исполнитель;

- срок исполнения;

- отметка об  исполнении;

- номер дела¹⁵.

2. Карточная  регистрация. Форма регистрационно-контрольной карточки РКК и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Она может иметь формат А5 (148*210) или А6 (105*148).

3. Автоматизированные системы регистрации. При использовании данной формы регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере.

Руководство, ознакомившись  с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция  должна содержать ясное и исчерпывающее  указание о порядке и характере  исполнения документов и исполнителе.

На документе  должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей  необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа¹⁶.

Рассмотрение  документов должно производиться в  день поступления документа.

После рассмотрения, документ возвращается в канцелярию для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, затем доставляется по назначению. Документ передается исполнителю в день его получения и регистрации.

Цель контроля исполнения документов - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

Контроль осуществляют:

1. руководители;
2. заместители руководителя;
3. специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
4. работники службы делопроизводства;
5. секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на:

- типовые;

- индивидуальные.

Типовые сроки  устанавливаются нормативными актами высших органов государственной  власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителем  организации. Дата исполнения указывается  в резолюции или в тексте распорядительного  документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения документов проводится:

1. типовых - введением нового нормативного акта;
2. индивидуальных - руководителем, поставившем документ на контроль.

Срок исполнения входящих документов считается с  даты его поступления в организацию¹⁷.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело.¹⁸

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

Исходящие документы - официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы  могут быть отправлены:

1. по почте;
2. курьером;
3. электронной почтой;
4. по факсу.

Основные этапы  обработки исходящих документов:

1. Составление проекта документа;
2. Согласование проекта документа;
3. Проверка правильности оформления проекта документа;
4. Регистрация документа;
5. Отправка документа адресату;
6. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Составление проекта осуществляется в два этапа:

1. Составление чернового варианта - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.
2. Составление исполнителем проекта документа после необходимых

рекомендаций, оформленного на бланке письма¹⁹.

При необходимости  проект документа проходит процедуру  внешнего согласования. Так же существует внутреннее согласование - неизбежный этап подготовки внутреннего документа.

Подготовленный  проект исходящего документа предоставляется  на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены  другие документы, на основании которых  составлен проект исходящего документа. Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров  документ передается секретарю-референту  или работнику службы ДОУ для  регистрации в «Журнале регистрации  исходящих документов».

Журнал содержит следующие графы:

1. номер документа, включающий номер дела;
2. дата документа;
3. адресат (корреспондент);
4. краткое содержание или заголовок к тексту;
5. отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);
6. исполнитель;
7. примечание²⁰.

При регистрации  исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.

Исходящие документы  составляются в двух экземплярах, за исключением факсов.

Отправка документов включает:

1.  Проверку  правильности оформления документов;

2. Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

3.  Проверка  правильности адресования;

4.  Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию;

5.  Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма;

6.  Документы,  направляемые в один адрес,  могут быть вложены в один  конверт;

7.  Сроки отправки - все документы, исходящие из  учреждения, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

8.  Телеграммы, составляемые в организации, принимаются  сотрудниками службы ДОУ завизированными,  подписанными, датированными, зарегистрированными  с отметкой о категории и  виде отправления.

9.  Передача  информации с помощью телефонограммы  осуществляется устно по каналам  телефонной связи и записывается  получателем²¹.

На сегодняшний  день широкое развитие отправления  документов получила электронная связь. Этот вид передачи информации значительно сокращает время, затрачиваемое на передачу документа другими видами, например почтовое отправление.