Классификация документов и изданий

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБНИНСКИЙ ИНСТИТУТ АТОМНОЙ ЭНЕРГЕТИКИ - филиал

федерального государственного автономного образовательного учреждения   высшего профессионального образования

«Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ» (ИАТЭ НИЯУ МИФИ)

 

 

 

 

 

Реферат

Классификация документов и изданий

 

 

 

 

 

                                                                                          Выполнила:

Студентка группы А-С10

                                                                                                            Мартьянова Е.С.                                                                    Проверила:

к.т.н., доцент

Цыкунова С.Ю.

 

 

 

Обнинск, 2014

Реферат

  19 стр.,  5 ист.

ДОКУМЕНТ, КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ВИДЫ КЛАССИФИКАЦИЙ.

Целью работы является изучить принципы классификации, а так же рассмотреть различные виды классификаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами, а так же различные классификации. Классификация очень важна – она отображает объективные закономерности различных процессов и выделяет конкретные признаки объекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие о классификации  документов

Под документом понимается материальный объект, содержащий закрепленную информацию, предназначенную для ее передачи во времени и пространстве.

Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова, а именно удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа1.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина: «классифицирование» и «классификация».

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду следующие положения:

• признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия — членами деления;
• одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);
• сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность делений недопустимы (требования соразмерности);
• члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);
• члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Классификация документов  по обстоятельствам их функционирования  во внешней среде

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, то есть во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.

а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяют периодические и непериодические документы. Периодические документы – это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы – документы, выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат. Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

в) Классификация документов по месту происхождения различают местный документ (в пределах одной области, города, предприятия, учреждения); региональный документ – вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Классификация документов  по информационной составляющей

Основные признаки классификации по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.

а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение – обеспечение общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы.

В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде – слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ – это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т.е. синонимами термина "текстовой документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ". К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители – это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда относятся: иконографический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконографический документ – документ, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм). Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

Идеографический документ – документ, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов – поверхности Земли или других небесных тел – выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему - нотную запись.

Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).

Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", то есть состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).

г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности.

Однако абсолютное большинство документов - двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением).

д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые – они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.

е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Визуальный – это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии на любом носителе). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение, т.е. осязание (книга для слепых). Аудиальный – это звуковой документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ – тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм).

ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.

Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным (издание). Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

и) Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный – это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту.

Печатный – это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ – самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический – это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный – это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический – это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фотопленка, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический – это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM).

Лазерный – это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов – электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

 

 

 

 

 

4 Классификация документов  по материальной составляющей

Основными признаками данной классификации является материал носителя и форма носителя. В соответствии с этими признаками различают следующие виды классификаций:

а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.д. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

До изобретения искусственных носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и т.д. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.

б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и т.д. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый (блочный), карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

Листовой – это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопку (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).

Карточный – это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, открытка).

Ленточный – это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.д.

Дисковый документ – носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки).

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки).

Заключение

Таким образом, научные классификации дают знание факта существования данных классов исследуемого объекта или знание закономерности их образования. Научная классификация, отражая объективные закономерности исследуемых процессов, служит основой логико-математического или информационного моделирования, при котором сведения описываются с помощью логических формул.

Классификация выполняет важные функции не только в научном исследовании предметов и явлений, относящихся ко всему многообразию объектов, но и в организации процесса получения и обработки информации о нем.

Классификация знаний является объектом философии. Каждая наука, будь то теоретическая или прикладная, разрабатывает классификацию объектов своего изучения, без чего невозможно обобщение закономерностей развития той стороны природы и общества, которую эта наука изучает. Объектами изучения библиотековедения, документоведения, архивоведения, источниковедения и других научных дисциплин, являются различные виды документов как носители информации. В зависимости от целей и задач научной разработки, в этих научных дисциплинах на различных стадиях работы с документами складываются определенные типы и в их пределах – виды классификации материалов.

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2007 - 272 с.

2. ГОСТ 7.60 – 2003 «СИБИД. Издания. Основные виды. Термины и определения».

3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знания, 2000 - 460 с.

4. Ларьков Н.С. Документоведение. М.: Восток-Запад, 2006 - 427 с.

5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. М.: Академия, 2004 - 176 с.