Классификация документов и информации

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования 

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине

 

«Документоведение»

 

на тему

 

«Классификация документов и информации»

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студентка 985 группы

Москвина А.В.

 

Проверил:

зав. кафедрой

документоведения и  ДОУ,

д.и.н. Шилов С.П.

 

 

                

 

 

 

 

г. Тюмень

2009

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

1. Введение           3

 

 

 

2. Классификация документов и информации     7

 

 

2.1. Понятие классификации       7

 

 

2.2. Классификация документов      8

 

 

2.3. Проблемы классификации документов    23        

 

 

3. Список использованной литературы      26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ВВЕДЕНИЕ

 

В данной курсовой работе передо мной стоит задача представить  вашему вниманию различного рода классификацию  документов и информации. Конечно же, для начала нам предстоит выяснить, что такое классификация, для чего она нужна и какой разновидности она бывает.

В современном обществе существует не исчислимое множество  документов, хранящих в себе ту или  иную информацию.  Для упрощения  этого разнообразия документов появилась их классификация. Она делит документы и информацию на группы по их, наиболее существенным, признакам.

Для рассмотрения данной темы, я пользовалась литературой различных документолистов и проанализировала ее:

 

- Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М

 Современное делопроизводство.

Книга написана преподавателями  одного из старейших в России учебных заведений дистанционного образования – Государственного учебного центра «ГЗОС» на основе новых нормативных актов, в числе которых ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», «Инструкция по заполнению трудовых книжек». В тексте и приложениях приведены примеры оформления основных видов управленческих документов. Эта книга станет надежным помощником в повседневной работе секретарей, делопроизводителей, специалистов кадровой службы и опытным наставником для тех, кто только учится работать с документами.

 

 

- И.К. Корнеева, В.А.  Кудряева Делопроизводство

В книге, подготовленной ведущими преподавателями кафедры  документоведения и документационного  обеспечения управления Государственного университета управления, освещены все  вопросы грамотной и эффективной  организации современного производства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки, приведены примеры. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности любой организации. Приведены рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий. Предложены критерии выбора офисной техники и рекомендации по ее эксплуатации, а также инструктивно-методические материалы по технике безопасности. Кроме того, в данной книге вы найдете более 40 вспомогательных схем и таблиц и более 120 образцов документов.  Для руководителей предприятий и организаций, секретарей руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников служб делопроизводства, студентов, преподавателей вузов, а также всех других специалистов, деятельность которых связана с постоянным потоком информации и работой с документами.

 

- Андреева В.И. Делопроизводство

Практическое пособие  по делопроизводству адресовано специалистам, отвечающим за организацию работы с  документами в современных организациях и на предприятиях. Кроме того, настоящее  издание содержит сведения, необходимые  руководителям, менеджерам, юрисконсультантам, бухгалтерам, аудиторам, налоговым инспекторам и другим специалистам, деятельность которых связана с постоянным использованием больших массивов информации.

 

В пособии описаны  основные виды организационно-распорядительной документации, предъявляемой при ревизиях и проверках со стороны налоговой, трудовой и архивной инспекции, при хозяйственных и трудовых спорах, при взаимодействии с архивными учреждениями в период сдачи документов на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Материалы и пособия подготовлены в стогом соответствии  с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.

 

- Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство

В книге излагаются требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения  вплоть до передачи в архив или  уничтожения. Впервые в руководстве  получили отражение особенности  работы с документами в организациях различных собственности.

Книга подготовлена на основе новейшей нормативной базы в области  делопроизводства и призвано помочь в подготовке квалифицированных  кадров работников делопроизводственных служб, а также в решении практических вопросов, возникающих в деятельности организаций при работе с документами.

Классификация необходима для того, чтобы выделить своего рода иерархию документов, тем самым, упрощая хранение, поиск и использование документов.

Все в обществе имеет  свою классификацию, свой порядок. Можно привести множество примеров: классификация книг в библиотеке, классификация товаров в магазине, классификация растений и т.д. Все в окружающем нас мире делится на классы, группы, то есть классифицируется.

 

 

 

Классификация является неотъемлемой частью нашего модернизированного общества.

Классификация документов появилась еще далеко в древности, при создании первых библиотек и  архивов. Предпринимались разнообразные  попытки упорядочения информации по ее схожим свойствам и содержанием.

В наши дни имеет место  уже установившаяся, более общая  и систематическая, классификация  документов, хотя преобразование подсистем  классифицирования документов по-прежнему продолжается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ

 

ПОНЯТИЕ КЛАССИФИКАЦИИ

 

Классификация (от лат. classis — разряд и facere — делать) — распределение, разделение объектов, понятий, названий по классам, группам, разрядам, при котором  в одну группу попадают объекты, обладающие общим признаком. В формальной логике под классификацией понимается разделение предметов какого - либо рода на классы по наиболее существенным признакам, присущим предметам данного рода и отличающим их от предметов других родов, при этом каждый класс занимает в получившейся системе определенное постоянное место и, в свою очередь, делится на подклассы.

Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы. Классификация документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. ¹

 

 

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

   Существует множество  способов классификации управленческих  документов. Вот, например, некоторые  из них.

1).  По содержанию (важнейший  вид классификации) - это могут быть документы:

- по административным вопросам,

- вопросам материально-технического снабжения,

- планирования,

- бухгалтерского учета,

- подготовки кадров,

- внешнеторговой деятельности и т.д.;

2).  По происхождению  документы делятся на:

- официальные

- личные.

Официальные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам).  Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.)

3) По месту составления  документы делятся на:

внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его  пределы (исходящие) и внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

4). По наименованию  выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.²

 

 

 

Основные признаки классификации  по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.

а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых  положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В  них производится деление на виды и подвиды в соответствии с  признаком содержания документа  по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации  документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

 

 

 

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы  делят на первичные и вторичные. Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией. Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы. В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

 

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т.е. синонимами термина "текстовой документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ". К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

 

- Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

- Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов - поверхности Земли или других небесных тел - выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему - нотную запись.

 

 

 

- Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).

- Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной. Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

- Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).

г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности.

д) Классификация документов по предназначенности  для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе  с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя.

По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.

е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение, т.е. осязание (книга для слепых). Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа" и т.д.).

ж) Классификация документов по степени  их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый  документы.

Документ, предназначенный  для широкого и многократного  использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

 

 

и) Классификация документов по способу  документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки  письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.

Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим  или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический - это  изобразительный документ, созданный  фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

 

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного  поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).³

- По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

- По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и кинофотофонодокументы

- По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

- По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

 

 

 

- По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

- По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

- По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

- По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

- По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

- По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. ⁴

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые  взаимосвязаны и составляют системы  документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.).

Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

У нас в стране в  связи с развитием автоматизации  управленческих процессов разработаны  унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной  системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

По способу (порядку) составления  различают первичные и сводные  документы.

Первичными называются документы, которые отражают все  хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

 

Сводные документы позволяют  уменьшить количество записей в  счетах бухгалтерского учета. К сводным  документам относятся разработочные  таблицы, группировочные ведомости, ведомости  распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Итак, сводные документы  служат, во-первых, для объединения  данных первичных документов и получения  укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных  документов с целью получения  дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу отражения  хозяйственных операций документы  делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько  хозяйственных операций. Отличительная  черта этих документов – сразу  же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить  основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы  служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в  разное время (за неделю, декаду, полмесяца).

 

Их составляют с целью  уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в  течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По месту составления  документы делят на внутренние и  внешние.

Внутренние документы  составляют внутри предприятия. Ими  оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия и  ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.