Классификация документов

Зміст

1. Вступ……………………………………………………………………….2
2. Поняття документ………………………………………………………....3
3. Класифікація документів за змістом……………………………………..7
4. Класифікація документів по рівню узагальнення інформації………….8
5. Класифікація документів по характеру знакових засобів фіксації інформації………………………………………………………………….9
6. Класифікація документів по регулярності виходу у світ……………..10
7. Типологічна класифікація документів………………………………….11
8. Висновок………………………………………………………………….13
9. Список використаних джерел…………………………………………...14

ВСТУП

      Розробка загальної класифікації документів є одним з ведучих, але недостатньо розроблених теоретичних напрямів документоведення. Останніми роками в розробку цієї проблеми значний внесок внесли роботи П.П. Кулешова, Ю.Н. Столярова і Г.Н. Швецовой-Горілки.

      Поняття «класифікація» використовується найчастішим одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як угрупування і як отримана в її результаті схема.

      Для розмежування процесу класифікації і його результату пропонується використовувати два терміни: «класифікація» і «класифікування».

      Класифікація документів — процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.

      Класифікація (лат. classik — розряд, група) документів — це система їх супідрядності, використовувана як средство встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми. Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичній документно-комунікаційній діяльності.  

Слово “документ” походить від латинського  “documentum” – повчальний приклад, взірець, доказ. В українській мові це слово з’явилося наприкінці ХVІІ – на початку ХVІІІ століття й  позначало папери, що підтверджують  чиїсь права, законність володіння  чимось, законність певних дій –  тобто мали юридичну силу.

  Документ – це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву, функцію.

    Документ - це основний вид ділового  мовлення. Він має бути достовірним,  переконливим, належним чином відредагованим  й оформленим, повинен містити  конкретні й реальні пропозиції  та вказівки. У найширшому значенні  слово “документ” сьогодні визначається  як засіб закріплення різними  способами на спеціальному матеріалі  інформації про факти, події,  явища дійсності та розумову  діяльність людини. Документом ще  називають будь-яке офіційне свідчення,  доказ достовірності дії, предмета, поняття. Такі документи - найчастіше  це постанова державних органів  - мають назву акт. 

    Документ має правове й господарське  значення, зокрема може служити  писемним доказом, а також бути  джерелом різних відомостей довідкового  характеру. Документи також надають  можливість відтворити  факти  діяльності установи, організації  чи підприємства.

    Управлінський документ містить  інформацію, що виникла й використовується  в галузі управління. Такий документ  – це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та  облікової документації, обробка  якої добре механізується, а  також - документів організаційно-розпорядчого  характеру, де переважає словесний  текст. 

     Частина документів – планування, звітність, ділове листування  – призначена для безпосереднього  сприймання й оперування; вони  повинні бути особливо зручними  для читання. 

    Поняття високої культури діловодства  й культури мови документів  реалізується в таких конкретних  вимогах: 

• документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;
• документ не може суперечити діючому законодавству й директивним вказівкам керівних органів;
• документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції чи вказівки;
• документ слід складати за встановленою формою;
• документ має бути бездоганно відредагованим та оформленим.

     Зовнішній вигляд документа є  незаперечним свідченням стилю  роботи управління, дисципліни та  особистої культури працівників. 

    Усі наявні в обігу документи  можуть бути згруповані за  кількома ознаками:

• За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заявки, службові записки, інструкції та ін.
• За походженням: службові (офіційні) й особисті. Службові документи складаються в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами, які їх представляють, а особисті - окремими громадянами за місцем виникнення.
• За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні. До  внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств.
• За призначенням: розпорядчі, статутні, виконавчі та інфомаційні.
• За структурними ознаками: регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою називається документація, що складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист, наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію та реалізується у формі стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, стосується якоїсь непередбаченої ситуації. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках.

За ступенем регламентації та стандартизації документи, у свою чергу, поділяються на три  групи:

• Документи, які відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується – документ не матиме юридичної сили (посвідчення особи, свідоцтво про народження, диплом та ін.).
• Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності та швидкості їх використання чи обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова угода, квитанція, студентський квиток та ін.).
• Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, автобіографія, розписка, доручення, лист, оголошення та ін.).

   Оформлення документів визначено певними стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

    Класифікувати документи — означає проводити багатоступінчате, ієрархічне і дихотомічне ділення їх на види, підвиди, різновиди. Рід (клас) — це сукупність (множина) документів, що мають певну загальну ознаку, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. Як класифікаційне ділення можна прийняти різні ознаки, залежні від мети класифікації. Якщо хочемо розділити документи формою, це буде одна класифікація, якщо по їх змісту — інша і т.д. В основу класу завжди кладуть найбільш важливу ознаку документа, що відповідає меті класифікації.

      Рід (клас) — це перший рівень ділення, який розкривається за допомогою видових ділень документа.

    Вигляд — другий рівень ділення. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів. Кожну ланку видової класифікації можна назвати видом документа за тією або іншою ознакою (по характеру знакових засобів, передпризначеності для сприйняття людиною, способу документування, матеріальному носієві і т. п.).

   Третій рівень ділення — підвид. За ним слідує різновид і т. п., поки не визначиться остаточне місце конкретного документа (індивіда) в цій класифікації.

     Ієрархія — розташування документів в порядку від вищого до нижчого. Відповідно ієрархічне розташування документів виглядає таким чином: документ → видання → неперіодичне видання → книга.

    Дихотомія — послідовне ділення документів одного класу на два протилежні види, підвиду, різновиду і т.д. Наприклад: опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ і т.п.

    Класифікація документів здійснюється по різних підставах ділення, певних аспектах аналізу документів, що відповідають. Кожен аспект аналізу указує певний фасет (фр. facette — грануй) класифікації, тобто перелік видів документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути множина, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною. 
 

    Класифікації, в основу яких встановлена ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, темах, предметах, проблемах.

    Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т.п. Тематика, предмет, а також основні смислові аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів), які також можуть служити основою для побудови класифікації документів.

   Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документально-комунікаційної сфери і тому є самими розробленими. Поки що не створена єдина семантична схема класифікації документів, загальна для всіх країн світу.

   Серед класифікаційних характеристик зміст виділяє також структуру організації матеріалу, стиль його викладу, жанр твору .

    Семантичні класифікації документів мають велике значення в підрозділах документально-комунікаційної сфери, бо в них проводиться розподіл на види і підвиди.  
 
 
 
 
 
 
 

По рівню  узагальнення інформації документи  ділять на первинні і вторинні.

Первинний документ містить інформацію, яка  є викладом (описом) результатів  вивчення, дослідження, розробок і т.д. і оригінальна по своєму характеру. Такий документ є результатом  безпосереднього віддзеркалення наукової, виробничої, управлінської, творчої  і т.п. діяльності (офіційний, науковий, виробничий, нормативний, учбовий, довідковий, рекламний, літературно-художній і  т. п.). Його задача полягає в забезпеченні суспільства первинною інформацією.

    Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше - інформаційний) містить відомості про первинні документи, одержані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення - забезпечення суспільства вторинною інформацією.

Таким чином ці два документа забезпечують суспільство інформацією.  
 
 
 
 
 
 

 Відмітною особливістю документа є те, що інформація (зміст), що міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків. Знаковість - обов'язкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуніканта до реципієнта. Класифікації, що враховують особливості знакових засобів фіксації, передачі і сприйняття людиною інформації, відносяться до розряду формальних класифікацій.

    У них розрізняють текстові і нетекстові документи. У текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень і т. п.). Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує письмово - слова (мова) закріплені на матеріальному носії умовними знаками листа. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найточніша передача значення. Саме вербальна інформація і створення мови принципово відрізняє соціальну комунікацію від біологічної.

    Поняття «текстовий документ» може застосовуватися не тільки до письмових, але і до фонодокументів, що містить мову, інакше кажучи, до всіх текстових документів.

    Одним з основних видів текстового документа, в якому інформація втілена будь-яким способом листи, є письмовий документ - це частіше всього літературний документ, зміст якого виражений словесно в письмово зафіксованій формі. Т. є. синонімами терміну «текстовий документ» можуть виступати «письмовий» або літературний документ».

    Нетекстовий документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків. Сюди можна віднести: іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи. їх часто називають невербальними (немовними).  
 

    По регулярності виходу у світ виділяють періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками, і неперіодичні документи, що виходять в світ однократно і не мають продовження. По регулярності виходу у світ розрізняють щорічник, щомісячник, тижневик, і т.п. До періодичних документів відносяться: газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація, серійне і продовжуване видання. Неперіодичні документи складають книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки і т.п.

    За часом появи документа в зовнішньому середовищі розрізняють оригінал і копію.

    Оригінал - це справжній документ. У видавничій справі - видання, що пройшло редакційно-видавничу обробку, підписане в набір або друк відповідальними особами видавництва і підготовлене до здачі на поліграфічне підприємство для виготовлення друкарської форми. В процесі копіювання оригінал - справжній документ, що піддається відтворенню або розмноженню. Копія документа - документ, відтворюючий інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Під зовнішніми ознаками розуміються ознаки, що характеризують спосіб фіксації інформації, носій, фізичне полягання, розмір документа, елементи його правового, видавничого, діловодного, художнього оформлення. Всі раніше видані екземпляри одного тиражу книги - оригінали, їх перевидання (передрук, ксерокопії) - копії.

    Регулярний вихід у світ періодичних і неперіодичних дало нам своєчасне одержання інформації. 
 
 

    Як відомо, типологія документа - це віднесення його до певного типу по сукупності ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу організації класифікаційних рядів документів.

   Найбільш суттєві ознаки для класифікації документів - це цільове призначення документа, читацька адреса, характер інформації або стиль викладу (жанр) твору і ін.

   Цільове призначення документа - це обумовленість його потребами тієї або іншої сфери суспільної діяльності: науки, виробництва, утворення, управління і т.д. Цільове призначення тісно пов'язано із специфічними функціями, виконуваними окремим документом або сукупністю документів. Так, метою випуску документа може бути первинний виклад результатів наукового дослідження, популяризація наукових знань, систематизація знань в цілях навчання, полегшення пошуку необхідних фактичних відомостей як загального, так і спеціального характеру, віддзеркалення творчої спадщини письменника і т.п.

   У основу класифікації можна покласти типологізацію документів по наступних функціонально-цільових установках:

·                    забезпечення управління суспільством (офіційний документ);

·                    забезпечення науковою інформацією  суспільства (науковий документ);

·                    забезпечення популяризації досягнень  науки, техніка, виробництва, їх історії (науково-популярний документ);

·                    забезпечення процесу навчання і  виховання (учбовий документ);

    забезпечення виробництва (виробничий  документ);

·                    забезпечення суспільства довідковими  даними (довідковий документ);

·                    забезпечення вторинною інформацією  суспільства про зміст джерел первинної інформації (інформаційний  документ);

·                    забезпечення ознайомлення суспільства  із змістом художніх творів (літературно-художній документ).

Цільове призначення - найважливіша характеристика, що в значній мірі визначає його форму, композицію, стиль викладу.

    Тісно пов’язана з цільовим призначенням читацька адреса документа. Читацьке призначення документа – це призначення документа читачу певного віку, рівня загальної і професійної підготовки. Так, науковий документ розрахований переважно на науковців, учбовий – на учнях, студентів.

   Читацьке призначення визначає багато характеристик документа. Воно покликане забезпечити відповідність змісту і форми документа певній читацькій групі.

    Залежно від читацької адреси всі документи діляться на дві великі групи: 1) по віку – документи, призначені для дорослих, дітей і юнацтва; 2) по рівню загальної і професійної освіти – документи, призначені для читачів – фахівців і неспеціалістів, що вчаться, студентів. Окремі типи документів мають універсальну читацьку адресу.

   Важлива ознака, що дозволяє виділити типологічні риси документа – це характер інформації, що включаю глибину розробки проблеми, предмет повідомлення, стиль викладу матеріалу, ступінь науковості, нормативності.

Висновок 

    Таким чином, на основі комплексу ознак утворюються типи документів по яких будується загальна, відвернута від галузевої специфіки, основна класифікація документів. Між типами і видами документів існує тісний взаємозв'язок, тому існують труднощі в їх чіткому розмежуванні.

      Проте тільки цими ознаками класифікації не вичерпуються. Серед них: класифікація документа по ступеню густини інформації в одиниці об'єму документа, за об'ємом, складу основного тексту, структурі, мові, хронології, соціально-культурній цінності документа і т.д. Крім того, кожний вид документа, виділений в самостійний класифікаційний ряд, має власну внутрішню диференціацію, що враховує специфіку того або іншого документа, а також задачі відповідної сфери документально-комунікаційної діяльності.

        Класифікації документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документу, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати види того або іншого документу по різних ознаках, аналізувати його за змістом, формою. Знання класифікації і типологізації документів необхідна для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список використаної літератури

1.                Про інформацію: Закон України  [Текст] // Україна: інформація і  свобода слова. - К., 1997. - С. 58-78.

2.                Горбаченко, Т.Г. Аналітико-синтетична  переробка документної інформації[Текст]: навч. посіб. для дистанційного  навчання /Т.Г. Горбаченко. — 2-ге  вид., перероб. І доп. - К.: Ун-т "Україна", 2008. - 312 с 

3.                ГОСТ 7.59-2003 Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации[Текст]: взамен ГОСТ 7.59-90. – Введен. с 01.01.2004. – (Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу.)

4.                ДСТУ 30671-99. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів індексування[Текст]: Введ.26.11.2000. — К.: Держстандарт України, 1999. -9с

5.                Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации [Текст]: инструкт. — метод. указания / Гос б-ка СССР им. В.И. Ленина; сост. Э.Р. Сукиасян. — М., 1991. — 65 с.

6.                Універсальна десяткова класифікація (УДК) [Текст]: у 2 кн. / пер. зангл.. — К.: Кн. палата України, 2002. — Кн. 1. Таблиці. — 932 с. — Кн.2. Алфавітно-предметний покажчик. — 812 с.