Классификация документов. 4

Введение

Вопросы обеспечения сохранности документов по личному составу, принципы их экспертизы и отбора на государственное хранение неоднократно рассматривались уполномоченным органом исполнительной  власти в области архивного дела в различные периоды его деятельности. Однако долговременный срок хранения основных видов документов данной категории в ведомственных архивах на фоне стабильности существования организаций и предприятий не требовал принятия решений, существенно менявших подходы к организации работы с документами по личному составу.

В частности, существенно изменилась и выросла роль документов по личному составу. Информационные потребности настоящего времени отводят документам по личному составу роль исторического  источника, являющегося носителем сведений генеалогического, историко-биографического, социально-демографического характера. Однако основное значение данной группы документов в течение установленного долговременного срока их хранения заключается в обеспечении социальных прав граждан.

Вместе с тем, в настоящее время существует проблема сохранности документов по личному составу, связанная с изменением форм собственности организаций, предприятий, а также с их массовой ликвидацией. В этой ситуации возникает необходимость повышенного внимания архивистов к организации обеспечения сохранности документов по личному составу в ведомственных архивах.

В настоящих методических рекомендациях приведена общая классификация документов по личному составу, принципы их экспертизы ценности и отбора на государственное хранение, правила формирования дел, описания документов, составления и оформления описи, особенности передачи дел по личному составу ликвидированных учреждений и организаций на государственное хранение.

Составлен примерный перечень документов по личному составу постоянного и долговременного сроков хранения, образующихся в деятельности организаций. Примерный перечень составлен на основании перечней типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, различных министерств, ведомств, с указанием сроков хранения, а также некоторых примерных номенклатур дел учреждений социальной сферы.

1. Классификация документов по личному составу

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих, в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

Термин «документы по личному  составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

Условное разделение документов по личному составу на наиболее крупные группы предложено Б. В. Альбрехтом в статье «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному со-ставу».

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные расписания, лицевые счета (налоговые карточки), документы индивидуального учета, 3 Ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.

4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.

5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.

6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или  их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния,  книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц,  книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел,  книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т. д.

7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:

– личные работников;

   – личные (наградные)  дела;

   – личные дела по аттестации (аттестационные дела);

   – личные дела  учащихся, студентов, аспирантов;

   – личные дела по усыновлению детей;

   – регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

   – личные (учетные) дела пострадавших;

   – личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

   – персональные дела членов партии;

   – выездные дела;

   – судебно-следственные дела;

   – истории болезней.

Экспертиза ценности документов по личному составу

Критерии и методы экспертизы ценности документов по личному составу

Экспертиза ценности документов по личному составу и отбор их на государственное хранение осуществляется на основе типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.

Основными критериями оценки и отбора документов по личному составу на государственное хранение, учитывая их использование в качестве научно-исторического, социально-демографического, генеалогического, историко-биографического, историко-политического источника информации, являются:

– роль и значение деятельности лица, на которое заведены документы, для жизни общества, государства, его вклад в развитие науки, культуры, политики и других областей деятельности;

– информационная значимость документа, т.е. полнота отражения в нем сведений о научной, производственной, общественной, творческой деятельности человека;

–  юридическая достоверность документа.

Для ряда документов, отнесенных к группе личных дел, существуют специфические критерии экспертизы ценности, в частности, для историй болезней, судебно-следственных дел.

Существуют различные методы экспертной оценки документов. Основным методом ее проведения является метод комплексного применения критериев экспертизы ценности. Информационный метод базируется на изучении повторения информации в различных группах и видах документов и позволяет определить целесообразность приема на государственное хранение тех или иных документов.

Проведение внутренней экспертизы дел, в основном, направлено на ограничение приема в государственные архивы документов с повторяющейся и несущественной информацией.

При проведении экспертизы ценности дел необходимо соблюдать правило: отбор дел осуществляется путем их полистного просмотра; отбор дел по их заголовкам в описях дел или на обложках не допускается.

Отбор на государственное хранение документов конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность работников, не имеющих личных дел, протоколов заседаний, постановлений аттестационных, квалификационных комиссий, а также трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений, не вошедших в состав личных дел, и характеристик работников, не имеющих личных дел,  происходит на основе  критериев значения, роли лица в той или иной области  деятельности   и  информационной значимости документов.

Особую группу дел по личному составу составляют личные дела. Особенность документов, входящих с состав личных дел, состоит в том, что они позволяют проводить  изучение сведений не только биографического характера, но и истории учреждений, организаций.

    К категории личных дел, отвечающих  данным критериям оценки и подлежащих государственному хранению, отнесены дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания.

организаций; личные дела усыновленных детей.

    При проведении отбора на государственное хранение личных дел работников массовых профессий целесообразно использовать метод выборки, опираясь на хронологический критерий, то есть прием дел осуществлять через каждые 5–10 лет.

Экспертиза ценности личных дел студентов и учащихся, а также личных дел усыновленных детей заключается в отборе на государственное хранение дел лиц, получивших впоследствии известность и признание в тех или иных областях общественной, политической, научной, культурной деятельности.

Отбор личных дел руководителей и членов общественно-политических организаций производится в зависимости от масштаба и характера деятельности организации.

Специфические критерии оценки и отбора документов на государственное хранение, отнесенных к категории личных дел, имеет медицинская документация (истории болезней) и судебно-следственные дела.

Составление и оформление описи дел по личному составу

Систематизация дел в описи

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.

Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел или периода времени, за который составляется опись, может составляться на отдельные виды документов по личному составу или на весь комплекс документов.

Примерная схема расположения документов внутри годового раздела описи может выглядеть таким образом:

– приказы по личному составу или другие распорядительные документы заменяющие их;

– списки, книги, карточки учета личного состава;

– личные дела;  – контракты (трудовые договоры), не вошедшие в состав личных дел;

– личные карточки Т-2;

– лицевые счета или расчетно-платежные ведомости;

– протоколы и акты о несчастных случаях;

– списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

– табели, наряды работников вредных профессий;

– протоколы аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним;

– домовые книги;

– невостребованные трудовые книжки;

– документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград).

Личные дела и личные карточки уволенных располагаются в описи по году увольнения работников. В опись целесообразнее включать документы одного срока хранения, исключение составляют дела представленные фрагментарно. Если в фонде находятся документы других организаций, их включают в отдельную опись.

Документы постоянного срока хранения и долговременного включаются в отдельные описи.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Справочный аппарат к описи

       Справочный аппарат к описи дел по личному составу традиционен - титульный лист, список переименований организации, список сокращенных слов, предисловие, оглавление, указатель.

      Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью.

      Справочный аппарат обязательно составляется:

– к первому годовому разделу описи;

– при включении в опись несколько годовых разделов; при составлении описи дел ликвидированной организации (максимальный состав справочного аппарата).

        На титульном листе описи указывается:

– название государственного архива;

– полное и сокращенное название организации с указанием ее подчиненности.

       При изменении названия организации в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указываются изменения в названии организации в хронологической последовательности и с указанием крайних дат существования организации под каждым названием. В случае многократного изменения названия организации (более трех раз), на титульном листе указывается последнее название организации, все изменения указываются на отдельном листе, следующим за титульным. Крайними датами каждого названия организации являются даты приказов, распоряжений вышестоящих организаций (если они имеются) или дата регистрации изменений в Уставе организации в связи с ее переименованием.

– гриф утверждения описи руководителем организации;

– название описи, в которое включается: номер описи, крайние даты документов, включенных в опись;

         Название описи может быть общим, если в опись включены разные виды документов: «Архивная опись №___ дел по личному составу за ____ годы»; или, если в опись включен один вид документов, указывается конкретный вид документов: «Архивная опись №___ лицевых счетов за ____ годы».

– срок хранения документов на титульном листе может быть указан, если в опись включены документы одного срока хранения.

         Титульный лист может не составляться на годовой раздел описи дел по личному составу.

         Пример оформления титульного листа описи и форма годового раздела описи приведены в приложениях №№ 5, 6

         Оглавление (содержание) описи отражает ее состав и построение, а также показывает на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении указываются номер листа, на котором находится предисловие, список сокращенных слов, название разделов (групп дел), включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров (если имеются). К описям, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление помещается за титульным листом или за списком переименований организации (если имеется).

       Предисловие к описи является важным элементом справочного аппарата. Предисловие включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава, содержания документов и особенности формирования дел; состав справочного аппарата к описи.

        Обычно в предисловии к описям по личному составу история фондообразователя дается кратко: дата образования, переименования организации, название организации-предшественницы, подведомственная сеть, основные функции. Основной акцент в предисловии делается на описание состава документов описи и особенности их формирования. Однако, при описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также истории фонда: при написании предисловия используются законодательные источники, устав, положение организации, официальные издания организации. В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.

         В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью, и в круглых скобках дается их сокращенное название. При повторном внесении названия организации в опись оно приводятся в сокращении.

        К описям документов по личному составу могут быть составлены указатели: именные, профессий, учреждений, предприятий, видов документов. Целесообразность составления указателей зависит от объема документов, их разновидностей, от количества описей, составленных на документы фонда и принципа их систематизации.

                                          Передача документов по личному составу  на государственное хранение

Особенности приема дел на государственное хранение  от ликвидированных организаций

        В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу с долговременным сроком хранения поступают на государственное хранение при ликвидации организации.

        Документы передаются в упорядоченном состоянии, с необходимым комплектом описей, актом о необнаружении дел в случае отсутствия какой-либо части документов по личному составу.

        Кроме общепринятых документов по личному составу, на государственное хранение передаются учредительные и ликвидационные документы (или их копии в случае, когда подлинные документы передаются на постоянное государственное хранение в составе управленческой документации), историческая справка организации.

        На документы по личному составу малочисленных организаций может составляться одна опись на все виды документов. На документы крупных организаций могут создаваться отдельные описи на группы различных видов документов или на каждый вид документов.

       При проведении первичной обработки документов работниками самой организации нередко встречаются отступления от правил формирования дел, а также составления описи.

        Если дела переплетены, целесообразнее их не переформировывать, особенности группировки документов оговорить в предисловии. Однако, если в одно дело объединены документы, которые будут передаваться в разные архивы (например: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности организации), требуется переформирование дела. В предисловии и в листе-заверителе дела оговариваются особенности его формирования.

        Описи, в которых отсутствует схема систематизации дел, заголовки дел не в полной мере отражают их содержание, должны быть доработаны или пересоставлены. Исключение могут составить описи документов крупных организаций, сложных по структуре, имеющих подведомственную сеть, то есть описи, требующие значительных затрат времени на их полную переработку. В таких случаях целесообразнее к описи составить указатель, обеспечивающий оперативность поиска нужной информации.

       Описи документов по личному составу ликвидированной организации утверждаются экспертной комиссией Центрального государственного архива документов по личному составу. В случае утраты документов по личному составу составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Акт согласовывается ЦЭПМК Архивного комитета.

        Основным критерием, определяющим качественный уровень подготовки документов к передаче на государственное хранение, является полнота их видового состава.

        В Санкт-Петербурге помимо Центрального государственного архива документов по личному составу действуют отраслевые объединенные архивы, принимающие на хранение документы по личному составу учреждений и предприятий, подведомственных соответствующим отраслевым Комитетам Правительства Санкт-Петербурга: Объединенный архив Комитета по здравоохранению, Объединенный междуведомственный архив культуры Комитета по культуре, Объединенный архив Комитета по образованию.

         В случае ликвидации данных учреждений, предприятий их документы по личному составу поступают на хранение в профильный объединенный архив.

         Документы ликвидированных общественно-политических организаций и объединений поступают на государственное хранение в Центральный архив историко-политических документов.

              Передача на государственное хранение документов  по личному составу постоянного срока хранения

        Документы по личному составу, имеющие постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, а также отобранные организацией  в процессе проведения экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК", передаются на государственное хранение.

        Опись документов по личному составу, имеющих постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, согласовывается с ЭПК государственного архива,  источником комплектования которого является организация.

         Опись дел, в которую включены документы по личному составу постоянного срока хранения по итогам экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК", проведенной  в организации, утверждаются ЦЭПМК Архивного комитета по представлению государственного архива, источником комплектования которого является организация.

         В предисловии к описи в обязательном порядке обосновываются результаты экспертизы ценности и отбора документов на государственное хранение.

         Документы по личному составу постоянного срока хранения[1] и документы, отобранные организацией на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК", передаются   в Центральный государственный архив документов по личному составу. 

         Однако, существует ряд документов по личному составу, которые целесообразнее передавать на хранение в другие государственные архивы. К таким документам относятся: документы по личному составу лидеров и членов общественно-политических организаций и объединений, документы по личному составу работников творческих профессий,  а также истории болезней, судебно-следственные дела, пенсионные дела.  Связано это с рядом причин: уже со сложившейся  практикой отбора документов на государственное хранение в определенный государственный архив  или в силу специфики  их научного использования. Данные документы передаются на государственное хранение в соответствии с профилем архива.

Центральный государственный архив: судебно-следственные дела, пенсионные дела.

Центральный государственный архив научно-технической документации: истории болезней.

Центральный государственный архив историко-политических документов: документы общественно-политических организаций и объединений.

Центральный государственный архив литературы и искусства: документы работников творческих профессий.