МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

   Филиал  государственного образовательного учреждения

   высшего профессионального образования

   Тихоокеанского  государственного экономического университета

  в г. Южно-Сахалинске Сахалинской области 

  ДИСЦИПЛИНА:

  Теория  организации

  РЕФЕРАТ

  ТЕМА: Коммуникации в организации. Особенности человеко-машинной коммуникации 
 

Выполнена студентом 

2 курса, группа 521-Моу

специальности 080507

заочного  факультета

ускоренной  образовательной программы

Стребковой  Ольгой

Алексеевной 
 
 

г. Южно-Сахалинск

2005

Содержание:

Глава 1. Коммуникации: сущность, группы

      Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации.

    Основные  функции коммуникации:

1. информативная - передача истинных или ложных сведений;
2. интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);
3. перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;
4. экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

1.1 Виды коммуникаций

    Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

    Межличностные коммуникации – устное общение людей в одном из перечисленных видов. Природа межличностных отношений существенно отличается  от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта – эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

    Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Если нужно было бы проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые были бы связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

    Внутренние  коммуникации – это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

    Формальные  коммуникации – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

    Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

    Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

    Информация  перемещается внутри организации с  уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

    Помимо  обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получили название «кружков качества». Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

      Наиболее очевидным компонентом  вертикальных коммуникаций в  организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3  этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

    Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

    В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

    Горизонтальные  коммуникации – это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

    В обмене информацией по горизонтали  часто участвуют комитеты или  специальные группы, в которых  формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

1.2 Способы коммуникации

• разговорный (устный, вербальный);
• письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);
• невербальный (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения) [5, с. 354]

    Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.

    Обмен информацией возможен не только посредством  речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.

    В современной социальной психологии предлагается полная схема всех знаковых систем, используемых в невербальной коммуникации. Основные из них следующие:

1. оптико-кинетическая;
2. пара- и экстралингвистическая;
3. организация пространства и времени коммуникативного процесса;
4. визуальный контакт.

    Совокупность  этих средств призвана выполнять  следующие функции: дополнение речи, замещение речи, репрезентация эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.

    Оптико-кинетическая система знаков включает в себя жесты, мимику, пантомимику. В целом оптико-кинетическая система предстает как более или менее отчетливо воспринимаемое свойство общей моторики различных частей тела (рук, и тогда мы имеем жестикуляцию; лица, и тогда мы имеем мимику; позы, и тогда мы имеем пантомимику).

    Паралингвистическая и экстралингвистическая система  знаков (иногда обозначаемая как просодика) представляет собой также «добавку» к вербальной коммуникации.

    Паралингвистика – это система вокализации, т.е. качество голоса, его диапазон, тональность. Эти характеристики голоса способствуют выражению эмоционального состояния коммуникатора (гнев сопровождается увеличением силы и высоты голоса, резкости звуков; печаль, напротив, - спадом силы, высоты, звонкости голоса), а также некоторых характеристик его личности (энергичности, решительности либо неуверенности). Тембр голоса часто ассоциируется с симпатичностью, образованностью человека.

    Экстралингвистика – включение в речь пауз, других вкраплений (покашливания, плача, смеха, сам темп речи, паузы). Все эти проявления увеличивают семантически значимую информацию, но не посредством дополнительных речевых включений, а «околоречевыми» приемами.

    Организация пространства и времени коммуникативного процесса выступает также особой знаковой системой, несет смысловую нагрузку как компонент коммуникативной ситуации. Так, например, размещение партнеров лицом друг к другу способствует возникновению контакта, символизирует внимание к говорящему, в то время как окрик в спину также может иметь определенное значение отрицательного порядка. [8, с. 412]

    Проксемика  как специальная область, занимающаяся нормами пространственной и временной организации общения, располагает в настоящее время большим экспериментальным материалом. В настоящее время проблемы проксемики включены в особую область психологии, получившую название «экологическая психология» или «психология среды». Среди прочих проблем здесь изучаются нормы оптимального расположения партнеров по коммуникации, приближения к собеседнику, особенности «персонального пространства» и др. [7, с. 580]

    Следующая специфическая знаковая система, используемая в коммуникативном процессе, - это «контакт глаз», или визуальное общение. Исследования в этой области тесно связаны с общепсихологическим феноменом в области зрительного восприятия – движением глаз. В социально-психологических исследованиях изучается частота обмена взглядами, длительность их, смена статики и динамики взгляда, избегание его и т.д.

    Визуальный  контакт выполняет многочисленные функции: информационный поиск, стремление скрыть или обнаружить свое «Я», сигнализировать о готовности поддержать и продолжить общение, демонстрировать степень психологической близости и пр. Как и все невербальные средства, контакт глаз имеет значение дополнения к вербальной коммуникации. И так же, как другие средства невербальной коммуникации, его проявления варьируются в различных культурах. Так, мера допустимости пристального взора – «глаза в глаза» - различается, например, в Великобритании и Японии, различное значение придается такому явлению, как мигание.

    Для всех четырех систем невербальной коммуникации встает один общий вопрос методологического характера. Каждая из них использует свою собственную знаковую систему, которую можно рассмотреть как определенный код. Как уже отмечалось, всякая информация должна кодироваться, причем так, чтобы система кодификации и декодификации была известна всем участникам коммуникативного процесса. Но если в случае с речью эта система кодификации более или менее общеизвестна, то при невербальной коммуникации важно в каждом случае определить, что же можно здесь считать кодом и, главное, как обеспечить, чтобы другой партнер по общению владел этим же самым кодом. В противном случае никакой смысловой прибавки к вербальной коммуникации описанные системы не дадут.

Глава 2. Элементы и этапы коммуникационного процесса.

    Коммуникационный  процесс - это процесс обмена информацией  между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

    Коммуникационный  процесс — это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1. Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;
2. Сообщение - непосредственно информация;
3. Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);
4. Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её. [3, с. 260]

    Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

1. Зарождение идеи или отбор информации;
2. Выбор канала передачи информации;
3. Передача сообщения;
4. Интерпретация сообщения.

    Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Предварительно отправитель должен осуществить свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса.

    К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

    Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

    Существует  связь между восприятием и  коммуникацией. У руководителя, который  считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.

    Прежде  чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

    Отправитель должен также выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна.

    Если  канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен.

    Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

    На  третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

    Передача  информации осуществляется с использованием знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, используемых в коммуникационном процессе. При классификации коммуникативных процессов условно можно выделить вербальную коммуникацию, где в качестве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, когда используются различные неречевые знаковые системы.

    После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Глава 3. Проблема взаимоотношения человека и машины.

   Научно-техническая  революция выдвинула на передний план проблему применения техники нового типа. Подобная техника - электронно-вычислительные машины (ЭВМ), автоматизированные системы управления (АСУ) - в наше время проникла в самые разнообразные области народного хозяйства и науки. От эффекта ее практического применения стали непосредственно зависеть успехи в развитии этих важнейших областей. Следует отметить, что развитие техники шло не только по пути ее усложнения, но также и в направлении повышения ее качества и надежности работы.

   Однако  здесь конструкторы и другие специалисты, занимающиеся практическим использованием весьма сложной техники, неожиданно столкнулись с явлением, когда совершенные с точки зрения техники устройства при их применении на производстве не давали ожидаемого эффекта. И непосредственной причиной этого было большое количество ошибок, которое допускали люди, управляющие техникой. Все те преимущества, которые были достигнуты благодаря техническому усовершенствованию машин, практически часто сводились на нет неточными, несвоевременными действиями человека.

   Первой  реакцией на такое несоответствие была попытка исключить ошибки человека за счет еще большей автоматизации  техники и замены в ней человека. В этот период происходило становление кибернетики, и вера в неограниченные возможности этой новой области науки порождала иллюзии, будто бы техника, доведенная до соответствующего уровня совершенства, сможет решать любые задачи, которые до этого решал человек. Однако от подобного подхода к разрешению возникшей проблемы вскоре пришлось отказаться, ибо практика показала, что техника способна замещать далеко не все функции человека. Даже там, где можно полностью заменить человека автоматом, делать это не всегда целесообразно.

   Другим, более реальным путем разрешения этой принципиальной проблемы был анализ причин столь большого числа ошибочных  действий человека при управлении новой  техникой и поиск возможностей его  уменьшения. И первый вопрос, который, естественно, возникал при этом, заключался в следующем: почему эта проблема не возникла раньше? Изучение его позволило вскрыть чрезвычайно важную особенность новой техники: эта техника делала возможным решение принципиально новых задач, но при этом создавала для взаимодействующего с ней человека и принципиально новые условия труда.

   Присущие  новой технике сложные быстротечные процессы с большим числом меняющихся параметров требовали от человека такой скорости восприятия и переработки текущей информации, которая в некоторых случаях превышала его пропускную способность. Человек в процессе управления такими системами порой просто физически не мог справиться со всеми возникающими перед ним задачами. Если к тому же учесть, что подобные задачи приходилось решать в необычных условиях жизнедеятельности (например, на самолете в условиях перегрузки, недостатка кислорода и пр.), высокой цены ошибки, то станет очевидным, сколь существенно изменились условия жизнедеятельности человека в новых системах управления.

   Таким образом, с появлением новых, современных технических систем обнаружился диалектический скачок, приведший к возникновению качественно новых условий работы - условий, при которых человек уже не мог даже при мобилизации всех своих компенсаторных возможностей успешно решать возложенные на него задачи. Отсюда следовал важный вывод: причиной низкой эффективности новой техники являлся не человек, который своими ошибками препятствовал ее успешному применению, а сама техника, которая была создана без учета психофизиологических возможностей управляющего ею человека и фактически провоцировала его ошибки. Так возникла необходимость в специальном изучении психофизиологических особенностей деятельности человека и новых сложных технических системах, изучения его возможностей по разрешению возникающих в ней задач с целью учета этих данных при конструировании систем и подготовке операторов для управления ими.

   Так на грани психологической науки  и техники возник целый комплекс специальных теоретических и прикладных проблем, без разрешения которых стало невозможно создание новых комбинированных систем «человек-машина», способных эффективно разрешать возложенных на них задачи. Для решения этого круга проблем и сформировалось новое научное направление в психологической науке, получившее название инженерной психологии.

   При использовании ЭВМ человек выполняет  самые разнообразные функции, начиная с технического обслуживания аппаратуры и заканчивая принятием ответственных решений на высших уровнях управления. Это порождает при инженерно-психологическом анализе АСУ комплекс весьма сложных задач, таких как организация взаимодействия человека и ЭВМ, где особая актуальность, по-прежнему, принадлежит вопросу о распределении функций, рациональном сопряжении ЭВМ и творческой деятельности человека. Актуальна и задача, связанная с поиском общего языка описания диалоговых систем «человек-ЭВМ», синхронизация их взаимодействия.

   Однако  в настоящее время в связи  со стремительным развитием компьютеризации особый интерес вызывает проблема последствий компьютеризации.

   Выделяют  функциональные, онтогенетические и  исторические аспекты компьютеризации.

   Под функциональными последствиями  понимают преобразование шаблонных и творческих компонентов, происходящих в решении задач компьютерными средствами по сравнению с традиционными формами. Общие функциональные последствия компьютеризации состоят в редуцировании одних, сохранении и модификации других и появлении новых задач.

   Функциональные  последствия компьютеризации могут  быть как осознаваемыми, так и неосознаваемыми. Например, при редуцировании и передаче компьютеру вычислительных операций у человека сохраняются традиционные навыки, знания, отношения, которые вступают в новые связи с выполнением компьютерных операций, оказывают влияние на формирование психологической готовности или психологического барьера к взаимодействию с компьютером. Как показал анализ, таковыми являются  «эврологизации», т.е. приобретение компьютеризированной деятельностью творческого характера по сравнению с традиционной, эффект «паритета», т.е. примерно равного соотношения творческих и шаблонных компонентов как в компьютеризированной, так и в традиционной деятельности; эффект «деэврологизации», т.е. преобладание шаблонных компонентов по сравнению с традиционной; «неопределенный» эффект, проявляющийся в размытом, неосознаваемом, неустойчивом соотношении шаблонных и творческих компонентов в компьютеризированной деятельности по сравнению с традиционной. Функциональные последствия компьютеризации можно разделить также на реальные (непосредственно включенные в решение компьютеризированной задачи) и потенциальные (проявляющиеся как тенденция). Например, начинающие пользователи рассматривают работу с компьютером как интересную, отличающуюся новизной по сравнению с деятельностью традиционной. Вместе с тем, опытные пользователи знают, что многократное повторение взаимодействий с компьютером будет приводит к монотонности и шаблонности деятельности. В связи с этим они вводят в компьютерные программы шутки для предупреждения этих нежелательных явлений. Однако, как они отмечают, даже шутки со временем надоедают. Соотношение позитивных и негативных функциональных последствий в различных типах компьютеризированных систем зависит от конкретных условий: типов решаемых профессиональных задач, подготовки пользователей, от качества работы компьютера и организации работы в дисплейном классе.