Коммуникации в организациях. 5

Содержание 

1.Введение

2 2.Что такое коммуникации в организации

3.Способы коммуникации

4. Коммуникация  и эффективность управления  
5.Виды общения

6.Анализ составляющих  коммуникационных процессов в  организации

7. Коммуникационные  процессы

8.Понятие, виды  и функции коммуникаций в малой группе

9.Коммуникативные  барьеры

10.Коммуникативные  особенности управления в организации

11.Принципиальные  модели процесса коммуникации  и их применение

12. Модель сетевого  анализа коммуникационных сетей. 

13.Трансакционная  модель коммуникаций.

14.Проблемы структурных  коммуникаций.

15.Проблемы коммуникации  в межличностном общении.

Практическая  часть

Заключение  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение  
 

Начнем с того , что коммуникации являются важнейшей  составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации - это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Коммуникации  – важнейший элемент обеспечения  эффективности управления. Руководитель тратит от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

В связи с  этим высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом среда  влияет на обмен информацией, и владеть  искусством устного и письменного  общения.

Цель курсовой работы – определить коммуникативные особенности управления организации.

Предмет исследования – управление организацией.

Объект исследования – коммуникации в организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Что такое коммуникации в организации  

Роль  коммуникации в управлении организацией. Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: <Хлеб людей организации - информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации>

Согласно ряду опросов, проведенных американскими  исследователями организаций, около 250 тыс. рядовых работников 2000 различных компаний, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций

Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

· руководителям  подразделений организации приходится тратить много времени на поиск  нужной информации и ее обработку;

· происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения  организации и к ее руководству из разных источников;

· в одних  подразделениях и у одних руководителей  ощущается недостаток информации, тогда  как в других подразделениях может  произойти информационная перегрузка;

· работники  организации мало осведомлены о  ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

В связи с  этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

Сам термин <коммуникация> (от лат. - communicatio - делать общим, сообщать, беседовать, связывать) появился в научной  литературе в начале XX в. (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Термин <коммуникация> быстро стал общепринятым, однако его  распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в  одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанным с построением и функционированием коммуника-ционных сетей.

Как говорят  о коммуникации в узком смысле слова, то прежде всего имеют в виду тот факт, что в ходе совместной деятельности люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками и т.д. Первоначально этот процесс был непосредственно включен в совместную деятельность, и лишь позже произошло его «выделение» - так называемая психологическая спецификация, и в этой связи создание специфических средств – семиотическая спецификация. Набор сведений, которыми люди обмениваются между собой, можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий шаг и интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что и делается в ряде систем социально-психологического знания. Однако такой подход нельзя рассматривать как методологически корректный, ибо в нем опускаются некоторые важнейшие характеристики именно человеческой коммуникации, которая не сводится только к процессу передачи информации. Не говоря уже о том, что при таком подходе фиксируется в основном лишь одно направление потока информации, а именно от коммуникатора к реципиенту (введение понятия «обратная связь» не изменяет сути дела), здесь возникает и еще одно существенное упущение. При всяком рассмотрении человеческой коммуникации с точки зрения теории информации фиксируется лишь формальная сторона дела: как информация передается, в то время как в условиях человеческого общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

Поэтому, не исключая возможности применения некоторых положений теории информации при описании коммуникативной стороны общения, необходимо четко расставить все акценты и выявить специфику в самом процессе обмена информацией,

Коммуникации  можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации.

По типу объектов:

-организация  – внешняя среда;

-межуровневая (восходящая);

-межуровневая (нисходящая);

-горизонтальная;

-руководитель  – подчиненный;

-руководитель  – рабочая группа.

По степени  формализации:

-формальные коммуникации;

-неформальные  коммуникации.

Управление должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации деятельности:

• организацию  коммуникативных сетей;

• повышение  качества информации, циркулирующей  по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

• полноценное  использование информации для решения  задач управления.

Эти задачи связаны  со своеобразной группой психологических  факторов - познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

Информационное  сообщение - содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому. Канал коммуникации - направление  движения информационного сообщения. Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений. Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль - совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной сети.

Коммуникативная сеть — сложно соединенная и переплетенная  система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам  организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями и должностными лицами, т.е. основа лежит в организационно-правовой плоскости.

Реальная же картина передачи сообщений может  не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические  факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение  новых, их изменение (ослабление или  усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации.

Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки. До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться. Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем». Надо уделять внимание прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

Сказывается то, как развиты и развиваются  у сотрудников коммуникативные  способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и  правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Срывы могут  возникать и из-за перегрузки отдельных  точек, лиц в коммуникативных  сетях, превышающей их психологическую  пропускную способность.

Коммуникативный процесс включает следующие этапы:

1. Формулирование  идеи или выбор информации  для передачи. Отправитель должен  хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть  ее изложения.

2. Кодирование  и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом – необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации  – непосредственно передача конкретной  информации.

4. Декодирование  (расшифровка) – на этом этапе  осуществляется перевод информации  отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи  отправитель и получатель меняются местами.

Иногда в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

-язык (вербальный  и невербальный);

-различия в  восприятии информации;

-различия в  статусе.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

-монолога –  информации, поступающей от отправителя  к получателю;

-диалога –  информации, поступающей от отправителя  к получателю и от получателя  к отправителю;

-обратной связи  как реакции на полученную  информацию.

Для обмена информацией  используют символы, к которым относятся  слова, жесты, интонация. Отправитель  кодирует сообщение с помощью  вербальных и невербальных символов. 
 
 
 

3.Способы коммуникации 

Способы коммуникации:

-разговорный  (устный, вербальный);

-письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);

-невербальный (тон  речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения)

Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы  человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса. Известно, что использованию речи сопутствуют процессы, препятствующие достижению взаимопонимания: возможность использования двух типов значений: денотативных (формальные определения, дефиниции: «молоток» - инструмент для забивания гвоздей) и коннотативных (связанных с эмоциональными ассоциациями: «молоток» - нечто тяжелое, холодное); полисемия (многозначное толкование одного и того же слова) и синонимия (использование разных слов для обозначения одного и того же явления).

Обмен информацией  возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.

В современной  социальной психологии предлагается полная схема всех знаковых систем, используемых в невербальной коммуникации. Основные из них следующие:

1. оптико-кинетическая;
2. пара- и экстралингвистическая;
3. организация пространства и времени коммуникативного процесса;
4. визуальный контакт.

Совокупность  этих средств призвана выполнять  следующие функции: дополнение речи, замещение речи, репрезентация эмоциональных  состояний партнеров по коммуникативному процессу.

Оптико-кинетическая система знаков включает в себя жесты, мимику, пантомимику. В целом оптико-кинетическая система предстает как более или менее отчетливо воспринимаемое свойство общей моторики различных частей тела (рук, и тогда мы имеем жестикуляцию; лица, и тогда мы имеем мимику; позы, и тогда мы имеем пантомимику).

Паралингвистическая и экстралингвистическая система  знаков (иногда обозначаемая как просодика) представляет собой также «добавку»  к вербальной коммуникации.

Паралингвистика – это система вокализации, т.е. качество голоса, его диапазон, тональность. Эти характеристики голоса способствуют выражению эмоционального состояния коммуникатора (гнев сопровождается увеличением силы и высоты голоса, резкости звуков; печаль, напротив, - спадом силы, высоты, звонкости голоса), а также некоторых характеристик его личности (энергичности, решительности либо неуверенности). Тембр голоса часто ассоциируется с симпатичностью, образованностью человека.

Экстралингвистика – включение в речь пауз, других вкраплений, например, покашливания, плача, смеха, наконец, сам темп речи. паузы, например, подчеркивают особую значительность предлагаемого текста, иногда они значат больше, чем сам текст. Все эти проявления увеличивают семантически значимую информацию, но не посредством дополнительных речевых включений, а «околоречевыми» приемами.

Организация пространства и времени коммуникативного процесса выступает также особой знаковой системой, несет смысловую нагрузку как компонент коммуникативной  ситуации. Так например, размещение партнеров лицом друг к другу  способствует возникновению контакта, символизирует внимание к говорящему, в то время как окрик в спину также может иметь определенное значение отрицательного порядка.

Проксемика как  специальная область, занимающаяся нормами пространственной и временной  организации общения, располагает в настоящее время большим экспериментальным материалом. В настоящее время проблемы проксемики включены в особую область психологии, получившую название «экологическая психология» или «психология среды». Среди прочих проблем здесь изучаются нормы оптимального расположения партнеров по коммуникации, приближения к собеседнику, особенности «персонального пространства» и др.

Следующая специфическая  знаковая система, используемая в коммуникативном  процессе, - это «контакт глаз», или  визуальное общение. Исследования в этой области тесно связаны с общепсихологическим феноменом в области зрительного восприятия – движением глаз. В социально-психологических исследованиях изучается частота обмена взглядами, длительность их, смена статики и динамики взгляда, избегание его и т.д.

Визуальный контакт  выполняет многочисленные функции: информационный поиск, стремление скрыть или обнаружить свое «Я», сигнализировать  о готовности поддержать и продолжить общение, демонстрировать степень  психологической близости и пр. Как и все невербальные средства, контакт глаз имеет значение дополнения к вербальной коммуникации. И так же, как другие средства невербальной коммуникации, его проявления варьируются в различных культурах. Так, мера допустимости пристального взора – «глаза в глаза» - различается, например, в Великобритании и Японии, различное значение придается такому явлению, как мигание.

Для всех четырех  систем невербальной коммуникации встает один общий вопрос методологического  характера. Каждая из них использует свою собственную знаковую систему, которую можно рассмотреть как определенный код. Как уже отмечалось, всякая информация должна кодироваться, при чем так, чтобы система кодификации и декодификации была известна всем участникам коммуникативного процесса. Но если в случае с речью эта система кодификации более или менее общеизвестна, то при невербальной коммуникации важно в каждом случае определить, что же можно здесь считать кодом и, главное, как обеспечить, чтобы другой партнер по общению владел этим же самым кодом. В противном случае никакой смысловой прибавки к вербальной коммуникации описанные системы не дадут.

4. Коммуникация и эффективность управления  
 
Руководитель тратит большую часть своего времени на коммуникацию для того, чтобы реализовать собственные роли и цели в межличностных отношениях, в информационном обмене, в процессах принятия решений, а также в управлении, планировании, мотивации деятельности подчиненных и контроле за их работой. Поскольку все виды управления построены на коммуникации, ее с полным основанием можно считать главным связующим процессом. 
От качества обмена информацией напрямую зависит степень реализации поставленных задач. В то же время некачественная, неэффективная коммуникация способна порождать массу проблем в организациях. В частности, т.н. «открытые» проблемы, которые связаны с человеческими, поведенческими аспектами деятельности организации. Они проявляются в социально-психологической напряженности, конфликтах, столкновениях интересов, в «разрывах» деловой коммуникации, в отказе от сотрудничества и в других симптомах нездорового нравственно-психологического климата организации /о типах организационных проблем см. Подробнее: В.М. Матиашвили «Организационная проблема: диагностика и решение.» - Н.Новгород, НРИ АПК, 1998, с. 5-7/.  
Словом, эффективно работающие менеджеры - это те, кто эффективны в коммуникациях. 
Для начала необходимо знать, что к основным функциям коммуникаций относятся: 
1) информативная - передача истинных или ложных сведений; 
2) интерактивная /побудительная/ - организация взаимодействия между людьми /согласованность действий, распределение функций, влияние на настроение, убеждения, поведение собеседника - через внушение, приказ, просьбу, убеждение и т.д./; 
3) перцептивная - восприятие друг друга партнерами в ходе общения и установление на этой основе взаимопонимания; 
4) экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний. 
 
Эффективная коммуникация предполагает также наличие у менеджера коммуникативной компетентности, т.е. способности устанавливать и поддерживать необходимые контакты с другими людьми, а именно: достигать взаимопонимания, ясного представления о ситуации и предмете общения. 
Что может помешать этому? 
а) стереотипы - упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации; 
б) «предвзятые представления»- склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно; 
в) плохие отношения между людьми; 
г) отсутствие внимания и интереса собеседника; 
д) пренебрежение фактами, т.е. привычка спешить с выводами /заключениями/ при отсутствии достаточного числа фактов; 
е) ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность; 
ж) неверный выбор стратегии и тактики общения; 
з) смешение видов общения.

 
5.Виды общения: 
 
1. «Контакт масок», когда отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, используются привычные маски /вежливости, строгости, скромности, безразличия/ - набор выражений лица, жестов, стандартных фраз, позволяющих скрыть истинные эмоции, отношение к собеседнику. 
 
2. Примитивное общение, когда в отношении собеседника возникает один вопрос: «А что я с этого буду иметь?», в зависимости от ситуации может «проникнуться», а может оттолкнуть. В любом случае, получив желаемое, теряет дальнейший интерес к собеседнику и не скрывает этого. 
 
3. Формально-ролевое общение, когда строго регламентированы содержание, средства общения. 
 
4. Деловое общение, когда при решении вопроса интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения. 
 
5. Духовное межличностное общение, когда в ходе беседы может быть затронута любая тема; собеседники хорошо знают друг друга, могут предвидеть реакцию на информацию; это беседа друзей. 
 
6. Манипулятивное общение направлено на извлечение выгоды от собеседника, когда используются разные приемы / лесть, запугивание, шантаж, «пускание пыли в глаза», обман, демонстрация доброты и т.д./ 
 
7. Светское общение - суть в его беспредметности; говорят то, что положено в подобных случаях, чья-либо точка зрения не имеет здесь значения. 
 
По существу виды общения 1 и 7, 2 и 6, 3 и 4 совпадают или очень близки.

6.Анализ составляющих коммуникационных процессов в организации 
 
Люди обмениваются информацией, то есть вступают в коммуникационный процесс на самых разных уровнях и используя различные виды коммуникаций. Они общаются в группах, выступают на собраниях /«летучках», «планерках»/, читают корреспонденцию, пишут письма, составляют записки и отчеты, общаются по телефону, по факсу, электронную почту, просматривают и пишут сами видеоленты, делают рекламу и т.д. - любой из этих способов общения вписывается в определенный вид /тип/ коммуникаций: 
 
1) с внешней средой - с государственными и негосударственными службами, правоохранительными органами, потребителями, конкурентами, посредниками, кредиторами, рынком труда и т.д. 
 
2) межуровневые /вертикальные/ - внутри организации, сверху вниз и снизу вверх, или по нисходящей и по восходящей; 
По нисходящей сообщается информация о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д. По восходящей - подается сигнал «на верх» о возникших проблемах, об открывшихся эффективных методах работы /о «рационализме снизу»/, об атмосфере в коллективе; 
 
3) горизонтальные - обмен информацией между различными отделами для согласования действий /программ, уровня требований/, для консультирования или проведения совместных исследований. 
Горизонтальные потоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более всего расположены говорить свободно и открыто с собеседниками - равными себе, чем, например, с «начальством». Горизонтальный обмен информацией менее подвержен искажениям, т.к. у работников одного ранга взгляды совпадают чаще, да и информация носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных /сверху - вниз/ - приказной, директивный, распорядительный. 
 
4) неформальные - канал распространения слухов. Такая информация передается намного быстрее. Руководители, между прочим, так же очень хорошо используют этот канал, вуалируя его типичной оговоркой : «Только между нами». За слухами закрепилась репутация неточной информации /«болтовни»/, но на практике оказывается, что такая информация бывает более точной, чем официальная. 
 
Одно из определений слухов, принадлежащее американскому социальному психологу Т. Шибутани, гласит, что это «циркулирующая форма коммуникации», с помощью которой люди, находясь в неоднозначной ситуации, объединяются, создавая разумную ее интерпретацию, сообща используя при этом свои интеллектуальные возможности». 
 
Каковы коммуникативные параметры слуха? 
Для «слуха» характерна однократная воспроизводимость перед данным слушающим. Второй раз одному и тому же человеку данный слух не пересказывается. Слух обязательно подвергается дальнейшей циркуляции /слушающий затем становится говорящим и передает этот слух дальше/. Такой тип сообщений можно назвать самотрансляционным. Практически слухам невозможно противодействовать, т.к. они не имеют «авторства», они анонимны. К этому типу сообщений относятся также и анекдоты и сплетни. Если к анекдотам /«байкам»/ можно отнестись с известной долей юмора, терпения или просто проигнорировать, то сплетни должны осуждаться и пресекаться решительно, как руководителем, так и сотрудниками. 
 
Теоретики и практики менеджмента давно ломают голову над тем, как сочетать формальные и неформальные виды коммуникации, горизонтальные и вертикальные каналы связи, чтобы без ущерба морально-психологическому климату и при должном почтении к иерархической структуре коммуникации добиться скорейшего донесения информации и, следовательно, быстрых действий, направленных на решение поставленных руководителем задач. 
 
В частности прибегают к использованию двух различных моделей коммуникационных сетей - централизованных /идущих непосредственно от «начальника»/ и децентрализованных /распространяемых по замкнутой цепочке/. Используются даже различные коммуникативные типы. В их числе: 
а) «сторож» /обычно в этой роли выступает секретарь/; 
б) «пограничник»- человек, который близок к административной «верхушке»; как правило, он «в курсе всех дел»; 
в) «связной»- человек, способный быстро синтезировать информацию, слышать больше, чем сказано, и передавать одной группе другой, используя собственные каналы связи; 
г) «лидер мнений»/ шутливо - «местный оракул», «эксперт»/ - может своими суждениями /прогнозами, оценками/ повлиять на позиции колеблющихся, сформировать у них определенные установки и более того подвигнуть на адекватные действия. 
 
 

 
 
7. Коммуникационные процессы 

Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель –  лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение –  информация, закодированная в виде символов.

Канал – средства передачи информации.

Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация.

 
Итак, совершенно очевидно, что коммуникационный процесс - это обмен информацией  между двумя или более людьми. Основная цель этого процесса - обеспечение  понимания информации, являющейся предметом обмена, понимание сообщений. Руководитель сообщает что-то подчиненному, и тот, в свою очередь, должен сообщить, как он понял поставленную перед ним задачу; он обязан как бы «вернуть» посланную информацию отправителю, показать ее «качество». 
 
Следовательно, в процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: 
1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее; 
2) сообщение - собственно информация, послание, закодированное с помощью символов; 
3) канал - средство передачи информации; 
4) получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. 
 
Этапы: 
 
1. Зарождение /формирование/ идеи. 
Отправитель решает, какое сообщение сделать предметом обмена. Как правило, на этом этапе начинаются первые затруднения: руководитель пытается передать идею, концепцию, не преобразовав ее в слова, не беря во внимание такие факторы, как цель послания, возможности получателя, сложившаяся обстановка, личностный смысл /эмоциональная окраска/ послания. Таким образом, идея должна быть, прежде всего, адекватна цели, контингенту получателя, обстоятельствам и настроению. 
 
2. Кодирование и выбор канала. 
Чтобы идея стала сообщением, необходимо закодировать ее с помощью символов - слов, интонации, жестов. Типу символов должен соответствовать канал передачи информации: речь, письменные материалы, рисунки, схемы, чертежи, графики, а также телефон, электронная почта, факс, видеоленты и т.д. 
Можно отправить одну депешу всему коллективу, можно - каждому персонально. Желательно использовать несколько каналов одновременно /например, устное и письменное сообщения/. Однако без крайней необходимости увлекаться письменными коммуникациями не следует, чтобы не увеличить потоки бумаг. 
Кодировка, донесение информации до получателя - это чисто физическая передача сообщения, но это еще не процесс коммуникации. 
 
Получив сообщение, адресат декодирует /дешифрует/ его. В процессе декодирования происходит превращение символов отправителя в мысли получателя. Если символы отправителя и получателя совпадают, получатель осознает идею отправителя. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. 
Но понимание идеи получателем может быть иным, чем у отправителя. С точки зрения отправителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которые ждал от него автор послания. 
Для подтверждения /неподтверждения/ ожидаемого результата необходима обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются местами. Теперь получатель становится отправителем ответного сообщения, которое в обратном порядке проходит все стадии коммуникативного процесса. 
 
Итак, выстраивается вся цепочка коммуникативного процесса: 
 
Схема: 
 
Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом 
 
Обратная связь не только повышает эффективность коммуникации, но и способствует подавлению /смягчению, устранению/ так называемого «шума», под которым понимают все то, что искажает смысл сообщения.  
Источником шума может быть: язык; различия в восприятии информации; разный организационный статус коммуникаторов / например, в ситуациях: руководитель и подчиненный, инспектор - проверяющий и подотчетное лицо: социальный статус у них может быть одинаковым - они оба академики, но должностной статус не совпадает. - Т.С.  
Ответом может быть неверное действие, ошибочное или неполное послание и даже молчание. Молчание как форма обратной связи занимает особое место в коммуникации. Оно может означать: 1) вас не поняли, информация не воспринята и отторгнута, проигнорирована; 2) вы нарушили должностную иерархию - и вас «наказали» /дали урок на будущее/; 3) вы чем-то обидели вашего «коммуникатора»- и молчание в этом случает расценивается однозначно как молчаливый укор; 4) как проявление невоспитанности получателя: ему и в голову не приходит, что на подобного рода послание надо ответить, как-то отреагировать; 5) традиционно: молчание - «знак согласия», одобрения. 
 
Возможен и другой вариант проверки правильности понимания информации получателем. Отправитель сам спрашивает /перезванивает, делает письменный запрос/, дошло ли до адресата послание: «Вы получили мое письмо?», «Вы ознакомились с нашими предложениями?» и т.д. 
 
Поскольку «шумы» возникают главным образом на межличностном уровне, пронизывая все виды коммуникации /формальные и неформальные, с внешней средой и межуровневые/, то остановимся на категориях «помех» подробнее. 
 
4. МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ КОММУНИКАЦИИ 
 
Возникающие барьеры /«помехи»/ в коммуникационном процессе связаны с такими явлениями как: 1) восприятие, 2) семантика, 3) обмен невербальной информацией, 4) некачественная обратная связь и 5) плохое слушание. 
 
Преграды, обусловленные восприятием 
 
Они возникают по причине конфликта между уровнями компетенции отправителя и получателя. Одна и та же информация может быть интерпретирована людьми по-разному в зависимости от имеющихся у них знаний, приобретенного опыта. Если информация вступает в противоречие с опытом и наличным знанием, то она либо отторгается коммуникатором, либо искажается /«интерпретируется» им по-своему/ в соответствии с имеющимся опытом, представлениями и знаниями. 
Другая причина трудностей восприятия в процессе коммуникации состоит в приверженности людей социальным установкам, их предвзятом отношении к чему или кому-либо. Позитивно или негативно окрашенный опыт первого взаимодействия, как правило, является готовым фоном при последующих контактах коммуникаторов. Впрочем, как уже говорилось, стереотипное восприятие может базироваться и на устойчивом общественном мнении, традициях и даже предрассудках и суевериях.