Коммуникации в современной фирме: сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Сибирский государственный  технологический университет»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

Тема: «Коммуникации в современной  фирме: сущность, элементы и этапы  коммуникационного процесса» 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель

Белокопытов Ю.Н.

 

Выполнил

студент 2 курса ХТФ ЗДО

спец. 0621С, группа 2

Лидер В.Е.

 

 

 

 

 

 

Красноярск, 2012

 

 

Содержание 

 

Введение…………………………………………………..………………….3

1. Сущность коммуникационных процессов. Элементы и

этапы коммуникационного  процесса ……………………………….……...4

2. Внутрифирменные коммуникации…………………………..……….......8

3. Коммуникации между организацией и внешней средой…………........10

4. Формы коммуникаций в организации………………………………......11

5. Качество коммуникаций и эффективность управления ………………13

6. Совершенствование коммуникаций в организации……………………14

Заключение…………………………………………………………………..18

Список использованных источников…………………………………....…19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Значение информации и  коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии и результатами научных исследований.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности организаций и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только организации, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих в данной организации, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Коммуникации оказывают  огромное влияние на эффективность  управления организаций и на ее функционирование в целом. Ведь если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Эффективная коммуникация очень важна для успеха в управлении.

Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с  подчиненным, подчиненные друг с  другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностные коммуникации, возможно, являются лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Объект: роль коммуникаций в современной организации.

 

Предмет: сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса в организации.

Целью данной работы является изучение сущности, элементов  и этапов коммуникационного процесса в организации.

Основными задачами работы является:

- Выявить сущность коммуникаций

- Сформировать основные этапы коммуникационного процесса

- Совершенствование коммуникаций в организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность  коммуникационных процессов. Элементы  и этапы коммуникационного процесса

 

«Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация  и информация различные, но связанные  между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это что передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.»¹

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях этого процесса.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
2. сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов;
3. канал, средство передачи информации;
4. получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

«При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен, или полностью утрачен.

 

Указанные этапы  таковы:

1. зарождение идеи;
2. кодирование и выбор канала;
3. передача сообщения;
4. декодирование (интерпретация) сообщения;
5. обратная связь;
6. помехи  или шум.»²

Проанализируем  эти этапы.

1. Зарождение идеи

Обмен информацией  начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Лозунг этапа - «не начинайте говорить, не начав думать».

Чтобы осуществить  обмен информацией эффективно, необходимо принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

2. Кодирование и выбор канала

Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности  отправителя кодировать передаваемую идею. Система кодирования должна быть известна получателю.

В качестве системы  кодовых знаков могут выступать:

• речевые системы, в основе которых лежит устная речь;
• системы письма;
• знаки телодвижений;
• язык жестов;
• видеосистемы;
• звуковые системы (например, азбука Морзе) и т.д.

В результате кодирования формируется обращение. Смысл обращения представляет собой принадлежащую отправителю идею. При этом отправитель рассчитывает, что обращение воспримется адекватно заложенному в него смыслу.

Отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования.

      Наиболее известные каналы —  речь и письменные материалы,  электронные средства связи, включая  компьютерные сети, электронную  почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, то обмен информацией будет малоэффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости серьезных нарушений мер безопасности. Сообщить это лучше официальным письмом или на совещании, а не во время беседы за чашкой кофе.

      Выбор средства сообщения не  должен ограничиваться единственным  каналом. Часто желательно использовать  два или большее число средств  коммуникации в сочетании. При  этом необходимо установить последовательность и интервалы передачи информации этими средствами. Исследования показывают, что одновременный обмен устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем использование одного из этих средств.

3. Передача

На третьем  этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. Однако, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

4. Декодирование

Для того чтобы  процесс коммуникации был завершен, передаваемый блок информации должен быть раскодирован таким образом, чтобы  быть приемлемым для получателя. Каждый принимающий интерпретирует (декодирует) передаваемый блок информации с точки зрения своего предыдущего опыта и представлений. Чем тщательнее декодируется передаваемый блок информации, тем эффективнее коммуникация.

5. Обратная связь

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит чepeз bce этапы пpoцecca обмена информацией для передачи cвoeгo oткликa нaчaльнoмy oтпpaвитeлю. Обpaтнaя cвязь мoжeт cпocoбcтвoвaть знaчитeльнoмy пoвышeнию эффeктивнocти oбмeнa yпpaвлeнчecкoй инфopмaциeй.

Двусторонний обмен информацией хотя и пpoтeкaeт медленнее, но бoлee точен и повышает yвepeннocть в пpaвильнocти интepпpeтaции cooбщeний. Обратная связь пoвышaeт шaнcы нa эффeктивный oбмeн инфopмaциeй, пoзвoляя oбeим cтopoнaм ycтpaнять пoмexи.

6. Помехи

На языке  теории коммуникации помехами называют все, что искажает смысл. Источниками  помех, могут стать язык (вербальный либо невербальный), различия в восприятии, изменяющие смысл во время кодирования и декодирования, различия в статусе менеджеров и подчиненных и т.д.

Определенные  помехи есть всегда, и некоторое  искажение смысла происходит на каждом этапе процесса коммуникации. Обычно нам удается преодолеть помехи и  передать сообщение. Но если помехи очень сильны, это непременно приведет к сильному искажению смысла и может полностью блокировать попытку информационного обмена. С точки зрения менеджмента это приводит к снижению степени вероятности достижения целей, зависящих от этих коммуникаций.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации.

Коммуникации  важны для руководителей по следующим  причинам:

1. руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4. хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

 

 

 

2. Внутрифирменные коммуникации

 

Система внутренних коммуникаций – это  совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального содержания внутри организации между сотрудниками.

Существует  несколько видов коммуникаций внутри организации:

1. Межуровневые коммуникации в организациях

Информация  перемещается внутри организации с  уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней  на низшие. Таким образом, подчиненным  уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Для координации  задач и действий между множеством подразделений организации требуется  обмен информацией между ними. Поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями  по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсов, новыми методами производства, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

2. Коммуникации руководитель - подчиненный

Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения  между руководителем и подчиненным. Исследования показали, что 2/3 коммуникационной деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем  и подчиненным связаны с прояснением  задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Поскольку подчиненные  объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю - более активно вовлекать подчиненных в дела организации.

3. Коммуникации между руководителем и рабочей группой

В дополнение к обмену информацией между руководителем  и подчиненным имеет место  обмен между руководителем и  его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей  для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

4. Неформальные коммуникации

Организации состоят из формальных и неформальных групп. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи «витают» возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованиям, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Считается, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности, все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

Типичная  информация, передаваемая по каналам  распространения слухов:

• предстоящее сокращение производственных рабочих;
• новые меры по указаниям за опоздания;
• изменения в структуре организации;
• грядущие перемещения и повышения;
• подробное изложение спора двух руководителей  т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Коммуникации  между организацией и внешней  средой

 

Значительное влияние  на производственную и экономическую деятельность организации оказывают внешние факторы. Основные из них связаны с воздействием рынка. Так, спрос, требования потребителей к производимым изделиям, возможности конкурентов в выпуске аналогичной продукции, условия поставщиков сырья, материалов, комплектующих изделий, возможности и требования инвесторов определяют экономическое положение фирмы. Внешняя социальная среда включает в себя экономические условия, социальную структуру общества, систему образования и подготовки кадров, психологическое состояние населения, технологические системы различных видов деятельности. Внешние факторы в области экологии - законодательные и нормативные экологические требования. Определенное влияние на производственную деятельность организации оказывают факторы государственного и муниципального воздействия в части законодательных условий их деятельности.

Поэтому в деятельности организации, особенно сложной, возрастающую значимость в современных условиях приобретает комплексный анализ всех компонентов и динамики внешней среды и осуществление на этой основе процесса стратегического планирования, предназначенного для контроля факторов, внешних по отношению к данной организации, с целью определения масштабов существующих возможностей и опасностей. Коммуникация как организационный процесс является ключевым процессом при решении этой задачи. С имеющимися и потенциальными потребителями организации сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Формы коммуникаций  в организации

 

Формы, в рамках которых реализовываются те или  иные коммуникации в организации, зависят  от фактора известности о получателе (получателях) информации. Таким образом, руководитель (менеджер) должен ориентироваться непосредственно на получателя информации, а не на ее источник. В том случае, когда сам руководитель выступает в качестве источника информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что правильно подобрана форма коммуникации. Таким образом, существенным представляется факт, насколько коммуникатор правильно оценивает форму получения информации, а также значимость обратной связи.

К основным формам деловой коммуникации относятся  дискуссии, беседы, совещания, заседания, переговоры, брифинги, пресс-конференции, презентации, прием по личным вопросам, телефонные разговоры, деловая переписка и др.

Диалог  —  тип речевой коммуникации, осуществляющейся в виде словесного обмена репликами  между двумя, тремя и большим числом взаимодействующих собеседников. В узком смысле двухсторонний обмен информацией между людьми как публично, так и посредством средств массовой информации. В более широком понимании — горизонтальная передача информации, в процессе которой коммуникатор и реципиент принимают равноправное участие.

Дискуссия (от лат. discussio — рассмотрение, исследование), публичное обсуждение какого-либо спорного вопроса, проблемы, спор. Двумя важнейшими характеристиками дискуссии, отличающими  ее от других видов спора, являются публичность (наличие аудитории) и аргументированность (приведение фактов, доказательств, примеров). Обсуждая спорную (дискуссионную) проблему, каждая сторона, оппонируя мнению собеседника, аргументирует свою позицию. Дискуссия представляет собой разновидность спора как словесного состязания.

Беседа —  метод получения информации на основе вербальной (словесной) коммуникации; вопросно-ответная коллективная форма  обсуждения различных проблем с  определенной целью.

В организации  беседа может проводиться в форме совещания и заседания, которые подразделяются на диктаторские (автократические), дискуссионные и свободные. На автократическом совещании руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает ответы. На информационном совещании до сведения работников доводится новая служебная информация. На сегрегативном заседании руководителем или специальным лицом делается доклад, а затем проводятся прения. В прении может участвовать один или несколько сотрудников по выбору руководителя. Дискуссионное заседание сводится к свободному обмену мнениями и к выработке общего решения, при этом участники могут свободно выражать свои мысли, открыто выступать против точки зрения руководителя. Свободное заседание проводится без предварительно подготовленной повестки дня. На нем, как правило, не принимаются ответственные решения.

Переговоры  — процесс, в котором вырабатываются взаимоприемлемые позиции сторон, происходит обмен мнениями с целью выяснить точки зрения сторон и принять  решение.

Пресс-конференция — эксклюзивное изложение информации с правом ее публикации, с раскрытием ее источника или без (закрытая пресс-конференция). Пресс-конференция представляет собой организованную встречу журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции организуются с целью предоставления СМИ проблемной и комментирующей информации и характеризуются возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Брифинг (от англ. briefing, brief — краткий) — специально подготовленная встреча с журналистами для краткого сообщения о деятельности руководящих органов (парламент, правительство и др.), а также о текущих событиях, затрагивающих интересы органов власти и населения. Обычно брифинг представляет собой краткую встречу официальных лиц, представителей коммерческих или других структур с работниками СМИ, на которой излагается позиция по определенному вопросу.

Презентация (от лат. praesentatio — представление, предъявление) — официальное представление вновь созданного предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара кругу приглашенных лиц. Обычно презентация проводится с рекламно-коммерческими целями обретения покупателей демонстрируемых товаров.

Прием по личным вопросам — процесс взаимодействия руководителя с сотрудниками с целью выяснения неслужебных вопросов, возникающих у них.

Телефонные  разговоры, служебная переписка  с использованием факсимильных аппаратов, электронной почты, Интернета и  других приспособлений представляют собой  средства деловой коммуникации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Качество коммуникаций и эффективность управления

 

Коммуникации  имеют огромное значение для успеха организаций, на коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, однако, опросы показали, что около 70% руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных коммуникаций достигает 90%, вертикальных - 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных (как  восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха - около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций.

Руководителю  приходится осмысливать большие  объемы информации, среди которой  есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер - это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

Российские  менеджеры выделяют десять заповедей  успешной коммуникации:

1. перед коммуникацией четко определить идеи, вкладываемые в послание;
2. проанализировать истинную цель каждой коммуникации;
3.    проанализировать всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации;
4. проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации;
5. обратить самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения;
6. воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя;
7. постоянно держать в поле зрения то, как срабатывает коммуникация;
8. устанавливать коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра;
9. добиваться, чтобы дела установки не противоречили словам;
10. учиться умению слушать других.