Коммуникации в управлении. 3

МИНИСТЕРСТВО  НАУКИ И ОБРАЗОВАНИЯ РК

КАЗАХСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Л.Б. ГОНЧАРОВА 
 
 
 
 

Реферат

На тему: Коммуникации в управлении

                  Подготовила:

Студентка группы Мж-11 УФО

Кравец  Наталия

Приняла:

Доцент кафедры  «Экономика»

Боброва Вера Николаевна 

Алматы 2011 г

Коммуникативная подсистема — относительно самостоятельный  элемент системы государственного управления, представляющая собой:  

= совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;   

= совокупность  связей, многообразных взаимодействий  и управленческих отношений в системе государственного и муниципального управления;   

= пространство, в котором формируются и функционируют органы власти и управления.   

 Термин  «коммуникация» (от лат. communicare — делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.    

  Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.   

  Управленческие коммуникации — это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.    

 Понятие  «коммуникация» имеет двойной  смысл:   

 во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.   

 во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.   

 Взаимодействие  имеет объективную и субъективную стороны.    

  Объективная сторона — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.   

  Субъективная сторона — это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.   

  Социальная роль — это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия.    

  Коммуникация в системе управления - официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности.  

   С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:   

- форму  взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции,   

- социотехническую  систему, где системообразующим  компонентом выступает человек,  совокупность взаимодействующих людей.    

 Коммуникационная  система реализуется одновременно  через содержание и отношения  в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса.    

 Взаимодействие  обеспечивается и выражается  через:   

  а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;   

  б) распределение функций (горизонтальная специализация);   

  в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);   

  г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).   

 Управленческая  деятельность имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.    

 Структура  коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента: 

1. Отправитель,  лицо, генерирующее идею, или собирающее  и передающее информацию. 

2. Собственно  информация (сообщение), закодированная  с помощью символов. 

3. Канал,  средство передачи информации. 

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее.   

 Управленческие  коммуникации образуют несколько  блоков:  

  А — коммуникации, обслуживающие органы управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.   

  Б — коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата.  

  В — коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.   

 Виды  коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении показаны на рисунке.

 На  эффективность работы и  сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей.   

 Коммуникативные  сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.   

 Известно  множество других вариантов коммуникационных  моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.  

 При  цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.    

  Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования.    

 В  звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.   

 Для  иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.    

 В  реальной жизни имеется еще  большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.   

  Руководитель — это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли: 

 •  пользователя информации — внешней  и внутренней, поступающей в организацию;  

 •  распространителя информации —  не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.); 

 •  предоставителя информации внешним  организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).    

 Выделяют  шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками.   

 1. Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике.  

 2. Ориентация. Задача — ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач.  

 3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации.  

 4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.  

 5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкция ми, традициями, контролировать их выполнение.  

 6. Функционирование. Задача — обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.   

 Регулирование  и координация индивидуальных  усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.   

 Выделяют  следующие основные причины неэффективной коммуникации.  

 » Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций.  

 » Отсутствие у организации обратных связей.   

 » Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками.  

 » Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.  

 » Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия. 

 » Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи.   

2. Информация как  фактор оптимизации  системы управления   

 Термин  «информация» используется в  двух значениях: как уменьшение  неопределенности в отношении  ожидаемых событий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс.       

 Каждая  управляющая система с замкнутым  контуром есть совокупность субъекта  и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации; информация — неотъемлемая часть управленческого процесса.    

 Информационное  обеспечение управления — практика  технологизации управленческого  процесса (и учебная дисциплина  для госслужащих), которая обусловливает  воздействие информации на все элементы управленческой деятельности, предоставление всем звеньям и работникам необходимой профессиональной, экономической, правовой и другой информации.   

 С  информацией работают все специалисты  управления, но затраты времени  у них структурируются по-разному.

Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого  персонала, %

    По своему  целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:  

1. Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д.  

2. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. Затраты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации процессов получения данных.  

3. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств.  

4. Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники.    

 Управленческие  операции с информацией могут  быть разделены на группы.    

 Выделяют  следующие виды управленческих операций:  

= по характеру преобразования информации - на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкциям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поиском;  

= по степени механизации на ручные, машинно-рутинные, автоматизированные и аппаратурные. Эта классификация отражает технологическую регламентацию процессов труда и выбор методов выполнения.   

 Виды информации, используемой в управлении:   

 •  по типу отражаемых отношений — технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая; 

 •  по масштабам отражаемого объекта — федеральная (общегосударственная), региональная, местная; 

 •  по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества — промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.п.; 

 •  по структурированности — систематизированная и несистематизированная; 

 •  по характеру носителя — документированная и вербальная. 

 •  по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д. 

 •  В государственных организациях  и учреждениях информационную структуру обычно подразделяют на научную и управленческую документацию. Научная информация не структурируется по иерархии, формируется не руководителями или специалистами по обеспечению информацией, а пользователями. Информационные потоки здесь децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает ту или иную информацию. 

 •  по источнику поступления делится на внутреннюю и внешнюю.    

  Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.   

 Значительный  объем внутренней информации  занимает исходная информация:   

  › организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т.п.;   

  › оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса.    

 Еще  более регламентированный вид  внутренней информации — исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления:   

 ♦  внутреннего пользования, доступные  правкам, изменениям;   

 ♦  для выдачи во внешние системы,  форма которых в большинстве  случаев определена и не может подвергаться изменениям.   

 Информация  об управляющих воздействиях  по содержанию является одним  из видов оперативно-технической  информации, так как включает  сведения о функционировании  подразделений, осуществляющих принятие  решений для поддержания системы  в заданных рамках, режимах. Форма  их предоставления — приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.    

  Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.   

 Внешняя  информация может быть разделена  на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная).   

  Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.    

  Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и нормативные документы (кодексы, справочники, официальные печатные издания.   

 Различные  виды управленческой деятельности  имеют различную информационную  потребность.   

  Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.    

  Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.    

  Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности — очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.   

  Способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.   

 Информационный  поиск, предшествующий принятию  решения, это процесс сбора и переработки информации с учетом требований, определенных закономерностей.   

 Информационный  цикл охватывает ряд последовательных  процессов, в каждом из которых  информация, представленная на начальном  этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика — лица, принимающего решение. В этом виде информация становится информацией в полном смысле этого понятия.    

 Информация  как управленческая категория  — это новые сведения, характеризующие  управленческую ситуацию, снижающие  уровень неопределенности в отношении  будущего, воспринятые, понятные  и оцененные как полезные для  решения тех или иных задач  управления. Информация в управлении  — это не любые сведения, сообщения,  данные, а только используемые  в процессе формирования решения.    

 Качество  управленческой информации как  понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.   

 Наряду  с качественным определением  информации возникает проблема  ее количественного измерения.  Недостаток информации приводит  к тому, что центр принятия  решения реализует себя в условиях  неопределенности или риска, вынужден  привлекать, вести поиск дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет истинную картину).   

 Система  информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, меняется распределение информационных потоков.    

 Информация  в управлении должна удовлетворять требованиям:  

 ♦  своевременность, оперативность;  

 ♦  быть опережающей, т.е. содержать  в себе элемент предвидения  хода событий, постановку целей,  разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;