Контроль и ревизия ТМЦ на складе

Содержание

Введение

Топливно-энергетические, сырьевые и материальные ресурсы - это важнейшая  составная часть национального  богатства страны. Поэтому в комплексе  мер по созданию системы бухгалтерского учета в Российской Федерации  большое значение имеет формирование полной и достоверной учетной  информации о наличии, движении и  использовании товарно-материальных ценностей на каждом предприятии, а  также четкая организация внутрихозяйственного контроля за их сохранностью.

Одним из основных направлений  проверок на предприятиях является ревизия  товарно-материальных ценностей, которые  составляют основу деятельности предприятия. Для осуществления точного и  полного отражения в системе  бухгалтерского учета операций с  товарно-материальными ценностями необходимо руководствоваться действующими законодательными актами РФ, постановлениями  Президента РФ и Правительства РФ, нормативными документами и т.д. В системе контроля за материальными ценностями предприятия часто встречаются нарушения и отклонения от действующих нормативных положений. Таким образом, ревизия операций с товарно-материальными ценностями и ревизия движения товарно-материальных ценностей, организация внутреннего контроля в области хранения ценностей являются жизненно важными направлениями системы контроля на предприятии в целом, так как от состояния ценностей зависит вся работа организации.

Наряду с актуальностью  темы бухгалтерского учета и ревизии  товарно-материальных ценностей следует  отметить недостающую освещенность вопросов данной темы в литературе, связанно это с тем, что в последние  годы по этим вопросам было мало научной  информации.

Глава 1. Понятие «товарно-материальные ценности» и их учет.

1.1. Понятие «товарно-материальные ценности».

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) являются частью большой группы активов, которая именуется материально-производственными  запасами (МПЗ).

Порядок организации бухгалтерского учета материально-производственных запасов определен на основе:

• ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н);
• Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), раздел «Сырье, материалы, готовая продукция и товары» (п. 58);
• Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66);
• Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) в части учёта материалов;
• внутренние регламенты организации.

Учет ТМЦ ведется в  организации в двух направлениях:

1. в бухгалтерии — по материально ответственным лицам в стоимостном выражении;
2. на складах — по наименованиям, сортам, количеству и цене.

К бухгалтерскому учету в  качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

• используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для  продажи (выполнения работ, оказания услуг);

• предназначенные для  продажи, включая готовую продукцию  и товары;

• используемые для управленческих нужд организации.

В процессе хозяйственной  деятельности работники предприятия  для достижения поставленных перед  ними целей используют предметы труда. Предметы труда, относятся к той категории средств производства, которые во всяком процессе труда потребляются целиком и, следовательно, для каждого нового процесса труда их приходится заменять. Предметами труда служат сырье, материалы, тара, запасные части, инвентарь и т.д. (в обобщенном смысле - просто материалы).

Сырье — это продукты добывающих отраслей промышленности (нефть, руда, газ и т.д.) и сельского  хозяйства (зерно, сахарная свекла, хлопок и т.д.).

Материалы — это продукция  обрабатывающих отраслей промышленности (металл, кожа, мука и т.д.). В эту  группу входят также полуфабрикаты, они могут быть собственного производства и покупные - аналогичные продукты, приобретаемые со стороны (отливки, поковки - в машиностроении). В учете  полуфабрикаты, как правило, выделяют в самостоятельный вид расхода.

Топливо является вспомогательным  материалом, но ввиду большого его  народнохозяйственного значения, специфической  роли в процессе производства, значительного  удельного веса в затратах обосабливается в самостоятельный вид.

Тара – предметы труда, используемые для упаковки, хранения и транспортировки материалов и  продукции: мешки, ящики, бочки, бутылки  и др.

Запасные части имеют  особое назначение и используются для  ремонта/замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств  и т.д.

В состав прочих материалов можно включить: отходы производства (стружки, обрезки и т.п.), неисправимый брак, материальные ценности, полученные от выбытия основных средств и  порчи товаров, которые не подлежат использованию организацией для  дальнейшей переработки или в  качестве запчастей и топлива.

Строительные материалы - материалы, используемые в строительных и монтажных работах для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий и сооружений, а также материальные ценности для нужд строительства.

Инвентарь и хозяйственные  принадлежности используются организацией при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг либо для управленческих нужд организации.

Систематизированный перечень всех материалов, используемых на предприятии, представляет собой номенклатуру конкретного  предприятия, которая охватывает виды, однородные группы и подгруппы, включающие марки и сорта материалов. Каждому  наименованию в номенклатуре соответствует отдельный номенклатурный номер и учетная цена за единицу.

В синтетическом учете  группировка материалов отражена на счете 10 "Материалы":

10-1. «Сырье и материалы»;

10-2. «Покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия, конструкции  и детали»;

10-3. «Топливо»;

10-4. «Тара и тарные материалы»;

10-5. «Запасные части»;

10-6. «Прочие материалы»;

10-7. «Материалы, переданные  в переработку на сторону»;

10-8. «Строительные материалы»;

10-9. «Инвентарь и хозяйственные  принадлежности».

1.2. Задачи учета  товарно-материальных ценностей.

Основные задачи учета  материально-производственных запасов:

• контроль за поступлением в организацию материалов по объему и ассортименту;

• контроль за соблюдением складских запасов установленным нормам, обеспечивающих беспрерывный выпуск продукции;

• контроль за сохранностью материально-производственных запасов в местах их хранения и движения;

• правильное и своевременное  документальное отражение операций заготовления, поступления, отпуска  материалов и расчетов с поставщиками;

• выявление фактических  затрат, связанных с заготовлением  МПЗ;

• своевременное выявление  ненужных и излишних запасов с  целью их возможной продажи или  выявления иных возможностей их вовлечения в оборот.

Для выполнения поставленных задач учета материалов необходимо:

• наличие должным образом  оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных  площадок;

• размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным  группам и типо-сорто-размерам (в стеллажах, на полках и т.д.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия;

• оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

• применение централизованной доставки материалов со складов организации  в цеха (подразделения) по согласованным  графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных  участков непосредственно на объекты  строительства по комплектовочным  ведомостям;

• установление порядка  формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

• определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и т.д.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также сохранность  вверенных им запасов; заключение с  этими лицами в установленном  порядке письменных договоров о  материальной ответственности; увольнение и перемещение материально-ответственных  лиц по согласованию с главным  бухгалтером организации;

• определение перечня  должностных лиц, которым предоставлено  право подписывать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации.

1.3. Документальное  оформление поступления и расходования  товарно-материальных ценностей.

МПЗ поступают в организацию  от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет, от своего производства (возврат и отходы), от списания пришедших в негодность основных средств.

Поставщик одновременно с  отгрузкой материалов высылает покупателю расчетные и сопроводительные документы: платежное поручение или платежное  требование-поручение, товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной  накладной, счет-фактуру и др.

Основными документами по учету ТМЦ являются:

• Доверенность (ф. № М-2 (Приложение № 1)) или ф. № М-2а - применятся для  оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного  лица организации по получению материальных ценностей от поставщика.

• Приходные ордера ((ф. №  КО-1) Приложение № 2) используются для  учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки.

• При централизованной доставке материальных ценностей автотранспортом  со склада поставщика груз оформляется  товарно-транспортной накладной ((ф. №  ТОРГ-12) Приложения № 3 и № 4).

• Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей  в тех случаях, когда имеются  количественные и качественные расхождения  с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке  запасов, поступивших без документов (при неотфактурованных поставках).

• Каждая операция отпуска, так же, как и приемка, оформляется  первичным документом, а количество отпускаемых материалов измеряется, взвешивается, подсчитывается. Отпуск со склада осуществляется только лицами, специально на то уполномоченными, списки и образцы подписей которых заранее  сообщаются на склады. Отпуск материалов, потребляемых в течение месяца, регулярно  оформляется лимитно-заборными картами (ф. № М-8).

• Требование-накладная (ф. № М-11) применяется для учета  движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным  за его пределами, и при продаже  запасов.

• Отпуск материалов на сторону  оформляется накладной (ф. № М-15), она используется для учета отпуска  материальных ценностей сторонним  организациям на основании договоров  и других документов.

• Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру используется карточка учета материалов (ф. № 17).

• Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации. На стоимость таких ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов.

Глава 2. Ревизия движения товарно-материальных ценностей.

2.1. Ревизия движения товарно-материальных ценностей.

Ревизия представляет собой  систему обязательных контрольных  действий по документальной и фактической  проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемым объектом, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами возложена ответственность.

Основными целями контроля операций с материальными ценностями является проверка:

• достоверности показателей  баланса по статье "Запасы", включая  такие ее составляющие, как сырье  и материалы, затраты в незавершенном  производстве, готовая продукция  и товары для перепродажи, товары отгруженные и расходы будущих  периодов; увязки этих показателей  с аналогичными данными, отраженными  в Главной книге, журналах-ордерах  и других учетных регистрах, определенных учетной политикой предприятия;

• полноты и своевременности  оприходования материальных ценностей по местам хранения;

• правильности отпуска  их на производственные и другие цели;

• обеспечения сохранности  материальных ценностей по местам хранения;

• материалов результатов  годовой инвентаризации товарно-материальных ценностей;

• правильности учета и  оценки товаров, приобретенных для  перепродажи;

• правильности формирования стоимости материальных ценностей;

• документального оформления движения материальных ценностей;

• других вопросов, вытекающих непосредственно из особенностей деятельности проверяемой организации.

2. Ревизия поступления товарно-материальных ценностей.

Ревизия может проводиться  по нескольким направлениям. Остановимся  на двух важнейших из них.

1). Выборочная документальная  проверка отнесения ТМЦ (поступивших за последний отчетный год) к материалам.

Ревизор выборочным методом  проверяет обоснованность отнесения  объектов к материалам. В табличной  форме представляются результаты проверки, которые позволяют оценить правильность (обоснованность):

■ применения критерия для  отнесения объектов к материалам;

■ установление производственного  и непроизводственного характера  приобретенных материалов;

■ документального оформления учета материалов (наличие накладных  на получение материалов; документов, подтверждающих право собственности; инвентарных карточек учета материалов).

2). Документальная проверка  учета поступающих ТМЦ.

При ревизии поступления  материалов следует иметь в виду, что первичные документы по поступлению  материалов играют важную роль в организации  учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется контроль за поступлением ТМЦ. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.

Ревизор проверяет порядок  учета поступающих материалов, в  частности, наличие утвержденного  плана материального обеспечения, наличие в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выполнения договоров  поставки или журнала учета поступающих  грузов (материалов) (ф. № МХ-4), в которых  указываются: регистрационный номер  и дата договора; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспортного  документа; дата и номер счета; род груза; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части ассортимента, количества, цены с данными договоров поставки.

При проведении документальной проверки учета поступающих ТМЦ ревизору следует обратить внимание на следующие моменты:

1. Нужно установить соответствие  порядка выдачи, составления и  использования доверенностей на  получение ТМЦ требованиям нормативных  документов. По данным журнала  учета доверенностей на получение  ТМЦ выявляются случаи выдачи  доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей, правила их выдачи, определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ.

2. При ревизии поступлений  материалов на склады организации  автотранспортом проводится сверка  журнала учета поступающих материалов  с данными автотранспортных накладных,  приходных ордеров и карточек  учета материалов.

3. Если материалы вывозятся  со склада продавца своим автотранспортом,  то ревизор обязан провести  дополнительно сверку с корешками  доверенностей, выданных работникам  организации для получения ТМЦ  на складе продавца, или с журналом  регистрации доверенностей.

4. При наличии актов  приемки материалов формы №  М-7 вместо приходных ордеров ревизор  проводит их экспертизу. Он проверяет  полномочия членов приемочной  комиссии, поставивших свои подписи  в акте.

5. При доставке ТМЦ  железнодорожным транспортом также  осуществляется сверка данных  журнала учета поступающих материалов (журнала регистрации доверенностей)  с данными железнодорожных накладных,  приходных ордеров; карточек учета  материалов, корешков доверенностей,  выданных материально ответственным  лицам на получение груза на  товарной станции.

6. Если ревизор при  проверке информации о поставках  материальных ценностей железной  дорогой обнаруживает коммерческие  акты, по которым принимаются  ТМЦ, то необходимо провести  экспертизу юридической силы  таких актов. 

7. При ревизии поступлений  материалов на склады организации  от подотчетных лиц проверяется  сверка журнала учета поступающих  материалов с товарными чеками, приходными ордерами и карточками  учета материалов.

8. При ревизии поступления  на склад материалов собственного  изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации  основных средств, и пр. проводится  сверка данных журнала учета  поступающих материалов с данными  накладных на внутреннее перемещение  и карточек учета материалов. Все подобные поступления на  склады оформляются накладными  на внутреннее перемещение материалов, которые выписываются подразделением-сдатчиком  в двух экземплярах, один является  основанием для списания материалов  с подразделения-сдатчика, другой  направляется на склад и используется  в качестве приходного документа.  При выявлении в ходе ревизии акта формы № М-35 («Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений») ревизор проверяет правомочие подписей, количество, сумму, наименование ТМЦ. Все данные акта сверяются с данными акта формы № ОС-4 ("Акт на списание основных средств"), формы № ОС-6 ("Инвентарная карточка учета основных средств"). Акт по форме № М-35 составляется в том случае, если разборку здания или сооружения проводит подрядчик. Ревизор может сделать запрос подрядчику о подтверждении данных акта по форме № М-35. Далее данные акта сверяются с оборотами в журналах-ордерах № 11 и № 13.

9. При обнаружении оформления  оприходования на склад материальных ценностей требованием-накладной формы № М-11 необходимо изучить причины и определить ответственность должностных лиц, допустивших отпуск со склада излишних материалов, сдаваемых теперь на склад. Перемещение материальных ценностей с одного склада на другой также оформляется требованием-накладной формы № М-11. Таким случаям ревизор должен дать экономическую оценку, установить экономическую целесообразность действий должностных лиц, допустивших перемещение грузов с одного склада на другой.

10. Ревизор проверяет полноту  оприходования на складах организации ТМЦ путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке ТМЦ, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах, исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения.

2.3. Ревизия хранения материалов на складе (центральном складе).

Для хранения материальных ценностей в организациях существует склад (центральный склад).

Работы по ревизии на данном направлении зависят от того, какого вида проверка проводится.

1). Выборочная документальная  проверка оформления учета материалов  на складе.

Ревизор выборочно проверяет  порядок оформления учета материалов на складе. Источниками информации являются журнал учета поступающих  грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы, находящиеся на ответственном хранении, карточки складского учета. Приступая к проверке сохранности материалов, ревизор должен оценить порядок ведения журнала учета поступающих грузов.

Отдельно анализируется  порядок работы с карточками складского учета. Необходимо выяснить, имеются  ли у кладовщика образцы подписей лиц, которые уполномочены распоряжаться  материальными ценностями на складе, выводит ли кладовщик остаток  в карточке после каждой записи о  поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточках еженедельные подписи  работника материального отдела бухгалтерии о проверке карточки.

2). Проверка соблюдения  порядка и сроков проведения  инвентаризаций материалов инвентаризационной  комиссией организации. 

Ревизор определяет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых  проведение инвентаризаций обязательно. При выявлении таких ситуаций ревизор обязан проверить результаты инвентаризаций по каждому случаю за изучаемый период.

Проверяется правильность организации, проведения инвентаризации, полнота, достоверность  и точность данных в описи фактических  остатков материалов, правильность указания в описи отличительных признаков  материалов, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные  формы и регистры.

Инвентаризация  ТМЦ. До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все  ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны  в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности на получение имущества.

Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как  минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное  лицо, другой — кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И только по окончании  инвентаризации оформляется инвентаризационная опись ((ф. № ИНВ-3) Приложение № 7). В инвентаризационной описи ценности расположены по наименованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку их расположения на складе. Достоинство описанного метода ведения записи (сначала в черновиках, потом в инвентаризационных описях) состоит в том, что записи о материальных ценностях вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр черновика какую-то партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения.

Инвентаризационные описи  заполняются не менее чем в  двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. В описях необходимо указывать полное наименование товаров, тары, их номенклатурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отличительные признаки, предусмотренные  прейскурантами, количество мест, единицы  измерения, массу-брутто, массу-нетто  или количество, цену за единицу  и сумму, а также другие необходимые  данные. Запрещается записывать в  опись массу товаров по трафарету, обозначенному на таре, без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключение допускается в тех случаях, когда  распаковка может повлечь за собой  снижение качества товара или когда  товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Однако в обоих  случаях необходима выборочная проверка.

В описях не допускается  оставлять незаполненные строки — они прочеркиваются. На последней  странице описи должна быть сделана  отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку.