Культура общения в деловой документации

Содержание 

 Введение…………………………………………………………………………………………  3 

 Основная  часть: 

1.   Язык и стиль коммерческой  корреспонденции…………………..……………………….   4 

            2.   Язык и стиль инструктивно-методических  документов………………………………….   4  

3.  Реклама  деловой речи…………………………….………………………………………….   7  

4.  Правила  оформления документов…………………………………………………………..   7 

5.    Речевой этикет в документах……………………………………………………………… 10 

  Заключение…………………………………………………………………………………….  13  

  Список  использованной литературы………………………………………………………...  14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     «Это  я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вам её не отдам, потому что у вас документов нету», из книги Э. Успенского «Трое из Простоквашино».

     В жизни любого человека документы  играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина «документ».

                Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

     Деловой  стиль- это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их  производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

     Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

     В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной  излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Основная  часть.

1.Язык  и стиль коммерческой  корреспонденции. 

     Неоднородность  тематики и разнообразие жанров позволяет  выделить в рассматриваемом стиле  две разновидности, одной из которых  является обиходно-деловой стиль, к  которому относится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности. 

2.    Язык и стиль  инструктивно-методических  документов. 

     Официально-деловой  стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных  актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, (обладает следующими обязательными качествами): 

1) Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…); 

2)  Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие); 

3)  Введение специальной терминологии, не имеющей синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…); 

4)    Ограничение возможности лексической  сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается); 

5)    Преобладание имен существительных; 

6)    Использование отглагольных существительных  (проезд, выполнение); 

7)    Большинство форм инфинитива  выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);  

8)    Почти полное отсутствие личных  местоимений 1 и 2 лица и соответствующих  личных форм глагола; 

9)    Употребление преимущественно форм  настоящего времени глагола в  значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела); 

10) Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части); 

11) Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения; 

12)  Использование прямого порядка слов в предложениях; 

13) Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств; 

14) Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише; 

15) Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур; 

16)   Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.); 

17)  Повествовательный характер изложения (нейтральный тон),  использование  номинативных предложений с перечислением; 

18) Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования (точность, исключающая двоякое понимание); 

19) Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних  фактов другим; 

20)   Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств; 

21)   Слабая индивидуализация стиля; 

22) Достоверность и объективность; 

23) Безупречность в юридическом отношении. Т.е.должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения; 

24)  Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе  устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

     По  возможности точно и полно  объяснить факты окружающей нас  действительности, показать причинно следственные связи между явлениями, выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системой связей между частями высказывания, стремление авторов к точности, сжатости, однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания. Характерной чертой стиля научных работ является их насыщенность терминами, в частности интернациональными. Не следует, однако, переоценивать степень этой насыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-25 процентов общей лексики, использованной в работе.

     Во-первых, в качестве условия высокой частотности  сложных предложений в текстах  деловой речи выступает её письменный характер, требующий полноты изложения  дела в тексте документа. Заметим, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1) разработка +2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5) промышленных стоков.

     Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.

     В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания  требования краткости изложения  в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом». 

3. Реклама деловой  речи

.

     В рекламе широко применяется промышленная графика, плакат, оформительское искусство, малые формы архитектуры. Современными средствами рекламы деловой речи являются:  

1)    печать (газеты, журналы, афиши, проспекты и др.); 

2)    телевидение; 

3)    радио; 

4)    витрины; 

5)    вывески; 

6)    световые объявления; 

7)   товарные и фирменные знаки. 

4. Правила оформления  документов. 

     Сколько существует документов, столько существует способов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере делового письма. Деловое  письмо принято писать на бланках  фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

     Рассмотрим  его структуру: Справой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г. Принятые нас сокращения 10.05.99 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – май 10, 1999.

     Само  письмо необходимо начинать с точного  повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

     Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут  вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов: 

· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»; 

· «Дорогой доктор + фамилия»; 

· «Господа»; 

· «Уважаемые господа»; 

· «Уважаемый г–н + фамилия». 

     После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.

     В официальных письмах не принято  обращаться на ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких  письмах не следует обращаться на ты даже в том случае, если в жизни  вы с ними накоротке. В зависимости  от степени близости с корреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».

     А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н  доктор».

     Следующей строкой после обращения принято  обозначать тему письма. Для этого  достаточно поставить Re: (английское in Reference to — относительно, что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re: В ответ  на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».

     Если  письмо касается только одной проблемы, то тему письма можно обозначить и  до обращения сразу после адреса. Если же переписка с партнером  ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было бы удобнее  сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например: 

Дорогой г–н Смит, 

Re: О  ваших предложениях по проекту  «Омега»; 

Неоплаченные  счета №№ 28765, 54б78; 

О поставках  картофеля в октябре 1998 г. 

     Однако  более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например: 

Дорогой г–н Смит, 

О Ваших  предложениях по проекту «Омега». 

Дорогой г–н Смит, 

     О ваших предложениях по проекту «омега», 

     Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.

     Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.

     Этим  комплиментам должны соответствовать, следующие обращения: Уважаемый г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.); Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,); Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением, (Very truly yours).

     При формулировке вступительного обращения  и комплимента учитывается принцип  взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их отношений, стиля общения и пр. 

     Под комплиментом ставится подпись с  указанием под ней фамилии  и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке, – 2-2,5 см.

     Чтобы не ставить партнера в трудное  положение с определением вашего пола, желательно написать своё имя полностью.

     Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма не злоупотреблять.

     Если  к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они  обычно перечисляются в левой  нижней части письма на отдельной  строке после слова «Приложение (Enclosurе)». Например: 

Приложение: 1. Контракт (5 л.) 

   2. Страховой полис (6 л. ). 

     Указание  на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную строку под приложением  и появляется в письме, когда возникает  необходимость направить его  по нескольким адресам. Например: 

Копия: Г–ну С. Шатайло «Нацбанк». 

6.    Речевой этикет  в документах. 

     Речевой этикет регламентирует словесные формулы  приветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеру разговаривать  (искусство вести беседу).

     В культуре современного типа, в которой  превыше всего ценится возможность  свободного выбора и полной реализации личности, «искусство общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации.  Наиболее высоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случае необходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретов ритуализованного поведения — творческое обыгрывание существенно более мобильных норм.

     Строго  говоря,  речевым этикетом может  быть признан только такой этикет, который предполагает возможность  выбора. Вежливость начинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный, эстетический характер. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение. 

     Официально-деловой  стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых –  обслуживание сферы официально деловых  отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой  своего содержания, а соответственно и своей формой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы. 
 

1.     Русский язык и культура речи- под редакцией  профессора  В.И.Максимова.М,2002 г. 

2.     Дифференциальные признаки официально-делового  стиля на синтаксическом уровне  – И.С. Вольская. М, 1963 г. 

3.     Корреспонденция и делопроизводство  – В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин.  М, 1970г. 

4.     Русский язык и культура речи  – Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.