Личная карточка и ее типовая форма, содержание, порядок и правила оформления

МОСКОВСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (МАДИ)

 

 

 

 

 

Реферат

по курсу: Документирование управленческой деятельности

на тему: «Личная карточка и ее типовая форма, содержание, порядок и правила оформления»

 

 

 

 

 

                        Выполнила: Александрова Ю.С.

                           Группа: 6ВЭАТ2

                           Проверила: Соловьева А. А.

 

 

 

 

 

Москва 2013 г.

Содержание

• Введение.......................................................................................................................................................3

·         Заполнение "шапки" личной карточки..................................................................................5

·         Раздел I "Общие сведения"............................................................................................................6

• Раздел II "Сведения о воинском учете"………………………………………………….....13
• Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"…..15
• Раздел IV "Аттестация"…………………………………………………………………………….15
• Раздел V "Повышение квалификации"………………………………………………….….16
• Раздел VI "Профессиональная переподготовка"……………………………………....17
• Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"……………………………...17
• Раздел VIII "Отпуск"...........................................................................................……………………18
• Раздел IX "Социальные льготы"…………………………………………………………….…19
• Раздел X "Дополнительные сведения"……………………………………………………...19
• Изменение сведений о работнике…………………………………………………………......20
• Список использованных источников……………………………………………………..…21
• Приложение (Личная карточка форма Т-2)…………………………………………22-25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Личная  карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка № Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится  к системе первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты, утвержденной Постановлением № 1.

Значимость личной карточки заключается в том, что при  утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку № Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету  кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы  заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел. Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а).

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным  подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

Личная карточка сотрудника изготавливается в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

При изготовлении бланочной  продукции на основе унифицированных  форм первичной учетной документации допускается вносить изменения  в части:

·         расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

·         включения дополнительных строк (включая свободные);

·         включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных названным Постановлением № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II "Сведения о воинском учете"). При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров", который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со ст. 65 ТрК РФ):

• паспорта;
• документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки);
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• документов воинского учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех  листов и содержит следующие разделы:

I.    "Общие сведения";

II.   "Сведения о воинском учете";

III.  "Прием на работу и переводы на другую работу";

IV.  "Аттестация";

V.   "Повышение квалификации";

VI.  "Профессиональная переподготовка";

VII. "Награды (поощрения), почетные звания";

VIII."Отпуск";

IX.  "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством";

X.   "Дополнительные сведения";

XI.  "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие символы, как двоеточие (:), знак равенства (=), косая черта (/), а в зоне кодирования их использование запрещается. При заполнении формы текст записей (описаний) не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Если отсутствует часть  записей в описательной части  реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму № Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.

 

 

 

 

 

Заполнение "шапки" личной карточки

 

В правом верхнем углу унифицированной  формы № Т-2 указан код формы  документа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). Ниже указывается код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

Также вверху указывается  наименование организации в строгом  соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение, то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт). Далее по всей ширине формы № Т-2 идет таблица, в которую вносятся следующие сведения.

Дата  составления личной карточки указывается в виде кодированной информации (например: 18.08.2010).

Личная карточка на работника  заводится сразу после издания  приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как первая запись в  трудовой книжке работника, сделанная  после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

Табельный номер работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.

На момент заполнения формы  № Т-2 табельный номер работнику  уже присвоен, и он воспроизводится  в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика.

Не обязывает работника  получать этот документ и налоговое  законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ.

Страховые свидетельства  обязательного пенсионного страхования  хранятся у застрахованных лиц (работников). В том случае, если работник впервые  поступает на работу, свидетельство  государственного пенсионного страхования  в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТрК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

Открытой остается графа  и тогда, когда работник не может  представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

Алфавит. Для организации табельного учета в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий - в порядке табельных номеров или алфавита.

Характер  работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: "постоянно" или "временно". Пишется полностью.

Вид работы. В этой графе указывается, основная работа или работа по совместительству. Также пишется полностью.

Таким образом, Госкомстат РФ устанавливает обязательность ведения  личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о     работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.

Личная карточка заводится  только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится, а все сведения указываются в личной карточке по основному месту работы.

Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно (чаще обозначают буквами "М" и "Ж"). 

 

								Код
					Форма по ОКУД			301002
ООО "Смена"					по ОКПО			325698
наименование организации
Дата составления	Табельный номер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельств государственного пенсионного страхования	Алфавит	Характер работы	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
01.02.2010	256	25698	019-569-896	л	постоянно	основная	м

 

 

 

 

Раздел I "Общие  сведения"

 

В данном разделе, указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:

1. Фамилия,  имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво. При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

ОКАТО - "Общероссийский классификатор  объектов административно-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.95 № 413;

ОКИН - "Общероссийский классификатор  информации о населении" ОК 018-95 утвержден  Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.95 № 412;

ОКСО - "Общероссийский классификатор  специальностей по образованию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.03 № 276-ст;

ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ от 26.12.94 № 367 "О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.

Внимание!

При кодировании необходимо учесть, что если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма № Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки в архив. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 

 

2-3. Дата  и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: "12 декабря 1964 года". Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.

Пункт 3 "Место рождения" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность, согласно ОСТ 4.071.034-82:

• длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
• районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, допускаются общепринятые сокращения: город - гор., деревня - дер., край - кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос, район - рн., станция - ст.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

Код места жительства определяется по ОКАТО. 

 

		I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
		Трудовой договор		номер
				дата
1.	Фамилия	Смирнова	Имя	Лидия	Отчество	Ивановна
						Код
2.	Дата рождения	30 апреля 1969 г.				30.04.69
		день, месяц, год
3.	Место рождения	гор. Сергиев-Посад			по ОКАТО

 

 

4. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН:

• гражданин Российской Федерации - 1;
• гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства в скобках указывается, какого именно государства гражданство);
• иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
• лицо без гражданства - 4.

Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в п. 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне. Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.

 

 

 

4.	Гражданство	Гражданин Российской Федерации	по ОКИН	2
		и иностранного государства (государства Италия)

 

 

5. Степень  знания языка

Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации, то в данном пункте указывается иностранный язык (т.е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются  на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных  кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но поскольку Госкомстат РФ не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код - степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка - вторым (через несколько пробелов).

В личной карточке возможны следующие записи:

• английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
• французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
• читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
• читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
• владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник знает два  иностранных языка, то во второй строке п. 5 личной карточки указывается информация о втором иностранном языке, для  внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт. 

 

5.	Знание иностранного языка	немецкий	читает и переводит  со словарем	по ОКИН	135   1
		наименование	степень знания
		английский	владеет свободно	по ОКИН	014   3
		наименование	степень знания

 

 

 

6. Все  сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и  кодируется согласно ОКИН и ОКСО. Согласно ОКИН образование кодируется следующим  образом:

• начальное (общее) образование - 02;
• основное общее образование - 03;
• среднее (полное) общее образование - 07;
• начальное профессиональное образование - 10;
• среднее профессиональное образование - 11;
• неполное высшее образование - 15;
• высшее образование - 18;
• послевузовское образование - 19.

Окончившие три курса  высшего учебного заведения относятся  к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме № Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

Уровень образования указывается  в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:

• основное общее образование - код по ОКИН "03";
• среднее (полное) общее образование - код по ОКИН "07";
• начальное профессиональное образование - код по ОКИН "10";
• среднее профессиональное образование - код по ОКИН "11";
• неполное высшее образование - код по ОКИН "15";
• высшее образование - код по ОКИН "18";
• послевузовское образование - код по ОКИН "19".

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся только в соответствии с представленным работником документом - справкой образовательного учреждения или дипломом государственного образца о неполном высшем образовании или академической справкой о незаконченном высшем образовании. Не разрешается вносить записи об образовании на основании студенческого билета или зачетной книжки работника.

Если работник не окончил  соответствующее образовательное  учреждение, кодирование информации о его образовании осуществляется по следующим правилам:

• работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен, - "неполное высшее";
• работник обучался в высшем учебном заведении и прошел три года обучения - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";
• работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его, а на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование, - "основное общее";
• работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее";
• работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее";
• работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления на работу имел неполное среднее образование - "неполное среднее";
• работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе, - "незаконченное среднее образование".