Матрица разделения административных задач управления

Матрица разделения административных задач управления

Наиболее  проработанной разновидностью матрицы ответственности является матрица разделения административных задач управления — матрица РАЗУ. В этой матрице используются символы, отражающие три принципиальных аспекта выполнения каждой работы.

1. Принятие  решения по работе:

Я — единоличное принятие решения;

! — участие в коллективном принятии  решения с правом решающей подписи;

Р — участие в коллективном принятии решения без права решающей подписи.

2. Управление работой:                                                                           

П — планирование;

О     — организация;

К     — контроль;

X     — координация;

А     — активизация.

3. Выполнение работы и ее техническое и информационное обслуживание:

С — согласование и консультирование;

Т — выполнение рабочих операций;

М — подготовка предложений;

И — получение информации;

± — выполнение расчетных операций;

прочерк — неучастие в выполнении работы.

При заполнении символами матрицы РАЗУ необходимо придерживаться нескольких логических правил. В каждой строке:

• символы «!» и «Р» всегда должны соприсутствовать в строке. При этом символ «!» может присутствовать только один раз, символ «Р» — более одного раза. Если в строке присутствует символ «!» без символов «Р» или символы «Р» без символа «!», то это является ошибкой;
• символ «Я» должен присутствовать в строке только один раз;
• символ «Я» и группа символов по коллегиальному решению «!» и «Р» являются взаимоисключающими. По работе может приниматься решение либо коллегиально, либо единолично, но никак ни коллегиально и единолично одновременно;
• символы принятия решения должны присутствовать в строке обязательно;
• символы управления работой — «П», «О», «К», «А» обязательно должны присутствовать в каждой строке один или несколько раз, символ «X», т.е. символ координации, можно опускать в случае, если работа предполагает участие не более трех структурных единиц;
• символ «Т», изображающий выполнение рабочих операций, обязательно должен присутствовать в каждой строке. Таких символов может быть более одного. При этом ответственного исполнителя выделяют специальным образом, например, подчеркиванием, кружком, жирным шрифтом или курсивом.

Приведенные правила должны выполняться в  любом случае. Все остальные комбинации символов разрешены. Пример построения матрицы разделения административных задач управления (матрицы РАЗУ) представлен в табл.

Матрица разделения административных задач управления (фрагмент)

Помимо  развитого аппарата изображения  различных видов участия в  выполнении работ матрица РАЗУ имеет еще достоинство: возможность перехода от символьного обозначения ответственности к численному и использования полученных относительных числовых показателей при анализе и проектировании организационных решений по проекту. Такой переход осуществляется через таблицу парного сравнения (матрицу предпочтений) видов ответственности, обозначаемых символами. В эту таблицу вносятся экспертные оценки — сравнительной значимости или трудоемкости операций, стоящих за каждым из символов.

Таблица парного сравнения

В приведенной таблице символы  сравниваются друг с другом. Более  предпочтительному символу присваивается два балла, менее предпочтительному — 0. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается один балл.

При заполнении таблицы сначала заполняются  ячейки, в которых символы сравниваются сами с собой (образуют диагональ): в  них ставится 1. Все остальные  ячейки заполняются 0, 1 и 2 так, чтобы  сумма ячеек (i, j) и (j, i) была равна 2.

Значимость  каждого символа определяется как  сумма значений по строке.

Правильно заполненная матрица удовлетворяет  следующим условиям:

1. сумма оценок символов должна равняться квадрату количества символов;
2. сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному количеству символов.

Для определения относительной значимости каждого символа сумму по строке делят на общую сумму всех значений всех символов.

Аналогично  строится таблица парного сравнения  трудоёмкости (или важности) работ и вычисляются относительные трудоёмкости каждой работы:

Имея  количественные оценки трудоемкости работ  и операций, отображаемых символами матрицы ответственности, можно дать общую оценку трудоемкости выполнения работ:

— расчетная оценка трудоемкости выполнения работы i;

— оценка сравнительной  трудоемкости работы i (из матрицы парного сравнения трудоемкости работ);

 — оценка трудоемкости вида деятельности, обозначаемой символом;

— сумма всех оценок символов, приходящихся на данную работу.

Также можно рассчитать оценку трудоемкости всех операций, выполняемых конкретной структурной единицей:

Оценка  трудоемкости операций, выполняемых  конкретной структурной единицей, особенно важна, так как позволяет в  относительных величинах оценить  сравнительную трудоемкость деятельности различных структурных подразделений. Такая оценка весьма полезна при проектировании или оптимизации организационных структур управления, так как дает количественные оценки себестоимости тех или иных структурных единиц. Оценка трудоемкости может быть выражена и в денежных показателях путем пересчета через общий фонд заработной платы, который равен общему количеству оценок структурных подразделений:

 — денежная  оценка деятельности структурной  единицы;

 — оценка  трудовой загрузки структурной  единицы подразделений или должности;

ФОТ — общий фонд оплаты труда всех структурных единиц.

Сравнивая существующий фонд оплаты труда структурной  единицы с полученной денежной оценкой  деятельности, можно выявить подразделения и должности, перегруженные или недогруженные работой. Для нормализации деятельности надо либо изменить содержание выполняемых работ и операций, либо изменить фонды оплаты труда структурных единиц.

Заработные  платы сотрудников формируются  не только на основе внутренних оценок трудоемкости, но и на основе состояния рынка труда. Поэтому часто возникают ситуации, при которых внутренняя стоимость сотрудника значительно ниже его рыночной стоимости.

Помимо  внутренней трудоемкости и стоимости  подразделений можно сходным  образом оценить их важность с  точки зрения вклада в достижение целей проекта и получить не только затратную, но и доходную оценку. Алгоритм расчетов тот же. Только при оценке значимости символов и работ необходимо их сравнивать не по трудоемкости, а по важности каждого символа и работы для достижения результата. При необходимости можно оценить в денежных показателях полезность деятельности каждой структурной единицы, осуществив пересчет не через фонд заработной платы, а через совокупный доход, создаваемый всеми структурными единицами, и получить оценку полезности структурных подразделений и должностей.

Сравнивая оценки внутренней себестоимости и  полезности структурных единиц, можно  провести функционально-стоимостной  анализ организационной структуры управления.

Таким образом, матрица разделения административных задач управления представляет собой  не только матрицу ответственности, позволяющую наглядно изобразить систему  ответственности структурных подразделений и исполнителей за выполнение работ по проекту, но и является полноценным инструментом организационного анализа и проектирования.