Механизм документооборота в мире безбумажных технологий

Оглавление

Введение

По безбумажной технологии сегодня работают большинство средств массовой информации что создает актуальность выбранной темы.

Целью данной работы является раскрыть механизм документооборота в мире безбумажных технологий.

Работа состоит из двух частей. Задача первой части рассмотреть теоритические основы документооборота  в мире безбумажных                    технологий. Задача второй части провести анализ электронного документооборота на примере ООО «Кедр».

Основой системы «электронного документооборота» является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина – без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций. С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты.

1.Теоритические основы документооборота в мире безбумажных                    технологий

1.1 Документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток. Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.  
       Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

       В советские  времена делопроизводство регламентировалось  Единой государственной системой  документационного обеспечения  управления (ЕГСДОУ). Созданная схема  хорошо структурирована и до  сегодняшнего дня хорошо поддается  автоматизации. Указанный стандарт  регламентирует принципы работы  с документами. В то же время  сегодня желательна детальная  регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная  до регламентации в виде положений  о подразделениях и должностных  инструкциях специалистов.

Электронные документы, сообщения электронной почты, факсимильная информация, сообщения в корпоративной сети, факсы ответы и письма по электронной почте, бумажные документы, письма, договоры и контракты  
и т.д.

      Автоматизация  делопроизводства на этом уровне  требует предварительного обследования  документопотоков на предприятии  с последующей фиксацией модифицированного  регламента делопроизводства в  инструкциях и положениях, а также  настройки регламентов прохождения  электронных документов по рабочим  местам.  
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.  
Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы. [2, с.35]

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

1.2 Системы управления электронным документооборотом.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей

- интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;  
повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

- уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;  
- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

- интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;  
создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами. [6, с.150]

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.  
СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

- процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «электронный архив»);  
процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «ввод стандартных форм документов»);  
управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «делопроизводство»).  
Объектом автоматизации являются процессы:

- создание документов;

- подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;

- работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).  
Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы. СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.). [10, с.20]

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов. Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

- оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);  
оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;  
- передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;  
реквизитного и полнотекстового индексирования документов;  
хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);  
- адресация оригиналов документов в бумажном архиве;  
поиска и извлечения документов из электронного архива;  
вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;  
связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных.  
Подсистема «ввод стандартных форм документов» обеспечивает:  
- проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

- потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).      Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

- создание электронных документов средствами подсистемы;  
- ведение версий (редакций) документов и их авторства;

- защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

- электронное визирование документов (электронная подпись);

- связывание документов в логические группы;

- организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

- допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

- протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

- управление маршрутами движения документов;

- контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

- передачу и извлечение документов из подсистемы «электронный архив».[11,с.257] 
Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

средства для создания электронных документов;

средства для организации и работы с электронным архивом;

технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

технологические средства, ориентированные на управление документами;

инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.  
Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии. [11, с.35]

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.  

1.3 Корпоративный электронный архив.

Функциональные возможности подсистемы «Электронный архив», предлагаемой фирмой «Интеллектуальные технологии», соответствуют приведенным выше требованиям. Рассматриваемое решение выполнено в архитектуре «клиент - сервер» и ориентировано на использование оборудования, изготовленного согласно промышленным стандартам. Решение масштабируемом и предполагает простую адаптацию к требованиям как по быстродействию, так и по количеству рабочих мест для ввода и поиска документов. Оно не накладывает никаких ограничений на формат документов, предусматривает обработку разнородных документов, хранение в одном архиве информации различного типа (например, технической документации, финансовых отчетов, документов и т.д.).  
Основные преимущества предлагаемого решения заключаются в полной автоматизации следующих операций:  
получение электронного образа документа (сканирование);  
распознавание текста изображения документа (OCR - распознавание);  
морфологического анализа (нормализация) текста документа;  
полнотекстового индексирования текстовой информации в документе;  
классификации, аннотирования и создания регистрационной карточки документа;  
поиска и выборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутов либо по текстовому содержанию.  
Участие оператора требуется только на этапах формирования атрибутов и получения текста документа при использовании OCR – распознавания, если требуется редакторская правка распознанного текста. Выбор операций для конкретной реализации системы зависит от технологической цепочки при работе с разными типами документов.  
Предлагаемая система предоставляет также дополнительные возможности:  
разграничение доступа пользователей к документам на основе механизма привилегий;  
ручное задание атрибутов документа в процессе его регистрации в системе.  
Архитектура системы «Электронный архив» приведена на рис. 1. Она использует технологию «клиент - сервер» при структурировании программного обеспечения сервера в виде «сервера баз данных» и «сервера приложений». Сервер приложений выполняет комплексы прикладных программ, реализующих функции, запрашиваемые с отдельных рабочих мест. В процессе выполнения указанных функций сервер приложений обращается к серверу баз данных посредством SQL – запросов на чтение и запись данных соответствующей базы данных, а также выполняет необходимые вычисления. Полученные результаты сервер приложений передает пользователю, который обратился к этому серверу за выполнением нужной ему функции.  
В качестве программного обеспечения сервера баз данных можно использовать сервер баз данных ORACLE7 SERVER фирмы oracle или другие типы развитых СУБД. Продукты этой фирмы вместе с услугами по техническому обслуживанию, обучению, консультированию и системной интеграции являются основой интегрированной, открытой, переносимой среды разработки приложений. Реализуя подход к проектированию на основе визульного моделирования объектов и автоматизируя все этапы жизни приложения, эти средства обеспечивают высокую производительность разработчиков и создание приложений в архитектуре «клиент - сервер”».  
Сервер приложений подсистемы «Электронный архив» реализует выполнение основных функций, перечисленных выше при рассмотрении требований к системе, включая разграничение доступа и защиту информации от несанкционированного доступа. На каждый документ в электронном архиве заполняется регистрационная карточка. Набор атрибутов в карточке для различных типов документов может различаться. Документ хранится в базе данных в виде совокупности своих представлений, например графического образа и текстового представления. Графический образ может быть получен в результате сканирования исходного документа в виде файла в одном из стандартных графических форматов. Текстовое представление может быть получено в результате распознавания текста отсканированного документа.  
Подсистема доступа реализована в виде ПО для поиска, просмотра, выборки и печати документов из архива. Поиск можно выполнять как по тексту, имеющемуся на документе, так и по значению регистрационных атрибутов.  
Выбор платформы во многом определяется требованиями к производительности системы. В настоящее время широкое применение получили многопроцессорные платформы с наращиваемой производительностью (за счет увеличения количества процессоров) с использованием операционных систем UNIX или Windows NT, которые поддерживают многопроцессорную архитектуру.

2. Анализ электронного документооборота на примере ООО «Кедр»

Рассмотрим предприятие ООО «Кедр». Это частное предприятие, сферой деятельности которого является помощь, консалтинг, посредничество и оказание дополнительных услуг  в области патентовании изобретений и товарных знаков и патентного надзора (как иностранцам в России, так и россиянам за рубежом). Главной целью функционирования предприятия является извлечение прибыли, что естественно для коммерческих организаций.

Предприятие оказывает большой объем услуг как одноразовых, так и многократных для постоянных заявителей, что приводит к значительному объему потока входящей и исходящей документации. Извлечение прибыли достигается различными средствами, в том числе и за счет оптимизации документооборота. Общая схема документооборота приведена на рисунке 1, на котором заявителем могут выступать как российские, так и зарубежные юридические и физические лица.

В качестве патентного ведомства также может выступать как  российская, так и зарубежная организация.

В канцелярии происходит регистрации бумажной почты, принятых факсов и частично электронных писем и распределение входящей корреспонденции по отделам. Содержательная работа с документами осуществляется в тематических отделах патентными поверенными, которые ведут дело (заказ) по патенту или товарному знаку от начала до конца. Обычно патентный поверенный выполняет функции эксперта, изучает материалы заявки, вступает в переписку с экспертами Патентного ведомства от имени и по поручению клиентов. Другой сотрудник тематического отдела - референт – выполняет рутинные операции по патенту или товарному знаку: готовит счета, контролирует сроки выполнения операций по заявке, оформляет документы. Подготовленные в отделах исходящие бумажные документы также регистрируются в канцелярии, упаковываются в конверты, группируются по различным почтовым направлениям (российская почта, Federal Express,  доставка курьером), для каждого из которых печатается свой реестр.

Согласно принятому в Российской Федерации порядку рассмотрения заявок на охрану интеллектуальной собственности в ФИПС (Федеральном институте промышленной собственности) разграничиваются этапы формальной и содержательной экспертизы. Этому порядку соответствуют разделение работ на этапах в отделе подачи, ведущими этап формальной экспертизы, и тематическими отделами, занимающимися этапом содержательной экспертизы. Клиенты, доверяющие охрану своих прав Предприятию, имеют дело с отделом охраны патентов. Для обеспечения производственных процессов необходимы отделы переводов, архив бумажных документов и бухгалтерии. Во всех отделах насчитывается несколько сотен сотрудников, участвующих в документообороте.

Клиенты Предприятия находятся в различных государствах, обладают различной культурой делопроизводства, используют различные программы автоматизации документооборота и средства создания бумажных документов. Очевидно, что влиять на производство чужих документов Предприятие (как посредник) может в минимальной степени. Реально это влияние сводится к требованию, предъявляемому клиенту, указать в документе одного или нескольких ключевых реквизитов, принятых в делопроизводстве заказчика. Обеспечить унификацию и структуризацию в стиле [8] всех внешних документов по указанным причинам невозможно. Поэтому количество типов  входящих документов велико, входящие документы неструктурированы и различаются по следующим признакам:

- одностраничные и многостраничные (до нескольких сотен страниц);

- раскрепляемые и не раскрепляемые;

- односторонние и двусторонние;

- черно-белые и цветные;

- одноязычные и многоязычные;

- различного формата (А3, А4, Legal, нестандартные);

- бумажные и электронные (факс, e-mail);

- обладающие структурой и не обладающие ею.

Поток входящих документов составляет несколько тысяч документов в день.

Исходящие документы заказчика также классифицируются по нескольким признакам. А именно, они могут быть:

-одностраничными и многостраничными;

- допускающими группировку в один конверт и не допускающими;

- позволяющими складывать страницы и не позволяющими;

- нуждающимися в конверте и не нуждающимися.

Все исходящие документы формируются в формате WinWord. Имелся архив активно используемых старых документов общим количеством около 300000 документов в формате WordPerfect. Поток исходящих документов составляет несколько тысяч документов в день. 

Рассмотрим несколько особенностей, связанных с описанным документооборотом, в значительной степени являющегося внешним по отношению к предприятию заказчика.

В документообороте участвует большое число бумажных документов. Напомним тезис о замене бумажных документов на электронные. Мы не будем критиковать его: приводить данных о количестве циркулирующих деловых бумажных документов, динамике этого количества, соотношения между бумажными и электронными и бумажными документами и т.п. Вместо этого рассмотрим документы, поступающие в описанное предприятие по почте и по электронным каналам. Нормальной процедурой является получение дубликатов писем, первый раз в виде факса или электронной почты, а второй раз – в почтовом конверте. Исключить традиционную почту невозможно из-за конфликтных ситуаций, прежде всего связанных со сроками, когда отказ одной стороны от получения электронного сообщения вполне возможен. В то же самое время отказ от получения бумажного письма переводит конфликт на почтовые службы, которые гарантируют доставку письма, в отличие от почтовых провайдеров и служб доставки факса.

Отправление и прием документов происходит только через отдел канцелярии. Все входящие и исходящие документы регистрируются в журналах канцелярии, впоследствии регистрационные записи могут быть найдены. Этим достигается разграничение ответственности (предприятия, его клиентов и почтовых служб) в конфликтных ситуациях, когда предыстория отправки и приема документов может быть восстановлена. Отметим, что канцелярия является шлюзом не только бумажных документов, но и электронных (факсов и некоторой части электронной почты).

Входящие документы обладают произвольной структурой, однако, в их содержимом, чаще всего, присутствуют некоторые из следующих реквизитов:

- внутренний номер дела (заказа) предприятия;

- внутренний номер дела (заказа) клиента;

- номер заявки патентного ведомства;

- регистрационный номер выданного патента или другого объекта защиты;

- номер счета, выставленного предприятием.

Также в документах возможны реквизиты, облегчающие направление документа из канцелярии в тематический отдел:

- Ф.И.О. патентного поверенного;

- номер отдела;

- наименование клиента.

Эти реквизиты позволяют сотруднику канцелярии быстро и надежно направить документ исполнителю в отделе. Также встречаются документы, не содержащие перечисленных реквизитов:

- новые документы, в которых не может быть регистрационной информации;

- документы из сопутствующих организаций: суды, почта;

- документы, не имеющие отношения к патентной деятельности и предназначенные для технических служб предприятия;

- рекламные и ошибочно присланные документы.

Возможны случаи документов, содержащих ошибочные или неоднозначные реквизиты и документы, необходимые нескольким исполнителям. Работа с такими документами требует от сотрудников канцелярии консультаций  с исполнителями в отделах. Ошибки маршрутизации документов в отделы устраняются их возвратом от исполнителей в канцелярию. Схема процессов приема входящих документов изображена на рисунке 1. 

Рис.1. Регистрация входящих документов

 Все исходящие документы, имеющие отношение к патентной деятельности, снабжаются избыточным числом реквизитов для облечения их нахождения клиентами.

Внешний документооборот, содержащий переписку патентных поверенных и их клиентов, часто жестко регламентирован патентными ведомствами, предполагающими как продлеваемые, так и не продлеваемые сроки ответа на уточняющие запросы. На рисунке 3 приведен пример схемы обработки запроса из патентного ведомства. Он разбивается на этапы, необходимые для получения от клиента необходимых сведений. Первоначальный срок ответа в ведомства распределяется между сроками получившихся этапов. Сроки этапов могут оказаться достаточно короткими (несколько недель). При этом нужно учесть, что переписка ведется на различных европейских языках  (и на японском), у патентных поверенных бывает необходимость в услугах профессиональных переводчиков, которая делает сроки исполнения отдельных этапов еще более жесткими. В случае не продлеваемых патентным ведомством сроков, риск «потерять» заявку (то есть потерять приоритет и затратить время и средства на повторное ее рассмотрение) достаточно велик. Поэтому исполнители пользуются персональными картотеками, помогающими отслеживать наступление контрольных сроков. Отметим, что сценарий подготовки ответа на стандартные запросы является типовым, то есть может быть использован многократно. В то же самое время совокупность типовых операций (сценариев), составляющих совокупность переписки по заявке, выбирается согласно проводимой переписке. Это олицетворяет собой то, что процессы патентования являются творческими и зависят от всех лиц, участвующих в переписке.

Очевидно, что описанные подробности документооборота Предприятия  подтверждают факт оптимизации производственных процессов. Действительно, с одной стороны работы распределяются между подразделениями для конвейеризации с целью повышения прибыли, а с другой стороны наличествует высокая культура делопроизводства для повышения надежности.

Производственные процессы поддерживаются используемыми средствами автоматизации, возраст некоторых из которых составлял 15-20 лет. На Предприятии имелся отдел АСУ, разрабатывающий оперативные  и перспективные функциональные задачи и подсистемы АСУ предприятия.

Рис.2. Обработка запроса патентного ведомства

Нами было принято решение вести разработку как функциональную подсистему АСУ, связанную с АСУ предприятия, и обладающую собственными требованиями к техническому, информационному и программному обеспечению. Основными целями создания подсистемы электронного документооборота являлись:

построение электронного архива документов на основе СУБД MS SQL Server;

обеспечение работы с изображениями (сканирование, распознавание, отображение);

обеспечение специализированного контроля исполнения с учетом внутренних и внешних по отношению к предприятию сроков;

автоматизация работы офиса канцелярии;

создание универсального клиента для доступа к архиву и контроля исполнения, используемого одновременно на нескольких сотнях рабочих местах;

обеспечение отображения и печати документов, циркулирующих в системе (WinWord, WordPerfect, GIF, TIF). 

Требования к техническому обеспечению сводятся к следующему:

графическая подсистема офисных компьютеров должна позволять анализ изображения страниц с разрешением 300 точек на дюйм в режиме просмотра всего изображения, что требует экранного режима не ниже 1280х1024х85Гц (рекомендовано 1600х1200х85Гц);

лазерные принтеры должны печатать значительное число документов, не менее 1000 страниц в одной комнате;

для сканирования необходим мощный сканер, позволяющий вводить не менее 1000 страниц ежедневно;

необходимы средства для маркировки бумажных документов штрих-кодами;

необходим мощный факс-модем, позволяющий вводить не менее 1000 страниц ежедневно;

корпоративный сервер должен поддерживать интенсивную работу нескольких сотен клиентов, занятых, в основном, поиском документов. 

Информационное обеспечение предполагало разработку схем баз данных, как для общего электронного архива, так и для персональных картотек. Информация из электронного архива была согласована с уже существующими и вновь создаваемыми хранилищами, разрабатываемыми и ведущимися сотрудниками предприятия. 

В рамках работы над проектом были разработаны следующие программные компоненты:

библиотека бизнес-логики (доступа к архиву и контроля исполнения), функционирующая под управлением различных компонент, созданных на различных платформах;

программа регистрации входящих документов, выполняющая операции сканирования на скоростном сканере, распознавания, анализа содержания документов, печати этикетки с штрих-кодом для маркировки бумажного документа, автоматического поиска реквизитов, проверки и редактирования реквизитов, публикации в архиве;

программа регистрации исходящих документов, выполняющая операции сканирования штрих-кода и извлечению с его помощью из БД адреса получателя, распечатки адреса на бумажном конверте или этикетке, формирование информации для почтовых реестров;

модуль просмотра и редактирования архива конвертов и модуль печати почтовых реестров;

специализированная модификация архивной системы Евфрат [9, 10], являющегося клиентом MS SQL Server. В программе были реализованы функции ведения персональных картотек, доступа и поиска в электронном архиве, внутренней почты и контроля исполнения;

модули автоматического разбора e-mail и публикации их в архиве;

маршрутизатор факсов, выполняющий функции распознавания многостраничных образов факсов, анализа содержания образов факсов, впечатывание на свободное место штрих-кода, публикации в архиве;

сервер рассылки внутренней почты и сообщений контроля исполнения;

административные утилиты.  

Рассмотренный нами документооборот был успешно автоматизирован. Получившаяся система обладает следующими свойствами:

хранение в архиве документов произвольного типа (многостраничные изображения, распознанные документы, документы WinWord и WordPerfect), снабженными реквизитами, допускающими сложный поиск с клиентских рабочих мест и учитывающий разграничение доступа;

особенности хранения в электронном виде графических образов бумажных документов (отсканированных или принятых по факсу). Изобилие графической информации и требование неизменности делает необходимым хранение и текстовых представлений, полученных распознаванием, и, собственно, образов страниц;

обработка произвольных входящих документов (одностраничных и многостраничных, раскрепляемых и не раскрепляемых, односторонних и многосторонних, черно-белых и цветных, разноязычных и многоязычных, различного формата, бумажных и электронных (факс,e-mail), структурированных и неструктурированных);

автоматизация отправки произвольных исходящих документов, которые могут быть одно- и многостраничными, допускающими группировку в один конверт и не допускающими, позволяющими складывать страницы и не позволяющими, нуждающимися в конверте и не нуждающимися;

использование линейных штрих кодов с идентификатором документа (печать на этикетку, автоматический поиск свободного места и впечатывание штампа в электронный образ документа, чтение сканером с реакцией в виде некоторого содержательного действия);