Механизм управления по обратным связям

Механизм управления по обратным связям — реферат

 Оглавление

 

 С.

 

 Введение 3

 

 Глава 1. Теоретические  основы обратной связи в управлении 5

 

 § 1.1 Система управления  и смысл организации 5

 

 § 1.2 Обратная связь  в управлении 8

 

 Глава 2. Практическое  применение технологии управления  обратной связи 18

 

 § 2.1 Технологии управления  обратной связи 18

 

 § 2.2 Рекомендации руководителю  по использованию технологии  управления обратной связи 25

 

 Заключение 28

 

 Список использованных  источников и литературы 29

 

 Введение

 

 Актуальность темы  исследования обусловлена тем, что  обратная связь является непременным  элементом в управлении.

 

 Система управления  представляет собой совокупность  объекта управления (например, предприятия) и субъекта управления (управленческого  аппарата). Управленческий аппарат  объединяет сотрудников, формулирующих  цели, разрабатывающих планы, устанавливающих  требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их  выполнение.

 

 В задачу объекта  управления входит и выполнение  планов, разработанных управленческим  аппаратом, т. е реализация той  деятельности, для которой создавалась  система управления. Оба компонента  системы связаны прямой и обратной  связью. Прямая связь выражается потоком директивной информации направляемой от управленческого аппарата к объекту управления Обратная связь представляет собой поток отчетной информации выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении.

 

 Предприятие как система  должна иметь обратную связь.

 

 Обратная связь –  важнейший элемент любой системы. Она позволяет не только контролировать  эффективность принятия решений  по достижению целей предприятия  и координировать эти решения  с учетом меняющихся внутренних  условий, но и, что очень важно, оперативно реагировать на негативные  внешние воздействия.

 

 Обратная связь эффективна, когда она оперативная, то есть  короткая. Для этого необходимо  создать многочисленные петли  обратной связи, пронизывающие предприятие  сверху донизу.

 

 Объект исследования  – обратная связь как основной  элемент в управлении.

 

 Предмет исследования  – технология обратной связи  в управлении.

 

 Необходимо рассмотреть  следующие вопросы:

 

 Выявить теоретические  основы обратной связи в управлении;

 

 Рассмотреть обратную  связь в управлении

 

 Раскрыть технологии  управления обратной связи

 

 Дать рекомендации  руководителю по использованию  технологии управления обратной  связи.

 

 Методы исследования  проблемы данной курсовой работы - теоретический анализ литературы, где освещается современное виденье  исследуемой проблемы; анализ опыта  ученых, работавших в данной области наукиТеоретической основой исследовательской работы выступили научные работы российских авторов: Воронов А. А., Ковалев А. , Ковалев М. Н., Колокнева М. В., а также в работе использованы материалы Интернет-ресурсов.

 

 Глава 1. Теоретические  основы обратной связи в управлении

 

 § 1.1 Система управления  и смысл организации

 

 Поскольку основной  обязанностью руководства высшего  уровня является создание системы  управления, то, очевидно, важно с  самого начала установить сущность  и характер такой системы. Данная  глава содержит определение системы  управления и описание ее характеристик.

 

 Систему управления  можно определить как подсистему  организации, компонентами которой  являются группы взаимодействующих  людей: ее функции заключаются  в восприятии определенных проблем  организации (входов) и последующем  выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются  решения (выходы), увеличивающие доход  от деятельности всей организации (удовлетворение) или оптимизирующие  некоторую функцию всех входов  и выходов организации. Рассмотрим  более подробно некоторые аспекты  этого определения[483].

 

 Системы управления  могут рассматриваться как существенно нормативные, и хотя единого согласованного определения нормативной системы нет, тем не менее, интересно следующее высказывание Ричарда Кершнера: "Система представляет собой совокупность компонентов (одушевленных или неодушевленных), которая воспринимает некоторые входы и, будучи вынуждена определенным образом отвечать на них, производит такие выходы, которые обеспечивают достижение цели – максимизации некоторой функции входов и выходов".

 

 Система управления  — система, в которой протекают  процессы управления; подразделяется  на управляющую и управляемую  подсистемы. Разделение явилось  объективной необходимостью, вызванной  усложнением процессов деятельности  во всех ее областях, постоянным  ростом общественного характера  деятельности, увеличением взаимосвязей  различных процессов, потребностью  в согласовании целей и усилий  индивидуумов, коллективов организаций (предприятий), отраслей и т. д. в  управлении их совместной деятельностью.

 

 Системы изобретены  людьми для удовлетворения их  специфически человеческих целей; они целенаправленны, сознательно  построены, рациональны и могут  так изменяться, что их ценность  может увеличиваться.

 

 Нормативные системы  можно в общих чертах классифицировать  по их компонентам или составным  частям на:

 

1) машинные;

 

2) типа «человек –  машина»;

 

3) типа «человек –  человек».

В этой книге рассматривается третий класс систем. Мередит Кроуфорд заметил, что футбольная команда может считаться системой «человек – человек», в которой человек обеспечивает энергию, движение, силу удара, переработку информации, память и выработку решений. Далее он отмечает, что батарея управляемых ракет состоит из машин, выполняющих те же самые операции.

 

 Таким образом, в системах типа «человек – человек» материальной базой, или «оборудованием», системы является сам человек. Более того, по аналогии с машинными системами системы «человек – человек» можно рассматривать как социальные Изобретения. Социальные, экономические и политические институты могут истолковываться и выражаться в тех же понятиях, как и политика организации, ее процедуры или методы. Необходимо помнить, что этот комплекс социальных конструкций приводит, как предполагается, к большему удовлетворению потребностей людей.

 

 Системы обычно изображаются  с помощью диаграмм потоков  или в виде блок-схем; элементарная  система в общем виде изображена  на рис. 1[484].

 

 

 

 

 Процесс или

 

 Операция

 

  

 

 

 Вход Выход

 

 

 

 

 

 Рис. 1. Система в общей  форме

 

 Основными частями  системы являются вход, процесс, или операции, и выход. У любой  системы вход состоит из элементов  одной и той же номенклатуры, которые классифицируют по их  роли в процессе системы. Первый  элемент входа тот, над которым  осуществляется некоторый процесс, или операция. Этот вход есть  или будет «нагрузкой» системы. Вторым элементом входа системы  является среда, воздействующая  на операции системы. Третий элемент  входа обеспечивает размещение  и перемещение компонентов системы. Входы классифицируются также по содержанию: материальные, энергетические, информационные или любая их комбинация.

 

 В системах типа «человек – человек» материалом, входящим в систему, является сам человек: пациент, помещенный в больницу, или потенциальный потребитель, поступающий в систему рынка. Закон можно рассматривать как вход из окружающей среды, выступающий в форме силы, принуждающей людей, или как ограничение, которое, например, может влиять на действия предпринимательской организации. Когда люди уходят из системы, то их место должны занять другие, необходимость замены становится входом.

Вторая часть системы – это операции, процессы или каналы, через которые должен проходить вход. Система должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые процессы воздействовали на каждый вход, в соответствующее время для достижения, желаемого выхода. Если входом является пациент больницы, то этот «материал» будет пропущен через ряд людей-операторов, которые представляют собой «оборудование» системы, осуществляющее предписанную работу или набор действий. Вообще можно сказать, что набор действий составляет операцию, если каждое действие необходимо для осуществления желаемого выхода и если эти действия взаимозависимы.

 

 В системе управления  человек, решающий проблему, должен  быть обеспечен набором заранее  подготовленных программ. Или же, если входы разнообразны, он может  по своей инициативе выбирать  из набора альтернатив решений  те методы или средства, которые  он будет использовать. Глубина  и широта анализа зависят от  характера выхода, получаемого проектировщиком. Например, если от системы управления  ожидают выработки решений, позволяющих достичь определенного среднего значения некоторой величины и если это значение не достигнуто, то это указывает на необходимость более детальной разработки программы.

 

 § 1.2 Обратная связь  в управлении

 

 Управленческая суть  российских реформ - переход к  системам управления с более  сильными и эффективными обратными  связями. В советское время были  предприятия, чья продукция с  заводских складов шла прямо  в утиль, и ничего - такое предприятие  никто не закрывал. Для системы  порой выгоднее было, чтобы некоторое  количество предприятий и организаций  работали «вхолостую», но зато  нигде не было явной безработицы (скрытая безработица все же  имела место). А в рыночной экономике: хозяин вынес на рынок свой  товар и немедленно получил  обратную связь - берут плохо. И  тут приходится шевелиться - снижать  цену, улучшать рекламу, поискать  другое место для предложения  товара, и так далее. То же самое  в политике: Президент страны  и любой выборный орган власти  во время следующих выборов  получает от избирателей обратную  связь - захотят избиратели увидеть  на выборных постах тех же  самых людей или же предпочтут  новых лиц.

 

 Понятие обратной связи  известно каждому. Но еще на  заре освоения менеджментом идей  кибернетики Стаффорд Бир[485] сделал замечание: «Истинное значение механизма обратной связи для систем управления осознается совершенно недостаточно даже теми, кто хорошо знаком с этим понятием. Если бы это утверждение не соответствовало истине, то наши системы управления были бы гораздо более эффективными». К сожалению, эти слова и сейчас не потеряли своей актуальности: наши управленческие системы по-прежнему далеки от совершенства. Поэтому для современных управленцев необходимо иметь представление о важнейших моментах и аспектах этого понятия. Для знакомства с ними удобно воспользоваться моделью базовых парадигм менеджмента.

В глубинных основаниях управленческих альтернатив лежат различные предположения (как правило, неявные) о природе самого управления. Одни предположения группируются вокруг представления менеджера о самом себе как источнике управленческой активности: «Я управляю» - парадигма «М» («менеджер»). А другая группа предположений - парадигма «5» («система») - связана с представлениями о некоторой системе, в которую включен менеджер в качестве звена, исполняющего функцию управления. Здесь «система управляет (или система управляется)» с помощью менеджера; менеджер обслуживает ее своим руководством людьми; обеспечивает управляемость внутри системы, в которую включен и он сам.

 

 Система, формирующая  управляющее воздействие u(t), называется  управляющей подсистемой. Система, испытывающая на себе внешние  воздействия, называется управляемой  подсистемой (объектом управления). Обе эти системы, взаимодействуя, образуют новую систему управления  как совокупность 2 подсистем.

 

 Связь от управляющей  подсистемы к управляемой называется прямой связью. Такая связь имеется в любой без исключения системы управления (иначе не будет возможности управлять); противоположная по направлению действия связь (от управляемой подсистемы к управляющей) называется обратной связью.

 

 

 

 Рис. 2. Схема управления  с обратной связью

 

 Процесс управления  — это совокупность отдельных  видов деятельности, направленных  на упорядочение и координацию  функционирования и развития  организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними целей. Он решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.

 

 Этот процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.

 

 Все организованные  системы являются открытыми, и  замкнутость их обеспечивается  только через контур прямой  и обратной связи. Необходимым  условием их эффективного функционирования  является наличие обратной связи, сигнализирующей о достигнутом  результате. На основании этой  информации корректируется управляющее  воздействие. В упрощенном виде  это показано на рис. 3[486]. Входная  величина r действует на управляемый  процесс и в соответствии с  передаточной функцией, характерной  для данного объекта и определяющей  соотношение между входными и  выходными сигналами, превращаются  в выходную величину с.

Рис. 3. Схема управления с обратной связью (простая замкнутая система)

 

 Эта величина с помощью  канала обратной связи подается  на вход, корректирует входную  величину r и в виде управляющего  сигнала m воздействует, но уже по-новому, на объект. Возникшая таким образом связь образует замкнутый контур.

 

 Различают два вида обратной связи: отрицательную, которая уменьшает влияние входной величины на выходную величину, т. е. стремится, как бы установить и поддержать некоторое устойчивое динамическое равновесие, и положительную, увеличивающую это влияние и тем самым создающую неустойчивое равновесие. Аналогичные регулирующие процессы происходят в биологических и социально-экономических системах. Таким образом, первая важная роль обратной связи - восстановление нормальной работы, нарушенной внешними и внутренними факторами, т. е. способность систем к саморегулированию и самоорганизации (адаптации). Создание самонастраивающихся и самообучающихся систем управления производством - одно из наиболее перспективных приложений кибернетики.

 

 Экономические системы  находятся под постоянным воздействием  природных и общественных факторов. Эти внешние воздействия, как  правило, носят случайный характер. Вместе с тем сложность и  изменчивость системы во времени  приводят к тому, что поведение  самой системы является в той  или иной степени неопределенным, вероятностным. Влияние этих многочисленных  неопределенностей приводит к  тому, что экономические системы  всегда являются системами с  неполной информацией и управление  ими всегда осуществляется в  условиях неопределенности. Поэтому  вторая важная роль обратной  связи состоит в том, что, сообщая  органу управления информацию  о реальном состоянии объекта, она позволяет осуществлять регулирование  в условиях неполной информации  о возмущающих воздействиях.

 

 Простейшим примером  применения обратной связи на  предприятии является диспетчерское  управление: поступление на пульт  диспетчера оперативных сведений  о состоянии производства для  выработки команд управления  есть обратная связь по отношению  к изменению объекта управления, рассматриваемому как сумма информации  о нем.[487]

 

 

 

 Рис. 4. Общая схема  управления

 

 Согласно этой схеме (рисунок 4) субъект управления вырабатывает  управляющее воздействие в виде  команд, сигналов, которые передаются  объекту управления.

Объект управления, воспринимая управляющее воздействие, изменяет свой образ действий в соответствии с переданным ему управляющим сигналом. О том, что объект принял и отработал команду, отреагировал на управляющее воздействие, субъект управления узнает, получая информацию в виде обратной связи. В зависимости от этой информации субъект вырабатывает новые управляющие воздействия либо признает переданный ранее сигнал удачным. И на определенное время дает возможность объекту развиваться в указанном направлении.

 

 

 Канал обратной связи  может быть зрительным, звуковым, в виде электрических сигналов, докладов, сообщений, письменных отчетов, в общем, в любой форме, воспринимаемой  субъектом управления. Обратная  связь - это инструмент контроля  со стороны субъекта управления  за поведением объекта управления.

 

 Закон обратной связи  подчеркивает, что управление немыслимо  без наличия как прямой, так  и обратной связи между объектом  и субъектом управления, образующими  замкнутый контур. Применительно  к планированию этот закон  утверждает единство плана и  отчета. Кто порождает план, тот  организует учет, анализ и контроль  его исполнения объектом управления.

 

 § 1.3 Основополагающие  правила эффективной обратной  связи

 

 Обратная связь - воздействие  с выхода на вход. Виды обратной  связи[488]:

 

1. Положительная (с увеличением входа выход растет). Эта связь ведет к неустойчивости системы.

 

2. Отрицательная (с увеличением сигнала на входе сигнал на выходе уменьшается).

 

 Система управления  представляет собой совокупность  объекта управления (например, предприятия) и субъекта управления (управленческого  аппарата) на рис. 5[489]. Управленческий  аппарат объединяет сотрудников, формулирующих цели, разрабатывающих  планы, устанавливающих требования  к принимаемым решениям, а также  контролирующих их выполнение. В  задачу объекта управления входит  и выполнение планов, разработанных  управленческим аппаратом, т. е реализация  той деятельности, для которой  создавалась система управления. Оба компонента системы связаны  прямой и обратной связью.

 

 Прямая связь выражается  потоком директивной информации  направляемой от управленческого  аппарата к объекту управления.

 

 Обратная связь представляет  собой поток отчетной информации, выполнении принятых решений, идущий  в обратном направлении.

 

 

 

 Рис. 5. Структура системы  управления

 

 Где П – прямая связь

 

 О – обратная связь

Директивная информация формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о внешней среде, о сложившейся внешней ситуации. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т. п.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика и т. д.).

 

 Обратная связь, увеличивающая влияние входа системы на ее выход, называется положительной обратной связью, а уменьшающая это влияние — отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушается внешним воздействием, а положительная обратная связь вызывает большее отклонение, чем-то, которое вызвало бы внешнее воздействие при отсутствии обратной связи.

 

 Системы управления  с обратной связью функционируют  следующим образом. Выбирается управляющее  воздействие, которое определяет  требуемое состояние управляемого  объекта. Информация о фактическом  состоянии управляемого объекта  поступает по каналу обратной  связи. Специальный орган сравнивает  эти состояния, и при несовпадении  требуемого и фактического состояний  управляемого объекта вырабатываются  управляющие воздействия, назначением  которых является корректировка  его поведения. Управляющие воздействия  каждого контура управления могут  влиять на реакцию управляемого  объекта на управляющие воздействия  в других контурах управления. В таких случаях их называют  системами многосвязанного управления.

 

 Метод управления, основанный  на использовании обратной связи, нашел широкое применение как  в системах управления техническими  объектами, так и в организационно-административных  системах. Одним из главных достоинств  этого метода является работа  элементов систем управления  в условиях значительных изменений  внешней среды, т. е. в условиях  большого числа случайных воздействий  различного вида.

 

 Совокупность информационных  потоков, средств обработки, передачи  и хранения данных, а также  сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке  данных, составляет информационную  систему управления объектом.

 

 Основополагающие правила  эффективной обратной связи[490]:

 

 С намерением помочь. Иногда менеджеры используют  обратную связь с целью свести  счеты с кем-то или дисциплинировать  сотрудника. Такая обратная связь  носит характер наказания, и потому  ее ценность как средства помощи в индивидуальном развитии снижается. Ясно, что полезная обратная связь предназначена помочь человеку.

Осуществленная с полным вниманием. В работе менеджера так много забот и проблем, что ему зачастую трудно уделить достаточно внимания другому человеку. И тем не; менее осуществление обратной связи - это трудная и деликатная задача, решение которой требует персонального внимания к человеку.

 

 Инициированная получателем. Обратная связь предоставляется с большей готовностью, если попросить о ней прямо, без обиняков. Менеджер просто говорит: «Не могли бы вы сказать, что вы думаете обо мне... в данной ситуации?» После такого приглашения гораздо легче произвести эффективный обмен мнениями. Столь открытая обратная связь вносит значительный вклад в формирование конструктивных рабочих отношений.

 

 Выраженная прямо. Чтобы  принести пользу, обратная связь  должна быть целенаправленной, возникать  в конкретных ситуациях и определяться  конкретными формами поведения. Наиболее ценная обратная связь - прямая, открытая и конкретная. Неопределенные, косвенные и осторожные  заявления бесполезны и могут  лишь ввести в замешательство  и расстроить человека.

 

 Выраженная полностью. Чтобы быть более эффективной, обратная связь должна быть  глубокой. Недостаточно затрагивать  только поверхностный слой отношений. Тишь полное выражение чувств  и реакций позволяет человеку  оценить реальные последствия  своего поведения.

 

 Упорядоченная оценкой. Если в вашем высказывании присутствует оценка, то большинство людей отреагирует на оценку, а не на само высказывание. По этой причине предпочтительней отделять оценку от всякого рода описаний. Обратная связь наиболее полезна, если поощряет человека к формулированию собственной оценки, а не к восприятию чужих выводов.

 

 Своевременная. Обратная  связь осуществляется с пользой  тогда, когда человек хочет вас  выслушать, готов разобраться и  событие еще свежо в его  памяти. Несвоевременные замечания  могут вызвать взаимное недоверие  и помешать процессу познания  и общению.

 

 Воспринятая с готовностью. Полезная обратная связь позволяет людям решить, нужно ли менять тот образ действий, которому они следовали до сих пор. Обратная связь, снабжающая человека, которую нельзя использовать, немного стоит. Полезно предложить альтернативные способы поведения, которые позволили бы человеку выявить новые варианты и пути решения старых проблем.

 

 Проверенная и отрегулированная. Всегда, когда это возможно, сообщением, полученным в результате обратной  связи, нужно поделиться с другими  и таким образом проверить, насколько  их ощущения совпадают или, наоборот, противоречат уже полученной  информации. После того как различные  точки зрения объединяются и  сравниваются, можно выявить схожие  и противоречивые позиции, в этом  случае обратная связь расширяется  и становится более объективной.

Используя обратную связь, можно форсировать индивидуальный рост, и управляющие могут многое приобрести, попадая в ситуации, где легко получить такого рода обратную связь. Иногда полезно присоединиться к группе обучения, где применяется данный метод. В такой группе, часто состоящей из незнакомых друг с другом людей, у вас есть возможность установить и проверить cилу вашего влияния на других. Постепенно участие в группе поможет вам определить, что же вы собой представляете, и это раздвинет ваши индивидуальные границы.

 

 Важным признаком зрелой  личности является понимание  собственных эмоций и уникального  характера своего воздействия  на других: самопознание требует  самовыражения. Будут совершаться  ошибки в процессе обратной  связи, а порой возникать неразбериха  и путаница. Нет никакого смысла  в том, чтобы быть одинаково  открытым со всеми; поэтому выбирайте  тех людей, которые вас уважают, и старайтесь в общении с  ними проявлять свое «я» свободно  и независимо. Прежде чем вы  позволите себе вести себя  более свободно, убедитесь в том, что вы получили обратную связь. Вы обнаружите, что опыт и дает  вам больше для понимания самого  себя, и в перспективе обогащает  ваши контакты с другими.

 

 Существенный элемент  индивидуального развития - войти  в согласие с собственным характером  и взглядами, но для этого потребуется  некоторое время. Время - это общая  характеристика всех средств, используемых  для углубления вашего самосознания. Многие люди обнаружили, что простое  средство более глубоко познать  себя и постепенно выработать  новые навык самопознания - медитация.

 

 Глава 2. Практическое  применение технологии управления  обратной связи

 

 § 2.1 Технологии управления  обратной связи

 

 Для успешного развития  компании есть два необходимых  условия: наличие конкурентных преимуществ  и эффективной организации (системы  управления). Система управления  должна позволять максимально  быстро реагировать на изменения  внешней и внутренней среды  и управлять ходом достижения  целевых показателей (управление  изменениями). Кроме того, организация  должна решать еще одну важную  задачу - сохранения стабильности, удержания состояния. Эта задача обычно решается с помощью административных механизмов и средств автоматизации. Целевые функции процессов стабилизации и развития (изменений) противоположны. Развитие организации отрицательно сказывается на ее управляемости, быстро устаревающая административная модель управления сдерживает развитие.

 

 Способ выполнения  управленческих операций и их  элементов в оптимальной последовательности  при рациональном распределении  между исполнителями с учетом  их квалификации и затрат времени  называется управленческой технологией.

 

 Главными задачами  технологии управления являются:

 

 Установление организационного  порядка и рациональной последовательности  выполнения управленческих работ;

Обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений;