Менеджмент и внешнее окружение

менеджмент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современном мире не существует ни одной организации, которая  не имеет внешнего окружения и  не находится с ним в постоянном взаимодействии. Успешное функционирование любой организации зависит не только от внутреннего окружения, как считалось раньше, но и большим образом  от внешних влияющих на нее факторов.

Каждая организация  нуждается в постоянном поступлении из вне продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. При этом она должна отдавать что-то обратно. Как только эти связи рвутся, предприятие погибает.

В последнее время  возросла и усложнилась конкуренция, а также ускоряются процессы изменений  в окружающей среде, менеджеры вынуждены  уделять большое внимание вопросам взаимодействия с окружением, развивать способность адаптации к изменениям внешнего окружения.

Целью данной курсовой работы является изучение вопросов взаимодействия менеджмента и внешнего окружения организации.

Для достижения поставленной цели были рассмотрены следующие задачи:

• Раскрыть понятие деловое окружение организации;
• Рассказать о фоновом окружении;
• Раскрыть связь между внутренней и внешней средой организации;
• Рассказать об ориентации организации в зависимости от окружения.

Объектом исследования данной курсовой работы является ресторан высокой кухни «Даниель», находящийся в городе Пушкине. Предмет исследования- изучение внешнего окружения ресторана.

 

 

 

 

 

1.Теоретическая  часть

1.1.Внутренняя  и внешняя среда организации

Важнейшим понятием в  менеджменте является организация. Любая из них находится и функционирует в среде (внутренней и внешней). Любое действие организации возможно только в том случае, если среда допускает его существование. Состояние и деятельность организации в любой момент времени – есть результат действия её внутренних факторов и воздействий внешней среды. Не существует не одной организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любое предприятие нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. При этом она должна отдавать что – то  и обратно в качестве компенсации за своё существование. Ключевую роль в  выработке и проведении политики взаимодействия организации с окружающей средой играет менеджмент, особенно его верхний уровень. Долгосрочная стратегия взаимодействия организации со средой становится основой построения всех процессов управления. Менеджмент уже не занимается только внутренними вопросами организации. В равной, а может быть и в большей мере он направлен за её пределы. Стратегическое управление, решающее задачи эффективного взаимодействия с окружающей средой, выдвигается на первый план  в комплексе процессов управления организации. Управляя процессами взаимодействия организации с окружающей средой, менеджмент сталкивается с рядом серьёзных проблем, порождаемых неопределенностью  в состоянии окружающей среды. В связи с этим одной из сложнейших задач, стоящих перед менеджерами является её снижение. Это достигается путем развития её адаптивности к внешней среде и установления широких связей с окружением, позволяющим организации ограниченно в неё вписываться.

 

Среда бывает внутренняя и внешняя.

Внутренняя  среда организации является источником её жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, который дает возможность организации функционировать, а следовательно существовать и выживать в определенном промежутке времени. [ 1.стр.184] Но внутренняя среда так же может быть и источником проблем и гибели организации в том случае, если не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внутренняя среда состоит  из: (см. рисунок 1)

• Структуры;
• Внутриогранизациооных процессов;
• Технологии;
• Кадры;
• Организационной культуры

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между ними и объединение подразделений в одно целое.

Технология включает в себя технические средства и способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией.

Кадры являются основой любой организации. Она живет и работает только потому, что в ней есть люди. Они создают продукт, формируют культуру организации, её внутренний климат. В силу этого люди в организации являются для менеджера предметом номер один. [1.стр.185]

 

 

 

 

 

Рисунок 1.Факторы внешней  и внутренней

среды организации.

 

Организационная культура представляет собой совокупность установленных традиций, символов, ценностей, верований, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей. [6.стр.12]

Организационная культура складывается из следующих составляющих:

• Философия, задающая смысл существования организации и её отношение к сотрудникам и клиентам;

 

 

• Преобладающие ценности, на которых базируется организация, и которые относятся к целям её существования, либо же к средствам достижения этих целей;
• Нормы поведения, разделяемые сотрудниками и определяющие принципы взаимоотношений в организации;
• Правила, по которым живет организация;
• Климат, существующий в организации;
• Поведенческие ритуалы.

Внутренняя среда организации  состоит из большого количества различных  процессов. Из них можно выделить пять групп которые охватывают деятельность любой организации:

• Производство;
• Маркетинг;
• Финансы;
• Работа с кадрами;
• Учет и анализ хозяйственной деятельности.

Внешняя среда. Организация в условиях рыночных отношений является открытой системой, способной взаимодействовать с окружающей её внешней средой в различных аспектах – информативном, вещественном и так далее.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её жизнедеятельности, внутреннего потенциала на определенном уровне. При этом организация в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности обратно. Таким образом, осуществляется постоянный взаимообмен.

Внешнюю среду организации  можно характеризовать различным  образом. Так немецкие ученые используют понятия «сложность» и «динамика». [1.стр187]

 

Сложность внешней среды  целесообразно выражать количеством  и разнообразием характеристик, которые должны учитываться в процессе управления организацией. Динамика внешней среды, которую можно выражать изменчивость её характеристик. Основными характеристиками, с помощью которых можно оценить изменчивость внешней среды является частота, величина и регулярность изменений её факторов. Если сложность и динамика объединяются между собой в соответствующий континуум «простой – сложный» и «статичный – динамичный», то можно выделить четыре типа внешней среды [1.стр.188]

1. Простая статичная внешняя среда – среда с незначительной потребностью в гармонизации, большей частью приводит к созданию бюрократической организационной структуры.
2. Простая динамичная – среда с незначительным числом и разнообразием внешних воздействий, которые должны учитываться при формировании организации. Изменчивость требует более органичного и менее децентрализованного руководства.
3. Сложная статичная внешняя среда – среда,  имеющая большое количество и разнообразие важных факторов, которые обладают незначительной изменчивостью; приводит к созданию бюрократических структур с децентрализованным руководством.
4. Сложная динамичная – среда, предъявляет самые строгие требования к форме организации. Ей соответствуют такие формы и модели организации, которые получили название адаптивных и которые сопровождаются децентрализованным руководством.

 

 

 

 

Факторы внешней среды  оказывают огромное влияние на все  процессы внутри организации. Все факторы можно разделить на две основные группы:

• Деловое окружение (прямое);
• Макроокружение (фоновое).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Деловое  окружение организации

Среду прямого воздействия  формируют такие субъекты, которые  непосредственно влияют на деятельность конкретной организации. К факторам прямого (делового) окружения относятся:

• Потребители;
• Конкуренты;
• Поставщики;
• Деловые партнеры;
• Органы системы государственного регулирования;
• Источники «силового давления» на организации;
• Профсоюзы и так далее.

1.Поставщики.

С точки зрения системного подхода, организация это механизм преобразования входов в выходы. Главными разновидностями входов являются материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Поставщики обеспечивают ввод этих ресурсов. Всех поставщиков можно разделить на несколько групп: поставщики материалов, капитала, трудовых ресурсов.

• Поставщики материалов, энергии, оборудования и комплектующих. Некоторые предприятия зависят от непрерывного притока материалов. Организации  все больше ориентируются на приобретение комплектующих элементов у партнеров, а сами выполняют лишь определенные операции, причем это характерно как для производств, так и организаций работающих в сфере услуг.

 

 

 

 

• Для роста и процветания организации нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица и так далее. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше её возможности договориться с поставщиками на хороших условиях и получить нужные средства.
• Не смотря на свойственную рыночному хозяйству безработицу, существует постоянный дефицит квалифицированных специалистов во все областях. Это заставляет компании либо заниматься поиском подобных кадров, либо вкладывать средства в их подготовку. Обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификаций необходимо для эффективной работы организации. Без людей, Способных качественно и эффективно работать предприятие не сможет работать в полную силу.

2.Органы системы  государственного регулирования.

Каждая организация  имеет конкретный правовой статус, что и определяет, как она может вести дела, какие имеет права и какие обязанности несет перед государством. Государство оказывает воздействие на организацию через законодательные акты. Так, например, высокие ставки налогов ограничивают активность фирм, их ивистиционные возможности, и наоборот, снижение ставок способствует привлечению капитала, приводит к оживлению предпринимательской деятельности. Таким образом, с помощью налогов государство может осуществлять управление развитием нужных направлений в экономике.

 

 

 

Многие законы и государственные  учреждения влияют на организации. Как  бы ни относилось руководство предприятия к законам, ему приходится придерживаться их или пожинать плоды отказа законопослушания в форме штрафов или даже прекращения существования. Организации обязаны соблюдать как федеральные и штатные законы, так и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах свое компетенции. Дополнительно усложняют дело регулирующие постановления местных органов власти.

Почти все местные  органы требуют от предприятия приобретения лицензий, ограничивают возможности выбора места, облагают организации налогами и так далее.

3.Потребители.

В эту группу входят покупатели и клиенты: торговые фирмы, официальные дистребьютеры, магазины, торговые представители и так далее. Состав потребителей зависит то сферы деятельности фирмы, специфики ее продукции и услуг, рынков сбыта и других факторов.

Потребители решают, сможет ли фирма получить прибыль, оплатить заработную плату работникам и так далее. Важное значение имеют и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирмы. Так же необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос.

 

 

 

 

 

 

4.Конкуренты.

К этой группе относятся  те организации, которые реализуют на одних и тех же рынках продукцию или услуги, удовлетворяющие одни и те же потребности. Во многих случаях не потребители, а конкуренты определяют какой товар и по какой цене можно продавать. Недооценка конкурентов и переоценка рынков может привести даже крупные компании к значительным потерям и кризисам. На ряду с борьбой за рынки сбыта возрастает конкурентная борьба за сырьевые рынки, трудовые ресурсы, капитал, право использования научно – технических нововведений.

При изучении конкурентной среды менеджеры должны оценивать  на сколько сильна конкуренция, как  она влияет на деятельность организации, определить главных конкурентов, реальные и потенциальные угрозы с их стороны. Если на рынке появляются новые фирмы, имеющие намерение производить аналогичный продукт, или уже существующие выпускают такой же, то их необходимо включить в группу потенциальных конкурентов и начать изучать. Так же необходимо отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентам.

Каждая организация  живет в своей деловой среде, для того чтобы определить в какой  именно надо оценить её по таким  параметрам как сложность, стабильность и неопределенность. Под сложностью среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а так же уровень вариативности каждого фактора. Сложность деловой среды обусловлена тем, что есть множество разнообразных элементов, взаимодействующих друг с другом и влияющих на организацию. Простая деловая среда состоит из трех четырех групп однородных элементов. [2.стр.84]

Стабильность и нестабильность связанны с динамичностью элементов. Нестабильная среда характеризуется частыми изменениями, которые могут быть вызваны действиями конкурентов, колебаниями спроса, появлением новых продуктов и технологий. Как правило, они носят непредсказуемый характер. Деловая среда стабильна, если её элементы не меняются в течение довольно длительного времени.

Неопределённость означает отсутствие необходимой информации о деловой среде и непредсказуемость происходящих в ней изменений, что существенно увеличивает степень риска.

Различные сочетания  сложности и нестабильности деловой  среды образуют четыре уровня неопределенности.

1. Если организация работает в простой и стабильной среде, то её неопределенность низка. Внешние условия определенны, и их можно заранее предвидеть, контролировать и учитывать при принятии решений.
2. Сложная и стабильная среда представляет большую степень неопределенности. Однако элементы такой среды не изменяются быстро и неожиданно, поэтому если организация сталкивается с этим видом окружения, эффективность её деятельности во многом будет зависеть от того, сколько элементов деловой среды она выявит и проанализирует, и как оно будет учитывать их влияние.
3. Еще большая степень неопределенности характерна для простой нестабильной среды. Несмотря на то, что на организацию может оказывать влияние небольшое количество элементов внешнего окружения, бывает, что их действия предсказать очень трудно. Они неожиданно вмешиваются в деятельность организации, оказывают сопротивление, нарушают планы.

 

 

Такая деловая среда  характерна для организаций, работающих в сферах и отраслях, где быстро меняются вкусы потребителей, например производство модной одежды.

4. Самая высокая степень неопределенности встречается в сложной и нестабильной деловой среде. Если у организации такое окружение, то она сталкивается с большим разнообразием элементов, которые изменяются очень быстро и непредсказуемо. Часто эти изменения касаются одновременно нескольких групп, входящих в деловую среду. Такое окружение оказывает сильное воздействие или сопротивление, создает препятствия деятельности организации, представляют значительную опасность, а иногда и угрозу её существованию. Такая деловая среда типична для организаций, использующих высокие технологии: производство электроники, аэрокосмической техники и так далее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3.Фоновое  окружение организации.

Внешняя среда организации образуется её окружением, которое бывает деловым и фоновым. Деловое окружение образуют те явления, процессы и инструменты, на которые организация путем целенаправленных действий или договоренностей может оказывать непосредственное влияние. Таким образом, с элементами делового окружения организация находится в состоянии двустороннего взаимодействия. В свою очередь факторы фонового окружения (макроокружения) организации не связанны непосредственно с конкретной организацией. Их влияние является более или менее одинаковым на многие организации. К фоновому окружению предприятие может только приспособится.

Основные из таких  факторов:

• Состояние экономики государства;
• Социокультурные факторы;
• Природно – географические условия;
• Законодательная система;
• Уровень развития техники и технологий;
• Мировой рынок;
• Конъюнктура рынка;
• Отношение с местным населением и так далее.

В основном эти факторы  большинству организаций неподвластны. Их приходится принимать к сведению и либо подчиняться, либо «уходить» от их воздействия, либо пытаться теми или иными способами нейтрализовать его последствия.

1. Социокультурные факторы.

Любая организация функционирует  как минимум в одной культурной среде. Это значит, что социокультурные  факторы – отношение, ценности и  традиции – оказывают на них определенное влияние.

Например, традиционный и совершенно ошибочный стереотип, что женщины не склонны к риску  и не бывают хорошими менеджерами, но порой это оказывается не так  и женщины показывают высокий  профессионализм.

2. Международный рынок

     Факторы внешней среды в определенной мере влияют на все организации, но предприятия, работающие на международном уровне, оказываются в более сложной ситуации, поскольку для каждой страны характерен свой уникальный набор факторов: экономика, культура, количество и качество трудовых ресурсов, законы, государственные органы и так далее. Все они для каждой страны разные. И менеджеры обязаны учитывать все эти различия. Выйдя на международный рынок, организация должна изменить свои практические методы с учетом конкретных факторов внешней среды. Фирма должна определить, чем новая среда отличается от привычной внешней среды её страны, и решить, как следует изменить свою практику менеджмента. [3.]

3. Отношение с местным населением.

Для всякой организации  как фактор фонового окружения, первоначальное значение имеет отношение к ней  местного населения, той общественной среды, в которой организация  функционирует. Организации должны прилагать целенаправленные усилия для поддержания хороших отношений с местным обществом. Эти усилия могут выражаться в форме финансирования школ и общественных организаций, благотворительной деятельности и так далее.

 

 

 

 

4. Состояние экономики.

Руководство организации  так же должно уметь оценивать, как скажуться на организации общие изменения состояния экономики. Ведь оно может сильно повлиять на возможности получения капитала, так как при ухудшении экономической обстановки банки ужесточают условия выдачи кредита и повышают процентные ставки. Так же, при снижении налогов происходит увеличение массы денег, которые люди могут потратить на цели не первой необходимости, тем самым способствовать развитию бизнеса.

Среда макроокружения обычно сложнее и неопределеннее среды  делового окружения. Менеджерам часто  приходится принимать решения, основываясь на не полной информации, и стараться спрогнозировать возможные последствия для своих организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4.Ориентация  организации в зависимости от  окружения.

Каждая организация  существует в определенной внешней среде, которая оказывает огромное влияние на существование предприятия. Организации всегда приходится действовать с учетом особенностей окружения. Её руководство должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, правильно оценивать их последствия и выбирать наилучший вариант реакции в пределах имеющихся ресурсов ( например, изменять направления или темпы развития). Так при стабильной среде у организации преобладает консервативная ориентация на повторение прежних действий, принесших успех. При расширяющей среде имеет место производственная ориентация, характеризующаяся линейным ростом и экономией на масштабах деятельности. При плавно изменяющейся среде преобладает рыночная ориентация (например, подстройка под изменение конъектуры). При неожиданных дискретных изменениях в среде на первое место выходит стратегическая ориентация, ставящая во главу гибкость, адаптивность, освоение новых технологий и рынков.

Менеджеру всегда приходится учитывать влияние среды, поскольку  любая организация, являясь открытой системой, зависит от внешнего мира, ведь именно в нем находятся материалы, энергия, люди и потребители, без которых организация не может существовать. Следовательно, менеджер обязан уметь определять внешние факторы, способные оказать на его организацию наибольшее влияние. Организации, похожи на биологические организмы, они должны приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Менеджеру организации  следует так же учитывать такие  факторы как взаимосвязанность  частей внешней среды и её подвижность.

 

 

Взаимосвязанность факторов внешней среды – это уровень  силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обуславливать изменение других. Так например  повышение цен на нефть во всем мире привело к повышению цен на нефтепродукты, в том числе и в России, что в свое время привело к повышению цен на все. Это стало катализатором серии правительственных акций: распределение топлива, установление нормативов на цены топлива и так далее. [4.]

Подвижность среды –  это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современной организации  изменяется с нарастающей скоростью. Особенно подвижная внешняя среда, например, в фармацевтической, электронной промышленности, тогда как в кондитерской промышленности скорость изменения гораздо ниже. Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. Например, отдел исследований и разработок может сталкиваться с высокой подвижностью среды, а производственный отдел погружен в относительно медленно меняющуюся среду.

Управляя процессами взаимодействия организации с окружающей средой, менеджеры сталкиваются с рядом проблем  порождаемых неопределенностью в состоянии  окружающей среды. В связи с этим одной из сложных задач, является снижение неопределенности положения организации в окружении. Это достигается путем развития её адаптивности к внешней среде и установлении широких связей с окружением.

 

 

 

 В зависимости от  того, насколько предприятие адаптировано  к изменениям, выделяют два типа  управления:

1.Механический

2.Органический.

Механическому типу управления присущ следующий набор характеристик:

• Консервативная негибкая структура организации;
• Четко определенные, стандартизированные и устойчивые задачи;
• Сопротивление изменениям;
• Власть проистекает из иерархических уровней в организации;
• Иерархическая система контроля;
• Командный тип коммуникации, идущий сверху в низ;
• Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и принятые руководством решения.

Для органического типа управления организацией характерны:

• Гибкая структура;
• Динамичные, не жестко определенные задачи;
• Готовность к изменениям;
• Власть базируется на знании и опыте;
• Самоконтроль и контроль коллег;
• Многонаправленность коммуникаций (вертикальные, горизонтальные, диагональные и другие)
• Содержанием коммуникаций является информация и советы.[5.]

Каждый тип управления имеет определенные преимущества. Соответственно каждому из типов может быть отдано определенное предпочтение в зависимости от характера окружения и уровня неопределенности.

 

 

В том случае если окружение динамично, высок уровень неопределенности, более эффективным  является органический тип управления. Если же окружение стабильно и неопределенность находится на низком уровне, предпочтение может быть отдано механическому типу управления.