Менеджмент жүйесі. 4

Жоспары:

1.      Менеджментте қолданылатын ЭАЖ

2.      Жүйелік көзқарас фазалары

3.      Жүйені жобалау, енгізу фазалары.

1.Менеджментте қолданылатын ЭАЖ

Менеджменттегі ақпарат жүйесі-бұл менеджменттің барлық деңгейлерін жоспарлауда, ұйымдастыруда, бақылау мен басқаруда оны ақпаратпен жабдықтауға арналған мәліметтерді өңдеу жүйесін білдіреді. Егер жоғары менеджерлер сыртқы ақпаратты үлкен көлемде қолданса, ал орташа және төменгі буындағы менеджерлер көбінесе өзекті, нақтырақ ішкі ақпаратқа сүйенеді.

Тиімді негізделген шешімді қабылдауға қажетті ақпаратқа қойылатын басты талап-ол дәлме-дәл, сапалы болуы тиіс. Ал ақпараттың сапасы келесі алты белгімен ерекшеленеді:

      Ақиқаттылығы

      Қазірлілігі

      Жинақтылығы

      Қысқалығы

      Сиымдылығы

      Релеванттылығы

Басқаша айтқанда, шешім қабылдауға қажетті ақпар-қателерден тазартылған, соңғы мәліметтерге негізделген, толықтылығымен ерекшеленген және тығыз түрде бейнеленген болуы шарт.

Мұндай ақпаратты алудың бір ғана тәсілі коммуникация деп аталады. Жалпы коммуникация дегеніміз-екі немесе одан да көп адамдар арасындағы ақпараттың мағыналық маңызы бойынша алмасуы. Ақпараттың алмасуы, басқару қызметінің барлық негізгі түрлеріне тұрғызыла отырып, ұйымдар мен оның ортасы арасындағы, әрі деңгейлері мен бөлімшелері арасындағы коммуникацияны қосады.

Ұйымдар өзін құрайтын сыртқы ортамен коммуникацияда болуы үшін әр алуан жабдықтарды қолданады.Олар «потенциалды» тұтынушылармен жарнама арқылы және тауардың базардағы қозғалысының тағы да басқа бағдарламаларының көмегімен хабарласады. Қоғаммен қатынас жасау саласында ұйымның жергілікті, жалпы ұлттық немесе халықаралық деңгейіндегі «имиджіне», нақта кейіпті тұрғызылуына көңіл бөлінеді.

Менеджердің ақпаратқа деген тұтынушылығының әр түрлілігін зерттей отырып, басқару қызметінің түрлерін үш дәрежеге бөлуге болады:

1.      Стратегиялы жоспарлау

2.      Басқарушылық бақылау

3.      Жедел бақылау 

Стратегиялық жоспарлау-бұл ұйымның мақсатына, сол мақсаттардың өзгеруіне, әрі оған жету үшін қорларды қолдану мен осы қорларды алуға, қолдануға, орналастыруға себепші болатын стратегия жөніндегі шешімдерді қабылдау барысына болжау.

Басқарудағы бақылау-бұл басқарушылардың ұйымды мақсатына жеткізу үшін қорларды алуы мен оларды тиімді қолдануын қамтамасыз ететін кезең.

Жедел бақылау-бұл нақты мәселені шешуді тиімді және дәрежелі орындауды қамтамасыз ететін кезең.

Менеджерлердің қызметіндегі бұл дәрежелер шамамен жоғарғы, ортаңғы және төменгі буындардағы менеджерлерге сәйкес келеді.

Менеджменттегі ақпараттық жүйе, әрқайсысы нақты бір бөлімдегі басқарушыларды ақпаратпен жабдықтау үшін қызмет көрсететін ішкі жүйелер қатарынан тұрады.

Мысалы, стратегиялық жоспарлау бойынша жоғарғы буындағы басқарушының қызметі, ұйым мен сыртқы орта арасындағы өзара байланысты көрсететін және сыртқы деректерден түсетін ақпаратқа негізделген.

Басқарушы бақылауға арналған ақпарат жоғарғы және ортаңғы буындағы басқарушыларға қажет, әрине ол ішкі деректер сияқты сыртқы деректерден келіп түседі. Мысалы, бұл ұйымның өз компаниясының негізгі бөлімшелерінің жұмысы мен бәсекелес ұйымдардың қызметі жайындағы ақпарат болуы мүмкін. Орта буындағы жетекшілерге өнімділік, шығын, айналыс және т.б туралы ақпарат қажет.

Жедел бақылауға арналған күнделікті қызметке байланысты ақпарат, тек ішкі деректерден келіп түседі.

Сондай-ақ, жетекшілер үшін кәсіптік қызметтің-нақты аймағына қатысты арнаулы ақпарат қажет. Жалпы, ақпарат қалыптастыру тәсілдері әр түрлі болады. Айталық, бұған өзіндік бақылау, өзара әрекеттесу немесе талдауға қатысты болуы мүмкін.

Жағдайды зерттеу әдістеріне-бақылау, тәжірибе, сұрау жатса, ондағы зерттеу құралына –анкеталар, механикалық құрылғылар, ал байланыс тәсіліне-телефон, почта, жеке кездесіп байланысу жатады.

Жағдайдың өзгеруін қадағалауда кейбір қиындықтар кездесіп отырады, себебі кез-келген ұйымның қорлары үнемі қозғалыс жағдайында болады.

Жоспарлаудың, ұйымдастырудың және бақылаудың ішкі жүйелерімен бірге, басқарудағы еңбек қорларын басқарудың ішкі жүйелері де маңызды орын алады. Оған мынадай есептер кіреді:

      Қорларды жоспарлау, бүкіл мамандық бойынша дәрежелі ұсынушылар қорын қалыптастыру, жұмыс орнына ұсынушыларды бағалау;

      Кәсіпқойлық үйрену;

      Еңбектегі іскерлікті бағалау.

Ақпарат технологиясының көмегімен менеджерлер өз жұмыстарын кеңірек көлемде, тиімдірек, тезірек және нәтижелі орындауы мүмкін. Ондағы ақпарат жүйесі байланыс жабдықтарымен және мәтіндік, графикалық, ауызша материалдар мен мәліметтерді бейнелеу үшін ақпараттың анықтылығын жабдықтау үшін ЭЕМ жүйелерімен ілесіп отыруы тиіс.

Объектіні басқарудың әртүрлі деңгейінде, желілермен жұмыс істеуге арналған байланыстар каналымен біріккен мамандардың, технологтардың, бухгалтерлердің және т.б автоматтандырылған жұмыс орындары құрастырылады.

Ақпараттық жүйені бұлай ұйымдастыру, кез келген деңгейдегі басқару мамандарына интеграцияланған мәліметтер қоймасынан мәлімет алу мүмкіндігі мен басқарудағы тиімді шешімді қабылдауға мүмкіндік береді.

    Ұйым – ол белгілі бір мақсатқа қол жеткізу үшін өз қызметін саналы түрде үйлестіріп отыратын адамдар тобы. Кез – келген ұйымның мақсаты – нәтижеге жету үшін ресурстарды қайта өңдеу болып келеді. Ұйым қолданатын негізгі ресурстар – адамдар (адам ресурсы), капитал (ақша ресурсы), материалдық технология және ақпарат. Аталғандардың төртеуі физикалық ресурстарға, ал бесіншісі тұжырымдамалыққа жатады. Бұл ресурстардың барлығын басқаруға болады.

     Ұйым – менеджерлердің негізгі әлемі және ол менеджметтің өмір сүруінің алғы шарты болып табылады. Ақпараттық менеджменттің қажеттілігі бизнес саласы мен компьютерлік мүмкіндіктің кеңеюіне байланысты пропорционалды өсуде. Ұйымның ең көрнекі мінездемесіне тік және көлденеңге бөлінетін еңбек бөлінісі жатады. Менеджерлер барлық деңгейге және барлық функционалдық жүйелерге қатысады. Олардың өз тапсырмалары мен рөлдерін қалай орындайтын компьютерлік ақпараттар жүйесінің көмегімен шеше алу қабілетіне байланысты.

   Басқару дегеніміз – ұйымның мақсатқа басқа адамдар арқылы жету үшін жүргізілетін жоспарлау,  ұйымдастыру, түрлендіру және бақылау процестері. Бүгінгі таңда басқарудың тәжірбиесі мен теориясының дамуына айтарлықтай үлес қосатын:

      Басқару мектептері

      Процестік

      Жүйелік 

      Ситуациялық.

Басқарудың әр түрлі мектептері бар. Олар ғылыми басқару, әкімшілік

басқару мектебі, адамдық қарым – қатынас мектебі немесе мінез – құлық ғылымы, сонымен қатар басқару ғылымы немесе сандық тәсілдер мектебі.

Басқаруды процестік тұрғыдан бір–бірімен өзара  тығыз байланыстағы

басқару функцияларының үзілмес сериясы ретінде қарастырады.

Жүйелік тұрғыда басшылар ұйымды әр – түрлі мақсаттарға өзгермелі

сыртқы орта жағдайына орай ыңғайланған технология, тапсырмалар, құрылым, адамдар сияқты өзара байланысты элементтер ретінде қарастыру керек екендігін айқындайтын болады.

Ситуациялық қарастыру басқарудың әр түрлі әдістерінің  қолайлылығы–

ситуациялармен анықталады. Нақты жағдайда оған сәйкес келетін әдіс өте тиімді болып табылады.

     Жүйе дегеніміз – әр қайсысы бүтіндік сипаттамысына өзіндік үлесін қосатын және өзара байланысты айнымалылардан құралған кейбір тұтастық болып табылады. Егер оладың біреуі жоқ немесе дұрыс жұмыс атқармайтын болмаса, онда барлық жүйе дұрыс жұмыс істемейтін болады.

     Барлық ұйымдар жүйе болып табылады. Жүйенің екі негізгі типі

• Ашық
• Жабық

     Жабық жүйе- белгілі бір қатаң шекаралары бар және оның қызметі сыртқы ортаға тәуелсіз.

     Ашық жүйе-сыртқы ортамен өзара әрекетке түсумен сипатталатын жүйе. Мұндай жүйе өзін – өзі қаматамасыз ететін жүйеге жатпайды, ол сырттан келіп түсетін ресурстарға тәуелді. Сонымен қатар ашық жүйенің сыртқы орта өзгерістеріне бейімделу қабілеттігі бар және оны өзінің қызметін жалғастыру үшін қолданады. Барлық ұйымдар ашық жүйе болып табылады.

Фирманың физикалық жүйесі-шағын ресурстарын өндірістік ресурстарға айналдырады. Шағын ресурстары фирманы қоршаған ортаға  байланысты құрылады және  олардың түрленуі болып табылады, ал өндірістік ресурстар бұрынғы  ортаға қайтып оралады. Демек фирманың физикалық жүйесі – айналадығы ортамен  физикалық ресурстар (материалды, адамдық, қаржылық, машиналық) ағымы арқылы әрекеттесетін ашық жүйе.

Материалдық ағым-шығын материалды шикізат жабдықтаушыларынан алынады және оларды процесін  түрленуінен алып тасталынғанға дейін қоймада сақтайды. Одан кейін  оларды өндірістік іс-әрекетке жібереді. Аяқталған  формадағы  материалды түрлендіру процесі қорытындылағанда, оны сатып алушыға жібергенше сақтауға қояды.

Өндірістік фирмада материалдық ағымның екі қызмет аясы қарастырылады, олар өндірістік және маркетнигтік қызмет. Өндірістік қызмет шикізатты өнімге айналдырады, ал маркенингтік – осы өнімді сатып алушыға таратады.

Адамдар легі-ол қоршаған ортадан келіп түседі: жергілікті қоғамның, кәсіподақ комитетіне, бәсекелестіктерден, т.б.

Ақшалық ағым-ақшалық ағымдардың қайнар көзі ортаның мынадай элементтері боып табылады: Капитал салушы акционерлер, сатудан түсетін табысты беретін сатып алушылар, займдар жасайтын және инвестиция бойынша пайыз төлейтін қаржылық институттар, фирманың займдық ақшамен және субстанциялармен қамтамасыз ететін үкімет. Ақшалық ағымның тексерілу жауапкершілігі қаржылық қызметке жүктеледі.

Машиналық ағым-машина мен құрал–жабдық жабдықтаушылардан алынады. Машиналық ағым фирмада ұзақ уақыт ішінде – 3 жылдан 20 жылға дейінгі уақытта қалады.

  Ақпарат басқарудың физикалық жүйесінен әрдайым тікелей берілмейді. Көбінесе кәсіби менеджерлер олардың ортасындағы аралықты сақтайды және ақпаратты нақты ақпараттар жүйесінен шығарады. Біз бұл механизмді ақпараттық жүйе деп атаймыз.

       ақпарат                                                              ақпарат          

Жүйенің жалпы моделіне басқа толықтырулар басқарушы шешімнің физикалық жүйені қалай өзгертетінін көрсету үшін крек. Физикалық жүйенің барлық үш элементінен мәліметтерді жинау, оларға кіру, түрлендіру, шығу, сонымен қатар менеджер осы өзгерістерді барлық үш элементке енгізе алуы қажет.

                        ақпарат                                   ақпарат

                                                                  мәліметтер

Менеджменттің және физикалық жүенің кері байланысы – әдістің көрінуі үшін шешімді қайтадан қабылдау. Негізгі кері байланыстың болуы үш түрлі форманың сигналын көрсетеді: мәліметтер, ақпараттар, шешімдер. Мәліметтер АЖ-ге ақпаратты өзгертеді, ал ақпарат – АЖ менеджерінің шешімі және менеджер берілгендерді қорытындылауы тиіс.

                шешім                                   ақпарат

                                                          мәлімет

Физикалық ресурс (ақпарат және мәлімет) ақпараттық жүйеге кіреді. Мұнда олар жиналады, өңделеді және менеджер үшін қолайлы. Сонымен бірге консцептуалдық ресурстар ақпараттық жүйеден қоршаған ортаға құйылады.

Барлық физикалық ресурс супермаркеттің физикалық  жүйесі арқылы өтеді. Олар: материалдық (киім, аяқ киім, азық-түлік, т.б.), адамдық (сатушылар, қызметкерлер, менеджерлер), машина және құрал – жабдықтар (кассалық есептер, миникомпьютерлер), ақшалық (сатып алушылардан  және жабдықтаушы төлемі түрінен, қызметкерлерден және иеленушілер). Тұжырымдық жүйеде менеджмент элементтерді дүкеннің басқарушысы және оның ассистент–менеджер түрінде берілген. Ақпараттық жүйені компьютерге негізделген, онда әр тауар бағасы, тауар қозғалысы көрсетілген, кіріс және шығыс құжаттары толтырылып, прайс парақтарының төлем қағазы көрсетілген, саудағы статистикалық талдау жасау үшін мәліметтер жинайды, т.б. Сауда квотасы формасындағы стандарттар және жұмыс істеп тұрған бюджеттер менеджерге супермаркет  жұмысының қандай деңгейде  болу кректігіне  жауап іздеуге көмек болады. Менеджерлер мониторинг жүргізеді және ақпараттық жүйені орындауды басқаруда  қолданады және оны стандартпен салыстырады.

Менеджер қандай заттар жақсы сатылуда, қасысы аз өтетіні  туралы мәліметтер алып отырады. Менеджерлер осы мәліметтерге сүйене отырып тапсырыстар санын реттеу, тауарларды қайта тарату, саудаға тауарларды  қою сияқты әректтер жасайды. Апта аралығында сауданың жоғары және төмен жүруі туралы  мәліметтер қызметкерлердің жұмыс тізбегін дұрыс жолға қоюға және  тұтынушыларға қызмет көрсету деңгейін жоғарлатуға ықпал етеді. Менеджер ақпараттық жүйесінен ақпаратты, модельдің өзгеруіне негіз болатын стандартты алып супермаркеттің өз мақсатына үздіксіз  жұмыс істеуіне үлесін қосады.

2.Жүйелік көзқарас фазалары.

     Мәселені жүйелік түрде шешудің ерекше процесін іздестіру Колумбия Университетінің философия ғылымдарының профессоры Джон Дэвэйдтің осы бағыттағы еңбегіне әкеліп тірейді. 1913 жылы ол адекватты пікір– таластың шешімді үш сатысын анықтады: Мәселены анықтау, баламалы шешімдерді бағалау, шешімге келу. Дэвэй «жүйелік қарастыру» терминін қолданған емес, дегенмен ол Мәселены шешудің мынадай жолын анықтап берді:

   Біріншіден, Мәселены қарастыруды бастау, содан соң шешудің түрлі жолдарын тауып, слңында ең тиімді деген шешімді таңдау керек.

    Ақпараттық жүйені қолдану құрылымы – мәселені шешудің тізбектелген сатысы болып табылатын және Мәселены толық түсінуге мүмкіндік беретін, альтернативті шешімдерді қарастыратын және таңдалған шешімнің орындалуын қамтамасыз ететін жүйелік қарастыру ретінде белгілі бола бастады.

    Жүйелік қарастыру сатысының саны ақпарат көзіне байланысты өзгеріп отырады. Әр фаза менеджер қолдануға тиісті шаралардың ерекше түрлерінен тұрады, олар:

• дайындық шаралары
• анықтаушы
• шешуші.

     Дайындық шаралары  менеджерлерді жүйелі қамтамасыз ету жолымен Мәселені шешуге даярлайды.

Анықтаушы әрекеттер шешілуге тиісті Мәселені анықтау және оны толық түсінуден тұрады.

Шешуші әрекеттер альтернативті шешімдерді құру, оларды бағалау, ең тиімді шешімді таңдау, оны жүзеге асыру және мәселенің түпкілікті шешімін қабылдаудан тұрады.

     Жүйелік қарастыру сатысы қарапайым Мәселені шешу процесінде жасалынатын көп шешімдер категориясына бөлу әдісін қаматамасыз етеді.   Жүйелік қарастыруды қолдану барысында ақпарттық жүйені негіз ретінде пайдаланады. Ақпараттық жүйенің экспертік жүйе және офистік автоматтандыру секілді жүйе астары белгілі бір шешімге негіз бола алады.

Шешімнің қайта қаралуын қаматамысз ететін жүйелік қарастыру фазалары.

    Менеджерлер мәселені шешу үшін модельдерді пайдаланады. Модельдік мәні – абстрактілі. Модельдердің төрт негізгі түрі бар: физикалық, баяндалынатын, графикалық, математикалық. Бұлардың бәрі модельдің мәнін жақсы түсінуге мүмкіндік береді. Математикалық модель, нақты болмаса да, ықтималдықпен пайдаланушылардың келешекке болжам жасауына мүмкіндік туғызады. Біз физикалық және тұжырымдамалық жүйеден тұратын жүйенің жалпы моделін ұсынамыз. Жалпы модельдің басқа модельдер түрлерінің қатынасына орай әр түрлі жағдайда іске асырылатын артықшылығы болады.

    Көп фирмалар атқарушы комитеттен төмен арнайы бір комитет құрады да, ол барлық жүйелік жобаларға бақылау жасауды өз мойнына алады.Комитет басқаруды, жетекшілікті және тексеруді қамтамасыз етуді қолға алғанда ғана ол басқарушылық комитет деп аталынады.

   Комитет салыстырмалы тұрақты болып тұрады және оның қызметкерлері президент ауыстырмағанға дейін қызмет етеді. Тұрақты қызметкерлер – ол әрбір функционалдық аймақтағы күшті орындаушылар. Оған ақпараттық қызметкерлер де кіргізіледі.

   Басқарушылық комитет келесі 3 функцияны атқарады:

      Фирманың стратегиялық мақсаттарына жетуге компьютерлік көмекті көрсету саясатын жүргізеді.

      Аудиториялық қызметкерлер арқылы фискалды бақылау жүргізеді;

      Компьютерді пайдаланған кездегі пайда болатын келіспеушілікті шешеді.

  Басқарушылық комитет – бұл фирманың ақпарттық ресурстары барлық қолданушылар және оны керек ететіндер үшін қолайлы жағдай жасайды.

    Басқарушылық комитет жүйелік дамуға қатысты негізгі шешімдерді қабылдағанмен, ол жүйенің бөлшектерінің  жұмысымен кей кездері ғана соқтығысады. Бұл жауапкершілік жобалық топтарға жүктеледі. Ол топтарға фирманың  ақапарттық және аудиторлық бөлімдері кіреді.  Топтың жұмысы басқарушы арқылы басқарылады. Ол жобаның даму жолына бақылау жасайды да басқарушылық комитеттің саясатын жүрізеді. Ол саясат жұмыс аяқталғанға дейін жұмыс істейді. Жобалық топ ену аяқталғанда басқарушылық комитетке қарағанда тез уақытта тарап кетеді.

   Жүйе мақсаттарына жету үшін көптеген әртүрлі мәселелер шешіледі. Оларды логикалық ретке келтіру қажет. 1-суретте фирмалық модель орындауға қажетті әр қадамды көрсетеді, және басқарушылық комитеттің менеджердің жүйелік аналитиктің жауапкершілігін анықтайды. Фирма менеджерлері арқылы жүйенің қажеттіліг анықталады. Кей кездерде бұл мезгілде ақпараттық қызмет орталығынан мамандар қажетті ақпаратты енгізеді.

   Әрбір менеджердің мәселені шешуде өз жеке стилі болады, бұл жекеленген өзгешеліктер бойынша топтастырулар жүргізуге мүмкіндік береді және де бұл мәселені сезінуге, ақпарат жинауға және оны пайдалануға байланысты болады.

     Мәселені сезіну. Мәселені сезіну,түйсінуіне қарай менеджерлер 3 категорияға бөлінеді:

• Мәселеден қашушы. Бұл менеджер позитивті позицияны иеленіп,барлығы да жақсы деп сендіреді. Ол өз күш жігерін ақпараттан бас тарту жолымен немесе оларды жоспарлаудан бас тарту арқылы мәселелерді жауып тастауға жұмсайды.

• Мәселені шешуші. Бұл менеджер мәселелерді іздемейді де олардын туындауына жол бермейді. Егерде мәселе туындары болса,ол оны шеше алады.

• Мәселені іздеуші. Мұндай менеджер мәселелерді шешуден қуат алады және оларды іздеп табады.

       Ақпарат жинау. Сонымен қатар менеджерлер өздері түсініп отырған мәселенің альтернативалардын қалай тауып дамытатындығына қарай да бөлінеді. Менеджерлер ақпарат жинау жүйесінің екеуінің бірін қолданады,я олар жалпы көлемді анықтайды, нмесе олар ақпаратты бөліп қарастырады.

• Нұсқаушы стиль. Менеджердің бұл типі өзіне және өзінің мүддесіне байланысты жоқ ақпараттың барлығын ескермеу арқылы басқарғанды жөн көреді.

• Қабылдағыш стиль. Менеджердің бұл типі барлығын көріп, біліп, ақпараттың өзіне және осы ұйымдағы басқа тағы біреу үшін маңызы барлығын қарап шығуды жөн санайды.

    Ақпаратты пайдалану. Менеджерлер арасында сонымен қатар мәселені шешуде ақпаратты пайдаланудың екі түрлі стилін ұстану тенденциясы  байқалады.

• Жүйелік стиль. Менеджерлер мәселені шешудің алдын ала реттестіріліп жазылған әдісі – жүйелік қарастыруға көп көңіл бөледі.

• Интуитивтік стиль. Менеджер белгілі бір әдісті ұсынбай, жағдайға қарай қажет әдісті пайдаланады.

    Менеджерлер мәселені шешу үшін шешім қабылдаумен айналысады, олар потенциялды  зиян немесе пайда әкелуі мүмкін. Мәселені шешу процесі көп шешім болуын талап етеді.

    Жүйелік қарастыру маңызды мәселелерді шешу процедурасын қадам – қадаммен қолданады. Әрбір қадам өзіне бір немесе бірнеше мәселелерді  енгізеді, ал ақпарат әрқайсысына керек. Ақпараттық жүйе әрбір шешімге ақпаратпен қамтамасыз етіп менеджерге көмектеседі.

3. Жүйені жобалау, енгізу фазалары.

Жаңа жүйенің талабымен танысқаннан кейін жоба жасау командасы процестің анықтамасын және жұмысқа керекті мәліметтерді қабылдайды. Жүйенің жобауы пайдаланылатын жабдықтың әр түрін жүйеге кірістіруі мүмкін. Жобалаудың жобалау жоспары:

      Есептің қысқаша мазмұны;

      Кіріспе;

      Проблеманы анықтау;

• Мақсаттар мен тапсырмаларды анықтау;

• Жүйе қызметтері;

• Жүейлік жоба;

      Жалпы сипаттама;

      Жабдықтың конфигурациясы;

      Ұсынылған жоба;

      Ұсынылған тапсырма;

      Еңбек ресурстарына қажеттіліктер;

      Жұмыс жоспары;

• Есептелген баға;

• Жүйенің әсер етуі және күтілген нәтижелер;

• Фирманың ұйымдық құрылымына;

      Фирма қызметтеріне;

      Фирма ресурстарына;

      Енгізу фазасының жалпы жоспары;

• Қысқаша қорытындылар.

        Жүйені енгізу фазасы.

Бұл фазада жоба тек текстік және графикалық түрде болады. Интеграцияға енгізу жұмысшы жүйені өндіру үшін дайындалған физикалық және концептуалдық ресурстарды қамтиды. Енгізу жоспары. Жоспарлау, талдау және жоба жасау фазасынан кейін тексеру механизмі қойлған, яғни жаңа жүйенің жұмыс істеуіне не қажеттің бәрі қойылған. Бір ғана фаза қалады, ол фаза енгізу фазасы. Басқару комитеті, менеджер және ақпарат мамандары фазвны енгізудің нақты жоспарын жасайды.

Енгізуді хабарлау. Басқару комитеті менеджер арқылы жаңа жүйе жобасын енгізудің басталуын хабарлайды. Хабарлаудың мақсаты – пайдаланушыларды жаңа жүйе жобасын енгізу шешімімен хабардар ету.

Ақпараттық жабдық алу. Ақпараттық мамандар жаңа жүйенің барлық талап етулеріне жауап бере алатын үйлесімде жабдықтаушылармен қойылған компьютерлік жабдыққа толық жауапты. Техникалық құралдың дайындау және онымен қамтамасыз ету мерзімдері бекітіледі. Егер менеджердің шешімі фирманың стратегиялық бизнес жоспарына әсерін тигізсе, онда басқару комитетінің келісімін талап етуге болады. Тек олардың рұқсатынан кейін ғана фирма сатып алуға және компьютерлік жабдықты орнатуға тапсырыс береді.

Бағдарламалық жабдық дайындау. Бұл қадамның басында фирма өзінің программалық жабдығын жасайтынын немесе дайын жалпы жүйелік программалық жабдығын қолданатынын шешеді. Егер фирма бірінші нұсқаға тоқталса, онда программист программа жазу үшін жүйелік аналитик дайындаған құжатт ықолданады.

Мәліметтер базасын дайындау. Мәліметтермен байланысты қызметке, атап айтқанда, МБ дайындығына МБ әкімшілігі жауапты. Сонымен қатар ол МБ – ның жүйелік басқаруын таңдауда маңызды орын алады.

Қызмет көрсетудің физикалық жабдығы. Бұған жүйені пайдалану қолайлығы, атап айтқанда: қауіпсіз жабдықталынған арнайы ғимарат, температура мен ылғалдылықты бақылау, от қауіпсіздігін тексеру және т.б. кіреді. Мұндай ғимаратты салу (дайын орынды қайта жабдықтау) құрылысы жалпы жобалық жоспармен сәйкес келетін графикпен болу керек.

Қолданушыны оқыту. Жаңа жүйеде көп адамдар жұмыс істейді: біреулері жүйемен жұмыс жасайды, кейбіреулері олардың қызметін және өнімін пайдаланады. Бірақ олардың бәрі жүйедегі өз орындарын және жүйе оларға қандай пайда беретінін білу керек. Оқыту фирма қызметкерлері үшін қалай ұйымдастырылса, фирмадан тыс адамдарға солай болуы мүмкін. Оқытудағы талап етулер өмір айналымының басында оқу бағдарламалары белгілі бір анықталған мерзімге дайындалған деген образбен көрсетілуі керек.

Жаңа жүйеге өту. Ескі жүйенің пайдалану процесінің тоқтатылуы және жаңа жүйені пайдаланудың басталынуы өту деп аталады. Өтудің ү әдісі бар: жеделдетілген, біртіндеп және параллель.

Жеделдетілген өту. Белгілі бір анықталған күнде ескі жүйеден жаңа жүйеге өтудің қарапайым әдісі. Бірақ бұл әдіс кіші жүйелерде және фирмада іске асырылады.

Біртіндеп өту. Жаңа жүйеге өту кезінде біраз уақыт ескі жүйенің қандай да бір бөлігі қолданылады немесе ескі жүйенің жұмысы кезінде жаңа жүйенің мүмкіндіктерін біртіндеп қолданады.

Параллель өту. Бұл жерде жаңа жүйе толығымен тексерілгенше орнатылған ескі жүйенің сақталынуы талап етіледі. Бұл әдістің мүмкін болатын сәтсіздіктері болса да, екі жүйе бірдей сақталынатын ең тиімді әдіс болып табылады. Өту – жүйенің өмірлік циклының даму стадиясының соңын және жүйені тікелей пайдаланудың басын көрсетеді.

Қорытынды

Ақпараттық менеджмент-бұл қажетті түрде және қажетті уақытта, қажетті ақпаратты:бухгалтерлік, есептік, қоймалық және т.б бүгінде көптеген автоматтандырылған жүйелермен генерацияланатын деректерден бөлінетін ақпаратты беру процессі.

Ақпараттық менеджменттің бүгінгі күні аса белгілі түсіндірулері шартты түрде келтіруге болады:

• Ақпараттық қамтамасыз ету
• Ақпараттық ресурстар және олармен басқару
• Ақпараттық қызмет көрсету және кәсіпкерлік
• Ақпарттық жүйелер, оларды техникалық қолдану және олармен басқару
• Ғылыми ақпараттық қызметті ұйымдастыру
• Ақпараттық өңдеу және талдау
• Офис-менеджмент
• Коммуникацияларды ұйымдастыру
• Стратегиялық жоспарлау және менеджмент

Осындай мағыналар жиынтығы мен жұмыс істеу мүмкін емес.

Ескі ақиқатты тағыда растау термин қанша кең болса, сонша ол пайдасыз. Сондықтанда ақпараттық менеджменттің түсінігінің екі мағынасы:

1.      Ақпаратты-ақпараттық ағымдарды және ақпараттық ресурстарды, яғни белгілі бір тұрғы саласындағы ақпаратты өңдеудің автоматтандырылған технологиясы-басқару болып табылады.

2.      Ақпараттың көмегімен басқару-яғни бұл сөздің өз мағынасындағы басқарушы технология және менеджмент.