Менеджмент организации. 4

Зміст

1.     Роль та значення організації…………………………………2

       2.   Типи організаційних структур……………………………….5

       3.     Структурна побудови організації……………………………8

       4.     Зовнішнє та внутрішнє середовище………………………..12

       5.     Використана література…………………………………….17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Роль та значення  організації 

     Сам термін “організація” в  менеджменті вживається в двох  значеннях. У першому з них  під організацією розуміється  підприємство, відомство, а в другому  – функція організації людської діяльності. В принципі, друге значення поняття “організація” обов’язково розглядається в контексті першого, бо організація будь- якої людської діяльності залежить від структурної побудови підприємства.

     Організація – соціальне утворення, яке об’єднує багато людей, діяльність яких має певну суспільно корисну мету й певним чином координується. В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називаються підприємствами. На практиці використовуються терміни “фірма”,  “корпорація” тощо.

   Організації поділяються на формальні та неформальні. Формальні організації - це такі організації, в яких діяльність людей організовується свідомо й регламентується певними законами, наказами, обов'язками і т.д. Неформальні організації виникають і функціонують спонтанно.

   Організація є системою, до якої  входить керуюча й керована  підсистеми, між якими існує прямий  та зворотний зв’язок.

   Успіх організації залежить :

1. Від працівників.
2. Від ефективного процесу управління.
3. Від ресурсів, які забезпечують виконання цілей.
4. Від впровадження нової техніки і технології.
5. Від впливу зовнішнього середовища.

    Для того, щоб організація утворилася  і досягла цілей вона повинна  відповідати таким вимогам:

• наявність не менше двох осіб;
• наявність не менше, як одної суспільно - корисної цілі;
• здатність працюючих досягти поставлених цілей.

    Будь – яка організація в  своєму розвитку проходить етапи  життєвого циклу починаючи від  народження до припинення існування.

    Тривале існування притаманне не багатьом організаціям і свідчить про можливості пристосування до змінного середовища.

     Етапи: 

1. Народження – пов’язане з задоволенням потреб нового споживача, зайняттям вільної ринкової ніші. Цьому періоду притаманні такі риси: віра в успіх, готовність ризикувати, велика працездатність, невелика кількість працюючих.
2. Дитинство – надзвичайно загрозливий період для організації. Основна загроза полягає в некомпетентності керівників, в нереальності цілей, в тиску зовнішнього середовища.
3. Юність – здійснюється перехід від комплексного менеджменту до диференційованого, з використанням таких функцій, як планування, організування, стимулювання та ін. Управління на цьому періоді слід здійснювати керівниками – засновниками або однодумцями.
4. Зрілості – надзвичайно сприятливий період для організації. Керівництво самовдоволене розвитком організації, отриманням величезних прибутків. Цілі періоду складаються з 3- ох підперіодів :

-   рання зрілість – про організацію  дізнаються конкуренти;

             - проміжна зрілість – між організаціями ведеться конкурентна                                         боротьба;

             - остаточна зрілість - конкурентна  боротьба досягається найвищої  гостроти;

5.  Якщо менеджерами не втілюються  нові ідеї в розвиток організації,  не використовуються впровадження нової техніки, то організація переходить до етапу старіння. Етап старіння – надзвичайно громістка структура управління, незбалансований бюджет видатків доходів, відсутність ефективної системи менеджменту. Така організація або банкрутує, або переходить до стану відновлення.

6. Відновлення  – нова команда менеджерів, з  новими ідеями, яка здатна забезпечити  успіх і розвито 

Загальні  риси організації 

à наявність ресурсів (людських, матеріальних, технологічних, фінансових,

інформаційних);

 à залежність від зовнішнього середовища (економічних умов, законів, конкурентів

тощо);

à наявність поділу праці (горизонтального й вертикального);

à наявність певної структурної побудови і необхідності управління;

à здійснення певних видів діяльності у відповідності з накресленими цілями.

    Будь-яка організація має внутрішнє і зовнішнє середовище. Внутрішнє середовище складають цілі, завдання, технологія та структура організації.

    * Цілі - це очікувані кінцеві результати  діяльності організації на 
певному проміжку часу.

    * Завдання - це види робіт з  предметами праці, людьми та  інфор- 
мацією, які необхідно виконати певним способом у відповідні терміни.

    * Технологія - це засіб перетворення  вхідних елементів організації 
у вихідні.

    * Структура - це рівні управління  й види робіт ( функціональні 
обов'язки), які виконують служби або підрозділи.

    Зовнішнє середовище організації складають законодавчі акти, постачальники, споживачі, конкуренти, система економічних відносин у державі, міжнародні події, науково-технічний прогрес тощо.

    У процесі управління організацією  необхідно враховувати стан її  внутрішнього й зовнішнього середовища. 

2. Типи організаційних структур управління підприємством  

Організаційна структура управління будь-яким суб`єктом  господарювання – це форма системи  управління, яка визначає склад, взаємодію  та підпорядкованість її елементів.

Типи  організаційних структур управління:

1.  Лінійна – це така структура, між елементами якої існують лише одноканальні взаємодії, кожен підлеглий має лише одного лінійного керівника, який виконує всі адміністративні та інші функції у відповідному підрозділі (рис. 4.1).

Рис. 4.1 - Лінійна організаційна структура  управління  

2. Функціональна  – структура, яка передбачає  наявність штабів, але їх персонал  має не лише дорадчі права,  а й право керівництва і  прийняття рішень (рис. 4.2).

Рис. 4.2 - Функціональна організаційна структура  управління  

3. Лінійно-функціональна  – структура управління, яка спирається  на розподіл повноважень та  відповідальність за функціями  управління і прийняття рішень по вертикалі (рис. 4.3).

Рис. 4.3 - Лінійно-функціональна організаційна  структура управління  

4. Дивізіональна  – це структура управління, яка будується не за функціональними ознаками, а за принципами групування виробничих підрозділів за продуктами, групами споживачів, за місцем розташування (рис. 4.4).

Рис. 4.4 - Дивізіональна організаційна структура  управління  

5. Матрична  – це структура, яка передбачає  створення поряд з лінійними  керівниками та функціональним  апаратом управління тимчасових  проектних груп, які формуються  із спеціалістів функціональних підрозділів і займаються створенням нових видів продукції (послуг).

Рис. 4.5 – Матрична організаційна структура  управління 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Структурна побудова  організацій 

    Структурна побудова організацій  – це їх поділ на підрозділи  у відповідності з цілями та  стратегією. Як уже зазначалося  вище у залежності від того, якою буде ця структурна побудова, матиме свою специфіку й функція “організація”.

    Організація - означає створення  певної складової структури, яка  могла б виконувати свої завдання  і тим самим досягати своєї  мети.

Можна виділити два основних типи організаційних структур: механічну і органічну.

Механічна структура має право на існування за відносно стабільних зовнішніх умов, коли низький рівень конкуренції і незначні зміни в технологічних розробках та відчутна стабільність.

А органічна  структура швидше властива для нестійких  обставин.Функція організації слідує за функцією планування й дає відповідь на питання: хто і як буде реалізовувати план дій, управляти організацією. 

        Здійснюючи організаційну діяльність, менеджер діє в умовах складної структури підприємства, головними компонентами якої є: à  формальна організація;à неформальна організація; à працівник; à трудовий колектив; àкорпорація.

   Формальна організація. У специфічному розумінні - це каркас для розміщення окремих працівників, керівників всіх рівнів. Усяка формальна організація має свою структуру управління, під якою слід розуміти впорядковану сукупність органів (підрозділів), які дозволяють управляти організацією та взаємовідносинами в ній.

лапки управління >ш відповідних  рівнях розміщення, зв’язки та ієрархія ланок управління

права, обов'язки, повноваження і відповідальність коленої ланки управління за виконання своїх функцій

ступінь централізації і децентралізації  функцій управління кількісний і якісний склад працівників управлінського персоналу. 

    Організаційні структури являють  собою базові блоки, які є в основі усієї організації. Поєднання різних типів структур дає можливість спроектувати таку структуру, яка відповідає поставленим менеджером завданням.

   Побудова організаційної структури  управління підприємством залежить перш за все від його масштабів (обсягів виготовлюваної продукції, її видів, технологічної і конструктивної складності тощо). Саме масштабність виробництва визначає потребу у виділенні певних видів робіт у несоціальні напрями, які вимагають відповідної координації.

Групи та риси організації 

     Будь- яка організація складається  з груп (колективів). За визначенням  Марвіна Шоу група (колектив) –  це дві і більше особи, які  взаємодіють одна з одною таким  чином, що кожна особа здійснює  вплив на конкретних людей  ( працівників) і одночасно знаходиться під впливом конкретних людей. В організації тісно переплетені два види груп : формальні та неформальні.

     Формальні групи створюються  за бажанням керівника у результаті  вертикального та горизонтального  поділів праці з метою виконання певних завдань і досягнення конкретних цілей. Виділяють 3 типи формальних груп :

             - групи керівників (командні групи) : президент компанії і віце  –президенти, начальник цеху  та його заступники тощо.

             - цільові виробничі (господарські) групи : групи технологів, дизайнерів, конструкторів, фінансистів, економістів тощо.

             - комітети, які у свою чергу  поділяються на спеціальні (комітет  з усунення браку на виробництві,  комітет зі скорочення працівників,  ліквідаційна комісія) та постійні (ревізійна комісія, науково – технічна рада, рада директорів та ін.) .

      Неформальні групи створюються  спонтанно на засадах соціальної  взаємодії. Працівники вступають  у неформальні групи для задоволення  почуття причетності, взаємодопомоги, взаємо захисту, тісного спілкування. У неформальних групах є також певна структура, неформальний лідер, вони використовують у своїй діяльності неписані правила (норми), але управляти ними значно складніше, ніж формальними групами.

     Можна виділити такі загальні риси організацій :

         1.наявність ресурсів : людей, капіталу, матеріалів, технології, інформації  тощо.

         2.залежність від зовнішнього  середовища (економічних умов, громадських  організацій, міжнародних подій,  законодавчих актів, конкурентів, менталітету суспільства тощо.).

        3.горизонтальний поділ праці  (виділення конкретних завдань),  підрозділи, які виникли в результаті  горизонтального поділу праці.

        4.вертикальний поділ праці, спрямований  на координацію роботи, тобто  здійснення процесу управління.

        5.необхідність управління.

        6.наявність формальних та неформальних  груп.

        7.здійснення певних видів діяльності (виробничої, фінансової, інвестиційної, торговельної, науково- дослідної тощо).

         Ефективність запропонованих заходів, щодо вдосконалення системи управління 

Стратегія розвитку виробництва  зводиться до: 

- фінансового оздоровлення  і стабілізації  підприємства шляхом списання заборгованості ( як дебіторської, так і кредиторської );

- пожвавлення комерційної  діяльності підприємства  за рахунок поглиблення  співпраці з: 

         МП «Союз –  96» (м. Чернівці) – по виробництву  шпону струганого. Фірма спеціалізується  на торгівлі шпоном струганим із закордонними споживачами;

        ТзОВ «Укргідравліка»  (м. Чернівці) –  по виробництву  шпону лущеного. Фірма  спеціалізується  на експорті шпону  лущеного;

        ТзОВ «Олісма» (м.  Хмельницький) –  по виробництву  шпону лущеного. Фірма має широкі зв'язки зі споживачами ортопедичних меблів на всій території України;

         ТзОВ «Захід-сталь» (м.  Івано-Франківськ) –  по виробництву  секцій огорожі,  габіонних ящиків, решіток арматурних, строп. Взаємовигідні  зв'язки з даним  споживачем підприємство колонії має протягом двох років, отримуючи від нього металопрокат;

         ТзОВ «Уніплит»  (смт. Вигода Івано-Франківської  області) – по  виробництву піддонів. Взаємовигідні зв'язки  з даним споживачем  підприємство підтримує  з 2000 року;

        ПМК-82 (м. Коломия) – по виробництву ящиків габіонних та бордюрів. Взаємовигідні зв'язки з даним споживачем підприємство підтримує з 1990 року.

   - виконання попередніх  завдань дасть  змогу збільшити  суму обігових  коштів для погашення  заборгованості по  заробітній платі виробничому персоналу, що підвищить матеріальну зацікавленість працівників у кінцевому результаті діяльності підприємства;

   - зміна структури  випуску продукції  за рахунок зняття  з виробництва  5-ти низькорентабельних  чи малоліквідних  видів продукції ( шлакоблоків, паличок для морозива, виробів " Єгоза ", комплектів заповнень, сап) при одночасному впровадження у виробництво 7-ми нових видів продукції переважно побутового призначення, які мають сталий попит на споживчому ринку;

   - збільшення обсягів виробництва високоліквідних  видів продукції при їх високій рентабельності дасть можливість акумулювати грошові кошти для компенсації збитків при максимальній реалізації продукції,  що тривалий час зберігається на складі готової продукції і не може бути продана по діючій ціні;

   - перерозподіл функцій  працівників ВМТПЗіМ  з метою відокремлення  посадової одиниці  для суттєвого  і глибокого маркетингового  вивчення споживчого  ринку, створення  відповідного  "банку  даних", опрацювання  наявної інформації  для вироблення оптимальних управлінських рішень як щодо розвитку виробництва, так і глибшого проникнення  продукції підприємства на ринок;

    - в галузі цінової  політики відокремити  ціноутворення по  філії підприємства  та виробничих  дільницях цехів  2 і 3 для утримання рівня конкурентноспроможних цін при збільшенні матеріальних витрат на виробництво.

      Виконання вказаних  вище стратегічних  завдань розвитку  виробництва зумовить  чітке виконання  показників фінансового  плану  підприємства.

     4. Внутрішнє середовище організації

     Згідно  із системним підходом до управління кожна організація — це відкрита система, цілісність і життєздатність якої забезпечується завдяки елементам, з яких вона формується. Сукупність цих елементів становить внутрішнє середовище організації. Його проектування і створення відбувається з огляду на специфіку діяльності організації, кола споживачів, ринкової кон'юнктури, умов господарювання тощо. Система менеджменту при формуванні внутрішнього середовища організації має забезпечити відповідність характеристик його найважливіших складових умовам зовнішнього середовища, в яких організація функціонує.

     Складові  внутрішнього середовища організації

     Внутрішнє середовище організації формується керівниками відповідно до їх уявлень  про те, які саме елементи забезпечать її ефективне функціонування і розвиток. Цим зумовлене існування різних підходів до структурування внутрішнього середовища організацій. Найчастіше в ньому виділяють п'ять складових: цілі, структура, технологія, завдання і персонал, який виконує ці завдання з допомогою відповідної технології. Деякі представники сучасної російської школи управління вважають, що внутрішнє середовище — це структура організації, її ресурси та культура; інші до внутрішнього середовища відносять структуру, рівень розподілу праці та організаційні комунікації, а також кадровий склад організації, трудові й технологічні процеси, що використовують для перетворення ресурсів на необхідний суспільству продукт.

     На  рис. 8.1 наведено схематичне зображення організації як відкритої системи. Вона забезпечує свою життєздатність перетворенням ресурсів, які отримує із зовнішнього середовища, на готовий продукт (вироби, послуги, ідеї) для суб'єктів зовнішнього середовища. 

     Рис. 8.1. Організація як відкрита система

     Проектує  процес перетворення ресурсів на готовий  продукт і забезпечує його функціонування система менеджменту, яка зорієнтована на виконання таких ключових завдань:

• визначення цілей організації;
• формування під обрані цілі організаційної структури, що уможливить ефективну взаємодію всіх членів організації згідно з тими функціями, які вони виконуватимуть;
• залучення у процес перетворення тієї технології, яка гарантуватиме оптимальне співвідношення витрат ресурсів і результату;
• підбір персоналу і створення для нього дієвих мотиваційних преференцій (переваг), які б поєднували прагнення людей досягати власних цілей з необхідністю працювати з належною віддачею задля досягнення мети організації.

     Незалежно від сфери діяльності, складу і  структури зовнішнього середовища, ці завдання є обов'язковими для керуючої системи будь-якої організації, оскільки їх вирішення формує її внутрішнє середовище.

     Звідси, основними елементами внутрішнього середовища є:

• цілі організації — формуються з урахуваннями ринкової кон'юнктури на основі наявних та потенційних можливостей організації;
• структура організації — формується під обрані цілі в такий спосіб, щоб забезпечити необхідний рівень гнучкості й мобільності організаційних дій; система технологій — спрямована на забезпечення конкурентоспроможності продукції за технічними й економічними параметрами;
• персонал (людські ресурси) — добирають з урахуванням кваліфікаційних характеристик і узгодженості мотивацій індивідів з цілями організації, здатності їх до саморозвитку;
• організаційна культура — має своїм завданням ідентифікацію індивідуальних та організаційних цілей та їх узгодження.

     Отже, внутрішнє середовище організації  — це складна система елементів  і зв'язків між ними, що є об'єктом  контролювання та регулювання керівництвом.

     Зовнішнє  середовище організації

     Успіх організації залежить не лише від  досконалості її внутрішнього середовища, а й від зовнішніх щодо організації  сил. Вони прямо чи опосередковано впливають  на її діяльність, ускладнюючи її чи відкриваючи перед нею нові можливості. Тому необхідний всебічний і ретельний аналіз характеру впливу зовнішніх сил на організацію, що дасть змогу приймати такі управлінські рішення, які поліпшуватимуть конкурентні позиції організації, забезпечуватимуть її ефективне функціонування та розвиток.

     Сутність і характеристики зовнішнього середовища

     Кожна організація є відкритою системою, яка перебуває у постійній  взаємодії із зовнішнім середовищем.

     Зовнішнє  середовище — сукупність господарських суб'єктів, економічних, суспільних і природних умов, національних та міждержавних інституційних структур та інших зовнішніх щодо підприємства умов і чинників.

     Залежно від характеру впливу зовнішнє середовище поділяють на середовище прямої (мікросередовище) та непрямої (макросередовище) дії.

     Зовнішнє  середовище є складним, мінливим, взаємозалежним і, як правило, невизначеним:

1. Складність — велика кількість факторів, на які організація мусить реагувати, а також рівень варіативності кожного з них. Складнішою є робота тієї організації, на яку впливає більше факторів.
2. Мінливість — швидкість зміни оточення організації. У деяких з них зовнішнє середовище дуже рухливе (комп'ютерні технології, електронна, хімічна, фармацевтична промисловість, біотехнології). Менш рухливе воно у підприємств харчової, деревообробної промисловості тощо. Крім того, в межах одного підприємства більш рухливим є середовище для одних підрозділів, зокрема, науково-дослідних, маркетингових відділів, і менш рухливим — для інших, наприклад, виробничих.
3. Взаємозалежність факторів (зміна одного фактора спричиняє зміни інших). Наприклад, зростання цін на енергоносії зумовлює стрибок цін на всі види продукції, а особливо ті, при виробництві яких є велика частка енергозатрат. Це може призвести до ослаблення конкурентних позицій фірм, які виготовляють цю продукцію. Водночас таке становище змушує виробників шукати енергозберігаючі технології.
4. Невизначеність — необмежена кількість інформації про зовнішнє середовище і ймовірність її недостовірності. Організації, прагнучи знизити рівень невизначеності зовнішнього середовища, можуть застосовувати дві стратегії — пристосуватись до змін або впливати на середовище з метою зробити його сприятливішим для свого функціонування. Перша стратегія реалізується через створення гнучких організаційних структур із високим рівнем децентралізації влади. Керівники таких організацій повинні вміло використовувати сучасний інструментарій для прогнозування змін, володіти ринковою інтуїцією. Друга стратегія, як правило, доступна лише великим фірмам або таким, які об'єднуються з метою розширення своїх можливостей. Для впливу на зовнішнє середовище вони можуть використовувати потужну рекламу та засоби PR, політичну діяльність для лобіювання своїх інтересів, входження у торговельні асоціації. Вразливість малого бізнесу зумовлена саме тим, що серед підприємців-початківців мало хто досконало володіє мистецтвом передбачувати зміни у зовнішньому середовищі, а змінювати його на свою користь їм не під силу.