Методика организации семинара

 

 

Министерство культуры Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный университет кино и телевидения»

 

Кафедра  гуманитарных наук.

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Современный PR»

На тему: «Методика организации семинара».

 

 

Выполнила:

Студентка 942 группы 4 курса ФаУ

Евдокимова К.С.

 

Проверила:

Сиволап Т.Е.

                                                                           

 

 

   Санкт-Петербург

2012         

Содержание.

 

Введение 3

Глава 1. Что такое семинар? 4

1.1. Понятие и отличительные особенности семинара. 4

1.2. Виды семинаров. 5

Глава 2. Методика организации семинара. 9

2.1. Общая методика организации семинаров. 9

2.2. Методики, критерии оценки семинара. 15

Заключение……………………………..……………………………………...…20

Библиография. 21

 

 

 

Введение

 

При кратковременном обучении, термин «семинар» подразумевает мероприятие обучающего характера, посвященное определенной теме в профессиональной сере. Семинары в настоящее время затрагивают все сферы нашей жизни. Разнообразие из видов огромно и все мы, хоть раз в жизни, сталкиваемся с семинаром. Каждому человеку необходимо владеет информацией о семинарах и методике их организации. Это и обуславливает актуальность данной темы. Плюсом семинара является то, что тут происходит концентрация информации по определенной теме, что способствует наиболее глубокому её изучению, за сравнительно короткий период времени. Отличие семинара от тренинга состоит в том, что на семинарах прорабатывается большее теоретической информации, когда как тренинг - это всего лишь отработка каких-либо навыков.

Объектом данного исследования являются семинары  различных видов, их особенности и характерные отличия в проведении. Предметом исследования является методика организации и проведения  семинаров.

Цель работы: выявление методики проведения и системы оценки семинаров.

Задачи работы:

1. Рассмотрение понятия семинара, его особенностей.
2. Изучение видов семинаров и существенных отличий.
3. Изучение общей методики организации семинара.
4. Рассмотрение методик и критериев оценки семинаров.

 

 

 

 

Глава 1. Что такое семинар?

 

1. Понятие и отличительные особенности семинара.

Семинар -- это вид учебного занятия, обсуждение учащимися под руководством преподавателя подготовленных ими сообщений и докладов.

Семинар -- сложная форма организации практических занятий в вузе, способствующая закреплению и углублению теоретических знаний студентов, развитию навыков самостоятельной работы с литературными источниками, обмену духовным опытом, эмоциональному общению, раскрытию интеллектуально-творческого потенциала личности.

Обсуждение на семинаре может перейти в дискуссию. Дискуссия -- это обсуждение участниками семинара какого-либо спорного вопроса или проблемы. Дискуссия в методическом отношении более сложная форма учебного занятия. Она, как правило, на семинаре возникает стихийно и есть опасность уйти в "пустые" разговоры. Избежать этого поможет умение слушать оппонента, обобщать полученную информацию, аргументировать свою точку зрения, привлекая в этих целях имеющийся запас знаний, примеры, факты.

Дискуссия создает необходимые педагогические и социально психологические условия для размышления, поиска, решения проблемы. Усиление активности человека происходит тогда, когда он разрешает проблемную ситуацию. Проблемные методы, а к ним относится и дискуссия, основаны на том, что для учащегося возникает субъективное противоречие, которое он должен разрешить. Если же противоречие не осознано и не устранено в силу чрезмерной трудности или по каким-либо иным причинам, то это может тормозить познавательный интерес, мыслительную активность, привести к апатии, явиться причиной заниженной самооценки. Поэтому, надо найти оптимальную меру трудности той проблемы, которую вы хотите вынести для обсуждения. Главное в дискуссии -- наличие проблемы, ее доступность для обсуждения в группе и разрешение путем дискуссионного обсуждения. Решений может быть и несколько и не обязательно, что все придут к общему выводу. Важно, чтобы каждый участник разобрался в проблеме, увидел возможности ее решения и уяснил основные методологические подходы к ней.

Таким образом, готовясь к семинару по определенной теме, следует:

1. Познакомиться с рекомендованной литературой;

2. Рассмотреть различные точки зрения по вопросу;

3. Выделить проблемные области;

4. Сформулировать собственную точку зрения;

5. Предусмотреть спорные моменты и сформулировать дискуссионный вопрос.

При такой подготовке семинарское занятие пройдет на необходимом методологическом уровне и принесет интеллектуальное удовлетворение всей группе.[1]

2. Виды семинаров.

В настоящее время выделяют следующие виды семинаров:

1. Учебный семинар проводится в школах, училищах ,ВУЗах с целью закрепления учебного материала в памяти, отработки умений и формирования навыков деятельности или высокой степени компетентности по различным вопросам.

Семинар является одним из основных видов практических занятий по гуманитарным и техническим наукам. Он представляет собой средство развития у студентов культуры научного мышления. Семинар предназначен для углубленного изучения дисциплины, овладения методологией научного познания. Главная цель семинарских занятий - обеспечить студентам возможность овладеть навыками и умениями использования теоретического знания применительно к особенностям изучаемой отрасли. [2]

В настоящий момент сложились следующие виды семинаров:

• Просеминар - ознакомление студентов со спецификой самостоятельной работы, литературой, и методикой работы над ними.
• Собственно семинар:
• а) развернутая беседа по заранее известному плану;
• б) небольшие доклады студентов

Можно выделить несколько видов учебных семинаров

Междисциплинарные. На занятия выносится тема, которую необходимо рассмотреть в различных аспектах: политическом, экономическом, научно-техническом, юридическом, нравственном и психологическом. На него также могут быть приглашены специалисты соответствующих профессии и педагоги данных дисциплин. Между студентами распределяются задания для подготовки сообщений по теме. Метод междисциплинарного семинара позволяет расширить кругозор студентов, приучает к комплексной оценке проблем, видеть межпредметные связи.

Проблемный семинар. Перед изучением раздела курса преподаватель предлагает обсудить проблемы, связанные с содержанием данного раздела, темы. Накануне студенты получают задание отобрать, сформулировать и объяснить проблемы. Во время семинара в условиях групповой дискуссии проводится обсуждение проблем. Метод проблемного семинара позволяет выявить уровень знаний студентов в данной области и сформировать стойкий интерес к изучаемому разделу учебного курса.

Тематические. Этот вид семинара готовится и проводится с целью акцентирования внимания студентов на какой-либо актуальной теме или на наиболее важных и существенных ее аспектах. Перед началом семинара студентам дается задание - выделить существенные стороны темы, или же преподаватель может это сделать сам в том случае, когда студенты затрудняются, проследить их связь с практикой общественной или трудовой деятельности. Тематический семинар углубляет знания студентов, ориентирует их на активный поиск путей и способов решения затрагиваемой проблемы.

Ориентационные. Предметом этих семинаров становятся новые аспекты известных тем или способов решения уже поставленных и изученных проблем, опубликованные официально материалы, указы, директивы и т.п. Например, закон об образовании Республики Казахстан, студентам предлагается высказать свои соображения, свое мнение, свою точку зрения по данной теме, возможные варианты исполнения данного закона. Метод ориентированных семинаров помогает подготовить к активному и продуктивному изучению нового материала, аспекта или проблемы.

Системные. Проводятся для более глубокого знакомства с разными проблемами, к которым имеет прямое или косвенное отношение изучаемой темы. Например: "Система управления и воспитания трудовой и социальной активности". Метод системных семинаров раздвигает границы знаний студентов, не позволяет замкнуться в узком кругу темы или учебного курса, помогает обнаружить причинно-следственные связи явлений, вызывает интерес к изучению различных сторон общественно-экономической жизни.

Спецсеминары и спецпрактикумы проводятся обычно на старших курсах в рамках более узкой специализации и предполагают овладение специальными средствами профессиональной деятельности в выбранной для специализации области науки или практики. [3]

2. Бизнес - семинар - занятие, проводимое для представителей компаний, фирм, государственных учреждений с целью повышения образовательного уровня, обмена опытом и знаниями по разным вопросам, связанным с основной деятельностью всех, кто участвует в данном мероприятии, прежде всего, в сфере предпринимательства, бизнеса. Данный семинар может организовываться как для частных (физических) лиц, так и для юридических.[2]

Для организации бизнес семинаров нужно хорошо продумать интересное название и программу проведения. К примеру «Как правильно вложить капитал и заработать более 50 % прибыли в первый год», «Завлекаем клиентов своих конкурентов» и многое другое.

Также стоит заранее договориться насчет  помещения, в котором буде проводится  бизнес семинары, обычно это здания городских Домов Культуры, библиотек, где арендная плата не очень большая.

Самый эффективный способ привлечения людей это раздача листовок, напечатать не большие объявления, на которых указать место, время проведения семинара и цель, также можно нанять специального  человека который будет эти листовок раздавать, место для раздачи листовок стоит  выбрать людное, обычно это район метро, переходы, магазины, аптеки и многое другое.[4]

3. Научно-практический семинар - мероприятие, организуемое с целью выработки какого-либо решения или мнения по поводу разных проблем интересующих специалистов, прежде всего ученых, то есть научных работников и практиков, которые применяют те или иные методы и технологии для разрешения существующих трудностей, ради которых и был организован такой семинар.[2]

В области краткосрочного обучения, термин «семинар» часто используют, подразумевая бизнес-семинар.

 

 

 

 

 

Глава 2. Методика организации семинара.

 

2.1. Общая методика организации семинаров.

Отличительной особенностью семинаров является то, что это корпоративное мероприятие ориентировано на аудитории, с которыми компания часто контактирует в ходе рабочего процесса. Это представители партнеров и клиентов. Проведение семинаров имеет много общего с проведением пресс-конференций, однако организационную подготовку лучше начинать не позднее, чем за один месяц до даты мероприятия.

Основные этапы организации семинара:

• Определение целей и задач семинара;
• Выяснение и формулировка темы семинара;
• Выяснение имен и должностей спикеров, а также необходимое оборудование для их презентаций (видео, проектор, синхронный перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для вопросов и т.д.);
• Определение состава потенциальных участников и определение желаемого количества посетителей семинара. Составление списка;
• Определяется бюджет мероприятия. Так как выделяемые средства на проведение семинара являются ограничивающим фактором, то его следует учитывать при определении остальных элементов мероприятия.

  Обсуждаемые темы на семинаре не редко бывают интересны ряду специализированных изданий, и в некоторых случаях деловой прессе, поэтому целесообразно продумать приглашение ряда журналистов на проводимый семинар и соответственно проработать возможные формы подачи информации представителям СМИ. Это может приглашение журналистов на общую программу семинара, проведение эксклюзивных интервью с отдельными спикерами или даже проведение пресс-конференции или брифинга параллельно программе семинара . При приглашении журналистов на семинар следует руководствоваться рекомендациями методики по организации пресс-конференции.

Подходящие места и помещения для семинаров:

• Семинар, посвященный  презентации новых продуктов, технологий или маркетинговых программ целесообразно проводить в известных участникам залах, расположенных в легкодоступных точках города.
• Семинары, при проведении которых необходимо подчеркнуть значимость, торжественность (например, для крупных клиентов) мероприятия, следует проводить в престижных конференц-залах, отелях, расположенных в центральной части города.
• Для многодневных семинаров или в тех случаях, когда необходимо полное погружение участников в тему, рекомендуется выбор места за городом.
• В случае если для участия в семинаре приглашаются иногородние участники целесообразно выбрать место, находящееся в том же отеле, где остановятся иногородние участники или поблизости с ним.
• В случае если место проведения мероприятия расположено далеко от метро, необходимо обеспечить транспорт.

Разработка сценария проведения семинаров:

1. Если мероприятие носит деловой характер, программа должна быть разработана таким образом, чтобы участники не были перегружены информацией, имели возможность отдохнуть, выпить кофе в перерывах.
2. Продолжительность каждого блока информации не должна превышать 3 часа (оптимально 2-2,5 часа).
3. В середине дня необходимо предусмотреть часовой перерыв на обед. 

          Целесообразным может быть обращение за  кейтеринг  - поддержкой.             В  противном случае слушатели будут уставать от информации, и их внимание будет заметно снижаться.

4. Наличие видеофильмов и  мультимедиа  презентаций, рассказывающих о компании, ее продукции или объясняющих (поясняющих) причины семинара , помогает разнообразить семинар и оживить его программу.
5. Мероприятие, целью которого является предоставление партнерам возможности общения, укрепление взаимоотношений, должно сопровождаться соответствующей программой, включающей  фуршет  (кейтеринговое обслуживание) и, возможно, развлекательную программу.
6. Следует также продумать оформление зала. 

Необходимо выбирать оптимальный стиль декораций, соответствующий духу мероприятия и корпоративному стилю компании. Так, например, для делового  семинара  лучше подойдут  баннеры, флаги плакаты или сувенирная продукция с корпоративной символикой компании.

7. Формирование информационной папки для раздачи ее участникам  семинара  происходит с учетом особенностей контингента участников.

a) Для партнеров компании:

- Программа семинара.

- Приветственное письмо.

- Максимум информации о продуктах компании, проспекты.

- Презентации спикеров (бумажная копия и на CD-R).

- Информация о последних новостях компании (бюллетень или корпоративный журнал).

- Информация о правилах участия в мероприятии, сертификаты (если мероприятие носит обучающий характер) и прочее.

- Сувениры

- Поощрительные призы для посетивших семинар (листовка, дающая право на скидки и т.д.).

- Визитки спикеров (в случае, если аудитория не знакома с докладчиками).

- Папка или пакет с логотипом компании.

b) Для клиентов:

- Программа семинара.

- Приветственное письмо.

- Брошюры, содержащие не просто перечень характеристик продукции, но еще и разъясняющую информацию о достоинствах товара с точки зрения их бизнеса. Если такая информация отсутствует, ее желательно подготовить.

- Презентации спикеров (бумажная копия и на CD-R).

- Информация о последних новостях компании (бюллетень или корпоративный журнал).

- Сувениры.

- Поощрительные призы для посетивших семинар (листовка, дающая право на скидки и т.д.).

- Визитка спикера, отвечающего за работу, связанную с основной темой семинара.

- Папку или пакет с логотипом компании.

  Рекомендуется также составить анкету для проведения небольшого опроса сразу по окончании семинара, чтобы выявить удобства взаимодействия участников семинара с представителями компании, их интересов в дальнейшем развитии бизнеса, а также пожеланий по проведению семинаров (продолжительность, частота, место, темы и т.д.).

  До мероприятия PR - менеджер проводит регулярную консультационную работу с другими заинтересованными сотрудниками компании, которая включает:

• проведение анализа ситуации,
• информирование о настроении и заинтересованности участников,
• разработка сценария проведения и регламентов выступлений,
• предоставление списка подтвердивших участие в семинаре.

  После выбора места проведения семинара составляется текст приглашений для рассылки по факсу и/или e-mail и для доставки с курьером, которые должны быть оформлены в соответствии с корпоративным стилем компании и содержать:

• тему и примерную программу семинара,
• имена и должности спикеров,
• дату, время, название, адрес, схему расположения места проведения,
• контактное лицо (телефон, факс, е-mail).

  Сначала по базе потенциальных участников рассылается приглашение по факсу (с подтверждением того, что факс прошел) или e-mail. В случае большого количества участников желательно вместе с текстом приглашения высылать форму обратной связи для самостоятельной регистрации приглашенных.

  Также для регистрации участников можно использовать Интернет-форму на корпоративном сайте, т.е. в приглашении указывать ссылку на соответствующую страничку. В некоторых случаях это может быть удобнее для потенциальных участников, особенно если приглашение рассылается с помощью e-mail.

  После рассылки первого приглашения совершается звонок каждому получателю приглашения для подтверждения об участии в семинаре. 

  В процессе телефонных звонков некоторым приглашаемым может понадобиться дополнительная информация о семинаре, поэтому  PR - менеджер должен быть готов ответить на их вопросы. В процессе устного приглашения участников необходимо фиксировать комментарии приглашенных в письменной форме для составления списка вопросов, оценки ситуации и последующего консультирования спикеров. По результатам регистрации желающих принять участие в семинаре проводится курьерская рассылка печатного типографским способом приглашения. 

Такое приглашение рассылается в фирменном конверте компании и должно быть личным, поэтому рекомендуется использовать складывающее приглашение с корпоративной символикой и вкладышем с персональным обращением, а также текстом приглашения с обязательным указанием времени начала  семинара , адреса, названия зала и здания (отеля и т.п.), в котором он находится. Еще один звонок участникам совершается накануне семинара и является напоминанием и сопровождается вопросом: «Не изменились ли Ваши планы относительно участия в семинаре?»

  На мероприятие менеджеры компании (за исключением спикеров) должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда сотрудников должна соответствовать стилистике мероприятия (как правило, это деловой стиль). Обязательно должен быть именной нагрудный бэйдж.

Помимо этого, менеджеры должны иметь с собой:

- сформированные информационные папки;

- именные бэйджи для участников;

- бэйджи для спикеров;

- списки для регистрации;

- таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в котором проводится мероприятие;

- настольные таблички с именами спикеров;

- табличку «Регистрация» на стол регистрации;

- элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.

  Необходимо проверить степень готовности залов для  семинара  и фуршета , наличие стола(ов) для регистрации, а также украсить («отбрэндить») помещение до начала регистрации, т.е. до прихода первых приглашенных. Заранее до мероприятия (еще лучше до появления приглашенных) необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.

  На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо разложить программу мероприятия.

  За столом регистрации должно присутствовать не менее 2-х представителей компании. В больших зданиях один из представителей должен встречать участников у входа.

  В случае доставки гостей транспортом представитель должен встречать их у автобуса на месте прибытия.

  Во время регистрации представители компании должны зафиксировать в списках посещаемость участников, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им информационный пакет и дополнительную информацию, при необходимости оборудование для синхронного перевода с обязательной пометкой в списках регистрации о выдаче такового.

  Во время регистрации всем участникам семинара желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.

  Во время перерывов семинара представители компании, ответственные за организацию мероприятия, должны при желании самих участников организовать встречи со спикерами и тщательно следить за соблюдением регламента. Также по ходу мероприятия координировать работу служб, обслуживающих мероприятие (отель, кейтеринговая компания , если оно запланировано.

  В течение одного-двух дней после семинара менеджеры компании проводят рассылку информационных материалов партнерам клиента, которые не смогли посетить семинар.

  В течение недели после мероприятия целесообразно подготовить и разослать благодарственные письма участникам семинара от имени компании с дополнительной информацией, которую запросили участники в своих анкетах. Данные участников и их анкет внести в соответствующую базу для использования в дальнейшей работе, в том числе другими службами компании. [5]

2.2. Методики, критерии оценки семинара.

Семинар, тренинг трудно оценить предварительно, не попробовав. Но оценивать его необходимо, чтобы обучение прошло эффективно. Так на что же следует обратить внимание, выбирая семинар:

• На имя автора (ведущего, тренера, преподавателя), на имя фирмы. Если они, эти имена нам что-то говорят, и говорят "хорошее" - можно сказать, что у нас уже есть первоначальное доверие. Если они ни о чем не говорят - тогда сложнее.
• Хорошо, если у тренера есть информационная база (серия статей, книги, видеокассеты, сайт), где - помимо рекламных - представлены теоретические материалы, типы задач, решаемых данными фирмой и тренером, оценки и результаты уже обученных.
• На мнение других людей - мы пользуемся слухами, мнениями бывших участников. Ошибиться здесь легко, ибо, понятно, что все люди разные, и соответственно, разные критерии оценки, уровни запроса, а главное, разные цели походов на семинары.
• На рекламу семинара. Здесь еще сложнее, потому что качественная реклама не гарантирует качества семинара, а главное, его попадания в наши ожидания. Возможно, у семинара просто хороший рекламный менеджер.

Проверка во время семинара:

   Итак, семинар прошел "предварительную" проверку. Вы решили, что сюда стоит прийти. Теперь ваша задача - проведение личной экспертизы. Для проведения экспертизы необходимы какие-то эталоны. И эталоны у всех участников субъективные и разные? Но есть нечто, объединяющее всех участников, независимо от их опыта и "продвинутости". Это желание, чтобы семинар, на который они пришли, оказался "хороший". А когда мы оцениваем семинар как хороший? Когда он соответствует нашим ожиданиям. Очень хороший семинар превосходит ожидания. Когда семинар ниже уровня ожиданий - он получает оценку "плохой".

  Поэтому, первое, что нам необходимо сделать для проведения личной экспертизы - это определиться с собственными целями и ожиданиями, перевести их из состояния "абстрактности" в состояние "конкретности". Полезно задать себе вопрос: "Зачем я иду на семинар, какой результат хочу получить?"

  Поскольку речь идет о бизнес-обучении, то примем как конструктивную цель - научиться чему-либо. В идеале - после бизнес-тренинга, семинара участник должен знать (понимать, уметь) то, чего до этого он НЕ (не в такой степени) знал (понимал, умел). В реальности же вовсе не 100% участников приходят на семинар с целью научиться или решить конкретные задачи.

Чтобы вывести параметры, по которым мы станем оценивать семинар, зададимся вопросом - что есть в любом семинаре, независимо от его уровня и качества:

• Информация (предмет изучения), представленная на различных носителях: от "живого носителя" (тренера) до "твердых копий" (раздаточных материалов, CD-дисков, видеокассет и пр.);
• Тренер, преподаватель ("живой" носитель информации и методик);
• Участники (которые могут быть поставлены в позиции либо "воспринимателей" информации, либо действительно участников семинара);
• Семинар (то, что порождается здесь и теперь в процессе обучения и общения и определяется словами "отношения", "атмосфера", "комфорт", "климат", и пр.)

Отсюда предложим 4 группы параметров и критерии по каждому из них.

 

 

 

Таблица 1.

Параметры и критерии оценки семинара.

ИНФОРМАЦИЯ (информационно-методические параметры - качество информации и методик, предлагаемых на семинаре)	Критерий 1. Новизна и востребованность информации.   Критерий 2. Способ подачи информации.   Критерий 3. Технологичность
ТРЕНЕР (профессиональные параметры - все, что касается тренера: как профи, как педагога и как личности)	Критерий 4. Опыт тренера.   Критерий 5. Границы авторства.   Критерий 6. Отношениетренера к коллегам.   Критерий 7. Явные и "тайные" цели тренера.
НАУЧЕНИЕ (обучающие параметры - будет ли у участников шанс овладеть какими-то навыками)	Критерий 8. Обучающие методики.   Критерий 9. Обратная связь.
СЕМИНАР (психологические параметры - "атмосфера", отношение к участникам, организация)	Критерий 10. "Режиссура"семинара.   Критерий 11. Отношение к участникам.   Критерий 12. Организациясеминара