Методология организационного проектирования

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Факультет  социального  управления

Кафедра управления персоналом,

документоведения и  архивоведения

Егорова  Наталья  Юрьевна

Методология организационного проектирования

Контрольная работа студентки 4-го курса очного отделения

по дисциплине Организационное проектирование

Специальность 032001.65

Документоведение  и  документационное  обеспечение  управления

Москва    2011

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Научно обоснованное формирование организационных структур управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих  субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов  проектирования структур управления затрудняются совершенствование управления и  повышение эффективности производства в силу ряда причин: в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления; в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами; создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования; проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

1. Методология проектирования организационных систем

При разработке принципов и методики проектирования структур управления важно отойти от представления организационной  структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Организационная  структура управления - понятие многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации в процессе разработки и принятия решений.

Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот  в организации. Наконец, организационная  структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно  вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных  методов - либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов  и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала цели, а затем - механизм их достижения. Главным условием разработки адекватных организационных проектов является анализ и по возможности соблюдение принципов рационализации структуры организации. По отдельным разделам или проблемам организационного проекта могут применяться разные методы разработки. Планировка подразделений может быть спроектирована с применением методов аналогии и основана на апробированных проектах. Нормы и нормативы расхода ресурсов, нормативные документы, регламентирующие функционирование элементов организации, могут быть разработаны с применением опытно-статистических методов, основанных на использовании опыта работников, либо с применением экспериментальных (опытно-промышленных) и расчетно-аналитических методов.¹ Методологические подходы к проектированию организационных структур управления можно условно объединить в четыре группы: метод аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирования.

1.1 Метод аналогий

Метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях и предусматривает выработку типовых структур управления в различных видах организаций, определение различных рамок, условий и механизма применения. Типовые организационные структуры должны носить вариантный характер, предусматривающий возможность корректирования, отклонения в случае изменений условий, в которых действует организация.

Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих  подходах:

- первый из  них заключается в выявлении  для каждого типа производственно-хозяйственных  организаций и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных организационных характеристик и соответствующих им организационных форм и механизмов управления, которые исходя из конкретного опыта или научных обоснований доказывают свою эффективность для определенного набора исходных условий;

- второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих  принципиальных решений о характере  и взаимоотношениях звеньев аппарата  управления и отдельных должностей  в четко определенных условиях  работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.

Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления производством, направленным на стандартизацию и унификацию организационных форм управления, ускорение внедрения наиболее рациональных, прогрессивных форм. Типовые организационные решения должны быть:²

- во-первых, вариантными,  а не однозначными;

- во-вторых, пересматриваемыми  и корректируемыми с регулярной периодичностью и, наконец, допускающими отклонения в случаях, когда условия работы организации отличаются от четко сформулированных условий, для которых рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры управления.

1.2 Экспертный метод

Экспертный  метод базируется на изучении рекомендаций и предложений экспертов и опытных управленцев-практиков. Цель этого метода - выявить специфические особенности работы аппарата управления, возможные недостатки в деятельности различных звеньев организационных структур, обоснованные рекомендации по их совершенствованию. На основе опроса экспертов осуществляется диагностический .анализ организационных структур действующих организаций и их оценка. Формулируются основные научные принципы формирования организационных структур с учетом конкретных ситуаций и условий деятельности организации (примеры современных принципов формирования организационной структуры - «построение организационной структуры исходя из системы целей», «сочетание функционального и программно-целевого управления» и т. д.).³

Данный метод, являющийся наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в тесном сочетании  с другими (в особенности с  методами аналогий и структуризации целей) и имеет многообразные  формы реализации. В первую очередь к ним относится осуществление диагностического анализа особенностей, проблем, «узких мест» в системе управления действующей производственно-хозяйственной организации или в организациях, аналогичных вновь создаваемой, с тем чтобы предусмотреть организационное решение выявленных проблем в разрабатываемой структуре управления. Сюда же относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами (ранговой корреляции, факторного анализа, обработки списков и т. п.).

К экспертным методам  следует отнести также разработку и применение научных принципов  формирования организационных структур управления. Под ними понимаются выведенные из передового опыта управления и научных обобщений руководящие правила, выполнение которых направляет деятельность специалистов при выработке рекомендаций по рациональному проектированию и совершенствованию организационных систем управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации и т. п.).

1.3 Метод структуризации целей

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой организационной структурой. Реализация этого метода предполагает также увязку всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов деятельности по различным подразделениям организации. Метод структуризации целей предусматривает экспертный анализ предлагаемых вариантов организационных структур, составление таблиц полномочий и ответственности за достижение целей как по подразделениям, так и по комплексным многофункциональным видам деятельности, где конкретизируются границы ответственности (материальные ресурсы, производственные, информационные процессы), определение конкретных итогов, за достижение которых устанавливается ответственность, полномочий, которыми наделяются соответствующие органы управления. Использование этого метода предполагает:

а) разработку системы («дерева») целей, представляющую собой  структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации;

б) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной  структуры с точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей целей и т. п.;

в) составление  карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности; конкретные результаты, достижение которых устанавливает ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов.

1.4 Метод организационного моделирования

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Данный метод позволяет четко сформулировать критерий оценки степени рациональности организационных решений. С помощью аналоговой модели-схемы организационной структуры можно, например, более наглядно представить себе цели прохождения команд и формальную зависимость между субъектами управления и должностными лицами, увидеть дублирующие управленческие звенья. В организационном проектировании часто применяют имитационные модели. Разработчики в лабораторных условиях имитируют спланированные организационные перестройки, проводят управленческие игры с участием работников с целью отработки конкретных ситуаций, сходных с реальными организационными условиями. После проведения подобных экспериментов осуществляются корректировка организационной модели и ее внедрение.⁴

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. На стадиях композиции и структуризации наибольшее значение имеют метод структуризации целей, экспертный метод, а также выявление и анализ организационных прототипов. Более формализованные методы должны быть использованы для углубленной проработки организационных форм и механизмов отдельных подсистем на стадии регламентации. Для проектирования организационных структур новых организаций выше роль формально-аналитических методов и моделей, для совершенствования действующих - диагностического обследования и экспертного изучения организационной системы. Выбор метода той или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующих исследований (наличия методики, необходимой информации, а также квалификации разработчиков системы и сроков представления рекомендаций).

Кроме того используются еще методы реинжиниринга и дезорганизации.

1.5. Методы реинжиниринга

В настоящее  время интенсивно развивается перспективное  направление

проектирования  организаций – реинжиниринг, т. е. перестройка производства и управления на современной технологической основе.

Реинжиниринг – это фундаментальное переосмысливание и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях, как затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность.

Такое определение  реинжинирингу дал его основатель М. Хаммер.

Здесь выделяют следующие процессы:

1. Фундаментальное переосмысливание деловых процессов. Реинжиниринг нацелен на то, что должно быть.
2. Радикальное(коренное) перепроектирование – это изобретение нетрадиционных способов работы.
3. Существенные,скачкообразные улучшения означают необходимость полного разрыва со старым.
4. Бизнес-процесс – это множество видов деятельности по созданию продукции, необходимой клиенту.
5. Процессы,т. е. последовательность операций и процедур в организации нуждаются в повышении внимания к ним.

1.6. Методы дезорганизации

Процессы дезорганизации возникают и развиваются тогда, когда ранее сформулированная миссия организации и её цели перестают соответствовать потребностям общества, оргструктура и планы деятельности организации перестают соответствовать её стратегии.

Процессы дезорганизации на предприятиях, в организациях и  учреждениях всегда начинаются с  мелких организационных нарушений, которые не всегда принимают всерьёз и которым, как правило, не уделяют достаточного внимания.

Каждый руководитель должен знать о существовании  методов дезорганизации, должен научиться  распознавать их и нейтрализовывать для того, чтобы не снижать эффективность деятельности организации.

Методы  дезорганизации:

• Ликвидация старой организации путём роспуска

• Разрушение вертикальных линий связи в организации

• Разрушение горизонтальных линий связи в организации

• Нарушение  порядка распределения работ

• Навязывание организации не свойственных ей функций

• Подбор кадров по протекции

• Использование  приёмов бюрократизма

• Работа по старым правилам

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организационное проектирование как процесс - это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности. Целью организационного проектирования является разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом - комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы. Проектирование рассматривается как процесс составления описания, необходимого для создания еще не существующего объекта; алгоритма его функционирования; предвидения последствий, к которым приведет появление объекта; определение мер по реализации проекта.

Методологические  подходы к проектированию организационных  структур управления можно условно  объединить в четыре группы: метод аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирования.

Рассмотрев  основные понятия организационного проектирования; основные подходы и  методологические принципы построения организационных структур; изучив основные этапы и методы организационного проектирования; остановившись на оценке эффективности организационных проектов, можно сделать вывод, что организационное проектирование представляет собой сложный процесс, состоящий из различных этапов, стадий и разработок, и имеющий большое значение для развития организационной, производственной системы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Акулов В. Б., Рудаков М. Н. Теория организации. Петрозаводск: ПетрГУ, 1999, 302 с.

2. Алексеев Н. Организационное проектирование в новой экономике // Бизнес-Академия .- 2003 .- N 2/3. - С. 86-97 .

3. Лафта Дж. К. Теория  организации.- М.: Проспект, 2003, 405 с.

4. Мильнер Б.3. Теория  организаций.- М.: ИНФРА-М., 2009, 401 с.

5. Общая теория организации:  Учебник для вузов / Р.А. Коренченко.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003, 205 с.

6. Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования)  Л. Н. Солянкина // Делопроизводство .- 2006 .- N 1. - С. 66-72.

7. Смолкин А.М. Менеджмент: основы организации. - М., 2001, 376 с.

8. Теория организации  : учеб. пособие для вузов / Т.А.  Акимова.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003, 265 с.

9. Теория организации:  учебник для вузов / Г.Р. Латфуллин,  А.В. Райченко.- СПб.: Питер, 2004, 361 с.

10. Фатхутдинов Р. А.  Организация производства.- М.: ИНФРА-М, 2001, 206 с.

11. Щербина В. В. Социальные  теории организации.- М.: ИНФРА-М., 2000, 301 с.

¹ Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования) Л. Н. Солянкина // делопроизводство .- 2006 .- N 1. - С. 66-72.

² Щербина В. В. Социальные теории организации.- М.: ИНФРА-М., 2000, с. 201

³ Общая теория организации: Учебник для вузов / Р.А. Коренченко.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003, с. 151

⁴ Теория организации: учебник для вузов / Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко.- СПб.: Питер, 2004, с. 101