Методы принятия управленческих решений. 16

МЕТОДЫ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

1. Роль решений в управлении. Экономическая и организационная сущность принятия управленческих решений.

Разработка  эффективных управленческих решений  – необходимое условие обеспечения  конкурентоспособности продукции  и организации на рынке, формирования  рациональных организационных структур, проведения правильной кадровой политики, регулирования социально-психологических  отношений в организации, создания положительного имиджа.

В общем виде управленческое решение (индивидуальное или групповое) определяет программу деятельности коллектива по эффективному разрешению сложившейся  проблемы на основе знаний объективных  законов функционирования управляемой  системы и анализа информации о ее состоянии.

Управленческое  решение – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента. Импульсом управленческого решения является необходимость снижения остроты или полного снятия проблемы, т.е. приближение в будущем действительных параметров  объекта (явления) к желаемым (прогнозным). Для решения проблемы необходимо ответить на следующие вопросы:

- для чего делать (реализация идеи, решение проблемы);

- что делать (какие новые запросы  потребителей необходимо удовлетворять,  либо на каком качественном  уровне необходимо удовлетворять  старые потребности);

- как делать (по какой технологии);

- с какими производственными затратами;

- в каком количестве;

- в какие сроки;

- где (место, производственные  помещения, персонал);

- кому поставлять и по какой цене;

- что это дает инвестору и  обществу в целом?

Комплексные проблемы следует формализовать, т.е. количественно определять разницу  между  фактическим и желаемым состояниями объекта по его параметрам, а также выполнять структуризацию проблемы путем построения для ее решения дерева целей. Поскольку  ресурсы для решения проблемы ограничены, следует ранжировать  (определять важность, весомость, ранг) проблемы по их актуальности, масштабности, степени риска. Решения должны быть направлены на реализацию дерева целей, обоснованными, адресными, обеспеченными  ресурсами.

Управленческие (организационные) решения от всех других решений отличают:

цели. Субъект управления (будь то индивид или группа) принимает решение исходя не из собственных потребностей, а в целях решения проблем конкретной организации;

последствия. Частный выбор индивида сказывается на его собственной жизни и может повлиять на немногих близких ему людей. Менеджер особенного высокого ранга, выбирает направление действий не только для себя, но и для организации в целом и ее работников, и его решения могут существенно повлиять на жизнь многих людей. Если организация велика и влиятельна, решения ее руководителей могут серьезно отразиться на социально-экономической ситуации целых регионов. Например, решение закрыть нерентабельную организацию может существенно повысить уровень безработицы и т.п.

разделение  труда. Если в частной жизни человек, принимая решение, как правило, сам его и выполняет, то в организации существует определенное разделение труда: одни работники (менеджеры) заняты решением возникающих проблем и принятием решений, а другие (исполнители) – реализацией уже принятых решений;

профессионализм. В частной жизни каждый человек самостоятельно принимает решения исходя из собственного опыта. В управлении организацией принятие решений- гораздо более сложный, ответственный и формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки. Далее не каждый сотрудник организации, а только обладающий определенными профессиональными знаниями и навыками, наделяется полномочиями самостоятельно принимать определенные решения.

Рассмотрев  эти отличительные особенности  принятия решений в организациях, можно дать следующее определение  управленческого решения.

Управленческое  решение – это выбор альтернативы, осуществляемый лицом принимающим  решение (ЛПР), в рамках его должностных  полномочий и компетенций, направленный на достижение целей организации.

Принятие  решений представляет собой сознательный выбор из имеющихся вариантов  или альтернатив направления  действий, сокращающих разрыв между  настоящим и будущим желательным  состоянием организации. Данный процесс включает много разных элементов, но непременно в нем присутствуют такие элементы, как проблемы, цели, альтернативы. Данный процесс лежит в основе планирования деятельности организации, так как план – это набор решений по размещению ресурсов и направлению их использования для достижения организационных целей.

В управлении организацией принятие решений  осуществляется менеджерами различных  уровней и носит достаточно формализованный  характер, так как решение касается не одной личности, а подразделения  или организации в целом. Как  правило, решения должны приниматься  там, где возникает проблемная ситуация; для этого менеджеров соответствующего уровня необходимо наделить полномочиями и возложить на них ответственность  за состояние дел на управляемом  объекте. Очень важным условием положительного воздействия решения на работу организации  является его согласованность с  ранее принятыми решениями как по горизонтали, так и по вертикали управления.

Содержание  решения может быть экономическим, организационным, социальным, правовым, технологическим.

Экономическое содержание управленческого решения  проявляется в том, что на разработку и реализацию любого из них требуются  финансовые, материальные и другие затраты. Поэтому каждое решение  имеет реальную стоимость. Реализация эффективного управленческого решения  должна принести организации прямой или косвенный доход.

Организационное содержание решений позволяет создать  четко определенную и закрепленную систему прав, обязанностей, полномочий и ответственности работников и  отдельных служб по выполнению отдельных  операций, работ, этапов разработки и  реализации решений.

Правовое  содержание решений состоит в  точном соблюдении российских законодательных  актов, уставных и других документов самой организации.

Технологическое содержание решений проявляется  в возможности обеспечения персонала  необходимыми техническими, информационными  средствами и ресурсами для разработки и реализации решений.

Социальное  содержание управленческих решений  заложено в механизме управления персоналом, который включает рычаги воздействия на человека для согласования его деятельности в коллективе. Социальное содержание решения в значительной степени изменяется  в зависимости  от формы (способа) принятия решения.

Различают индивидуальную, групповую, организационную и межорганизационную формы принятия решений.

  Индивидуальная (единоличная) форма  принятия решения характерна  тем, что руководитель лично  организует и проводит все  этапы разработки решения от  начала  до конца, хотя на  практике руководитель, ответственный  за принятие решений, всегда  работает с помощью своих заместителей, подчиненных специалистов и привлекаемых  экспертов. Более того, каждый работник тоже может принимать частные индивидуальные решения.

Групповая форма принятия решений предполагает осуществление процесса принятия  решения лицами, взаимодействующими друг с другом  по организационно установленным и формализованным процедурам. Для решения тех или иных проблем руководитель использует уже существующие группы или формирует новые.

Организационная форма сложнее групповой, что  объясняется увеличением числа  действующих в этом процессе лиц  и групп, различием, а иногда и  противоречием, интересов и стоящих  задач, сложностью структуры и взаимосвязей внутри организации, более высокой  степенью риска и неопределенностью  результатов. В итоге окончательное  решение, принимаемое руководителем  организации, находится как бы в  верхней части «дерева решений», принятых отдельными лицами, группами, подразделениями.

Межорганизационная форма принятия решений требует скоординированного взаимодействия  между различными организациями при условии совместного целеполагания, урегулирования конфликтов, рационального распределения дефицитных ресурсов, учета различных факторов и последствий.

2. Функции решения в методологии и организации процесса управления.

Одно  из множества определений менеджмента  формулируется как сбор информации, разработка решений и организация  их выполнения, что подчеркивает высокую  значимость решений в управленческой деятельности.

Анализируя  развитие менеджмента, нетрудно заметить, что его теория эволюционирует к  разработке современных технологий принятия решений.

      Решения определяют такие направления  менеджмента, как:

-   управление на основе контроля  за  исполнением,

-   управление посредством экстраполяции  прошлого в будущее,

-   управление с помощью предвидения  изменений,

-   управление путем гибких экстренных  решений.

Экстраполяция. Прогнозирование неизвестных значений путем продолжения функций за границы области известных значений.

Управленческое  решение на предприятии представляет собой творческий акт субъекта управления (индивидуального или группового лица), определяющий программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа  информации о ее состоянии.

Исходя  из приведенного определения можно  выделить ряд аспектов решения:

-  организационный, 

-   психологический, 

-   социальный,

-   информационный,

-   экономический.

Организационный аспект проявляется в организации как разработки, так и выполнения управленческого решения. При этом реализуется ряд его функций, а именно направляющей, координирующей и мотивирующей, свидетельствующих о многогранности данного понятия.

Направляющая  функция решений проявляется  в том, что они принимаются  исходя из долговременной стратегии  развития предприятия, конкретизируются в многообразных задачах. Одновременно решения являются направляющей основой  для реализации общих функций  управления - планирования, организации, контроля, мотивации, которые реализуются  через посредство решений.

Координирующая  роль решений отражается в необходимости  согласования действий исполнителей для  реализации решений в утвержденные сроки и соответствующего качества.

Мотивирующая  функция решений  реализуется  через систему организационных  мер (приказы, постановления, распоряжения), экономических стимулов (премии, надбавки), социальных оценок (морально-политические факторы трудовой активности: самоутверждение  личности, творческая самореализация).

Эффективность каждого управленческого решения  в значительной мере зависит от выполнения и соотношения указанных функций, как в ходе его подготовки, так  и на этапе внедрения. С учетом этого управленческое решение становится реальным инструментом достижения поставленных целей.

Важно социальное содержание выбранного способа  действий, так как оно отражается на жизни менеджера, всех, кто с  ним работает, то есть на интересе организации, коллектива. Не всякое экономически выгодное решение может быть эффективным  в социальном плане. Примером тому может  служить решение о росте производительности труда, сопряженное с нарушением техники безопасности, ухудшением условий  труда работающих. В связи с  этим чувство ответственности не должно покидать руководителя при выборе окончательной альтернативы. Просчет  функционального исполнителя в  аппарате управления (например, экономиста при определении нормы выработки  для рабочего) имеет частный характер, ошибка руководителя при принятии решений  является своего рода браком и отражается на результатах работы, политике предприятия  в целом, а в крайних случаях  может привести к банкротству, потере рабочих мест, иметь глубокие социальные последствия.

Управленческое  решение в повседневной практике является продуктом управленческого  труда, мыслительной деятельности человека.

3. Эволюция теории принятия управленческих решений.

Как нам уже известно, исторически  наука об управлении как самостоятельная  научная дисциплина возникла в начале XX в.

Что же касается теории принятия управленческих решений, то началом ее интенсивного развития как научной дисциплины можно считать 40-е годы, когда  во время Второй мировой войны  в Англии группе ученых было поручено решить такие сложные управленческие проблемы, как оптимальное размещение объектов гражданской обороны, огневых позиций, оптимизация глубины подрыва противолодочных бомб и конвоя транспортных караванов.

В 50-60-е годы сложившаяся и получившая широкое использование система  методов принятия управленческих решений  была переосмыслена и сформулирована в виде специально возникших научных дисциплин, таких, как исследование операций, системный анализ, управление техническими системами и др. В каждую из них неотъемлемой составной частью входила теория принятия решений.

Действительно, например, в определении исследования операций находим: «Исследование операций является прикладной наукой, применяющей  все известные научные методы для решения специфических проблем, являющихся в данном случае основой для принятия решений исполнительным органом».

Встречаются два определения теории принятия решений:

* расширенное;

* узкое.

В расширенном определении принятие решений отождествляется со всем процессом управления. В узком определении принятие решений понимается как выбор наилучшего из множества альтернативных вариантов. Многие не соглашаются с узким определением, считая, что принятие решений не может ограничиваться лишь выбором наилучшего решения. В теорию принятия решений имеет смысл включать также и их исполнение, контроль и анализ результатов действий, последовавших за принятым решением.

Неотъемлемой  частью теории принятия управленческих решений является и генерирование  альтернативных вариантов решений.

Таким образом, можно сделать вывод  о том, что все сложившиеся  в середине XX в. управленческие науки в значительной степени переплетены, взаимосвязаны и их конкретное название определяет, прежде всего, тот аспект управленческого процесса, на который сделан основной акцент. Но везде одним из основных изучаемых управленческих процессов является выработка и принятие управленческого решения.

Но  есть и существенные различия. Это, прежде всего тот факт, что исследование операций и другие науки об управлении оперируют преимущественно количественными данными, критериями и оценками.

Специалисты всегда понимали, что для принятия решений ограничиться только количественными  данными невозможно.

Однако  в последующем исследовании операций и другие упомянутые выше науки сконцентрировали основное внимание на математических (количественных) аспектах решения управленческих задач. Так, центральное место в них заняло использование научного метода, включающего наблюдение, формулирование гипотезы и верификацию, системную ориентацию и использование принципа моделирования.

Широко  использовались физические, аналоговые, имитационные и математические модели. Наиболее известны модели теории игр, отражающие конкурентную ситуацию и ожидаемое воздействие на конкурентов принятого управленческого решения, модели теории очередей или оптимального обслуживания, управления запасами, линейного программирования, экономического анализа и др.

Предметом же теории принятия решений наряду с количественными методами стали  также методы, позволяющие получать и анализировать качественную (неколичественную) информацию. Это, прежде всего, методы экспертного оценивания, многокритериального анализа, содержательного анализа ситуаций и др.

То  же самое относится и ко многим аспектам менеджмента, не подпадающим  под методы количественного анализа, многие проблемы в котором могут быть решены лишь методами качественного анализа, успешно используемыми в теории принятия решений.

Принятие  решений затрагивает практически  все области человеческой деятельности и является неотъемлемой частью процесса управления. В рамках теории принятия решений развивались методы получения и анализа не только количественной, но и качественной (неколичественной) информации, существенно расширившие возможности общей теории управления.

Иногда  можно услышать мнение, что практика принятия решений существует сама по себе, а теория – сама по себе. Это одно из основных заблуждений руководителя, действующего по принципу «я все знаю сам», не говоря уже о том, что для принятия эффективного управленческого решения опыта и знаний одного человека оказывается, как правило, недостаточно, современному руководителю необходимо владеть современными технологиями принятия управленческих решений.

Современная наука в области принятия управленческих решений поднялась на качественно новый уровень, на ее основе разработаны эффективные управленческие технологии, позволяющие решать сложные управленческие задачи, характерные для современных организаций.

Значительную  роль сыграло резкое увеличение объема информации, которую приходится учитывать при разработке управленческого решения сегодня, появление современной вычислительной техники с ее воистину удивительными возможностями по оперированию и обработке больших массивов как количественной, так и качественной информации.

Созданы современные компьютерные системы  поддержки принятия решений, экспертные системы, автоматизированные системы экспертного оценивания, предназначенные для исполнения в процессе принятия решений и позволяющие принимать эффективные управленческие решения в сложных ситуациях, осуществлять в рамках подготовки к принятию решений значительные объемы экономических, математических, логических и других видов расчетов.

Необходимость решения широкого класса разнообразных  управленческих задач в процессе подготовки решений ставит перед теорией принятия решений новые задачи, в частности, в области управления современной экономикой при значительных экономических преобразованиях, происходящих в нашем обществе.

В настоящее время использование  современных технологий принятия управленческих решений является жизненно важным для руководителя, одним из основных профессиональных умений которого является умение принимать эффективные управленческие решения. И в острой конкурентной борьбе при прочих примерно равных условиях добиваются успеха, устойчиво развиваются и выживают те организации, которые поставили себе на службу дополнительные возможности, предоставляемые современными технологиями принятия управленческих решений.

4. Схема процесса разработки и реализации управленческого решения.

Трудно  привести единую схему для всех видов  и типов решений. Руководители на практике придерживаются различных  схем. Однако схема, приведенная ниже, содержит основные этапы, которые должны быть пройдены при разработке и реализации любого решения (и личного, и делового). Иногда отдельные этапы опускаются (при повторяющихся решениях, например), также возможно итеративное повторение этапов и иерархичность решений  «основное-вспомогательные».

1.     Выявление проблемной ситуации  и постановка целей

Проблема  в переводе с греческого буквально означает преграду, трудность, задачу. Единого мнения относительно определения понятия «проблема» нет. Проблему понимают двояко: 1) проблема – ситуация, когда поставленные цели не достигнуты (ситуация – совокупность обстоятельств (условий), возникающих под влиянием различных воздействий); 2) проблема – потенциальная возможность.

По  степени структуризации (доли количественных переменных и взаимосвязей) проблемы разделяют на три типа:

1)    хорошо структурированные. Переменные  и зависимости между ними могут  быть выражены количественно.  Используются количественные методы  принятия решений;

2)    слабо структурированные. Наряду  с количественными присутствуют и качественные переменные и зависимости. Используется комбинация количественных и качественных методов;

3)    неструктурированные. Содержат лишь  качественные описания переменные, количественные зависимости между  которыми совершенно неизвестны. Используются качественные и  неформальные методы. Упор делается  на интуицию и здравый смысл.

При анализе проблемы важно отличать ее симптомы, причины и следствия. Симптомы – видимые проявления проблемы. Причины – исходные движущие силы, породившие проблему. Следствия –  результаты, к которым приводит проблема. Воздействовать надо на причины, а не на симптомы. Следствия обуславливают  необходимость решения проблемы. Например, симптомы – прогулы и конфликты, причины – плохие условия труда, низкая заработная плата, следствия – снижение производительности труда, ухудшение качества продукции.

Проблему  можно поставить, ответив на такие  вопросы: в чем суть проблемы (описание одним предложением); каковы характерные факторы проблемы (симптомы, причины и следствия); что дает решение проблемы; что будет, если проблему не решать (может решать проблему и не стоит).

  На первом этапе определяются  цели решения и формулируются  критерии его эффективности.  Цели  должны быть (SMART): Specific (четкие), Measurable (измеримые), Achievable ((принципиально) достижимые), Result-oriented (ориентированные на результат), Time-bounded (определенные во времени);

2.     Сбор информации, анализ параметров  и ограничений

Необходимо  собирать только так называемую релевантную  информацию, т. е. информацию, имеющую  отношение к рассматриваемой  проблеме;

3.     Разработка альтернатив и выбор  альтернативы.

  Формируется множество альтернатив,  формулируются критерии эффективности,  осуществляется оценка альтернатив  и выбор одной альтернативы;

4.     Реализация решения – организация  выполнения принятого решения.  Решение оформляется в виде  письменного приказа или распоряжения  или сообщается исполнителям  в устной форме. В решении  обязательно должны быть указаны  сроки исполнения, ответственные  лица;

5.     Контроль выполнения решения.  Контроль понимается в широком  смысле: это не только итоговая  проверка по истечении сроков  выполнения решения, это и предупреждение  отклонений, срывов выполнения решений,  которое может предусматривать  корректировку решения или принятие  новых решений.

5. Основные подходы к принятию управленческих решений.

6. Условия и факторы качества управленческих решений.

Качество  управленческих решений – это степень соответствия управленческих решений внутренним требованиям организации.

Разработка, принятие и реализация решений является концентрированным выражением сущности управления. Схема процесса формирования и изменения решения приведена  на рисунке 1.4.

Цели

Информация о желаемом состоянии

Объект управления

Ситуация

Субъект управления

Информация о действительном состоянии

Решение

    Обратная связь

Движение  информации

Рисунок 1.4 Схема  процесса управления и формирования решения

Выделяют  различные комбинации необходимых  условий в подготовке качественного  решения. Но в любом случае обязательно  следующее условие – процесс  подготовки решения должен иметь  системный характер; объект и процессы в нем также являются системой.

Такое условие  в свою очередь вызывает необходимость определять:

- наличие цели, функции и измерителей  деятельности объекта;

-  элементы системы и их связи;

- тех, кого обслуживает система;

- организацию, которая выполняет  функции разработки предложений  по изменению деятельности объекта,  его элементов;

- наличие (и структуру) вышестоящей  системы.

Здесь приведены лишь краткие формулировки необходимых условий. Но они могут  проводится и в более развернутом виде. Например, условие об элементах системы и их связей требует, чтобы улучшение показателей каждого элемента обеспечивало более эффективную деятельность всей системы. Это означает, что никакое улучшение показателей части системы (подразделения) не может считаться завершенным, если не обеспечивает улучшения показателей деятельности системы в целом.

Названные условия оказываются недостаточными в следующих случаях:

- среда, в которой действует  система, объективно не содействует  достижению ее цели. Это имеет  место тогда, когда сами цели  не соответствуют объективным  условиям среды, когда принимаются  решения, не учитывающие конкретной  обстановки и нарушающие объективно  существующие закономерности;

- тот, кто должен принимать решения  о внесении изменений в существующую  систему, не принимает этого  решения. Можно привести немало  случаев, когда решение признается  верным, но не принимается, а следовательно, и не осуществляется из-за отсутствия разделения прав и обязанностей между соответствующими уровнями управления;

- любые изменения в организационной  системе связаны с совместной  деятельностью людей. Если работники  не принимали участия в выработке  решения,  они могут быть, в  лучшем случае, равнодушны к его  выполнению.

Итак, мы назвали  несколько необходимых  условий, обеспечивающих процесс подготовки решения системными свойствами. Мы установили также, что могут встретиться  ситуации, когда эти условия не выполняются.

Качество  управленческого решения – это совокупность параметров решения, удовлетворяющих конкретного потребителя (конкретных потребителей) и обеспечивающих реальность его реализации.  Компоненты  «черного ящика» системного подхода к принятию решения представлены на рисунке 1.5. Рассмотрим  содержание компонентов «черного ящика».

Процесс в системе (P_t/З_t→max)