Модели бизнес-процессов

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Иркутский  Государственный Технический Университет

Кафедра автоматизированных систем 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Иркутск 2011 г.  

Содержание: 
 
 

1.Описание  предметной области

     Одной из форм товарного обращения, посредством  которого осуществляются хозяйственные  связи между субъектами коммерческой деятельности, является оптовая торговля, т.е. торговля товарами с последующей  их перепродажей или профессиональным использованием.

     Основная  задача оптовой торговли заключается  в снабжении товарами розничной  торговой сети. Решение этой задачи связано с реализацией ряда торговых и технологических функций.

       К числу торговых функций, составляющих  основу коммерческой деятельности оптовых предприятий, относятся:

• изучение спроса населения и оптовых покупателей на товары;
• заключение договоров поставки и контроль их исполнения;
• воздействие на поставщиков с целью расширения ассортимента и увеличения выпуска товаров высокого качества, а также производства новых товаров, в наибольшей степени соответствующих спросу населения;
• формирование ассортимента товаров и управление товарными запасами;
• заключение договоров купли-продажи с оптовыми покупателями и обеспечение контроля их исполнения;
• оказание товарных услуг, связанных с оптовой продажей товаров;
• организация и проведение рекламных мероприятий.

Технологические функции оптовых предприятий  включают:

• планомерный и бесперебойный завоз товаров на свои склады для накопления необходимых запасов товаров;
• приёмку товаров по количеству и качеству;
• хранение товаров в условиях, отвечающих их физико-химическим и биологическим свойствам;
• подготовка товаров к продаже (фасовку, упаковку, маркировку и т.п.);
• обеспечение бесперебойного снабжения товарами розничной торговой сети.

     Наибольшее  значение имеет оптовая торговля при снабжении розничной торговой сети сложным ассортиментом товаров. Ведь предприятиям-производителям выгодно  вести реализацию своих товаров  большими партиями, без подсортировки  с учётом нужд розничной торговли. Но далеко не каждый даже крупный магазин обладает необходимыми помещениями и работниками для того, чтобы вести работу по преобразованию промышленного ассортимента в торговый. Следовательно, для таких розничных торговых предприятий оптимальным является прибегнуть к услугам оптовой торговли.

     Необходимость в использовании оптового звена  торговли связана, кроме того, с сезонностью  потребления некоторых непродовольственных  товаров, а также с сезонностью  производства отдельных продовольственных товаров. Товаропроизводители не могут длительное время хранить на своих складах произведённые товары, а у многих розничных торговых предприятий собственные склады отсутствуют. Предприятия же оптовой торговли в состоянии создать надлежащие условия для хранения товаров, с тем, чтобы реализовывать их по мере возникновения спроса.

     Таким образом, выступая в роли посредника, оптовое звено берёт на себя часть  функций розничной торговли, связанных  с поиском поставщиков, закупкой, подсортировкой, хранением, упаковкой, фасовкой и доставкой товаров. Это во многом способствует бесперебойному снабжению розничных торговых предприятий товарами, снижению розничных цен на них положительно сказывается на качестве обслуживания покупателей.

     Учитывая  важность тех задач, которые решает оптовая торговля, необходимо, чтобы её развитие осуществлялось в следующих направлениях:

1. Формирование сети оптово-посреднических организаций для сезонного хранения и поставок товаров.
2. Обновление складского хозяйства, в том числе строительство новых и реконструкции действующих холодильников и баз для хранения сельскохозяйственной продукции.
3. Совершенствование технологий складирования товаров.
4. Реорганизация старых и создание новых организаций по закупке с/х продукции с последующей её реализацией на переработку или длительное хранение.
5. Расширение круга услуг, связанных с оптовой продажей товаров, и повышение качества их выполнения.
6. Разработка более совершенных методов хранения и доставки товаров в розничную торговую сеть.
7. Разработка мероприятий по усилению воздействия торговли на производство на основании проводимых исследований спроса населения.
8. Использование компьютерной техники и программного обеспечения, позволяющих вести автоматизированный учёт товаров на всём пути их движения, начиная с заключения договора поставки и заканчивая отправкой в розничную торговую сеть.

       При оптовой торговле товар  закупается крупными партиями. Оптовая  торговля не связана с реализацией  продукции конкретным конечным  потребителям, т.е. она позволяет  изготовителям с помощью посредников сбывать товар с минимальными непосредственными контрактами с потребителями. На товарном рынке оптовая торговля представляет собой активную часть сферы обращения.

     Оптовая торговля - это форма отношений между предприятиями, организациями, при которой хозяйственные связи по поставкам продукции формируются сторонами самостоятельно. Она влияет на систему экономических связей между регионами, отраслями, определяет пути перемещения товаров в стране, благодаря чему совершается территориальное разделение труда, достигается пропорциональность в развитии регионов.

     Принципы  осуществления оптовой  торговли:

     1. Создание ресурсной основы для  её функционирования, т.е. достижение  сбалансированности товарной массы  и денежных средств, выражающих  платежеспособный спрос покупателей.

     2. Создание необходимых элементов  инфраструктуры рынка, позволяющих  свободно выбирать партнеров  и формировать коммерческие связи  для успешной реализации торговой  сделки.

     3. Формирование системы финансово-ценовых  регуляторов на всех этапах оптовой торговли, включающей элементы материального стимулирования и ответственности.

     Задачи, решаемые оптовой торговлей:

• сбор и создание банка данных конъюнктурного исследования с текущими и перспективными прогнозами состояния спроса и предложения на продукцию производственно-технического назначения и товары народного потребления;
• размещение производства товаров в четком соответствии с действительными запросами потребителей по ассортименту, количеству и качеству;
• своевременное, ритмичное и качественное обеспечение потребителей в соответствии с полученными заказами, договорами и контрактами;
• формирование товарных запасов и организация складского хранения в целях оперативного маневрирования или в случае покрытия текущей и непредвиденной потребности заказчиков;
• внедрение прогрессивных форм и методов оптовой торговли с использованием высокомеханизированных погрузочно-разгрузочных средств мобильного транспорта, высокоэффективных видов многооборотной тары;
• широкое использование экономических методов регулирования и стимулирования всей системы взаимоотношений процесса оптовой торговли между поставщиками и покупателями, с сохранением достойной доли коммерческого успеха для каждого;
• получение максимально возможной совокупной экономии в результате снижения уровня издержек обращения на всех этапах реализации процесса оптовой торговли.

Задачи для  автоматизации:

• автоматизировать процесс поступления и обработки заявки;
• автоматизировать процесс подготовки заявки;
• автоматизировать процесс складирования.

Цели создания ИС:

• автоматизация процессов;
• сокращение количества трудовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач;
• увеличение прибыли за счёт использования современных программных средств;
• повышение качества принятия решений за счёт оперативности и удобства представления информации.

2. Модель бизнес-процессов

рис.2.1. Деятельность склада 

рис.2.2. Декомпозиция деятельность склада 
 

3. Модель потоков  данных

рис.3.1. Декомпозиция отгрузка товара

4. Перечень документов

рис.4.1. Каталог товаров.

рис.4.2. Маршрутный лист.

рис.4.3. Спецификация на товар. 

рис.4.4. Карта размещения по складу. 

рис.4.5.Акт возврата.

рис.4.6. Рекламационный акт. 

рис.4.7.Счет фактура.

5. Системы электронного  документооборота DIRECTUM

5.1. Описание системы  электронного документооборота  и управления взаимодействием  DIRECTUM

Общая информация о системе DIRECTUM

     DIRECTUM – система электронного документооборота  и управления взаимодействием,  нацеленная на повышение эффективности  работы всех сотрудников организации  в разных областях их совместной  деятельности.

     Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

     На  базе системы DIRECTUM разрабатывается  широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

     Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
• Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).
• Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
• Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
• Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
• Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
• Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в государственных организациях и на крупных предприятиях.
• Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

     Компоненты  системы DIRECTUM

     Возможности системы существенно расширяются  благодаря компонентам:

• Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Разработка и модификация системы DIRECTUM; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.
• Службы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services) Актуально. Обеспечение сквозных процессов, передачи документов с ЭЦП и обмена данными между независимыми системами DIRECTUM.
• Служба файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление долговременным и архивным хранением большого объема документов, в том числе медиаданных; настройка политик перемещения данных по хранилищам.
• Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.). 
• Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.
• Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, работа с документами из ERP-системы.
• Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер.
• Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.
• Быстрая идентификация документа DIRECTUM RapID. Маркировка документа штрих-кодом и быстрый поиск электронного документа по его бумажной копии.
• Сервер репликации. Создание иерархической системы распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; настраиваемый состав реплицируемых данных.
• DIRECTUM OverDoc. Бесплатная программа, позволяет организовать работу с электронными документами с ЭЦП без системы, и обмениваться документами между организациями.

5.2. Процесс внедрения системы DIRECTUM

     Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Качественное комплексное внедрение - одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами.

     Зачастую  только использование системы электронного документооборота без изменения  бизнес-процессов не позволяет добиться желаемых результатов. Для получения  действительно существенного эффекта  необходимо провести ряд подготовительных работ. Частью полномасштабного внедрения является бизнес-консалтинг, включающий исследование и анализ, разработку модели «как есть», оптимизацию и разработку модели «как будет», разработку проектных решений, предложений по использованию технических и организационных инноваций с учетом предметной области и особенностей бизнеса конкретного заказчика.

     Бизнес-консалтинг позволяет достичь эффекта от внедрения более высокого уровня за счет взаимоувязки целей и задач  проекта со стратегическими целями, задачами бизнеса заказчика и их показателями, а не только исходя из необходимости получить локальные улучшения и удобства для пользователей. Консалтинг проводится не в отрыве, а дополняет процесс внедрения информационной системы. Проектные решения закрепляются технически в системе и организационно в разработанных регламентах, проходят проверку на практике, становятся неотъемлемой частью текущей деятельности предприятий.

     На  основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

• библиотеку типовых проектных решений;
• моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN;
• четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;
• проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;
• расчет эффективности по итогам внедрения;
• и т.д.

     Технология  предусматривает несколько вариантов  организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров в различных регионах.

     рис. 5.1. План типового внедрения DIRECTUM 

     Благодаря данной технологии внедрения процесс  перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота (СЭД), когда:

• работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;
• высшее руководство работает с документами из системы;
• контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
• в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
• создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

5.3.Служба  поддержки DIRECTUM

     Качественные  сервисы поддержки – это гарантия стабильного функционирования и  успешного развития информационной системы. Именно профессиональная поддержка обеспечивает снижение рисков заказчиков, экономит их время и средства.

     Поэтому компания DIRECTUM уделяет особое внимание технической поддержке своих  заказчиков. Развивая сервисы поддержки, DIRECTUM ориентируется на повышение эффективности сотрудничества с многочисленными клиентами и партнерами.

     Виды  технической поддержки

     Базовая техническая поддержка предоставляется  организациям с действующим абонементом  на обновление версий системы DIRECTUM. Абонемент представляет собой право на получение в течение его срока действия новых версий системы DIRECTUM, которые включают новые возможности для пользователей, администраторов и разработчиков; оптимизацию работы системы; изменения интерфейса и средств администрирования, учитывающие пожелания пользователей и администраторов. Абонемент на обновление версий системы сроком на один год предоставляется при первичной покупке системы DIRECTUM, в дальнейшем его необходимо приобретать регулярно.

     Базовая техническая поддержка оказывается как клиентам непосредственно компании DIRECTUM, так и клиентам партнеров компании DIRECTUM.

     Базовая техническая поддержка включает в себя следующие виды услуг:

     1. Инцидентная поддержка.

     2. Обработка запросов на обслуживание.

     3. Стандартный доступ к сайту  поддержки.

     Базовая техническая поддержка распространяется только на стандартный функционал системы DIRECTUM. Поддержку заказных решений, созданных  на базе системы DIRECTUM, осуществляет компания, разработавшая данное решение.

     Существуют  следующие дополнительные услуги технической  поддержки:

     1. Приоритетная инцидентная поддержка.  Услуга сокращает время реакции  на инциденты, доступна только  при наличии абонемента на  обновление системы.

     2. Консультации пользователей, администраторов и разработчиков.

     Все дополнительные услуги оплачиваются в  соответствии с действующим прайс-листом и требуют наличия прямого  договора с компанией DIRECTUM.

     Дополнительные  услуги могут оказываться также  партнерами компании DIRECTUM (на основе своих правил и договоров).

     Описание  услуг службы поддержки

     Инцидентная поддержка

     Под инцидентом понимается любое событие, не являющееся частью нормального функционирования программных продуктов компании DIRECTUM, которое привело к нарушению их использования.

     Инцидент  считается решенным, если предоставлена  рекомендация, позволяющая устранить  сбой и восстановить нормальное использование  программных продуктов компании DIRECTUM. Рекомендация может включать предоставление "обходного пути".

     Степень воздействия характеризует меру отклонения от нормального уровня использования  программных продуктов, количество и статус пользователей и бизнес-процессов, подвергшихся воздействию в связи  с инцидентом.

       Таблица №1 Степень  воздействия

     Срочность характеризует приемлемую задержку разрешения инцидента с точки  зрения наступления его воздействия на текущие задачи пользователей и бизнес-процессы. 

     Таблица № 2 Срочность

     Приоритет инцидента на основании степени  воздействия и срочности определяется в соответствии с таблицей.

     Таблица №3 Приоритет инцидента

     В зависимости от приоритета инцидента  устанавливаются стандартные нормы  на время реакции.

     Под временем реакции понимается количество рабочих часов, прошедших с момента регистрации инцидента, в течение которых назначенный специалист службы поддержки приступает к работе по его разрешению, и, в зависимости от ситуации, дает первоначальные рекомендации по разрешению инцидента или запрашивает необходимые для более глубокой диагностики сведения.

     Таблица № 4 Время реакции