Мовні норми в офіційно-діловому стилі

      МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ

   СУМСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Кафедра ДПД та українознавства

РЕФЕРАТ

                  з дисципліни “Українська мова за професійним спрямуванням”

на тему: “ Мовні норми офіційно-ділового стилю”

Виконав:                                                                                                                                                                            студент СПГ1201-2

               Ващенко Е.Є.

 Перевірила:

 доцент

 Харченко І.І.

 Суми   2014

ЗМІСТ

Вступ

1. Лексичні норми.
2. Стилістична забарвлення слова та лексичні норми ділового стилю.
3. Граматичні норми.
4. Синтаксичні норми.
5. Вживання дієприкметникових оборотів.
6. Конструкції з однорідними членами.
7. Структура складного речення.
8. Логіка викладу і закони текстової організації.
9. Рубрикація.
10. Критерії логічності мовного вираження.

Література

       Вступ

     Офіційно-діловий  стиль (ОДС) — функціональний різновид мови, який слугує для спілкуванні в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю, належить до виразно-об'єктивних стилів,виділяється найвищою мірою літературності.

     Ознаки офіційно-ділового  мовного стилю:

1. Офіційно-діловий стиль  ґрунтується на логічній основі. Найважливішим у ньому є послідовність і точність викладу фактів, документальність, об'єктивність оцінок, гранична чіткість, емоційно-експресивна нейтральність вислову.

2. Цей стиль відзначається  суворими вимогами до лексики  й фразеології (широке використання  професійної термінології, канцеляризмів, абревіатур, відсутність діалектизмів, жаргонізмів, просторічних виразів, слів із суфіксами суб'єктивної оцінки тощо).

3. Високий ступінь одноманітності, стандарту форми, сувора регламентація розміщення та будови тексту.

Підстилі:

1. Законодавчий — використовується в законотворчій сфері у вигляді Конституції, законів, указів, статутів, постанов тощо.
2. Дипломатичний — використовується в сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у вигляді договорів, конвенцій, протоколів, заяв тощо.
3. Юридичний — використовується в юриспруденції у вигляді актів, позовних заяв, протоколів, постанов, запитів, повідомлень тощо.
4. Адміністративно-канцелярський — використовується в професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві у вигляді офіційної кореспонденції, договорів, контрактів, заяв, автобіографій, доручень тощо.

Як і сам офіційно-діловий мовний стиль, його підстилі мають власну сферу застосування, межі якої визначаються метою й умовами ділового спілкування. Вони виступають засобом функціонування взаємозв'язаних між собою систем документації — цілісних утворень із певними специфічними рисами (система управлінських, адміністративних документів та спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, юридична тощо).

1. Лексичні норми

     Норми слововживання в діловому стилі :

1) слово має вживатися  з урахуванням його лексичного  значення;

2) слово має вживатися  з урахуванням його стилістичного забарвлення (приладдя);

3) слово має вживатися  з урахуванням його лексичної  сполучуваності.

Здавалося б, усього три правила, ясних і зрозумілих кожному, повинні виконуватися в діловій письмовій мові тим більше, що денотативная точність може бути забезпечена тільки за умови їх дотримання. На ділі ж у ділових текстах лексичні помилки є одним з найбільш масових видів порушень мовних норм (за частотності вони стоять на третьому місці за граматичними та орфографічними помилками).

Розглянемо деякі з них:"Створення нормативної бази для організації власників житла"

Організація - 1) організованість, внутрішня дисципліна, 2) громадське об'єднання чи державна установа. Слово "Організація" використано в даному контексті явно без урахування його лексичного значення. "Нормативна база" створюється не для того, щоб власники житла "організовувалися", а для того, щоб вони "являлися", в даному випадку доречно було б використовувати віддієслівний іменник "поява" замість "організація". Особливо відчутно порушення лексичних норм у стійких словосполученнях і термінованих словосполученнях.

    Арбітражними судами в масовому порядку розглядаються позови, в яких конфліктні ситуації викликає двозначно або недбало складена фраза в тексті договору, неправильно підібране слово. Для того, щоб точно визначити лексичне значення того чи іншого слова, у випадку ускладнень потрібно звертатися до тлумачних словників. Постійне "спілкування" зі словниками відрізняє культурного та грамотної людини. Представнику низьких типів мовних культур здається, що він все знає і без словника. Звідси "приблизне" знання значення слів, що викликає численні лексичні помилки в тексті документа. Існують десятки типів тлумачних словників, з яких для ділового спілкування особливо необхідні: економічні словники, словники іноземних слів, тлумачні словники певної мови, словник паронімів, словники лексичної сполучуваності.  Причому користуватися потрібно словниками, що вийшли в останні роки - настільки активні процеси, що відбуваються в лексичному ладі сучасної української мови. В останнє десятиліття у сфері економіки, політики, інформаційних технологій стала активно використовуватися англомовна лексика, експансія якої в українській мові відзначена цілою низкою лінгвістів. Ф'ючерсні кредити, кліринг, консалтинг, екаутінг, франчайзинг, лізинг, холдинг, ріелтер, брокер, дилер, дистриб'ютор, чартер, тендер, офшор, ф'ючерс та багато інших термінів вже вийшли за межі вузькопрофесійного вживання. Однак навіть ці часто вживають слова, які повинні бути на слуху, не завжди використовуються коректно. Сьогодні часто менеджером називають рекламного або страхового агента або продавця. Тим часом менеджер - це управлінець або господарський керівник підприємства.

    Інший вид мовної надмірності - тавтологія (від гр. Tautologia від tauto - те ж саме + logos - слово) - невиправдане повторення спільнокореневих слів або близьких за значенням слів в одному реченні або мовному фрагменті. Тавтологія частіше за все є наслідком мовної недбалості або поганої редакторської правки: для найбільш швидкого оформлення формальностей.

  Особливо часто зайвим словом виступає займенник: наш з Вами проект, нашу з Вами співпрацю. Надлишок займенників захаращує фразу, створюючи перешкоди на шляху її сприйняття.

2. Стилістична забарвлення слова та лексичні норми ділового стилю

   У мові документів слово має вживатися з урахуванням його стилістичного забарвлення (приналежності до того чи іншого стилю).Поняття стилістичного забарвлення зазвичай пов'язують із закріпленістю слова за тією або іншою сферою використання мови, за тим чи іншим функціональним стилем. Образно кажучи, кожне слово в мові має свій "паспорт", у якому зазначено, як і де воно використовується, яка сфера його вживання. Яскраве стилістиче забарвлення мають канцеляризми і процедурна лексика: належний, даний, справжнім, зазначений, виконавець, клопотання тощо. Ця суто книжкова лексика в усному мовленні практично не використовується: ми добре відчуваємо її книжково-письмове забарвлення. А розмовна лексика, як вже було зазначено, проникає в тексти документів саме тому, що розмовні обороти і професіоналізми не усвідомлюються як такі.

    Професіоналізмами називаються слова, вирази, обмежені у сфері використання кордонами якійсь галузі, професії. Специфічні професіоналізми - розмовні найменування того чи іншого явища потрібно відрізняти від книжково-письмової лексики:

Професіоналізми - це слова з усіченою основою, утворені найчастіше за допомогою суфіксів -к/-ка,-ик. Подібна лексика, доречна в неофіційній обстановці ділового спілкування, абсолютно недоречна у мові документів.

3. Граматичні норми

    Для ділового мовлення надзвичайно важливо відповідати якостям, обумовлювати ефективність ділового спілкування. Одне з них - грамотність.  Воно має на увазі не тільки знання правил слововживання, граматичної сполучуваності, моделей пропозиції, але і розмежування сфер використання мови. Сучасна українська мова  має велику кількість варіантних форм. Одні з них використовуються у книжково-писемних стилях мови, інші - у розмовно-побутовому мовленні. В офіційно-діловому стилі і ширше - в офіційному діловому спілкуванні використовуються форми кодифікованого писемного мовлення, так як тільки дотримання їх може забезпечити точність передачі інформації.

Порушення граматичних норм літературної мови відносяться до грубих мовних помилок і, на жаль, до найчастіших в письмі ділового мовлення (за нашими спостереженнями, близько 60% всіх порушень мовних норм).

Вони різноманітні: неправильний вибір форми слова, порушення в структурі словосполучення,пропозиції. Однією з найпоширеніших помилок є використання в письмовій мові розмовних форм мн. ч. іменників на -а/-я замість нормативних на -и/-і:

Особливо потрібно сказати про форму "д ó говірка - договір á". У таблиці вона невипадково наведено з формою однини іменника. Ця граматична норма пов'язана з наголосом, яке в розмовному варіанті обов'язково падає на перший склад. На практиці ж ми часто зустрічаємося зі змішанням форм "догів ó р" - і "договір á", що суперечить усякій логіці.

Нерідко спостерігається коливання при виборі потрібної форми мн. ч. іменників у родовому відмінку: кілограм ів / кілограм.

Слід пам'ятати, що форму з нульовим закінченням має наступна група іменників:

1) назви парних предметів - черевик, чобіт, панчіх (але шкарпеток);

2) назви національностей, територіальної приналежності;

3) назви військових груп: солдат, кадет, партизан;

4) назви одиниць виміру: ампер, вольт, ват, аршин, мікрон, рентген, але: грам ів, кілограм ів.

4. Синтаксичні норми

    Не менш важливу роль, ніж правильне вживання слів, в документах грає чіткість синтаксичної організації текстів. Порушення синтаксичних норм української літературної мови не настільки частотних, як граматичні помилки, однак саме ці помилки в значній мірі ускладнюють сприйняття тексту.

    Порушення порядку слів, неузгодженість підлягає з присудком, визначення з визначеним словом, помилки, пов'язані з вживанням причетних і дієприкметникових оборотів, зсув структури простого і складного речення і цілий ряд інших помилок часто роблять вислів малозрозумілим і сумбурним, що не відповідає базовій вимозі, висунутій до мови ділових паперів, - вимозі точності.

«Дозволити акціонерному товариству відкритого типу "Санаторій ім. Чкалова" котельню і трансформаторну підстанцію на галявині ім. Фрунзе з усіма видами інженерних мереж в обсязі проекту ввести в експлуатацію». Розрив словосполучення, порушення порядку слів затемнюють зміст висловлення. Відновивши порядок слів у реченні, ми полегшуємо його сприйняття: «Акціонерному товариству відкритого типу "Санаторій ім. Чкалова" дозволити ввести в експлуатацію котельню і трансформаторну підстанцію на галявині ім. Фрунзе з усіма видами інженерних мереж в обсязі проекту.»

5. Вживання дієприкметникових зворотів

   Дієприслівникові обороти є характерною рисою стилістичної книжкової писемного мовлення. В усній розмовній мові вони вживаються вкрай рідко. Тому навик вживання дієприкметникових зворотів у людей мало читає залишається нестійким. Найчастіше в ділових письмових текстах порушується основна вимога використання дієприслівників. Воно полягає в тому, щоб дієприслівник і дієслово, до якого воно відноситься, позначали дії однієї особи. Порушення цього правила призводить до алогізм і абсурдності висловлювання. Згадаймо знаменитий рядок з "книги скарг"А. П. Чехова: "Під'їжджаючи до цієї станції і дивлячись на природу у вікно, у мене злетів капелюх". При такій структурі пропозиції виходить, що в поїзді їхав і милувався природою капелюх. Подібний алогізм висловлювання, викликаний порушенням правил вживання дієприкметникових зворотів, зустрічається і в наші дні.

До наслідків основного принципу вживання дієприкметникових зворотів належать такі:

1. Неможливо вживання дієприкметникового звороту в безособових реченнях (крім інфінітивних конструкцій), тобто до порушень граматико-синтаксичної норми відносяться конструкції типу: «Погоджуючись з Вами, у мене немає заперечень, Вирішуючи це питання, нами було встановлено ...»

2. Неможливо вживання  дієприкметникових зворотів в пасивних конструкціях, так як суб'єкт дії пасивної конструкції не може збігатися з суб'єктом дії, позначеного дієслово. Не можна сказати: «Об'єднавши наші зусилля, до нас повернеться впевненість в успіху.»

Потрібно зазначити, що норма не порушується, якщо у складі присудка безособового пропозиції є неозначена форма дієслова: «Говорячи про прорахунки у підготовці передвиборної кампанії, потрібно виділити ряд причин об'єктивного характеру.»

   Дієприслівникові звороти легко замінюються в структурі пропозиції підрядними реченнями (як правило, умови або часу) або стійкими канцелярськими зворотами. Наприклад: «Враховуючи загальний розмір статутного капіталу, ми залишаємо за собою право коригування внеску». Підрядне: «Ми залишаємо за собою право коригувати внесок залежно від загальних розмірів статутного капіталу.»

6. Конструкції з однорідними членами

   Одними з найбільш частих помилок у ділових текстах є помилки, пов'язані з логічною несумісністю однорідних членів речення.

1. В якості однорідних  членів речення не повинні  виступати слова, що позначають  родові та видові поняття. Наприклад: « Магазину потрібні продавці овочів і картоплі». У даному випадку порушення норми викликано тим, що в якості однорідних членів використані родове поняття "овочі" і видове "картопля".

2. Однорідними членами  речення не можуть бути слова, що виражають так звані перехресні  поняття, тобто слова, значення яких  в чомусь співпадає. Неприпустимі  конструкції: «Керівництво відзначило і преміювало кращих співробітників цінними подарунками». Значення слів відзначити й преміювати багато в чому збігається з відзначити – підкреслити,значення чого-небудь, зробленого ким-небудь, зазвичай нагородивши людину,преміювати - нагородити премією.

3. Неприпустимо вживати  як однорідних членів слова, що  позначають різнопланові поняття. Наприклад: «Видача готової продукції проводиться по рахунку і по пред'явленні квитанції».

4. В якості однорідних  членів не можуть використовуватися прислівникові звороти і речення. Неправильно: «Особи, які пройшли медкомісію і мають допуск до робіт, проходять спеціальний інструктаж з відповідної спеціальності». Тобто неприпустимі конструкції типу: «Розглядаючи Вашу пропозицію і вирішальний цю проблему позитивно, хочу звернути Вашу увагу на умови зберігання продукції».

7. Структура складного речення

   У діловій письмовій мові, як вже говорилося, переважають прості речення. Однак це не означає, що складні пропозиції менш значущі для текстової організації в офіційно-діловий писемності, ніж прості. Складне речення передає складну думку, відображаючи складні відносини тих чи інших соціально-правових ситуацій. Точно визначити ті чи інші смислові відносини допомагають спілки та союзні слова. Саме тому використання їх повинно бути коректним. Особливо це відноситься до складових, що використовується з вказівними словами: не тільки .... але і; як ..., так і ...; якщо ..., то, такий же .... як; незважаючи на те що; в силу того, що, про те, що; завдяки тому, що; з огляду на те, що; перед тим, як; так само, як і ін.

  Іноді в текстах відбувається контамінація складеного союзу, що порушує логічні зв'язки в структурі складного речення. Наприклад: «Не тільки проблеми будівництва, а також побутові та соціальні проблеми будівельників були включені до порядку денного зборів». (Потрібно: не тільки ..., але і). Зустрічається неадекватне використання складеного союзу (або частини складеного союзу) у простому реченні. Наприклад: «При відмові підрядника від складання та підписання протоколу при виявленні дефектів, то для їх підтвердження замовник має право призначити кваліфіковану експертизу (союз "якщо ..., то").

   Нерідко укладачі документів невиправдано ускладнюють текст, що виражається в нанизуванні однотипних придаткових, перенасичення складних речень різного роду ускладнювачами (причетними і дієприслівниковими зворотами, вступними словами і конструкціями, відокремленими доповненнями і обставинами). Наприклад: « Охорона звільняється від відповідальності за крадіжку майна, якщо встановлено, що охорона була позбавлена ​​можливості відкрити і оглядати об'єкт для з'ясування причин спрацювання сигналізації, якщо сторонні особи затримані охороною при вчиненні крадіжки, та в інших випадках, якщо охорона доведе відсутність своєї провини».

Подібні пропозиції легко рубриціюються, тобто членуються на складові частини, графічно відокремлені одна від одної. Наприклад: «Охорона звільняється від відповідальності, якщо встановлено:

-що охорона була позбавлена  ​​можливості розкрити і оглянути  приміщення для з'ясування причин  спрацювання сигналізації;

-що сторонні особи  затримані охороною при вчиненні  крадіжки;

-що охорона невинна.»

Слід зауважити, що рубрикація складного речення в тексті може здійснюватися за допомогою сигнального тире на початку абзацу або цифрового позначення. Рубрикація полегшує засвоєння інформації, робить її більш наочною.

8. Логіка викладу і закони текстової організації

   Логіка викладу і закони текстової організації у мові документів об'єднані одним принципом - принципом формально-логічної побудови тексту. Цей принцип полягає в тому, що частини тексту (абзаци, рубриційовані частини) представляють собою фрагменти, мікротеми яких у закріпленій послідовності представляють макротему цілого. Неминуча ієрархічність текстової організації виражається в поділі тексту документа на розділи, параграфи, пункти, підпункти, які, як правило, нумеруються.

9. Рубрикація

   Вибір того чи іншого варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу, композиційної структури. У найпростіших випадках використовуються однотипні знаки - арабські цифри або букви. Тексти складної організації вимагають позначення частин різними засобами.

   Більш великі в порівнянні з абзацами рубрики (частина, розділ, глава, параграф) позначаються римськими чи арабськими цифрами і іменуються. Наприклад:

1. Загальні положення.

2. Кваліфікаційні вимоги та необхідний рівень знань.

3. Обов'язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

   При поділі тексту на рубрики кожна складова частина, відповідна поняттям пункту і підпункту, отримує свій номер (використовуються арабські цифри), після якого ставиться крапка. Номер кожної складової частини включає всі номери  відповідних складових частин більш високих ступенів поділу. Наприклад:

1. Загальні положення.

1.1 Особа, відповідальна за  радіаційну безпеку, призначається  і звільняється наказом Генерального  директора.

1.2 Особа, відповідальна за  радіаційну безпеку, підпорядковується безпосередньо начальнику служби радіаційної безпеки.

При подальшому дробленні тексту на підпункти кількість знаків, що позначають нумерацію, буде збільшуватися:

   При формально-логічної організації тексту текстотвірний функцію виконують заголовки і підзаголовки. Заголовок документа - його обов'язкова приналежність: Наказ, Посадова інструкція, Договір, Розпорядження і т.д. Тільки в діловому листуванні не вказується назва документа.

  Тема, як правило, конкретизує тип документа, відображає основну його тематику. Тому так бажані заголовки в тексті ділового листа, договору, наказу. Формула змістовного заголовка являє собою поєднання, що відповідає на питання: про що цей документ? Наприклад:

Наказ

Про організацію виїзної торгівлі

Договір

про пожежно-охоронної сигналізації об'єкту

У ділових листах змістовний заголовок виноситься не завжди. У ряді етикетних ділових листів і в листах інформаційного характеру заголовок не використовується. Проте він абсолютно необхідний в комерційній листуванні:

Про поставку вантажу за контрактом № ...

Про запиті на постачання бензину А-76

Про скасування замовлення на запасні частини

Іноді заголовок зливається із заголовком, конкретизуючи тип документа. Наприклад:

Журнал реєстрації вхідних документів

Протокол засідання Ради директорів

Договір оренди

У цьому випадку він виступає в ролі неузгодженого означення,відповідаючи на питання "чого?". Розташовується заголовок після реквізитів "дата" і "індекс документа" ліворуч. Заголовок повинен бути коротким, він не повинен перевищувати двох рядків. Функціонально заголовок являє собою дуже важливу частину тексту, яка значно полегшує роботу з документами: сортування, обробку та переадресацію в разі потреби.

    Весь текст документа ділиться з точки зору набору реквізитів на наступні частини:

При тому, що композиція документа індивідуальна для кожного типу документів, ця схема універсальна.

   Неухильна логіка в розвитку теми, підкреслений аналітизм, що виражається в дробленні тексту, і точна розгорнута експлікація змісту - ось основні характеристики текстової організації документа. Неухильна логіка виявляється в послідовності змістовних фрагментів. Підкреслений аналітизм також виражається у використанні паралельних конструкцій:

2.1 Замовник зобов'язується ...

2.2 Виконавець зобов'язується ...

10. Критерії логічності мовного вираження

   Коли ми говоримо про логіку, ми повинні розділяти логіку дійсності, логіку думки і логіку мовного вираження. Логічність думки виражається у вірності відображення фактів дійсності і їх зв'язків (загальне - одиничне, причина - наслідок), в обгрунтованості тверджень, їх доказовості. Недоліки в логіко-понятійної структурі тексту можуть виявлятися у недостатності або надмірності аргументації, у порушенні причинно-наслідкового послідовності викладу, у порушенні правил аргументації і т.п.

Порушення логіки оформлення тексту нерідко виявляється в неправильному абзацному членуванні, поділі тексту документа на пункти і підпункти. Порушення в логічній структурі висловлювання проявляються в підміні логічного суб'єкта об'єктом: «Устаткування вважається зданим Постачальником і прийнятим Покупцем за якістю (сертифікат якості). При цьому упаковка і зовнішній вигляд продукції повинні повністю відповідати умовам цього контракту». Замість: «Якість устаткування вважається встановленим, якщо є в наявності сертифікат якості». «При необхідності перевірка продукції зовнішнім оглядом може проводитися покупцем самостійно». Замість: «Зовнішній огляд продукції проводиться покупцем самостійно».

   До порушень мовної логіки, чи логічним помилкам, відносяться помилки у використанні термінів і термінізованих сполучень (так, у комерційній документації часто плутаються поняття: "вартість", "ціна", "розцінка"), порушення релевантності висловлювання (мовна неповнота або надмірність, відхилення від теми), порушення смислових зв'язків між компонентами висловлювання і пр. Будь-яке порушення логічної структури висловлення зумовлює можливість зрозуміти текст, що не дозволяє йому повною мірою здійснювати своє призначення - однозначно керувати діями людей.

Список літератури

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: ІПК Видавництво стандартів, 2003.
2. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Учеб. посібник. - 5-е вид., Испр. і доп. - М.: ИНФРА-М;Новосибірськ: Сибірська угода, 2002. - 320 с.
3. Кузнєцова Т.В. Діловодство - Москва: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000 р.
4. Кузнєцова Т.В. Складання та оформлення службових документів - Москва: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999 р.
5. Організація роботи з документами: підручник / Под ред. проф. В.А. кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: Инфра-М, 2002. - 592 с.
6. Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика роботи з документами в організації. Навчальний посібник. М.: «ЕКСМОС», 1999.-320 с.
7. Положення про Державний герб, затвердженому Указом Президента РФ від 30 листопада 1993 р. № 2050
8. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: коментар до гост р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядився: Видавництво: Проспект. Рік видання: 2005