Организация работы с документами. 4

  

ФИНАНСОВО –  ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

 

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

ПО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

НА  ТЕМУ:

«ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ»

 

 

 

 

Выполнила студентка 3 курса

Климентовская Е. А.

Проверил: преподаватель

Свистухина Т.С.

 

 

 

 

 

 

Королев, 2013  

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………3

1. Организация работы с документами…………………………………4

1.1. Особенности организации работы с документами…………………4

1.2. Организация работы с документами различных групп……………6

2. Правила регистрации и индексирования документов………………10

3. Организация контроля за исполнением документов………………14

4. Подготовка документов к архивному хранению……………………17

Заключение………………………………………………………………..20

Список используемых источников………………………………………21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Организация работы с документами подразумевает четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
1. Особенности организации работы с документами

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии  должен быть установлен единый порядок  составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются  ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• порядок регистрации документов;
• правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
• методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация работы с документами различных групп

В документационном обеспечении предприятия можно  выделить три группы документов:

1. поступающие (входящие) документы
2. отправляемые (исходящие) документы
3. внутренние документы

Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими  документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре  регистрации.

Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие (входящие) документы:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов дела.

Первичная обработка  входящих документов заключаются в  проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставиться в известность отправитель.

При обработке поступающей  корреспонденции необходимо соблюдать  право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью  распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка  о поступлении документа в  организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты.

Отметка о поступлении  не проставляется на приложениях  к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет  существенных отличий от схемы организации  работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами  исходящих документов заканчиваются  на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии  исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Обработка исходящих  документов состоит из следующих  операций:

• составление проекта документом исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с  другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется  визой.

Подготовленный  проект исходящего документа предоставляется  на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены  другие документы, на основании которых  составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Внутренние документы  готовят, оформляют и исполняют  в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и  оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы  подготовки и оформления внутренних документов:

• составление проекта;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

На этапе исполнения работа с внутренними документами  включает:

• передачу документа исполнителям;
• исполнение документа;
• контроль исполнения документа;
• подшивку исполненного документа в дело.

Регистрация может  проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию  внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых  случаях - исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование  в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение  дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшие использование  или уничтожение).

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления  документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов –  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется  индексами по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей:

1. порядковый регистрационный номер,
2. индекс по номенклатуре дел,
3. индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса  отделяются друг от друга косой чертой.

ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 - порядковый регистрационный  номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации  и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных  лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в  организации один раз:

• поступающие – в день поступления,
• создаваемые – в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости  от названия вида документа, его автора и содержания.

Например, отдельно регистрируются:

• приказы руководителя по основной деятельности,
• приказы руководителя по кадрам,
• приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности,
• решения коллегии вышестоящей организации,
• акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности,
• бухгалтерские сводки,
• отчеты предприятий,
• акты внедрения результатов научных разработок,
• планы работы подведомственных организаций,
• заявки на материально-техническое снабжение

и т.д.

Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам в  пределах каждой регистрируемой группы.

Входящие, исходящие и  внутренние документы регистрируются отдельно.

Внутренние документы  при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых  регистрируется отдельно, например:

• приказы по основной деятельности,
• приказы по личному составу,
• акты ревизий и т.д.

Регистрационные индексы  присваиваются входящим, исходящим  и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных  форм, в зависимости от объемов  регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы  или регистрационно-контрольные  карточки (РКК).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве  регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу  довольно продолжителен по времени.

Целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.

Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.

Установлен следующий  обязательный состав реквизитов для  регистрации документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих);
• индекс поступления документа (для входящих);
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
• номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

• исполнители;
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• приложения и др.

Регистрация документов - ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и  жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных  карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения  документа до исполнителя, учет и  обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения  и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению  руководства организации специальной  службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и  т.п., или специально назначенным  лицом.

Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению  и т.д.) ведется по поручению руководителей  в соответствующих структурных  подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Индивидуальные сроки  устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции  руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  выполнения заданий, запросов, сообщения  результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов
• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения
• получение информации о ходе и результатах исполнения
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения
• сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов
• снятие документов с контроля по указанию руководителей
• формирование картотеки исполненных документов

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам  документов (приказы министра, решения  коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения  срока в следующем порядке:

• Заданий последующих лет – не реже одного раза в год
• Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц
• Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию  с последующим информированием  о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного  обеспечения или лицо, ответственное  за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные  руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел –  группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре
• Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса
• Посещать приложения вместе с основными документами
• Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел
• Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения
• Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

 

4. Подготовка документов к архивному хранению

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или  его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
• информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный  срок использования документов в  делопроизводстве - 3  года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к  архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек.

Комиссия совместно с  архивистом должна проводить ежегодный  отбор документов для архивного  хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и  других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.

При использовании Перечня  необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.