Организация работы с документами. 2

РЕФЕРАТ

по дисциплине

«Введение в специальность»

на тему:

«Организация  работы с документами»

Астрахань 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Качество  информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом [9].

Документ  – материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для  её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Поэтому эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами [7].

Актуальность выбранной работы обусловлена тем, что в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Объектом  исследования данной работы выступает  ОАО «ЮТК». Предмет исследования - организация работы с документами на предприятии.

           Целью работы является проведение анализа организации работы с документами на предприятии.

В связи с намеченной целью, поставлены следующие основные задачи данной работы:

• рассмотреть понятие, значение организации работы с документами на предприятии;
• рассмотреть процесс организации работы с документами на предприятии;
• провести анализ организации работы с документами на примере ОАО «ЮТК»;
• разработать мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота.

Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

1 ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1.1 Прием и  первичная обработка документов

Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем. Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до-ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений. Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение[6].

В нормативных  документах регламентированы правила  первичной обработки поступивших  документов. Они сводятся к следующему: проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату; проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю;  при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению; как правило, конверты уничтожают; сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер; документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передается адресату [6]. Однако в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса; при первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших  организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы; процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем [6].

Большая часть  организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам  информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки».

Все эти способы  доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации.

1.2 Предварительное  рассмотрение и распределение документов

В канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью-отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководства перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

 При распределении  документов пользуются положениями  о структурных подразделениях, должностными инструкциями, маршрутными схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть референты, секретари-референты или помощники руководителя.

При предварительном  рассмотрении документов проставляется  условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

Если в регистрируемом документе отсутствует заголовок, то сотрудник, производящий предварительное  рассмотрение, отмечает карандашом фразы, с наибольшей полнотой выражающие содержание документа. Это делается для того, чтобы регистратор мог автоматически перенести эти фразы в регистрационную карточку, не читая документ.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь [1].

Допускается направление  в экстренных случаях (отсутствие руководства  и т.п.) документов, подлежащих рассмотрению руководителем организации или подразделения, непосредственно исполнителю с последующим докладом руководителю.

1.3 Регистрация  документов

Регистрация означает запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения [2].

Регистрации необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы.

Процесс регистрации  позволяет создать базу данных о  документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документа.

Регистрация подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют важнейшие внутренние документы- приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная- при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта.

Децентрализованная- при которой регистрация документов осуществляется в журналах по месту их разработки или исполнения, т.е. в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная- сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее эффективной является смешанная система. При этом централизованно регистрируется важнейшие внутренние документы ( приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную  документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы- в день подписания [1].

Регистрацией  документов должен заниматься опытный сотрудник канцелярии или секретарь-референт. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером.

При регистрации  документов используют следующие основные справочные материалы: список структурных подразделений организации с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых  и телеграфных адресов, фамилий руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов; перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации; список ответственных исполнителей, которые, согласно Инструкции по ДОУ, могут подписывать документы от имени организации с указанием их фамилий и номеров телефонов; номенклатуру дел; справочники- адресный и административно- территориального деления; другие специальные справочники; Инструкцию по ДОУ организации, перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения, табель форм документов.

1.4 Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений- важная функция управления организацией. Различают две стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требования нормативных документов, а также за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую-служба ДОУ организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью,- в должностной инструкции.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование  хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению [8].

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и распорядительных документов самой организации, в перечень включают другие важные документы, имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые в него cведения могут войти отдельной графой и в Табель документов организации, также утверждаемый директором. Перечень, независимо от выбранной формы, разрабатывается службой документационного обеспечения.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для  периодически разрабатываемых документов, для документов, наиболее регулярно создаваемых в масштабах государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, устанавливаются типовые сроки исполнения. Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно. В федеральных законах Российской федерации, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Руководитель указывает  в резолюции срок исполнения документа  только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем, либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

Сроки исполнения для исходящих  и внутренних документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих- с даты его поступления.

Исполнение документа  контролируется с момента постановки его на контроль (в месте, отведенном для этого реквизита ГОСТ Р 6.30-2003) [3].

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах. Ежедневно в начале рабочего дня нужно докладывать руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если  в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю.

Текущий и предупредительный  контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за2-3 дня до исчения срока. В ином случае документ считается не исполненным в срок. При продлении срока на карточке делают отметку и помещают ее в картотеку под рубрикой, соответствующей новому сроку исполнения.

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в  карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц(квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом, что отражено на рисунке 1.

ПЕРЕЧЕНЬ

                документов, неисполненных                                                            

                                                                                                                      (название структурного подраз-

                                                                   в установленный срок, по состоянию

                         деления, организации)

                                                  на                        200   г.

               Начальник канцелярии

               00.00.0000                                 (подпись)                             И.О.Фамилия

Рисунок 1- Форма  перечня неисполненных документов

На основе анализа  задержки исполнителем документов устанавливаются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п ) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.

Постановка  документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Сок исполнения».

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д.

Аналитические справки по установленной форме  могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется  предусмотреть все периодически используемые формы справок по документам организации. Аналитические справки о ходе исполнения заданий является важным критерием оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы ДОУ организации в целом.

1.5 Организация информационно – справочной работы

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно- справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе [8].

Информационно-справочная работа может  быть построена как традиционно  с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном  осуществлений операций картотеки находится в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке  по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится  на две части: в первую входит карточки на неисполненные документы, а во вторую на исполненные. Разделами первой части картотеки является названия корреспондентов (исполнителей), а внутри ее карточки расставляются по хронологии. Вторая часть картотеки используется для получения информации об исполненных документах по определенному вопросу. Ее рубриками являются наименования структурных подразделений в соответствии со сводной номенклатурой дел организации.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

Картотека на заявления, предложения  и жалобы граждан может вестись  от основной картотеки; карточки в ней располагают по алфавиту фамилий заявителей.

Использование цветных индикаторов, которыми обозначают на календарной  шкале карточки нужное число карточек различных цветов, позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного  обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным  и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных) [9].

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводиться, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу  или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находиться документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все  большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа - искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

1.6 Обработка  исполненных и отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи [1].

Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно  экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.