Организация работы с документами. 3

Введение

     Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

     Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может  внести секретарь-референт, так как  значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем  месте. Такая централизация позволяет  проводить все операции с документами  более квалифицированно и широко применять для однотипных работ  средства оргтехники.

     Именно  секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения  по его изменению.

     Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

     Глава 1. Организационные формы работы с документами

     Практика  выработала три формы организации  работы с документами в любом  управленческом аппарате -- централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

     Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить  затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации  и взаимозаменяемости отдельных  работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства  документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами  возможна только в небольших учреждениях  с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

     Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая  операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других -- децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования -- если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания. Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу и т. д.

     Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

     В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы -- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

     В каждом конкретном случае выбор организационной  формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение  этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые  происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и  децентрализации работы с документами.

     Регламентация выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

     Глава 2. Классификация документов

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию  и унификацию.

     Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

- административная;

- статистическая;

- коммерческая  и др.

     Предметом нашего изучения является административная система документирования.

Административная  система документирования по видам  документов делится на:

     1. Организационно-распределительную  (ОРД) -

1.1. Положения

1.2. Уставы

1.3. Инструкции

1.4. Приказы

1.5. Решения

1.6. Протоколы

     2. Справочно-информационную -

2.1. Письма

2.2. Телеграммы

2.3. Телефонограммы

2.4. Докладные  записки

2.5. Справки

2.6. Акты

3. По  личному составу -

3.1. Приказы

3.2. Личные  дела 

3.3. Заявления 

3.4. Трудовые  книжки

3.5. Характеристики

3.6. Договоры  и т.д.

     Цель  классификации документов:

1. Повышение  оперативности работы аппарата  управления и ответственности  исполнителей путем разграничения  функций структурных подразделений  и обязанностей исполнителей, четкого  распределения информации.

2. Экономия  труда за счет использования  информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение  классификации документов:

- обеспечение  их быстрого поиска в текущем  делопроизводстве;

- повышение  оперативности работы с ними.

Первой  ступенью классификации является группировка  исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую  обложку, оформленную соответствующим  образом). Она является основой правильного  формирования дел.

Основной  признак классификации - содержание документа.

Общая схема классификации  документов (схема 1)

     Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные  схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

     В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

     Если  в организации нет четкого  деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

     Классификаторы  составляют на основе положения об учреждении и его структурных  подразделениях, а также должностных  инструкций.

     При составлении классификатора могут  быть использованы номенклатуры дел, перечни  документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

     Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в  учреждении для осуществления его  функций.

Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

Глава 3. Унификация документов

Одним из наиболее эффективных направлений  совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация  документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

     Унификация  видов и разновидностей документов проведена на основе классификации  участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

     Направлением  унификации является создание трафаретных  текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих  идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют  свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные  формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

     Содержание  документов определяется составом и  значением входящих в них показателей  и реквизитов. Последние могут  быть разными, но это не исключает  возможности предъявлять к ним  общие требования. Кроме того, большинство  показателей и реквизитов даже в  различных документах бывают одинаковыми.

Трафаретные документы требуют значительно  меньше времени на составление.

Широкое распространение получили анкеты, например, "опросный лист для получения  сведений". Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно  собирать любые сведения. В УСОРД  дана первая попытка в анкетной форме  представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.

Глава 4. Регистрация и учет документов

     Движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи  в дело образуют документооборот  организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в  схемах прохождения документов, которые  разрабатываются службой документационного  обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью  средств вычислительной техники.

     Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники  должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов.

4.1 Порядок обработки поступающих документов

     Документы, поступающие в организацию, в  том числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

     На  полученном документе проставляется  регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

     Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные  подразделения и ответственным  исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

     Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

     Документы, адресованные руководству организации  или не имеющие указания конкретного  должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются  в службе документационного обеспечения.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие  решения руководства. Остальные  документы после предварительного рассмотрения службой документационного  обеспечения направляются исполнителям.

     Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее  время.

Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

     При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

4.2 Порядок обработки отправляемых документов

     Документы, отправляемые организацией, в том  числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как  почтовое отправление и сдаются  в отделение связи. Обработка  и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

4.3 Передача документов внутри организации

     Передача  документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или  лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в  регистрационной форме.

     Передача  документов на ВЦ для обработки, а  также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

4.4 Учет количества документов

     Учет  должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется  как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

     В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

     Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

4.5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

     В организациях создаются ИПС ручного  типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

     Для достижения информационной совместимости  поисковых массивов организации  отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой  номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

4.6 Правила регистрации и индексирования документов

     Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на нем индекса При  регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются  дата и индекс поступления. с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

     Индекс  документа состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами  по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

     Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или  утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется.

     Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы  руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы  руководителя вышестоящей организации  по основной деятельности, решения  коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения  результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое  снабжение и т.д. Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам в  пределах каждой регистрируемой группы.

     Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы  и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем  организации, документы, поступающие  из вышестоящих организаций или  направляемые им, - в службе документационного  обеспечения и т.д. Место регистрации  документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению  управления и в табеле документов организации.

     Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа) Для поступающих в организацию документов, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных  подразделениях, где документ будет  исполняться и контролироваться.

     Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

     Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках  установленной формы.

Для регистрации  документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

     В автоматизированной ИПС регистрация  документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной  карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем  прямого ввода их с документа.

     Справочные  картотеки формируются из регистрационно-контрольных  карточек в зависимости от задач  конкретных ИПС в соответствии с  используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

- справочные

- контрольно-справочные

- по  географии поступающих документов

- по  предложениям, заявлениям и жалобам  граждан

- тематические (приказы, решения) и др.

Информационно-поисковые  массивы автоматизированных ИПС  формируются на основе информации о  документах, зафиксированных на машинных носителях.

Глава 5. Организация контроля за исполнением документов

     Контролю  подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов  контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного  обеспечения и ответственные  исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению  руководства организации специальной  службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и  т.п., или специально назначенным  лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению  и т.д.) ведется по поручению руководителей  в соответствующих структурных  подразделениях.