Организация труда. 5

Организация труда - это  правильное применение орудий труда, предметов  труда и рабочей силы.

Труд работников управления имеет ряд особенностей по сравнению  с трудом производственных рабочих. Управленческий труд особо сложный, требующий большой подготовки и  постоянного повышения квалификации.

Управленческий труд - это умственная деятельность, в  которой применяется интуиция, опытность  и методы суждений общества.

Чтобы кадровой потенциал  помог работать эффективно, нужен, с  одной стороны, сплоченный трудовой коллектив. В любом трудовом процессе существуют правильные, не очень верные и даже неправильные взаимодействия. Их надо изучать, подвергать научным  исследованиям, отбирать и затем  внедрять на конкретных участках. Это  и есть научная организация труда.

Научная организация  труда предполагает использование  известных апробированных приемов, которые без больших расходов в состоянии приносить заметную выгоду. Таких резервов можно найти  в работе очень много в работе каждого предприятия, потребительского общества и потребсоюза.

Организация труда  непосредственно при выполнении производственных операций, в том  числе и при обслуживании покупателей и клиентов, имеет первостепенное значение, но ее невозможно рассматривать в отрыве от технологии и техники в каждой конкретной отрасли. Изучая любой производственный технологический процесс, одновременно рассматриваем и наилучшие варианты организации трудовой деятельности рабочих.

Со времен Анри Файоля принято выделять своеобразные принципы организации труда работников управления. В настоящее время к числу таких принципов относят: специализацию, пропорциональность, прямоточность, экономичность, синхронизацию и гуманизацию.

Специализация предполагает выделение участков работы с меньшим количеством функций и задач, прав и обязанностей, выполнение которых исключает потери времени и усилий на переходах от одной работы к другой.

Здесь вырабатываются навыки, доходящие порой до автоматизма, специалисты становятся мастерами  или, правильнее сказать, экспертами своего участка управленческой деятельности.

Пропорциональность - это наилучшее сочетание управленческих подразделений(отделов, рабочих мест и должностей), позволяющее полностью и равномерно загрузить делами всех работников административного аппарата. Создать одинаковую и оптимальную загруженность работой довольно сложно, так как меняется ситуация и происходит перемещение необходимых функций, задач и операций. Все изменения необходимо изучать и вносить коррективы в структуру штатов, обеспечивать пропорциональную напряженность в труде.

Синхронность - это соблюдение границ времени выполнения работ, когда определяются сроки выполнения тех или иных заданий. Так материально-ответственные работники в конкретные сроки приходуют товар, сдают товарно-денежные отчеты, бухгалтерская служба в другие сроки их обрабатывает. Производят разноску по счетам и на каждую квартальную дату составляют балансы и отчеты. Задержка в одном цепи нарушает синхронность труда всего управленческого персонала.

Прямоточность - это такой принцип, который требует кратчайшего пути в прохождении информации. Он противоречив. С одной стороны, чем меньше звеньев, тем меньше искажений и времени между зарождением и использованием информации, а с другой стороны - возможна неинформированность промежуточных звеньев. Например, начальник торгового отдела дает команду разгрузить машину с хозяйственными товарами в магазин. Прямоточность требует передачи этого распоряжения непосредственно на склад и в магазин срочно, так как товар доставлен транспортом поставщика, за задержку которого во времени следует дополнительно оплачивать транспортные расходы. Но при этом может быть не проинформирован ни председатель правления (был в отъезде), ни директор базы. Когда команда должна поступить директору базы или начальнику торгового отдела от председателя правления, но для этого потребовалось больше времени.

Непрерывность выполнения работ - это последовательность управленческих операций, когда нужно вначале выполнить одну работу, затем другую. Например, принимается решение, а затем устанавливается контроль за его выполнением или назначается комиссия, проводится инвентаризация ценностей, выводятся итоги результатов и принимаются адекватные меры.

Экономичность означает, что доходы от внедрения научной  рекомендации должны быть такими, чтобы  перекрыть расходы и обеспечить дополнительное накопление. Возможно не сразу, а в перспективе должна быть выгодность применяемых новшеств.

Например, внедрение  персонального компьютера первоначало  может быть и неэкономично, но когда  научатся применять много программ для бухгалтерии, для учета поступления  и расхода товаров, для оперативного управления, для моделирования вариантов  решений, для печатания текстов  с подключением принтера, для выполнения модемной связи и т.д. расходы  на его содержание будут перекрыты  доходами от принципиально новой  технологии управления.

Гуманизация труда - это правила, по которым труд работников управления должен становиться все более интересным и привлекательным. Существует много видов работ с однообразными и утомительными операциями, требующих больших усилий и снижения здоровья людей. Например, написание текста вручную, вычисления и подсчеты цифр, выписка счетов, фактур, анализ данных и др. Используются эти принципы при изучении трудового процесса в сфере управления и при формировании мероприятий по повышению организационной культуры.

Сам процесс научной  организации управленческого труда  в потребительской кооперации происходит по трем основным направлениям:

разделение и кооперация работников управления,

рационализация технологии управления,

организация рабочих  мест и улучшение производственной среды в аппарате управления.

Разделение труда  осуществляется при возрастании  объемов работы, когда должностные  участки становятся перегруженными. В таких случаях не следует  создавать новые участки с  аналогичными задачами. Лучше выделить специализированные задачи, а какие-то оставить у базовой должности. В  то же время необходимо кооперирование раздельных участков, создающее согласованность  единого управленческого процесса. Такая специализация возможна не только для отдельных должностей, она может применяться и для  секторов, отделов и управлений.

Выделяются несколько  форм разделения труда: функциональное, технологическое и квалификационное. Все зависит от главного признака (критерия), по которому происходит выделение  специализированных участков.

Функциональное разделение происходит, когда участки работ  выделяются по функциональным признакам, у кого-то остаются одни виды деятельности со своими задачами, а у других - другие виды с совершенно иными задачами. Например, разделение учета и планирования, учет может, поделен на должности  по работе с материальными ценностями, банковские и кассовые операции, с  начислением заработной платы, с  учетом основных средств, налогообложением. В коммерческой деятельности возможно выделение участков по закупу товаров  и работе с поставщиками, по организации  продажи товаров в магазинах, по проверке их качества, сертифицированию и др.

Технологическое разделение - это когда в качестве критерия принимают способы выполнения работ  для разных должностей независимо от функциональной специализации. Оператор и программист ЭВМ работает по программам разных отделов, уборщики, кочегары, слесари - в помещениях всего  аппарата управления.

Квалификационное  разделение происходит внутри отделов, когда выделяют участки для специалистов со средним специальным, с высшим образованием, а также без образования  или с профессиональной массовой подготовкой. Например, председатель правления, заместитель, начальники отделов, старшие специалисты должны быть с высшим образованием, а рядовые товароведы, бухгалтера, технологи, инспекторы - со средним, операторы, секретари, слесари - с профессиональным массовым, уборщики, сторожа и др. категории работников - могут не иметь никакой квалификации.

Рационализация технологии управления касается совершенствования  приемов работы групп и личной работы каждого, она связана с  применением новой техники. Технология и техника взаимодействуют, каждое новое техническое средство меняет технологические приемы деятельности. Здесь требуется совершенно другая организация труда, которая охватывает весь управленческий аппарат. Необходимо совершенствовать и личную работу каждого, так как на неэффективные, лишние действия уходит какое-то время. Устранение этих действий позволяет повысить производительность труда.

Личная работа совершенствуется приемами планирования: составлением планов деятельности на год или квартал, графиков проведения мероприятий и  приема граждан, использование календарных  книжек, настольных календарей, ежедневников, специальных карточек оперативной  работы.

Руководители кооперативных  организаций могут строить свои отношения с подчиненными преимущественно  на приказах, иногда может быть применим прием планерок, заслушиваний, совещаний, ознакомление с состоянием дел непосредственно  на рабочих местах. Лучшие результаты дает чередование этих приемов, а не увлечение каким-то из них.

Организация рабочих  мест и условий труда - предполагает правильную компоновку служебных помещений, размещением отделов по комнатам и рабочих мест внутри каждой комнаты. Тех к кому приходит много клиентов, надо размещать ближе к входу. Оптимально на 3-4 человека нужно иметь  одну комнату, на одного работника - 4-8 кв.м. площади служебного помещения.

Внутри комнаты  рабочие места следует размещать  с учетом взаимосвязи и удобства в работе, то есть естественный свет должен падать слева, а документы  пользования находиться на расстоянии вытянутой руки. Другие предметы труда  целесообразно размещать так, чтобы  их можно брать, не выходя с рабочего места. Современные возможности  позволяют создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) на основе применения персональных компьютеров и автоматизированных средств управления.

Вопросами разработки наилучших условий труда занимается специальная наука - эргономика. Она  включает в себя элементы таких наук, как психология, физиология, санитария  и гигиена в части организации  труда на производстве и в управлении, дает рекомендации по снижению утомляемости и сохранению здоровья. Среди условий  можно выделить интерьер, освещение, температуру, воздух, шум, режим труда  и отдыха, санитарно-гигиенические  условия.

Очень правильно оформить интерьер комнаты, чтобы он не раздражал, а успокаивал работников. Стены окрашивать лучше в светлые тона. Мало утомляет зеленый цвет, приемлемо сочетание  желто-зеленого, салатного, песочного, светло-кофейного оттенков. Очень  хорошо в интерьере иметь живую  зелень и абстрактные картины.

Освещение лучше создавать  естественное при отношении площади  окон к площади пола 1:5, желательно, чтобы свет падал под углом 45 градусов. Надо иметь в виду, что пыль на окнах можетзадержать до 30 % света. Искусственное освещение применяют общее (лучше люминесцентное) и местное (индивидуальные лампы).

Плохо, когда в помещении  холодно или слишком жарко. Оптимальной  считается температура зимой 18…..20 С⁰, летом 20…22 С⁰.

Состояние воздуха  также влияет на работоспособность  людей в конторе. Необходимо иметь  на одного работника не менее 20 куб. м. объема помещения, а влажность  в пределах 40--60 %,примерно 30 % площади  окон служебного помещения целесообразно  делать открывающимися для проветривания. Хорошо регулируют качество воздуха  кондиционеры.

Шум в небольших  размерах имеется всегда, он допустим и безвреден, однако излишний шум  приводит к быстрой утомляемости, к замедлению сообразительности  и к снижению памяти. Максимальный шум на рабочем месте не должен превышать 50 децибел (1 децибел - минимальная величина, воспринимаемая ухом человека) Для снижения шума используют звукопоглощающие. Материалы (паласы, линолеум, обивки, перегородки) убирают источники шума, выносят телефон из общего кабинета.

Режим труда и отдыха предусматривает, что через каждые 1-1,5 часа работы должен быть перерыв  на 5 -10 минут, хорошо чередовать работу сидя и стоя. Целесообразно в помещении  проводить физкультурные паузы  одну-две за смену. Каждый работник должен понимать, что малоэффективно время в начале рабочего дня (режим  врабатывания) и в конце смены (режим усталости). Поэтому сложные  дела лучше выполнять дообеденного перерыва через несколько минут  после начала рабочего дня

Санитарно-гигиенические  условия в аппарате управления - это большой комплекс мер бытового характера. Сюда относится наличие  теплого туалета, холодной и теплой воды, мусоропровода, комнаты психологической  разгрузки, раздевалки, помещения для  приема пищи и др.

В тех кооперативных  организациях, в которых стремятся  к формированию положительного имиджа и высокой культуры управления, применяют  и такие условия, как медицинские  осмотры, физио-процедуры, (массаж, парафин, лечебные коктейли), парикмахерские, торговые обслуживания.

Особо важной частью в НОУТ является работа самих руководителей  кооперативных организаций. Изучать  их труд можно такими методами, как  документальный, визуальный, социологический. Социально-экономический эксперимент  и математическое моделирование. Однако рациональное использование рабочего времени можно изучить при  помощи хронометража, фотографии и  самофотографии рабочего времени. В каждом из этих методов существуют свои преимуществ и недостатки, все зависит от целесообразности и точки зрения на проблемы.

Организация личной работы руководителя предполагает сокращение затрат и потерь рабочего времени  на выполнение управленческих функций, часто выполняются дела не первостепенной важности. Иногда делается не свойственная работа, бывают и дублирования управленческих операций. Поэтому эффективно работающий руководитель кооперативной организации  планирует свой дела на месяц, на неделю и даже на каждый день. Не все можно  предусмотреть, поэтому треть времени  рабочего дня следует оставлять  в резерве на непредвиденные дела. Облегчает планирование личного  времени практика составления графика  работ, который дисциплинирует и  других работников.

Контроль за выполнением постановлений, приказов и распоряжений в потребительских обществах, союзах и на предприятиях зачастую не проводится, постановления принимаются больше для формальной значимости, лично от председателя правления, от директора базы, магазина зависит действенность системы контроля. Конечно, не всегда удается выполнить все пункты постановлений, для этого есть свои причины, но контроль необходим всегда.

Прием посетителей  и проведение бесед - это своего рода лидерское искусство, так как  личные контакты руководителей с  исполнителями активизируют деятельность тех и других. Прием может быть по вызову и по просьбе сотрудников. Важно четко соблюдать назначенное  время, укладываться в отведенный срок, создавать атмосферу непринужденности и доброжелательности, проявлять  заинтересованность к проблемам, пояснять и задавать вопросы кратко, точно  без далеких воспоминаний и сравнений, пользоваться логической последовательностью, не допуская однозначных ответов  «да», «нет». Каждая минута должна быть насыщена смыслом. Руководителю не следует  торопиться с обещаниями, а если пообещал, то обязательно выполняй в установленный срок.

Проведение собраний и заседаний требует тщательно  продуманных действий. Такое мероприятие  нужно намечать заблаговременно, установить время, место собрания, повестку дня  и круг участников. Желательно предусмотреть  докладчиков и выступающих, подготовить  предложения участникам т написать проект постановления.

Демократическое управление в потребительской кооперации требует  частого проведения собраний с пайщиками  и с представителями потребительских  обществ, заседаний советов, правлений. Надо иметь в виду, что самой  компетентной личностью при их проведении является председатель совета. Если он выдвигает объективные проблемы и умело их аргументирует, то его  на собраниях всегда поддержат и  дадут разрешение действовать в  нужном плане. Если же сам руководитель не продумает детали или решит манипулировать общественным мнением, то успеха не будет.

Организация работы со служебными документами в коллективе зависит от того, как лично сам  руководитель уделяет внимание делопроизводству, ведению номенклатуры и оформлению документов. Одним из путей совершенствования  системы делопроизводства является унификация и стандартизация документов, внедрение государственного стандарта  на документы. Правильно оформлены  документы, четкая система делопроизводства является лицом культурного управления в кооперативной организации. Это  сокращает время на поиски документов и облегчает работу с информацией. Немаловажную роль в работе с документами  играет умение быстро читать написанный текст. За последние десятилетия  резко увеличился поток информации, что ставит перед руководителями необходимость скоростной обработки  большого количества печатного материала.

Известно, что чтение представляет собой взаимодействие процессов восприятия и осмысления. Ускорение персептивной обработки  материала (зрительного восприятия) или использования читающим соответствующих приемов смысловой переработки читаемого, а также сочетания этих компонентов ведут к увеличению скорости чтения. В практике обучения быстрому чтению выделяются три типа курсов:

- обучение путем  ускорения персептивной обработки  материала за счет уменьшения  числа фиксации глаза и одновременного  увеличения поля восприятия, совершенствование  смысловой обработки читаемого  путем развития приемов, облегчающих  извлечению информации из текста,

- повышение скорости  чтения путем улучшения как  персептивной, так и смысловой  обработки читаемого.

Однако можно выработать систему тренировки самостоятельно. Занятия должны быть систематическими на протяжении 20 дней без пропусков. Доказано, что все, прошедшие данный курс, повышают скорость чтения: 70 % удваивают, 20 %- утраивают, 8 %- учетверяют ее.

Перед началом тренировок следует усвоить, что существуют четыре способа чтения:

углубленное чтение сложного незнакомого или учебного текста, требующего глубокого понимания  и осмысления прочитанного,

чтение художественной литературы, если читают для наслаждения, то продвигается медленно, если хотят  «проглотить» большую книгу за один присест, то читают быстро,

быстрое сплошное чтение. Обеспечивающее полноценное усвоение прочитанного.

чтение-сканирование, которое бывает нужным для мгновенной оценки текста, для отыскания каких-либо слов или фактов, скорость такого чтения 650-1000 слов в минуту в зависимости от индивидуально-психологических особенностей читателя и его натренированности

Целью научной организации  управленческого труда является повышение организационной культуры в аппарате потребительского общества или союза потребительских обществ. Культура управления - это степень  развитости организационно-технических  и социально-психологических отношений  внутри трудового коллектива. В составе  общей культуры выделяют четыре основных блока, которые складываются из своих  составных элементов и взаимодействуют  между собой: культура работников управления, культура процессов, культура условий  труда, культура документации.