Основные механизмы функционирования закупочной логистики. Процесс планирования закупок

26.Основные  механизмы функционирования закупочной  логистики. Процесс планирования  закупок.

Закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие — и производственное, и торговое, — где обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления (службу снабжения).

Существует следующие виды механизмов:

Традиционная система снабжения.

Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе наличия запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На складе подбираются нужные материалы и передаются системой транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места.

В случае, если требуемый предприятию материал отсутствует на собственном складе, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. Предприятию - заказчику отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным транспортом. Заказанные грузы по их поступлении принимают на складе предприятия. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства.

Вследствие значительной разветвленности и многообразия возможных вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания руководства предприятий вести строгий учет и контроль за системой материально-технического снабжения своих подразделений потоки документации, соответствующие переходу от одного структурного элемента к другому, состоят в большинстве своем из специально разработанных формуляров. Объем документооборота при традиционной системе снабжения можно проиллюстрировать на примере ФРГ, где отдел закупок или посредник передает поставщику 9-10 документов, а поставщик, выполняя заявку, передает потребителю до 14 документов.

Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожидающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошибки обнаруживаются только тогда, когда материалы уже доставлены по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предполагает наличие соответствующего персонала и влечет значительные затраты.

Главный недостаток традиционной системы закупок - это потребность в больших запасах и комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда.

Основные статьи издержек на содержание запасов и складов можно сгруппировать следующим образом:

1. Содержание  складских помещений:

а) амортизация складских зданий;

б) амортизация складского оборудования;

в) затраты на профилактический ремонт;

г) расходы на отопление, электроэнергию и воду;

д) страхование зданий и земельный налог;

е) арендная плата.

2. Затраты  на обслуживающий персонал:           

а) заработная плата складских рабочих и служащих;

б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих;

3. Затраты  на транспортные средства:

а) амортизация;

б) расходы на топливо и энергию;

в) расходы на профилактический и текущий ремонт;

г) страхование и налоги на транспортные средства.

4. Убытки  от хранения запасов:

а) охрана складов и старение материалов;

б) коррозия и потери по другим причинам;

в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и   

 приемки);

г) кражи;

д) пожары;

е) потери вследствие понижения цен;

ж) страхование запасов.

К основным статьям издержек на содержание запасов и складов относятся также суммы оплаты заемных средств и потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги со счетов банка на финансирование запасов, строительство складских помещений и их оснащение соответствующим оборудованием.

Системы оперативного снабжения.

В последние десятилетия разработан ряд систем снабжения ориентированных на конкретную потребность производства:

система Канбан (карточка) - метод управления поставками в условиях поточного производства, разработанный в Японии и учитывающий потребность, которая исходит из конечного монтажа; предусматривает, что на все производственные участки строго по графику поставляется именно то количество материальных ресурсов, которое действительно необходимо для выпуска запланированного количества продукции. Анализ деятельности более 80 фирм Германии показал, что при применении логистической системы KANBAN производственные запасы снижаются на 50%, запасы готовой продукции — на 80%, производительность, труда повышается на| 20-50%.

система планирования производственных ресурсов МРП (MRP) - метод снабжения, охватывающий 3 уровня: на первом уровне осуществляется программное планирование, на втором - распределение материалов, на третьем - управление закупками (т.е. фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

Система MRP-I — одна из наиболее популярных в мире, основана на логистической концепции планирования потребностей (ресурсов). Данная система оперирует материалами, компонентами, полуфабрикатами и их частями, спрос на которые зависит от спроса на специфическую готовую продукцию. Основные цели этой системы — удовлетворение потребности в материальных ресурсах для планирования производства и доставки потребителям, поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции, планирование производственных операций, графиков доставки, закупочных операций.

Система MRP-II — система планирования потребностей (ресурсов) второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции. Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса. Преимущество систем MRP-II перед системами MRP-I заключается в более полном удовлетворении потребительского спроса, достигаемом путем сокращения продолжительности производственных циклов, уменьшения запасов, лучшей организации поставок, быстрой реакции на изменения спроса, большей гибкости планирования, что способствует уменьшению логистических издержек по управлению запасами.

система "Точно в срок" - метод снабжения, с помощью которого в результате частых ("дробных") поставок резко сокращаются накопленные запасы; Доставка грузов «точно в срок» позволяет в 2 раза сократить время выполнения заказа потребителя, на 50% снизить уровень запасов и на 50—70% уменьшить продолжительность выполнения заказа на предприятии, изготовляющем продукцию.

система запросов - метод снабжения, при котором с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

система прогнозных показателей - система, при которой спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;

система электронно-информационной коммуникации клиента и поставщика - метод снабжения, при котором запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения является система "Точно в срок". Она возникла в середине 50-х годов в Японии и получила сначала там широкое распространение, а затем в Европе и США. Суть оперативного снабжения заключается в закупке по долгосрочному контракту и поставке предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии в сроки, максимально приближенные к моменту потребления, при их жестком соблюдении. Наибольшее распространение метод поставок "Точно в срок" получил в машиностроении при сборочном производстве.

Чтобы обеспечить правильное функционирование логистики закупок, необходимо знать потребности производства и осуществлять планирование закупок.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1)   требуемые материалы;

2)   количество требуемых материалов;

3)   время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;

4)   возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров;

5)   приблизительные площади складов;

6)   расходы на закупку;

7)   возможность собственного производства средств производства и предметов труда.

Методы определения потребности в материалах:

1)   детерминированный (применяется в случаях, когда известны период выполнения заказа и определены потребность в материалах по количеству и сроку);

2)   стохастический (основой такого метода являются матема-тико-статистические методы расчета, дающие ожидаемую потребность в материалах);

3)   эвристический (такой метод применяется, когда потребность в материалах в производстве определяется на основании опыта работников).

Выбор метода определения потребности зависит от следующих факторов:

1)   профиля работы фирмы;

2)   возможностей заказчика;

3)   типа производимой продукции;

4)   количества и вида имеющихся складских помещений;

5)   системы контроля и управления запасами. Основные аспекты осуществления закупок.

Мероприятия по планированию закупок:

1)   прогнозирование спроса на конечную продукцию;

2)   корректировка спроса по последним поступившим заказам;

3)   календарное планирование транспортных перевозок;

4)   планирование потоков и движения продукции;

5)   оперативное планирование производства;

6)   календарное планирование снабжения (закупок);

7)   составление плана закупок (снабжения).

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

1)   управленческая обработка заказов клиентов (сортировка, составление списка);

2)   контроль за качеством предоставляемых услуг;

3)   контроль за рейсами с отгруженным товаром;

4)   учет и проведение инвентаризации запасов готовой продукции, сырья и материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

5)   оформление заказов региональных складов центральным складам;

6)   обработка и анализ заказов производственных подразделений;

7)   управленческий контроль за качеством предоставляемых услуг;

8)   управленческая обработка заказов поставщикам. Основные мероприятия по перемещению товаров:

1)   подготовка полученных заказов к реализации;

2)   осуществление поставки;

3)   организация размещения изделий на складах;

4)   осуществление поставки с центрального склада на региональные;

5)   упаковка, сортировка, распределение;

6)   внутрицеховые и межцеховые перевозки;

7)   транспортировка с момента отгрузки с производства до поступления на центральные склады;

8)   организация перевозки и перегрузки комплектующих изделий, сырья и материалов;

9)   организация поставки производственных ресурсов;

10) подготовка и организация поставщиками заказов к отгрузке.

Виды планирования закупок: 1) стратегическое планирование (на этом уровне принимаются решения относительно формирования структуры сети товародвижения);

2) текущее  планирование закупок (включает  в себя средства контроля и  регулирования поступления сырья, материалов, комплектующих и полуфабрикатов. Основная задача — обеспечение наиболее эффективного использования ресурсов в производстве). 

27.Каким  образом осуществляется выбор  поставщика?

Выбор поставщика, получение оценка предложений, методы выбора поставщика Поставщиком является продавец, обязующийся передать обусловленный срок (сроки) производимую или закупаемую я продукцию покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях. Выбор поставщика можно определить как процесс поиска т отбора потенциальных поставщиков предприятия, их оценку по различным критериям, а также окончательный отбор для размещения заказа. Решение о выборе поставщика должно не только обеспечивать удовлетворение наилучшим образом конкретной потребности предприятия, но и соответствовать выбранной логистической, а также реализовывать общую стратегию предприятия. Выделим основные стадии выбора поставщика:

1.            Подготовка списка возможных поставщиков. На данном этапе на основании полученной заявки на риал сотрудник отдела закупок составляет список возмущений поставщиков, состоящий из посеянных поставщиков,  заключённые договора на долгосрочное сотрудничество, и возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

2.            Подготовка и отправка запроса. В соответствии с данной заявкой на материал отделом закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается руководителем отдела закупок, и в случае необходимости в него вносятся корректировки. Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал состоит из следующих этапов:

1) организация или возобновление  переписки с возможны ми поставщиками. На данном этапе с возможными поставщика ми организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть: -              традиционная почта, -              средства факсимильной связи, -              электронная почта, -              личная доставка представителем исполнителя (заказчика)

2)            подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал; 3)            регистрация отправки запросов возможным поставщикам. На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

3.             Получение и оценка предложений. Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1) конкурсные торги;

2) письменные переговоры между  поставщиком и потребителем.

 Конкурсные торги (тендеры) —  распространенная форма поиска  потенциальных поставщиков. Конкурсные  торги проводят в случае, если  предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую  денежную сумму, или планируется  наладить долгосрочные связи  между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как  поставщику, так и потребителю. Поставщик  получает точное представление  об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение  проблем получения требуемого  товара и выбор наилучшего  во всех отношениях поставщика. Организация конкурсных торгов  — сложная и многоплановая  работа. Мы ограничимся лишь краткой  ее характеристикой, необходимой  для ознакомления с этой широко  используемой в индустриально  развитых странах возможностью  налаживания высоко-эффективных взаимоотношений поставщиков и потребителей. Разработка тендерной документации является достаточно трудоемким процессом и, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций. Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы: 1.          Предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений.

2.            Рассмотрение тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации.

3.            Безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки. 4.            Отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение. Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры, между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

-              наименование товара;

-              количество и качество товара;

-              цена;

-              условия и срок поставки;

-              условия платежа;

-              характеристика тары и упаковки;

-              порядок приемки сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены контр условия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы. При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем  в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ. Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой. Выбор поставщиков Для оценки поставщика необходимо определить критерии отбора, которые могут удовлетворять критериям качества, обеспечивать требуемый объем поставок, условия доставки, размер цены и уровень обслуживания. Длительные во времени, близкие отношения с поставщиками дают, как правило, прекрасные результаты, влияя на повышение конкурентоспособности закупающего предприятия. Эти отношения зачастую являются верным путем к увеличению объемов продаж, а также улучшению предметов производства. Поставщик может быть источником идей в области новой технологии, материалов, процессов. Правильная проработка функции закупок несет большое количество необходимой информации людям, работающим на предприятии. Оценка поставщика. Для этой цели может использоваться стандарт рейтинговой оценки поставщика, где выделяются следующие разделы: Продукт — качество, упаковка, стандартизация, гарантия. Цена — стоимость приобретения продукции или услуг, которая включает в себя цену продукции (услуг) и не имеющую денежного выражения прочную стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа предприятия, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективу роста и развития производства. Услуги — доставка вовремя, состояние продукта по прибытии, обеспеченность и следование инструкциям, количество отказов, обслуживание жалоб, технический надзор, помощь при авариях, снабжение в соответствии с датой по каталогу, установление отпускной цены сразу. Торговый персонал — знание собственной компании, собственного продукта, отрасли закупщика, компании закупщика. Объем продаж — в том числе по договоренности, в результате планирования и подготовки, скорость оформления. Торговый сервис — быстрота окончательных расчетов, порядок выполнения заказов, сопровождение поставки, прием претензий. Прочие критерии — удаленность поставщика от потребителя; наличие у поставщика резервных мощностей; сроки выполнения текущих и экстренных заказов и т.д. Итоговая оценка поставщика — рейтинговая оценка. Если фирма рассчитывает на длительные отношения со снабжающей организацией, то она должна обратить внимание на финансовое состояние, качество, менеджмент, исследования и технические возможности. Эти показатели должны учитываться во время оценки, так как имеют возрастающую важную роль во времени. Развитие поставщика. Проведя оценку поставщика и выявив положительные и отрицательные стороны, встает вопрос: как этого поставщика интегрировать в сторону своих интересов? Комплекс мер может быть достаточно разнообразным — от финансовой и инженерной поддержки с включением необходимого, обучения поставщика закупщиком до простого взаимного согласования формата электронной передачи данных. Переговоры с поставщиком. Данный этап предусматривает ведение переговоров с целью установления приемлемых условий и цены поставки для обеих сторон, а также юридическое оформление и закрепление в контракте на поставку.

Существует несколько стратегий ведения переговоров. Рассмотрим некоторые из них: 1.            Поставщик открывает потребителю, свою документацию; договорная цена определяется на ограниченный период времени и для ограниченного ряда материалов; базируется на фиксированных затратах и скользящих ценах, отражающих изменение затрат труда и стоимости материалов у поставщика.

2.            Базируется на анализе публикуемых данных о ценах и индексах, действующих на момент переговоров на рынках закупок, доступных потребителю.

3.            Конкурентные цены — типичная ценовая политика, для многих поставляющих фирм по отношению к окружающему большинству закупщиков, пользующихся услугами этих фирм. Необходимо помнить, что конкурентные цены не способствуют установлению долговременных отношений между покупателем и поставщиком. Пользование ими вызывает некоторые трудности в установлении зависимости цен от жизненно важных инженерных изменений (у поставщика и потребителя), качества и своевременности поставок (не нравится, не берите). 4.            Комбинированное использование. Когда поставщик и покупатель соглашаются на рассмотрение конкретного конечного числа затрат поставщика; принимают некоторые рыночные данные по затратам на исходное сырье; соглашаются, что поставщик будет оставаться в конкурирующей среде.

При выборе поставщика можно воспользоваться одним из следующих методов:

1.            Метод Идеальный поставщик — определяется показатель идеального поставщика, и каждый из поставщиков сравнивается с идеалом.

2.            Расстановка приоритетов — по результатам работы поставщиков производится их фактическая оценка. Для этого: -              выбираются наиболее важные критерии оценки; -              выбирается метод измерения деятельности поставщика; -              определяется относительная важность каждого параметра и принимается метод оценки результатов.

3.            Балльный метод — определяется наиболее значащие критерии для оценки поставщиков.

4.           Метод оценки по трем показателям. В оценке поставщика качество продукции представляет первостепенную важность. Также важными показателями являются качество обслуживания и цена. Важность первого параметра — 50%, других — по 25%. Вырабатывается система очков, которая помогает количественно оценить деятельность поставщика по каждому параметру. Количество продукции принимается за 100 очков, из которых вычитается количество очков, показывающих продукцию, от которой нам пришлось отказаться (в нашем случае 12). Обслуживание — за каждую просроченную поставку вычитается 5 очков. Цена выбирается самая низкая из назначенных цен как процент отношения к действительно уплаченной цене. 

http://managment-study.ru/vybor-postavshhika-kriterii-ocenki-procedury.html

http://logistic-info.ru/vybor-postavwika.html

http://www.apmath.spbu.ru/ru/staff/morozov/lection7.pdf

Выбор поставщика осуществляется по следующим оценочным критериям:

• качество поставляемых материальных ресурсов;
• надежность поставок;
• финансовые условия;
• способность удовлетворить требования фирмы-производителя;
• расположение (дислокация);
• сопутствующий сервис и пр.

Среди других критериев оценки поставщика немаловажную роль играет имидж поставщика, т. е. отсутствие негативных сообщений о нем от партнеров по бизнесу.

28.Организация  доставки материальных ресурсов .