Основы делопроизводства. 8

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Казанский  национальный исследовательский технологический  университет»

(ФГБОУ ВПО  КНИТУ)

 

 

 

Р Е Ф Е  Р А Т 

По дисциплине «делопроизводство»

На тему:

«Основы делопроизводства»

 

 

 

 

Выполнил

Студент группы 3291-81

Кальницкий Сергей

Проверила

Аскарова В.А.

 

 

 

 

Казань 2013

Содержание:

Введение 2

Глава 1 «Основы делопроизводства» 

1.1      Реквизиты ………………………………………………………………….4

1.2      Бланки………………………………………………………………………6

1.3      Организационные  документы ……………………………………………8

1.4      Распорядительные  документы…………………………………………..12

1.5      Информационно  -справочные документы……………………………...16

1.6      Документы  по личному составу…………………………………………24

Глава 2 «Примеры документов»  ……………………………………………….32

Заключение………………………………………………………………………38

Список литературы……………………………………………………………...39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     Введение

Делопроизводство — отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с  документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение  управления (ДОУ). Его появление связано  с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование — это  процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 «Основы делопроизводства»

1.1 Реквизиты

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия (далее — организация) независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее — ОРД) самая массовая.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

организационные (устав организации, положение об организации, структура  и штатная численность, штатное  расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);

справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Перечень приведенных выше документов, входящих в систему ОРД, не исчерпывающий. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие — несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только информационными элементами, характеризующими документ и являющимися его координатами в пространстве и во времени.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2005 г.

 

При создании и оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ 6.38-2004 используются 32 реквизита. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, установленных СТБ 6.38-2004, приведен в приложении 1. Назначение этих реквизитов неоднозначно, каждый из них выполняет строго определенную функцию.

 

Например, реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Почтовый адрес отправителя», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Адресат», «Гриф утверждения», «Резолюция» показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическом пространстве, указывают путь, который он уже прошел, и путь, который ему предстоит пройти.

Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах. Они дополняют друг друга и детализируют положение документа до мельчайших подробностей. Так, реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» — дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение.

К этой же группе следует отнести графически оформляемые реквизиты — «Государственный герб Республики Беларусь» и «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Они наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата» указывает на момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Визы», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др. — в первую очередь те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «Название вида документа», «Резолюция», «Заголовок к тексту», «Текст», реквизиты, обозначающие код организации и код документа, и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «Подпись», «Печать», «Отметка о заверении копии» удостоверяют подлинность документа.

 

 

 

           1.2  Бланки

Официальные документы, как  правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.¹

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа  информацию.²

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.^*

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных  файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать  юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно  при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к  бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при  разработке бланков необходимо соблюдать  положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

 

 

 

1.3 Организационные документы 

Организационные документы  - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

1. общие положения;
2. организационное единство;
3. регламент деятельности;
4. финансово - материальная база;
5. отчетная и ревизионная деятельность;
6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной  власти. Уставы общественных организаций  принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных  предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. название вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. гриф утверждения;
7. текст;
8. подпись руководителя.

В комплексе организационных  документов коммерческих предприятий  особое место занимают должностные  инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной  инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается  начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и  утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной  инструкции:

1. общие положения;
2. должностные обязанности;
3. права;
4. ответственность.

В первом разделе указываются  область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность  и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе  перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем  разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для  выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность  специалист.

Реквизиты формуляра должностной  инструкции:

1. наименование министерства или ведомства;
2. наименование организации;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. заголовок в именительном падеже;
7. гриф утверждения;
8. текст;
9. подпись автора;
10. визы.

Деятельность каждого  учреждения, организации или предприятия  определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые.Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются  по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных  подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают  руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается  с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они  излагаются на втором экземпляре или  на отдельном листе, приложенном  ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение  руководителю предприятия. Положение  об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения  документа, если в тексте не указана  другая дата.

Положение является сложным  документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:

1. общие положения;
2. основные задачи;
3. функции;
4. права;
5. организация работы.

Формуляр - образец положения  состоит из реквизитов:

наименование ведомства,

название организации,

наименование структурного подразделения,

гриф утверждения,

наименование вида документа - положение,

дата, номер,

место издания (город),

заголовок,

текст,

подписи,

гриф согласования,

визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных  документов.Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом  предприятия разрабатывается его  структура и определяется штатная  численность, что закрепляется в  соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового  распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1. организация работы предприятия;
2. взаимные обязанности работников и администрации;
3. предоставление отпусков;
4. командирование сотрудников;
5. внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем  обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

 

 

       1.4 Распорядительные документы

К наиболее распространённым видам  распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательным  актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта  документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений  добавляется стадия обсуждения и  принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного  документа может быть издание  документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта  распорядительного документа, как  и всякого другого - определение  круга вопросов, которые предстоит  в нем отразить. В зависимости  от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений  правительства, ведомственных нормативных  актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным  вопросам.

Изучение законодательных актов  и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" ("решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении;"приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ'), "предлагаю", "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа.

Правительство Российской Федерации постановляет

Коллегия решает

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа  предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится  на пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. В каждом пункте указываются  исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например:директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения  информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения,указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.