Основы делопроизводства. 4

Содержание: 

Введение 

1.  Делопроизводство – одна из функций управления

2. Унификация и стандартизация документов

3.  Классификация документов

4.  Редактирование и корректурные знаки использующиеся

     при правке документов 

Заключение

Список  использованной литературы

Введение 

     Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

     Документ, зафиксировав информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации. Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

     Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации» в п. 2 ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».[1]

     В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. Комплект документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;
• объемом и характером компетенции учреждения;
• объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

   Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами.

   В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации  Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

   Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management. General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 №28-ст.

   Стандарт  содержит общие требования к методологии  управления документами на всех видах  носителей, а также процедуры  разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления. Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

1. распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;
2. содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
3. содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;
4. содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

     Стандарт предназначен прежде всего для персонала служб ДОУ (документационного обеспечения управления); для руководителей и менеджеров всех уровней; для всех специалистов в области управления документами, информацией и технологиями. Необходимо отметить, что данный стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях. Стандарт конкретизирует требования к управлению документами, дает характеристику документных систем, описывает порядок проектирования и внедрения документных систем.   

     Последний раздел стандарта посвящен обучению: «Организация, стремящаяся соблюдать  требования настоящего стандарта, должна принять долгосрочную программу  обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны быть адресованы и охватывать всех работников: руководящих, штатных, временных. Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями».

1.  Делопроизводство – одна из функций управления 

     Информационное  обеспечение управления состоит  из организации поиска, сбора, хранения и передачи информации с целью  ее использования в процессе решения  управленческих задач. В организации  информационного обеспечения центральная роль принадлежит документированию.

     Делопроизводство - от старинного «производство дел» - процесс принятия решений на основании  документов. Задачи делопроизводства:

• обеспечение эффективного процесса управления;
• образование документов;
• хранение, обеспечение доступа к документам.

     Делопроизводство  есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной  организации с применением современной  техники.

     Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив. В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

     Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

      Существует три формы организации делопроизводства:

• централизованная,
• децентрализованная
• смешанная.

     При централизованной форме организации  делопроизводства все операции по обработке  документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

     Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных  подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

     Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства. [5]

     Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами. Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

     Работа  управленческого аппарата, как любая  работа сегодня, строится на основах  научной организации труда. Для  повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного  процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами. Средства механизации подразделяются на:

• технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);
• технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование - ксерокс, а также средства оперативной полиграфии - гектографы, ротапринты, ротаторы);
• технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конверто-вскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование и др.);
• средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

     При решении задач документационного  обеспечения управления используется электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредактировать набранный текст, распечатать его на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, организовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить «маршрутизацию» документов внутри организации, усовершенствовать доступ к информации. От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

     В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности  документов. Вид документа следует  отличать от его разновидности. Вид  документа - это обозначение наименования документа. Например, протокол - вид документа. Разновидность его - протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др. Или: акт - вид документа, его разновидность - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

     Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

• организационные документы;
• распорядительные документы;
• справочно-информационные документы.

     Движение  потоков документов должно быть прямоточным. т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

     При проектировании рациональных документопотоков составляют схемы движения основных групп и видов документов, что позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении.

     Движение  документов в аппарате управления определяется содержанием информации, которую  они несут. Информация, а следовательно  – документы, распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений  и исполнителей. Главное условие рациональной организации документооборота – грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.

     Деятельность  любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего  это - организационные документы, которые  разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и др. В целях разрешения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа - распорядительные документы. Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

     Все перечисленные выше документы относятся  к управленческим, или ОРД. Исключением  являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления. 

2. Унификация и стандартизация документов 

     В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

     Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с  латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ -- это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись и др.). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

     Важной  функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются  факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

     Документ  несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его  содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

     Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

     Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет -- в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль -- путем сбора сведений в письменном виде, планирование -- в виде различного рода планов и т. д.

     Совокупность  взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).[2]

     Основным  направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.[Кирсанова Аксенов]

     В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава  и формы управленческих документов:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

     Формой  юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов. Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

     Унификация  и стандартизация служебных документов создает возможность составления  типовых (трафаретных) текстов для  документов, содержащих идентичную и  повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть  текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

3. Классификация документов 

     С целью создания возможностей для  проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация  документов по определенным признакам.

     Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков  содержания, формы составления и  других для организации и повышения  эффективности работы с ними.

     Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.[7]

     Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две  большие группы. Первая — это  документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

     По  способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

• письменные (рукописные и печатные);
• технические - это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;
• фоно-, аудио-, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);
• кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;
• фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;
• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию о ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

     По  назначению:

• для фиксации событий,
• для передачи информации,
• для выполнения основных задач.

     По  стадиям создания:

• черновик (предварительная редакция документа);
• беловик (чистовик);
• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);
• копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);
• отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
• дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;
• выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;
• автограф - документ, написанный рукой автора.

     По  срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;
• некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

     По  степени гласности:

• обычные,
• секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

     По  юридической силе:

• подлинные (действительные и недействительные),
• подложные.

     По  способу изложения материала:

• примерные,
• индивидуальные,
• типовые.

     По  роду деятельности:

• система банковской документации,
• система отчетно-статистической документации,
• система внешнеторговой документации,
• система организационно-распорядительной документации и др.