Введение
Приступая к изучению курса,
прежде всего следует ознакомиться
с основными профессиональными
терминами и определениями,
постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство —
отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами.
Первоначально термин появился в устной
речи (предположительно в XVII
в.) и означал процесс решения (производства)
дела: «дело производить» - решать
вопрос. В ходе решения
возникала необходимость
закрепления результата, например,
достигнутой договоренности. Для
этого издревле и создавали
документы, так как устное
слово кратковременно, может
быть забыто, искажено при передаче или
не так понято. Уже в XVI в. Употребляется
слово дело как собрание
документов, относящихся к какому-либо
делу, вопросу. Впервые в этом понятии
слово «дело» зафиксировано в документах
в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного
и правильного создания
документов
(документирование);
• организацию работы с документами
(получение, передача, обработка,
учет,
регистрация, контроль, хранение,
систематизация, подготовка
документов
для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином
«делопроизводство» в последние
десятилетия используется термин
документационное обеспечение
управления (ДОУ). Его появление
связано с внедрением в управление
компьютерных систем и их организационным,
программным и информационным обеспечением
для приближения к терминологии, употребляемой
в компьютерных программах и
литературе. В настоящее время термины
«делопроизводство» и «документационное
обеспечение управления» являются синонимами
и применяются для обозначения одной
и той же деятельности. И тот,
и другой термин можно встретить,
например, в названиях документов,
регламентирующих организацию
документационных процессов: «Государственная
система документационного
обеспечения управления» и «Типовая инструкция
по делопроизводству в министерствах
и ведомствах Российской Федерации».
Документирование — это процесс
создания и оформления документа.
Государственный стандарт определяет
документирование как «запись информации
на различных носителях по установленным
правилам». Необходимость фиксировать
информацию появилась у людей в глубокой
древности. До нашего времени дошли «документы»
различных эпох, созданные на глиняных
табличках, бересте, каменных
стелах и т.д. Способы нанесения
информации также были разными: рисунок,
графика, письмо. В настоящее время
в управленческой практике используют
главным образом документы,
созданные каким-либо способом
письма - рукописным, машинописным,
типографским, компьютерным, а также с
использованием графики, рисунка, фотографии,
звуко- и видеозаписи и на специальном
материале (бумаге, кино- и фотопленке,
магнитной ленте, диске и др.). Изучением
развития способов документирования
и носителей информации занимается научная
дисциплина — документоведение. Организация
работы с документами — это обеспечение
движения документов в аппарате управления,
их использования в справочных
целях и хранения. Термин
определяется государственным
стандартом как «организация
документооборота, хранения
и использования документов
в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет
движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения
исполнения или отправления. В технологию
работы с документами входит:
• прием и первичная
обработка документов;
• их предварительное
рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения
документов;
• информационно-справочная
работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование
дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных
понятий. Так, регистрация означает
запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая
факт его создания, отправления или получения,
контроль исполнения документов
— совокупность действий,
обеспечивающих их своевременное
исполнение, формирование дела
— группирование исполненных
документов в дело
в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным
перечнем наименований дел, заводимых
в организации, с указанием сроков их хранения,
оформленным в установленном порядке)
и систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда
базируется на информации
по рассматриваемому вопросу или управляемому
объекту. Информация тождественна
понятиям: «данные», «сведения»,
«показатели». Законодательно
закреплен следующий термин:
«Информация — сведения о лицах, предметах,
фактах, событиях, явлениях и процессах
независимо от формы их представления».
В каждой области человеческой
деятельности информация имеет
свою специфику и поэтому она
соответственно подразделяется
на медицинскую, научную, техническую,
технологическую и др. В федеральных органах
власти и управления, в учреждениях,
организациях и на предприятиях
(независимо от направления деятельности
и формы собственности) обязательно
возникает управленческая информация,
которая используется для целей управления
каким-либо объектом или структурами.
К управленческой информации предъявляется
ряд требований: полнота,
оперативность, достоверность,
точность,
доступность
для восприятия человеком. Документы
используются в различных областях
деятельности, отраслях знаний,
сферах жизни и являются
объектом исследования многих
научных дисциплин. Поэтому содержание
понятия «документ» многозначно и
зависит от того, в какой отрасли и
для каких целей он используется. Так,
для юристов документ является прежде
всего способом доказательства
или свидетельства чего-либо, для
историка - историческим
источником, кибернетика- документалиста
— носителем информации, а I специалисты
в области управления
считают его
средством фиксации и передачи управленческих
решений. В Федеральном законе
«Об информации, информатизации
и защите информации» закреплено следующее
определение понятия «документ»: Документ
— это зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать. Это
же определение дано и в государственном
стандарте на термины и определения
«Делопроизводство и архивное дело».
Для более полной характеристики понятия
«документ» следует раскрыть и понятие
«реквизит». Каждый документ
состоит из ряда составляющих его
элементов, которые называются реквизитами
(наименование, автор, адресат, текст,
дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет
следующее определение: Реквизит
документа — обязательный элемент
оформления официального документа?
Различные документы состоят
из разного набора реквизитов.
Число реквизитов определяется
целями создания документа,
его I назначением, требованиями
к содержанию и форме данного документа.
Для многих документов число реквизитов
строго ограничено. Для ряда
документов число и состав реквизитов
установлены законодательными и нормативными
актами. Но в любом случае, как
следует из определения,
информация, зафиксированная
на материальном носителе, должна быть
обязательно оформлена путем проставления
необходимых реквизитов. Только тогда
она становится документом. В документоведении
документ рассматривается как результат
закрепления (отображения) фактов,
событий, явлений объективной действительности
и мыслительной деятельности человека
любым удобным способом на
специальном материале. Документы,
зафиксировав (отобразив) информацию,
тем самым обеспечивают ее сохранение
и накопление, возможность передачи другому
лицу, многократное использование,
повторное и неоднократное возвращение
к ней во времени. Они затрагивают
различные сферы деятельности
человека и разделяются
на текстовые и графические,
традиционные (рукописные, машинописные)
и на машинных носителях, научные, технические,
личные и официальные и др. Официальные
документы — это документы,
созданные юридическими или физическими
лицами, оформленные и удостоверенные
в установленном порядке. Среди
них особую категорию составляют служебные
(управленческие) документы, которые
определяются государственным стандартом
как официальные документы, используемые
в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают
в качестве непременного элемента
внутренней организации любого
учреждения, предприятия, любой
фирмы, обеспечивая взаимодействие
их структурных частей и
отдельных сотрудников. Они являются основанием
для принятия управленческих
решений, служат доказательством их исполнения
и источником для обобщений и анализа,
а также материалом для справочно-поисковой
работы. В управленческой
деятельности документ выступает и как
предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой
деятельности выражаются
посредством соответствующих документов:
распорядительная деятельность
— изданием различных распорядительных
документов; планирование
— посредством подготовки
различных планов; учет —
в виде составления и
обработки статистической, бухгалтерской,
оперативно-технической документации;
контроль — путем сбора сведений в письменном
виде и т.д. Поэтому документы можно
классифицировать в соответствии с их
назначением как средства:
• регламентации деятельности (уставы,
положения, регламенты, правила,
инструкции
и др.);
• распорядительной деятельности
(приказы, указания, постановления,
решения, распоряжения
и др.);
• накопления и обобщения
информации (отчеты, акты,
доклады и
др.);
• передачи информации (письма,
телеграммы, телефонограммы и
др.).
Кроме того, важную роль в сфере
управления играют документы,
отражающие деятельность различных
коллегиальных органов (протоколы),
которые могут выступать и средством
осуществления распорядительной
деятельности, и средством накопления
и обобщения информации. Документ
возник прежде всего, чтобы зафиксировать
информацию и придать ей юридическую
силу. Значение латинского слова
«документ» (documentum) - доказательство,
свидетельство. В настоящее
время бесспорность документа также
определяется понятием «юридическая сила
документа». Для управленческой
деятельности юридическая сила документов
чрезвычайно важна, так как
означает, что документы
могут служить подлинным
доказательством заключенной в них информации.
Юридическая сила официального документа
предполагает его обязательность для
тех, кому он адресован, или для
круга участников управленческих
действий (органов управления,
их структурных подразделений,
общественных организаций, должностные
лиц и граждан), которые руководствуются
документом и основывают на
нем свою деятельность или воздерживаются
от нее. Юридическая сила
документа — это свойство официального
документа, сообщаемое ему действующим
законодательством компетенцией
издавшего его органа и установленным
порядком оформления1. Из этого определения
следует, что орган управления или должностные
лица, выпускающие документ, обязаны:
• соблюдать при его подготовке
действующие нормы законодательства;
• издавать документы
только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие
в определенное время общегосударственные
правила составления
и оформления документов.
К числу наиболее юридически
значимых реквизитов относятся:
наименование организации, дата и регистрационным
номер документа, подпись, печать, грифы
согласования и утверждения.
В управленческой практике принято различать
документы по степени их подлинности
на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным,
машинописным способом или распечатанный
с компьютера, отражает работу автора
над его содержанием. Он может содержать
только текст и не обладает юридической
силой. Беловой документ — это
рукописный или машинописный документ,
текст которого переписан с
чернового документа или написан
без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся
сведения, подтверждающие
его достоверность (об авторе, времени
и месте создания) считается
подлинным. Подлинник официального документа
— это первый (или единичный)
экземпляр документа, обладающий юридической
силой. Копия документа — это
документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и
все его внешние признаки
или часть их. Копия документа
может быть факсимильной или
свободной. Факсимильная
копия полностью воспроизводит содержание
документа и все его внешние
признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты,
включая подпись и печать) или часть
их, особенности их расположения.
Факсимильная копия изготавливается
на копировальной технике, с использованием
фотографии, аппаратов факсимильной
связи, принтеров. Для документов,
изготовленных на пишущих
машинках, факсимильной копией является
второй и последующие экземпляры
документов, полученные через копировальную
бумагу. Они, как правило, остаются
в делах учреждения. Устаревшее
название таких копий — отпуск.
Свободная копия содержит все реквизиты
документа, но не обязательно повторяет
его форму. Система документации
— это совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам происхождения, назначения,
вида, сферы деятельности,
единых требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в
каждом управленческом аппарате
реализуются на основе использования
документов, относящихся к различным
системам документации. Соотношение
документов из различных
систем в делопроизводстве разных
учреждений и организаций неодинаково,
так как зависит от конкретной
деятельности того или иного
учреждения, его масштабности, места
в системе федерального управления и ряда
других причин. Но, независимо
от этого, в любой организации
используются документы, отражающие
организационную, распорядительную
и исполнительскую деятельность.
Их совокупность составляет
систему организационно- распорядительной
документации. Государственный
стандарт определяет организационно-распорядительные
документы как письменные
документы, в которых фиксируются
решения административных и организационных
вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и
регулирования деятельности органов
власти, учреждений, предприятий,
организаций, их подразделений
и должностных лиц. Таким образом,
система организационно- распорядительной
документации в силу своего повсеместного
применения имеет большое значение
для документирования управленческой
деятельности. Помимо общих
для всех учреждений и предприятий функциональных
систем документации выделяют также отраслевые
системы, которые используются
при документировании соответствующих
видов деятельности и
отражают их специфику. Это,
например, системы документации
по здравоохранению, образованию
(общему и специальному),
нотариальные, судебные и
др. Организационно-распорядительная
документация тесно связана
как с отраслевыми, так и
с функциональными системами.
С одной стороны, она представляет
для других систем правовую основу, а с
другой — в ней находят отражение
вопросы руководства, контроля, планирования,
учета, отчетности и т.д.
Основным направлением совершенствования
документации является унификация
и стандартизация. Стандартизация
— это процесс установления и применения
стандартов, под которыми понимается
«образец, эталон, модель, принимаемые
за исходные для сопоставления
с ними других подобных объектов».
Стандарт как нормативно- технический
документ устанавливает комплекс
норм, правил, требований к объекту
стандартизации и утверждается
компетентным органом. Применение
стандартов способствует улучшению качества
создаваемого изделия (в данном
случае документа). В России деятельность
по стандартизации координируется
государственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее
состав входят такие элементы,
как типизация, унификация, агрегирование.
С одной стороны, это методы
стандартизации, с другой — виды работ,
которые могут осуществляться
как самостоятельные. Например, в широком
смысле типизация — это разработка
типовых конструкций или технологических
процессов на основе общих для ряда
изделий (процессов) технических
характеристик. В документоведении
этот метод используется для создания
типовых форм документов и типовых
текстов, т.е. образцов или эталонов,
на основе которых создаются
конкретные документы. Типовой текст
— это текст-образец, на основе
которого в последующем создаются
тексты аналогичного содержания. Под унификацией
понимается «приведение чего-либо
к единой системе, форме, единообразию».
По официальному определению унификация
— это выбор оптимального числа
разновидностей продукции, процессов
и услуг, значений их параметров и размеров.
Исходя из этого следует, что, во-первых,
в процессе унификации должно проводиться
рациональное сокращение элементов
исходного множества объектов (например,
форм или видов документов, их показателей
и реквизитов). А во-вторых, унификация
обязательно приводит к установлению
оптимального (на какое-то достаточно
продолжительное время) единообразия
в любой области деятельности,
в том числе и
в документировании. Управленческие
документы, используемые в самых
разных сферах и органах управления,
должны оформляться единообразно.
Это позволяет включать документы
в единую для страны систему
делопроизводства, способствует
их оперативной обработке и исполнению,
сокращает затраты времени на работу
с документами не только делопроизводственного
персонала, но и всех работников управленческого
аппарата — от руководителей до рядовых
сотрудников. Унифицированная
система документации (УСД) —
система документации, созданная по
единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую
для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики
конкретных форм документов
и систем документации — министерства
(ведомства), осуществляющие координацию
той или иной отрасли деятельности.
Ими же утверждаются унифицированные
формы документов. Так, министерство финансов
отвечает за бухгалтерские документы,
министерство здравоохранения РФ — за
медицинские, Государственный комитет
РФ по статистике — за
формы первичной учетной
и статистической документации,
Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной
документации. Общегосударственные
унифицированные формы документов разрабатываются
с учетом возможности их компьютерной
обработки. Они обязательны
для применения во всех учреждениях, организациях
и на предприятиях независимо
от их подчиненности и формы собственности.
Оформление
дел.
Оформление дела — это подготовка
дела к хранению в соответствии
с установленными правилами.
Оформление дела предполагает комплекс
работ по подшивке документов,
нумерации листов, составлению
заверитльной надписи, составлению
(в некоторых случаях) внутренней
описи документов, внесению уточнений
в реквизиты обложки
дела: уточнение
названия организации,
делопроизводственного индекса и заголовка
дела, даты дела и др. Оформление
дел начинается с момента их заведения
в делопроизводстве и завершается
в процессе подготовки к сдаче в ведомственный
архив. Оформление дел проводится работниками
службы документационного обеспечения
организации и структурных подразделений.
Оформление может быть частичное
или полное. Дела временного хранения
(до 10 лет) обрабатываются упрощенно
(частично). Они остаются в скоросшивателях,
листы не нумеруются и сдаются в архив
по номенклатуре дел. Но дела могут и не
сдаваться в архив, а храниться в
структурных подразделениях для использования
в справочной работе. Для учета
количества листов в делах постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения
составляется заверительная надпись.
Она составляется на отдельном листе-заверителе,
который располагается в конце каждого
дела. В ней цифрами и прописью указывается
число пронумерованных листов
дела и отдельно через знак «+» - число
листов внутренней описи, если она есть.
Составлять заверительную надпись на
обложке дела или оборотной стороне последнего
листа запрещается. Заверительная
надпись пишется разборчиво. В ней
указываются дата составления, должность
и фамилия составителя, который
затем ставит свою подпись.
После подшивки документов и нумерации
листов производится оформление
обложки дела. Требования к оформлению
закреплены ГОСТ 17914-72. Если дело начато
в одной организации, а закончено в другой,
на обложке проставляются три даты:
дата заведения дела в одной
организации, дата поступления дела
в другую организацию и дата
окончания дела во второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является
указание количества листов
в деле, которое проставляется на основании
заверительной надписи дела. Срок
хранения проставляется на обложке
дела по номенклатуре дел организации
после сверки ее с ведомственным перечнем
документов с указанием сроков
хранения или после уточнения
срока хранения по решению ЭК
организации. На делах постоянного хранения
пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела оформляется, как правило,
в архиве организации. В нем указываются
номер фонда, номер описи и номер дела.
Экспертиза
ценности документов.
Завершающий этап работы с
документами в делопроизводстве
— обработка дел для их
дальнейшего хранения и использования.
Обработка дел для хранения
включает проведение экспертизы
научной и практической ценности
документов, оформление дел, составление
описи на дела постоянного
и временного (свыше 10 лет)
сроков хранения. Экспертиза
ценности документов —
это отбор документов
на государственное хранение
или установление сроков
их хранения основе принятых
критериев. В обобщенном виде
задачи экспертизы ценности
документов состоят в следующем:
• отбор документов, имеющих
политическое, хозяйственное, научное,
культурное
значение, для последующей передачи
их на постоянное хранение в
государственные
архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение
документов, не представляющих
научно-
исторической
ценности, но сохраняющих практическое
значение;
• выделение к уничтожению
документов, не имеющих научной
ценности и
утративших
практическое значение;
• установление или изменение
сроков хранения документов.
Документы
оцениваются на основании принципов
историзма, системности,
целостности. Критериями оценки
документов являются их происхождение,
содержание и внешние особенности.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности
в делопроизводстве проводится
при составлении номенклатуры
дел, при формировании дел
и проверке правильности отнесения
документов к делам, а также при
подготовке дел к последующему
хранению и при выделении дел
на уничтожение. Для организации
и проведения экспертизы ценности документов,
их отбора на хранение и уничтожение
в учреждении создается постоянно
действующая экспертная комиссия (ЭК).
В министерствах и ведомствах, центральных
органах общественных организаций
для отбора и передачи
документов на государственное хранение,
а также для контроля и оказания
методической помощи подведомственным
организациям создаются центральные
экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК и ЭК
— совещательные органы. Они работают
в постоянном контакте с экспертно-проверочными
комиссиями (ЭПК) соответствующего
архивного учреждения, от которого
получают указания организационно-методического
характера. Проведение экспертизы
ценности. Ежегодно в делопроизводстве
организаций проводят отбор документов
на постоянное и временное хранение, а
также для уничтожения. Этот отбор проводит
персонал структурных подразделений
при участии сотрудников ведомственного,
архива. Он предполагает
анализ фактического содержания документов,
находящихся в деле. Не только на основе
заголовков дел, а путем полистного
просмотра документов определяется
их научная и практическая ценность и
соответствующие сроки хранения.
В результате работы экспертной
комиссии образуются четыре
группы документов с различными сроками
хранения:
1) постоянного хранения в государственных
архивах;
2) временного хранения в ведомственном
архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи
с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются
дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача
происходит только по описям.
Дела временного (до 10 лет)
хранения не подлежат сдаче
в ведомственный архив. Они
хранятся централизованно службой
документационного обеспечения
или в структурных подразделениях
и по истечении сроков хранения
подлежат уничтожению.
После
утверждения описей на дела
постоянного хранения архивное
учреждение разрешает учреждению
уничтожить документы с
временными сроками хранения. Уничтожение
документов оформляется актами.
Акт о выделении к
уничтожению документов и
дел подписывают председатель
и члены ЭК, утверждает руководитель
учреждения.
Составление
описей дел.
На дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения составляются
описи дел. Составление описи — это завершающий
этап работы с документами в делопроизводстве.
Опись дел — это архивный
справочник, представляющий
собой систематизированный перечень заголовков
дел и предназначенный для раскрытия
состава и содержания дел, закрепления
их систематизации внутри фонда
и учета дел. Опись дел одновременно
является учетным документом и
основным видом научно-справочного
аппарата к документам, обеспечивающим
оперативный поиск документов. Таким
образом, опись является учетным документом
и справочником по содержанию дел.
В делопроизводстве описи на дела
составляются в каждом структурном
подразделении работниками службы документационного
обеспечения управления. Ответственность
за качественное и своевременное
составление описей дел структурных
подразделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу составляются
по установленной форме.
Совокупность элементов описания
каждого дела в описи называется
описательной статьей. Описательная
статья описи дел структурного
подразделения должна включать в себя
следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома,
части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома,
части), полностью соответствующий
его заголовку на обложке
дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе,
части);
• срок хранения; •
примечание.
В описях дел постоянного хранения
графа срок хранения опускается.
Каждое дело вносится в опись
под самостоятельным порядковым
номером. При наличии нескольких томов
(частей) каждый из них также
имеет свой порядковый номер. Систематизацию
дел в описи и присвоение
номера описи структурного подразделения
осуществляет архив организации. В
конце описи делается итоговая запись.
В ней указывается цифрами и прописью
число дел, числящихся по описи, первый
и последний номер дел по
описи. Годовой раздел описей на дела
постоянного хранения, предназначенный
для последующей передачи в государственный
архив, подлежит утверждению
ЭПК архивного учреждения. Он
печатается в четырех экземплярах,
заверяется руководителем службы
документационного обеспечения
управления, подписывается председателем
ЭК (после утверждения описи комиссией)
и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми
разделами описи организация обязана
в установленные сроки сдать, а
государственный архив принять
на хранение внесенные в опись дела.
Порядок
передачи дел в
архив.
В архив организации передаются
все дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Передача дел
производится только по описям
и в соответствии с
составленным заведующим архивом
графиком, согласованным с руководителями
структурных подразделений
и утвержденным руководителем
организации. Вместе с
делами в архив
передаются регистрационно-контрольные
картотеки делопроизводственной
службы учреждения. Заголовок каждой
картотеки должен быть включен
в опись. Дела временного
(до 10 лет) хранения в архив
организации, как правило,
не передаются. Принимая дела,
сотрудник архива тщательно сверяет
каждое дело с описью, проверяет
правильность формирования и
оформления дела. Заведующий
архивом расписывается в приеме
дел на всех экземплярах
годовых разделов описи, указывает
дату приема и количество принятых
дел. Один экземпляр годовых
разделов описей возвращается
сдатчику, остальные остаются в
архиве. При сдаче дел на
государственное хранение организация
представляет в государственный
архив:
• отношение на имя руководства
государственного архива с
указанием
названия
организации, общего количества дел
и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах,
утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку
организации, если дела
сдаются на
государственное
хранение впервые;
• справку о неполной сохранности
документов (если какие-либо
дела
утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка
включает в себя указание на
обложке дела номера фонда,
номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные
дела увязывают в архивные
связки. Сдача дел оформляется
актом. Организация-сдатчик и
государственный архив расписываются
на всех экземплярах описей
и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один
экземпляр акта остаются в
государственном архиве, третий
экземпляр описи и второй
экземпляр акта возвращаются
организации и хранятся постоянно
в делопроизводственной службе.
Архивное
хранение документов
в электронной
форме.
Особенность электронного хранения
состоит в направлении
документов в электронный архив
сразу по завершению работы
с ними в делопроизводстве.
Это позволяет обеспечить сохранность
документов, их централизованное
хранение, быстрый поиск и распределенный
доступ к документам как с
помощью локальной сети, так
и (при необходимости) с
использованием удаленного доступа
(по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется
в процессе их регистрации. Сроки
хранения документов не зависят
от формы их существования бумажной
или электронной - и определяются, как
уже сказано выше, специальными справочниками
— перечнями документов с указанием
сроков хранения (типовым и ведомственными).
Кроме того, в каждой организации
имеется номенклатура дел. Она
также вносится в компьютер и является
самостоятельной таблицей в базе данных
о документах организации. Сроки
хранения, заложенные в номенклатуре дел,
позволяют при выборе в регистрационной
карточке документа номера дела,
в которое помещается документ,
автоматически определять его срок
хранения и инициировать перемещение
или копирование документа в соответствующий
раздел архива. По окончании делопроизводственного
года производится сортировка по
делам всей базы данных о документах учреждения,
сформировавшейся в течение года в
процессе регистрации документов. Данные
о документах организации за истекший
год используются для составления
описи всех документов, сгруппированных
по делам. Внутри дела документы располагаются
по порядку поступления (в основном
в хронологическом порядке). Для дел постоянного
и долговременного хранения такой список
документов дела распечатывается
в виде внутренней описи и подшивается
в начале дела. Архивные правила
предусматривают составление описей дел
постоянного и долговременного сроков
хранения. Наличие автоматизированной
системы учета позволяет составлять
по документные описи, невозможные
раньше при традиционной бумажной
технологии ввиду их трудоемкости.
Такие описи значительно облегчают
и ускоряют поиск необходимых документов
в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное
хранение по требованию архивных
органов на основе по документных
описей легко могут быть
сформированы обобщенные описи на дела
постоянного и долговременного сроков
хранения.
