Основы делопроизводства. 7

 

Содержание  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     «Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете» - определение Поля Отле из книги «Руководство к администрированию».

     Другими словами  документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем  информацией.  В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

     Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает  документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

     С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли, в основном, роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».

     В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть:

       «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

     Значение  этого понятия не изменилось и  по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее   определение:

     Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

     Имея  в виду это определение, можно  сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление  деловых документов в соответствии с требованиями стандартов

- создание  условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов  и сроками их исполнения)

- создание  условий для поиска исполненных  документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел)

- создание  условий для хранения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Документооборот и виды документопотоков

     Жизнь любой организации связана с  обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов  в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

     Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1. теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие)

2.  пунктами технической обработки документов на предприятии   (секретарь руководителя,  канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

     По  тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток  входящих в организацию документов  (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и  инструкции, и т.д.) Большая часть  входящих документов, которые обрабатывает  секретарь (или канцелярия),  адресована  его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. документопоток  внутренних документов, то есть  создаваемых внутри организации   и передаваемых из одного подразделения  в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные  записки, акты и т.д.)

3. документопоток  исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

     Задача  делопроизводственных служб предприятия  заключается в том, чтобы документы  во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются   Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).   

1.1 Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю

1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение   направить  документ руководителю.  (Конверты с пометкой «лично» не вскрываются).
2. Секретарь регистрирует   письмо. Письмо  получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
3. Секретарь передает письмо руководителю.
4. Руководитель рассматривает документ и с  резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
6. Секретарь, при необходимости, осуществляет контроль за исполнением документа.
7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения  и использования, а ответ направляет адресату.

 

1.2 Этапы обработки исходящих документов

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ   исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.
3. После подписания руководителем  документ регистрируется секретарем или в канцелярии.
4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
5. Копию документа секретарь подшивается в дело.

 

1.3 Этапы обработки внутренних документов

     Этапы обработки внутренних документов зависят  от их вида. Типичным примером внутреннего  документа является приказ по основной деятельности.

1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем  приказы, при необходимости, согласовываются   с юридической службой предприятия.

3. Согласованные  приказы  подписываются руководителем.

4. Затем  внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения. 
 
 
 

2 Классификация деловых документов

     Существует  множество способов классификации  управленческих документов:

1. По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы:

• по административным вопросам,
• вопросам материально-технического снабжения,
• планирования,
• бухгалтерского учета,
• подготовки кадров,
• внешнеторговой деятельности и т.д.;

2. По происхождению документы делятся на официальные и личные.

     Официальные документы – создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам).  Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. (паспорт, удостоверение личности, водительское удостоверение и т.д.).

     Личные  документы – создаются лицами вне сферы их служебной деятельности;

3. По месту составления документы делятся на:

внешние документы – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);

внутренние  документы – составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

4. По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д. 
 

3 Реквизиты

     В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых  документов, которые установлены  государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила,   устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов.

Выполнение  правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;
• оперативное и качественное составление и исполнение документов;
• организацию быстрого поиска документов;
• осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

 

Требования  к деловым бумагам закреплены:

1. Государственным  стандартом ГОСТ Р 6.30-2003  «Требования к оформлению документов».

     Стандарт  распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

2. Типовой  инструкцией по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти (Утверждена Приказом Федеральной  архивной службы России от 27.11.2000 N 68).

     Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий. 

3. Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).

4. До  настоящего времени не полностью  устаревшими и в некоторых  разделах до сих пор актуальными  остаются нормативные документы,  принятые несколько десятилетий  назад. К ним относятся

4.1 Единая  государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая была одобрена  постановлением Государственного  комитета Совета министров СССР  по науке и технике 4 сентября 1973 года.

4.2  Государственная  система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция 1991 год)

5. Кроме  того, различными министерствами, ведомствами  и другими руководящими организациями  применительно к различным сферам  деятельности определена конкретизированная  типология частных документов.

     Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.),  которые называются реквизитами. РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа.

Состав  реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте  ГОСТ Р 6.30-2003.  Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

3.1 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб  субъекта Российской Федерации; 

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код  организации; 

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код  формы документа; 

08 - наименование  организации; 

09 - справочные  данные об организации; 

10 - наименование  вида документа; 

11 - дата  документа; 

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа; 

14 - место  составления или издания документа; 

15 - адресат; 

16 - гриф  утверждения документа; 

17 - резолюция; 

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка  о контроле;

20 - текст  документа;

21 - отметка  о наличии приложения;

22 - подпись; 

23 - гриф  согласования документа; 

24 - визы  согласования документа; 

25 - оттиск  печати;

26 - отметка  о заверении копии; 

27 - отметка  об исполнителе; 

28 - отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию; 

30 - идентификатор  электронной копии документа.  

     Некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия  - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 9 реквизитов из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах  будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами. 

4 Формуляр

     Формуляром  документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

     Для оформления документа какого-то определенного  вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, перечисленные  в таблице, а только некоторая  часть из полного списка. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида, и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа, строго определено стандартом.

     Таким образом, можно говорить о формуляре  акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д. Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт  оформляется на общем бланке 

2. Гриф  утверждения

3. Наименование  вида документа

4. Дата  составления документа

5. Место  составления документа

6. Заголовок  к тексту

7. Текст

8. Отметка  о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи  членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия  исполнителя и номер его телефона 

5 Бланки документов

     Бланком документа называется стандартный  лист  с воспроизведенными на нем  постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два основных формата бланков  документов:

А4 (210*297 мм) - основной формат

А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений.

Допускается использование бланков форматов: А3 (420*297 мм)  и А6.

Стандартом  устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки  для писем 

- общие  бланки. Бланки для всех остальных документов

- бланки  конкретного вида документа

     На бланках  для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации.

     Расположение  постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым. 

6 Правила оформления реквизитов

     1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

     2. При подготовке документов рекомендуется  пользоваться текстовыми редакторами Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14.  (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

     3. При оформлении документов на  двух и более страницах вторая  и последующие страницы должны  быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. 

Гриф  утверждения

     Гриф  утверждения располагается в  правом верхнем углу документа и  печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять:

- из  слова УТВЕРЖДАЮ, 

- наименования  должности лица, утверждающего документ,

- его  личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)

-  даты  утверждения.

     Если  документ утверждается не должностным лицом, а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО.

Адресат

     Реквизит  Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адрес. Оформляется в правой верхней части документа с   левым отступом 8 см.

Наименование  вида документа

     Реквизит  название вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.

Дата  документа

     Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В соответствии с Изменением N 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении реквизита Дата рекомендуется  записывать дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ, то есть 2 цифры число, две цифры месяц и 4 цифры год, например 12.02.2002.

     Если  число или месяц состоит из одной цифры перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2002

     Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также  оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ.ДД, например: 2000.01.05

Место составления

Этот  реквизит оформляется от границы  левого поля.

Пример:

г. Переславль-Залесский

Заголовок к тексту

     Реквизит  заголовок к тексту содержит краткое  изложение основного смысла составляемого  документа.  Заголовок должен грамматически  согласовываться с название вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:

Приказ  ....    О создании аттестационной комиссии

Договор ....   О поставке груза по контракту N 249/1

     К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  можно не составлять.