Основы менеджмента. 10

ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА

В условиях перехода к рыночным отношениям аптечные структуры приобретают хозяйственную самостоятельность, которая сопровождается возникновением различных проблем. Аптечные предприятия сталкиваются с вопросами снабжения и сбыта, ценообразования, изучения рынка, конкурентоспособности товара, обеспечения эффективной деятельности предприятий. Чтобы решать возникшие проблемы, необходимо овладеть новыми знаниями и научиться пользоваться ими на практике. Важная часть этих знаний – постижение науки и искусства менеджмента.

«Менеджмент» (manage – управлять) – слово английского происхождения. Трактовок менеджмента существует великое множество. И это оправдано, так как на любой стадии развития организации мы имеем дело с менеджментом различного типа (технологический, финансовый, корпоративный и т.п.).

Возник менеджмент в Америке  с появлением первых переселенцев. Первоначально он означал умение рачительно вести домашнее хозяйство. С развитием общества, экономики понятие «менеджмент», естественно, трансформировалось

В общем виде менеджмент следует  представлять как науку и искусство  побеждать, умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения  и интеллект людей. Речь идет о  целенаправленном воздействии на людей  с целью превращения неорганизованных элементов в эффективную и производительную силу. Другими словами, менеджмент – это человеческие возможности, с помощью которых лидеры используют ресурсы для достижения стратегических и тактических целей организации.

Термины «управление» и «менеджмент» часто используются как синонимы. В классическом же представлении термин «управление» шире термина «менеджмент», так как применяется к различным видам человеческой деятельности, например, управление автомобилем и иными более сложными техническими системами. Термин «менеджмент» означает управление социально-экономическими процессами на уровне организации – управление хозяйственной деятельностью и личностью, персоналом.

Таким образом, главная цель менеджмента  – получить желаемые результаты на основе согласованных действий многих людей.

Менеджменту присущи характерные  черты:

• обязательное наличие цели при управлении;
• особый, интеллектуальный характер этого вида деятельности;
• управление имеет место в организации;
• управление направлено на достижение эффективной организации труда, постоянное повышение производительности труда и качества продукции;
• гибкость управления, позволяющая своевременно перестраиваться, чутко реагировать на конъюнктуру рынка, а также на изменение условий конкурентной борьбы и социальные факторы развития.

Принципы менеджмента

Принципы управления организацией определяют требования к системе, структуре  и организации процесса управления. То есть управление организацией осуществляется посредством основных исходных положений и правил, которыми руководствуются менеджеры всех уровней. Эти правила определяют «линию» поведения менеджера.

Таким образом, принципы управления, можно представить как основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций.

В связи с этим все принципы менеджмента  целесообразно сгруппировать в  две группы – общие и частные. К общим принципам управления относятся принципы: применимости, системности, многофункциональности, интеграции, ориентации на ценности.

1. Принцип применимости – менеджмент разрабатывает своего рода руководство к действию для всех работающих в фирме сотрудников.
2. Принцип системности – менеджмент охватывает всю систему с учетом внешних и внутренних взаимосвязей, взаимозависимостей и открытости собственной структуры или системы в целом.
3. Принцип многофункциональности –менеджмент охватывает различные аспекты деятельности: материальные (ресурсы, услуги), функциональные (организация труда), смысловые (достижение конкретной цели).
4. Принцип интеграции – внутри системы должны интегрироваться различные способы отношений и взгляды сотрудников, а вне фирмы может происходить разделение на свои миры.
5. Принцип ориентации на ценности – менеджмент включен в общественный окружающий мир с определенными представлениями о таких ценностях, как честные услуги, выгодное соотношение цен и услуг и т.п. Все это необходимо не только учитывать, но и строить свою деятельность, неукоснительно соблюдая названные общие принципы.

К частным принципам менеджмента относят:

1. Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении. Проблема сочетания централизации и децентрализации в менеджменте состоит в оптимальном распределении (делегировании) полномочий при принятии управленческих решений. Этот принцип предполагает необходимость умелого использования единоначалия и коллегиальности в управлении. Сущность единоначалия состоит в том, что руководитель конкретного управленческого уровня пользуется правом единоличного решения вопросов, входящих в его компетенцию. Коллегиальность предполагает выработку коллективного решения на основе мнений руководителей различного уровня, а также исполнителей конкретных решений.
2. Принцип обоснованности управления предполагает научное предвидение, планируемые во времени социально-экономические преобразования организации. Основное содержание принципа заключается в требовании, чтобы все управленческие действия осуществлялись на базе применения научных методов и подходов.
3. Принцип планирования заключается в установлении основных направлений и пропорций развития организации в перспективе. План рассматривается как комплекс экономических и социальных задач, которые предстоит решить в будущем.
4. Принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности предполагает , что каждый подчиненный должен выполнять возложенные на него задачи и периодически отчитываться за их выполнение.
5. Принцип частной автономии и свободы предполагает, что все инициативы исходят от свободно действующих экономических субъектов, выполняющих управленческие функции по своему желанию в рамках действующего законодательства.
6. Принцип иерархии и обратной связи заключается в создании многоступенчатой структуры управления, при которой первичные звенья (низший уровень) управляются своими же органами, находящихся под контролем органов руководства следующего уровня. Те в свою очередь подчиняются и контролируются органами следующего уровня. Цели перед низшими звеньями ставятся органами более высокого по иерархии органами управления. Постоянный контроль за деятельностью всех звеньев организации осуществляется на основе обратной связи. По каналам обратной связи информация о работе управляемой системы непрерывно поступает в управляющую систему, которая имеет возможность корректировать ход управленческого процесса.
7. Принцип мотивации. Его суть: чем тщательнее менеджеры осуществляют систему поощрений и наказаний, рассматривают ее с учетом непредвиденных обстоятельств, тем эффективнее будет программа мотивации.
8. Принцип демократизации управления подразумевает участие в управлении организацией всех сотрудников. Формы такого участия может быть различными (денежные средства, вложенные в акции, коллегиальное принятие управленческих решений).
9. Принцип государственной законности подразумевает, что организационно-правовая форма фирмы должна отвечать требованиям государственного законодательства.
10. Принцип органической целостности объекта и субъекта управления предполагает что в процессе воздействия субъекта управления на объект управления они должны составлять единую комплексную систему, имеющую выход, обратную связь и связь с окружающей средой. В менеджменте субъектом управления (управляющий системой) являются менеджеры, объектом (управляемая система) – производство. Организация. Учреждение и работающие там люди.
11. Принцип устойчивости и мобильности системы управления предполагает, что при изменении внешней и внутренней среды организации система менеджмента не должна претерпевать коренных изменений. Одновременно с устойчивостью управления процесс должен быть мобильным, то есть максимально полно учитывать изменения и требования потребителей продукции и услуг.

Функции менеджмента

Когда мы говорим, что предприятие  функционирует, мы имеем в виду, что  в его рамках люди осуществляют определенные действия. Управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями менеджмента.

Функции менеджмента  – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности.

Функции менеджмента классифицируются по ряду признаков:

1. по однородности:

а). общие, которые выражают содержание процесса управления в любой организации и не зависят от объекта управления;

б) специфические – базируются на критерии и особенности объекта управления.

2. по виду деятельности:

а) экономическая;

б) организационная;

в) производственная

г) социальная.

К общим функциям менеджмента относятся: функции планирования, организации, мотивации, контроля и координации.

Специфическими для фармацевтической службы являются: снабженческая, сбытовая, маркетинговая, информационная, медицинская, производственная и другие функции.

Подробнее мы остановимся на общих  функциях менеджмента:

1. Функция планирования. По сути в процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны, что же касается конкретных методов и стратегии, то они существенно различаются. Обычно организация формирует единый план для управления ее общей деятельностью, но в ее рамках отдельными менеджерами применяются для достижения конкретных целей и задач организации различные методы. Таким образом составляется карта пути, по которому должна пройти организация за конкретный период времени.
2. Функция организации. В любом плане всегда есть этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любой организации. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Поскольку всю работу выполняют люди, функция управления как организация позволяет определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого требуются средства. Если функция планирования отвечает на вопрос что включать в план? что предпринять?, то функция организации ставит вопросы кто и как будет реализовывать план организации.
3. Функция мотивации. Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники – всего лишь ресурсы, активы, которые мы должны заставить эффективно работать. Менеджер ежедневно сталкивается с проблемой мотивации деятельности сотрудников, то есть как направить их энергию на имеющуюся работу. Личное удовлетворение от хорошо выполненной работы и гордость за плоды своего труда привили работникам чувство цели. Это не менее важно, чем деньги (с точки зрения мотивации труда). Менеджеров всегда интересовал вопрос, в каких условиях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этот интерес возрастал, по мере расширения личных свобод подчиненного. Чем свободнее становится человек, тем важнее осознание того, что им движет, что заставляет приносить больше пользы. Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень выраженности мотивов. Значит, мотивировать сотрудников – затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.
4. Функция контроля. В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Функцию контроля в менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на верном пути, сравнивая ее деятельность с установленными планами. В процессе контроля можно получить ответы на вопросы: что в следующий раз следует делать иначе? в чем причина отклонений от  намеченного? какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Различают следующие виды контроля:

1. Предварительный – осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур, линий поведения.
2. Текущий контроль – он осуществляется в ходе проведения работ. Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь.
3. Заключительный контроль – его цель – помочь предотвратить ошибки в будущем.
5. Функция координации. Это согласование действий многочисленных исполнителей плана в соответствии с целями предприятия, организации, учреждения. Задачей функции координации является обеспечение слаженной работы всего коллектива. Координация в управлении осуществляется путем налаживания взаимодействия различных структурных подразделений.

Уровни управления.

Характерной чертой каждой организации  является разделение труда. Это разделение может быть двух видов: горизонтальное и вертикальное.

Горизонтальное разделение труда  – это качественная и количественная дифференциация и специализация трудовой деятельности, что приводит к образованию подразделов, отделов организации, которые выполняют конкретные специфические задания (например отдел ГЛФ и РПО с запасами).

Вертикальное разделение труда. На первый план здесь выступает обособление функции управления, суть которой состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности всех элементов организации. Вертикальное разделение труда менеджеров образует уровни управления.

Выделяют 3 уровня управления:

1. Высший. Эта группа управленческих работников вырабатывает политику организации и способствует ее практической реализации. В фармацевтической службе к их числу принадлежат генеральный директор УП «Фармация» и его заместители.
2. Руководители среднего управленческого уровня обеспечивают реализацию политики функционирования организации, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. В фармацевтической службе к менеджерам среднего уровня относят заведующих отделами УП «Фармация», заведующих ЦРА.
3. Низший управленческий уровень представлен младшими начальниками. Это руководители, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками (не руководителями). В аптечных учреждениях к ним можно отнести заведующего аптекой, его заместителей, заведующих отделами, которым подчиняются провизоры, фармацевты, фасовщики и другие.

Законы и закономерности менеджмента.

Законы являются объективными экономическими категориями и определяют форму структуру процесс управления. В науке под законом понимают отношения которые носят характер устойчивых объективных существенных и повторяющихся при определенных условиях явлений.

Законы т. о. отражают сущность определенной совокупности явлений.

К общим законам управления относят:

Закон специализации;

Закон интеграции;

Закон необходимой и достаточной  централизации управления;

Закон демократизации управления;

Закон времени.

1.  Закон специализации управления. Сущность заключается в том, что управление на предприятии осуществляется значительным числом работников и возникает необходимость в разделении различных функций и полномочий отдельных людей.

Современный менеджмент включает: управление политикой предприятия, общими вопросами, производством, закупками, сбытом, финансами; и разделение деятельности управленческого персонала носит характер специализации, профессионализма.

На современном предприятии, ввиду того, что управление является сложным делом, функцию руководства, как правило, выполняет группа людей.

2. Закон интеграции управления – дифференциация неотделима от интеграции. Интеграция – это объединение разрозненных, специальных действий в единый общий процесс управления. Этот закон носит объективный характер, т.е. в практической работе управление не может быть осуществлено без объединения, координации деятельности работника.

3.  Закон необходимой и достаточной централизации управления.

Этот закон можно рассмотреть как закон оптимального сочетания централизации и децентрализации управления.

Закон предполагает с одной стороны  централизацию управления. Т.е. проведение определенной линии управления по вертикали (сверху-вниз), с другой – он предусматривает и необходимость передачи отдельных функций управления на более низкий уровень.

Организации, в которых руководство  высшего звена оставляет за собой  большую часть полномочий – называются централизованные; децентрализованные организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.

Преимущества централизации:

улучшается контроль управления службой;

обеспечивается целостность, согласованность  действий;

дает возможность избежать ошибок в решениях, принимаемых менее опытными руководителями.

Преимущества децентрализации:

облегчает процесс управления большой  фирмой за счет передачи полномочий на средние и низшие уровни управления;

право принимать решения, предоставляется  руководителю, который непосредственно занимается данным вопросом;

способствует быстрому продвижению  молодых специалистов;

стимулирует инициативу.

4. Закон демократизации управления.

Управление будет эффективно только в том случае, если оно соответствует интересам людей. Для этого необходимо чтобы управление было не только профессиональным, но и демократическим.

Демократизация включает широкий  круг вопросов: привлечение большого числа трудящихся к управлению, использование закона демократизации управления.

5.  Закон времени – является важным законом рыночной экономики. Время превратилось в экономическую категорию, ценность которой определяет все стороны деятельности предприятия (скорость производства, быстрота оборота капитала, реакция на изменение условий).

В процессе управления время находится  в центре внимания. В рыночных условиях важно определить своих конкурентов, быстрее найти новые рынки, успеть перестроить правленческую структуру.

Методы управления.

Реализация рассмотренных ранее  функций и принципов управления осуществляется путем применения различных методов.

Метод управления – это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

Выделяют следующие методы управления:

1. Организационно-административные, основанные на прямых директивных указаниях.
2. Экономические, обусловленные экономическими стимулами.
3. Социально-психологические, применяемые с целью повышения социальной активности сотрудников.

Организационно-административные. С помощью этих методов реализуется одна из важнейших функций управления – функция организации. Задача организационно-административных методов управления состоит в координации деятельности подчиненных. Совершенно справедливо критикуя рычаги административного управления, следует иметь ввиду, что никакие экономические методы не смогут существовать без организационно-административного воздействия, которое обеспечивает четкость, дисциплинированность и порядок работы коллектива.

Организационно-административные методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации  дисциплину и ответственность. Однако эти методы не следует отождествлять с волевыми и субъективными методами руководства. Можно выделить следующие формы проявления организационно-методических методов:

а) обязательное предложение (приказ, запрет и т.п.)

б) согласительные (консультация, разрешение компромисса)

в) рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, общение, предложение и т.п.).

Организационно-административные методы отличают от других четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания:

Экономические методы управления представляют собой совокупность экономических рычагов, с помощью которых достигается поставленная цель. В переходный период к рыночным отношениям экономические методы руководства получили свое развитие. Расширение самостоятельности предприятий, организаций, учреждений дает возможность реального перехода к экономическим методам руководства: коллектив распоряжается материальными фондами, полученным доходом, зарплатой и реализует свои экономические интересы. В управленческой практике экономические методы руководства чаще всего выступают в следующих формах: планирование, анализ, хозрасчет, ценообразование, финансирование.

Социально-психологические  методы управления – это совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы протекающие в них. Иными словами – это способы воздействия на психологические особенности человека с целью решения поставленных задач.

Использование этих методов означает включение руководителя в систему  отношений между людьми, умение поддерживать нормальные отношения с ними и, самое главное, умение сплотить коллектив для решения поставленных перед учреждением задач. Социально-психологические методы управления предполагают использование различных мотивационных приемов воздействия – прямых и косвенных.

Первая группа способов оказывает  прямое воздействие на человека путем постановки перед ним конкретной цели. К прямым способам воздействия относят убеждение, подражание, вовлечение, принуждение.

Вторая группа способов заключается  в создании определенных условий, в  которых работник в процессе выполнения необходимой работы достигает поставленных целей.

Косвенные приемы воздействия различаются  по формам опосредования:

• условий труда (внешняя привлекательность наличие элементов творчества и т.п.)
• элементы системы управления (должностные инструкции формы стимулирования и др.).
• социально-психологические факторы (характер традиций, социально-психологический климат в коллективе и т.п.).

Результаты труда во многом зависят  от целого ряда психологических факторов. Успех деятельности хозяйственного руководителя на 15% зависит от

• профессиональных знаний и на 85% - от умения работать с людьми (социологические исследования).

В практику управления, как правило, одновременно применяют различные методы и их комбинации (сочетания).

Понятие организации  в менеджменте.

Теорию менеджмента нельзя рассматривать  вне организационных отношений, т.к. организация является объектом управления.

Организация – это  группа людей, деятельность которой  сознательно координируется для  достижения общей цели. Существуют три обязательных требования, которым должна соответствовать организация:

а) наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью общей  группы организации;

б) наличие, по крайней мере, одной  цели, которую принимают как общую  все члены группы;

в) наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Рассмотрим общие характеристики, которые имеют фармацевтические организации:

1. Ресурсы. Основные ресурсы, используемые организацией – это люди, капитал, материалы, технология и информация. Например: аптека имеет следующие ресурсы:  люди: административно-управленческий персонал; материалы: лекарственные вещества, вспомогательные вещества, аптечный инвентарь и т.д.; технологии – приготовление лекарств; информация: сведения о лекарственных препаратах, о поставщиках, данные учета и отчетности.
2. Зависимость от внешней среды. Любая организация зависит от внешнего мира как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей.
3. Горизонтальное разделение труда – т.е. разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специальные задания, что позволит повысить производительность труда. Например: разделение труда между провизором-технологом, провизором-аналитиком, фармацевтом позволяет увеличить скорость и качество лекарственного обслуживания населения.
4. Подразделения. Горизонтальное разделение труда приводит к образованию подразделений, которые выполняют конкретные специфические функции (в аптеках рецептурно-производственный отдел с запасами, отдел ГЛФ).
5. Необходимость управления и вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления. Координирование деятельности осуществляется посредством вертикального разделения труда.

Успех любой организации решающим образом зависит от внешней среды, поскольку организация как открытая система зависит от факторов внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

Внешняя среда имеет факторы  прямого и косвенного воздействия.

К факторам прямого воздействия  относятся:

1. поставщики, которых можно классифицировать на:

а) поставщиков материалов. Аптеки относятся к организациям, которые зависят от непрерывного притока сырья и материалов. Ограничения или перебой в обеспечении поставок создают значительные трудности для этих организаций.

б) поставщиков капитала. Это м.б. банки, акционеры, государство, частные лица.

в) поставщиков трудовых ресурсов. Для эффективности деятельности организации, учреждения, предприятия.  Важным является адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации.

2).Законы и государственные органы. Учреждения, организации, предприятия, в т.ч. и аптечные учреждения обязаны соблюдать не только законы но и требования органов государственного регулирования.

3). Потребители. Выживание и эффективность деятельности предприятия зависит от способности его находить потребителя и удовлетворять его запросы (основными потребителями аптеки являются население, ЛПУ, организации).

4). Конкуренты.

К факторам косвенного воздействия относятся:

1. Технология
2. Состояние экономики. Необходимо уметь оценивать, как скажутся на организации общие изменения состояния экономики, т.к. это влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары.
3. Социокультурные факторы. В числе их преобладают установки, жизненные ценности, традиции, которые влияют на учреждение.
4. Политические факторы.
5. Отношение с местным населением.

Все факторы взаимосвязаны между  собой и в той или иной степени  влияют на деятельность организации. Так в настоящее время имеются серьезные изменения в работе аптечных учреждений, связанные с преобразованиями в политической и экономической сферах общества. Эти изменения стали катализатором серии законов, что привело к внедрению новых форм хозяйствования в аптечной сети, изменению политики ценообразования, внедрению маркетинга на предприятиях и т.п.