Особенности документирования трудовой деятельности персонала

Особенности документирования трудовой деятельности персонала  

Особенности документирования трудовой деятельности персонала представляют собой фиксацию информации о работниках на различных носителях в соответствии с установленными на предприятии  порядком и правилами.

Для документирования трудовой деятельности персонала применяются  следующие основные документы:

• трудовые договоры, заключенные с работниками предприятия
• трудовые книжки, в необходимых случаях также вкладыши в трудовые книжки
• личные карточки работников, листки по учету кадров, а так же личные дела работников ( для категории работников, ведение личных дел которых предусмотрено соответствующими законодательными и нормативно – правовыми актами)
• приказы по персоналу
• справочно – учетная документация по документам персонала.

Трудовой  договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативно – правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Согласно  ст. 57 ТК РФ, в трудовом договоре в  обязательном порядке указывается  фамилия, имя и отчество работника, а так же работодателя и предприятия, от лица которого он действует.

 

 

Существенные  условия трудового договора:

• место работы работника ( с наименованием  структурного подразделения предприятия)
• дата начала работы, с которой работник преступил к ее исполнению
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в полном соответствии со штатным расписанием предприятия либо конкретная трудовая функция работника.
• права и обязанности работника
• права и обязанности работодателя по отношению к работнику, с которым в данном случае заключается трудовой договор
• характеристики условий труда работника, а также компенсации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях, с указанием конкретных показателей
• режим труда и отдыха работника
• условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклад, а так же доплаты, надбавки и поощрительные выплаты
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника

 

Дополнительные  условия трудового договора:

• об испытаниях работника
• о неразглашении работником охраняемой законом тайны
• об обязанности работника отработать на предприятии по окончании обучения не менее установленного данным трудовым договором срока
• иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с нормами трудового законодательства РФ

Особенности оформления трудового договора обусловлены:

• требованиями, установленными для формы трудового договора положениями трудового кодекса РФ
• предписаниями, содержащимися в соответствующих нормативно – методических  документах
• рекомендациями ГОСТ Р6.30 – 2003 в отношении состава и порядка оформления реквизитов документа.

 

Заключение трудового  договора осуществляется по установленной  форме, предусматривающей: письменное оформление трудового договора, составление  трудового договора в двух экземплярах, а так же подписание трудового  договора обеими сторонами трудовых отношений  - работником и работодателем.

Оформление трудового  договора производиться с учетом предписаний соответствующих нормативно – методических документов в соответствии с ГОСТ Р6.30 – 2003 и предлагает наличие  следующих реквизитов:

1. наименование предприятия
2. наименование вида документа
3. дата документа
4. регистрационный номер документа
5. текст документа
6. подпись
7. оттиск печати
8. отметка об исполнителе
9. идентификатор электронной копии документа.

 

Трудовая  книжка установленного образца является основным документом по трудовой деятельности и трудовом стаже работника предприятия.

В трудовой книжке, как предусмотрено ст.66 ТК РФ, вносятся сведенья:

• о работнике
• выполняемой работником работе
• переводах работника на другую постоянную работу
• награждение работника
• увольнение работника.

Оформление  трудовой книжки работнику предприятия, принятому на работу впервые, осуществляется, как это предусмотрено правилами, утвержденными постановлением Правительства  РФ от 16.04.2003 № 225, службой персонала  в срок не более 7 дней, исчисляемых  с даты приема на работу данного  работника и в его присутствии. При оформлении в трудовую книжку вносятся следующие сведенья о работнике  предприятия: фамилия, имя, отчество, дата рождения работника, образование, сведенья о выполняемой работником работе. Эти сведенья указываются на первой странице и оформляются с соблюдением  требований:

• ФИО работника, указывается полностью, без сокращений или замены инициалами.
• дата рождения указывается полностью.
• сведенья об образовании работника , указываются на основании сведений соответствующих документов
• сведенья о профессии работника указываются на основании сведений из документов об образовании.

Последующие записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа  руководителя предприятия в срок не более 7 дней с даты издания приказа, а при увольнении в день увольнения.

 

Заполнения сведений о награждении работника производиться  в разделе «Сведенья о  награждении» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 3 раздела указывается полное и сокращенное наименование предприятия
• в графе 1 раздела указывается порядковый номер записи
• в графе 2 раздела указывается дата награждения
• в графе 3 раздела указывается, кем, за какие достижения и какой наградой награжден работник
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносятся в трудовую книжку сведенья о награждении, с указанием его наименования, даты и номера.

Заполнение сведений о увольнении работника производится в разделе «Сведенья о работе»  трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи
• в графе 2 указывается дата увольнения
• в  графе 3 указывается причина увольнения
• в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого вносятся в трудовую книжку сведенья об увольнении, с указанием его наименования, даты и номера.

Особой регламентации  подлежит порядок совершения записей  о прекращении действия заключенного с работником предприятия трудового  договора. В общем случае заполнение сведений об увольнении работника производиться  в разделе «Сведенья о работе»  трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи
• в графе 2 раздела указывается дата увольнения
• в графе 3 раздела указывается причина увольнения
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносятся в трудовую книжку сведенья об увольнении, с указанием его наименования, даты и номера.

 

Работник предприятия  должен быть ознакомлен под роспись  в личной карточке с каждой вносимой в его трудовую книжку записью  о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении. В процессе ведения в трудовую книжку вносятся записи о времени  военной службы работника в соответствии с Федеральным законом « О  воинской обязанности и военной  службе» и о времени обучения работника на курсах по повышению  квалификации. По желанию работника  в трудовую книжку по месту работы на основании соответствующего документа  могут быть внесены сведения, подтверждающие его работу по совместительству.

В необходимых случаях  на основании соответствующих документов  в трудовую книжку могут быть внесены  исправления. Так, изменения записей  о фамилии, имени отчестве и дате рождения, а так же об образовании, профессии и специальности работника  предприятия может производиться  на основании сведений их паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении  фамилии, имени и отчества, других соответствующих документов. Оформление соответствующих исправлений производится в следующей последовательности:

- одной чертой  зачеркивается прежняя запись

- на свободном  месте в непосредственной близости  от зачеркнутой записи оформляется  новая запись

- на внутренней  стороне обложки трудовой книжки  оформляется ссылки на соответствующие  документы, заверяемые подписью  работодателя.

В случае выявления  в трудовой книжке работника предприятия  неправильной записи, совершенной по прежнему месту его работы, исправления  производятся либо по месту внесения соответствующей записи, либо предприятием, на котором в данное время работает работник, на основании документа  предприятия, внесшего в трудовую книжку неправильную  запись. Если же предприятие, которое произвело неправильную запись, реорганизована, то исправление  производится ее правопреемником, а  в случае его  ликвидации – предприятием, на котором в данное время работает работник, на основании соответствующего документа.

 

Выдача дубликата  трудовой книжки производится в случаях, если трудовая книжка утеряна работником либо непригодна к дальнейшему использованию  по назначению в связи с износом. В правом углу первой страницы дубликата  трудовой книжки делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки – надпись «Взамен выдан  дубликат» с указанием его  серии и номера.

При оформлении работнику  дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения:

• Об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления на предприятие, подтвержденном соответствующими документами
• Общем и непрерывном стаже работника по отдельным периодам работы, подтвержденным соответствующими документами.
• Переводах на другую постоянную работу на том же предприятии, подтвержденных соответствующими документами.
• Увольнениях с прежних мест работы, подтвержденных соответствующими документами.
• Работе и награждении работника предприятия, вносившиеся в трудовую книжку по последнему месту работы, подтвержденных соответствующими документами.
• Иные сведения, вносившиеся в трудовую книжку, при наличии соответствующих документов.

 

При массовой утере  работодателем трудовых книжек работников предприятия в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные  катастрофы и т.д) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъекта российской Федерации, в состав которой входят представители предприятия.

Выдача вкладыша в трудовую книжку производится в  случае, если в ней заполнены все  страницы одного из ее разделов. Вкладыш  без трудовой книжки недействителен.

Выдача работнику  трудовой книжки при увольнении производится только после проверки и заверения  всех записей, внесенных в трудовую книжку за время работы работника  на предприятии, подписью уполномоченного  должностного лица персонала и подписью самого работника. Если же в день увольнения выдать трудовую книжку работнику по тем или иным причинам не представляется возможным, то предприятие принимает  меры к увольнению работника о  необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление  ее по почте.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине предприятия, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей  приказу формулировке причины увольнения работника предприятие возмещает  работнику не полученный им за все  время задержки заработок. Днем увольнения работника в этом случае считается  день фактической выдачи трудовой книжки.

 

Учет трудовых книжек и вкладышей в них, а также  бланков указанных документов ведется  в книге учета движения трудовых книжек и в приходно – расходной книге по учету бланков трудовой книжки. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на предприятие, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, вновь выданные работникам. В приходно – расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расхождением бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, запломбированы.

Хранение трудовых книжек и вкладышей в них, а так же бланков трудовой книжки вкладышей в нее осуществляется в соответствии с порядком и правилами, предусмотренными для хранения документов строгой отчетности, в приспособленных для того помещения, в закрывающихся на ключ в сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочего стола. Должностные лица, ответственные в хранение трудовых книжек и вкладышей в них, обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов.

 

№ п/п	дата			От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, №, дата)	приход			расход
	число	месяц	год			количество		Сумма (руб.)	количество		Сумма (руб.)
						Книжек (серия, номер)	Вкладышей (серия, номер)		Книжек (серия, номер)	Вкладышей (серия, номер)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

 

ПРИХОДНО – РАСХОДНАЯ КНИГА

По учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

КНИГА

По учету  бланков трудовых книжек и вкладышей  в них

 

 

№ п/п	дата  приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее			фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки	серия и  номер трудовой книжки или вкладыша в нее	должность, профессия, специальность работника, сдавшего трудовую книжку или на которого заполнена трудовая	наименование  места работы ( с указанием структурного подразделения) куда принят работник	дата  и № приказа или иного решения, на основании которого произведен прием  работника	расписка  лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	получено  за заполненные трудовые книжки  или вкладыши в них (руб.)	дата  выдачи на руки трудовой книжки при  увольнении (прекращение трудового  договора)	расписка  работника в получении трудовой книжки
	число	месяц	год
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

(обложка)

Герб Российской Федерации 

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

( титульный лист)

Герб Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Фамилия ________________________________________________________

Имя ____________________________________________________________

Отчество________________________________________________________

Дата рождения __________________________________________________

Образование ____________________________________________________

Профессия, специальность ________________________________________

Дата заполнения ________________________________________________

Подпись владельца  книжки

дата

М.П.                   

Подпись лица, ответственного за владение трудовых книжек

                            __________________________________________________

                                          (разборчиво)

 

 

Сведения о работе

 

 

№ записи	дата			сведенья  о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнения (с указанием причин и ссылкой  на статью, пункт закона)	наименование, дата и номер документа, на основании  которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4

 

Сведения о награждении

 

№ записи	дата			сведения о награждении (поощрении)	наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

(без трудовой  книжки недействителен)

 

Герб Российской Федерации 

Фамилия ________________________________________________________

Имя_____________________________________________________________

Отчество_________________________________________________________

Дата рождения __________________________________________________

Образование ___________________________________________________

Профессия, специальность ____________________________________

Дата заполнения ________________________________________________

Подпись владельца  книжки

 

дата

М.П.                       

 

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек

       ______________________________________________________________

                                                         (разборчиво)

Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее выдаются уполномоченным должностным лицам  по заявке руководителя службы персонала. По окончании каждого месяца службы персонала предоставляет отчет  о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и о  суммах, полученных за оформленные  трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия. Испорченные  при заполнении бланки трудовой книжки и вкладышей в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками  при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течении 2 лет в отделе кадров службы персонала отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении  указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течении 50 лет, а  затем подлежат уничтожению в  установленном порядке.

Личная  карточка работника – это основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника предприятия. Указанный документ оформляется и ведется на каждого работника, принятого на предприятие в соответствии с приказом о приеме на работу.  Оформление личной карточки работника производится уполномоченным должностным лицом службы персонала непосредственно после документирования факта приема работника на работу на основании следующих документов:

- приказа  о приеме на работу

- трудовой  книжки

-паспорта

- военного  билета

- документов  об окончании учебного заведения

- страхового  свидетельства государственного  пенсионного страхования

- свидетельство  о постановке на учет в налоговом  органе

- иных  документов, предусмотренных законодательством. 

 

Хранение личных карточек работников предприятия осуществляется в алфавитном порядке. Присоединять к личным карточкам какие –  либо другие документы по персоналу  запрещается. Личные карточки уволенных  работников непосредственно после  увольнения изымаются из общего алфавитного  порядка  и в дальнейшем хранятся отдельно от личных карточек остальных  работников в хронологическом порядке, в соответствии с которым карточки уволенных группируются по годам  увольнения работников, а в пределах года – располагается в алфавитном порядке.

Личный  листок по учету кадров – это вспомогательный документ унифицированного первичного учета персональных данных работника предприятия. Указанный документ оформляется каждым работником при приеме на работу и включает необходимые для изучения работника персональные данные, на основании изучения которых работодателем принимается мотивированное решение о приеме на работу. На основании данных листка по учету кадров необходимые персональные данные вносятся в личное дело работника.

Личное  дело – это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о работнике предприятия. Личные дела ведутся:

• На работников из числа руководящего состава предприятия
• На работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность
• На работников, замещающих государственные должности государственной службы.

 

В соответствии с  Методическими рекомендациями Мосгорархива и предписаниями ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела работников из числа руководящего состава группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета
• дополнение к личному листку по учету кадров
• автобиография
• копия документа по образованию
• трудовой договор
• договор о материальной ответственности
• характеристики
• заявление о приеме на работу
• выписка из приказов о приеме на работу
• выписка из документов о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Помимо этих документов в личное дело помещаются справки  о состоянии здоровья работника, справки с места жительства, а  также его заверенные фотографии.

 

________________________________________________________________

( наименование предприятия, организации, учреждения) 

 

 

 

 

 

 

ЛИЧНОЕ  ДЕЛО № _______

__________________________________________________________________

                                              ( фамилия, имя, отчество)

 

 

Дата  начала _________________

Дата  окончания ______________

На ___________________ листах

Хранить ____________________

 

 

 

 

 

 

 

Ф. №______ Оп. №_____ Д. №_______

 

Ф. №______ Оп. №_____ Д.№_______