Особенности работы с кадровыми документами

Министерство образования  и науки РФ 
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования  
«Рязанский государственный университет имени С.А. Есенина» 

РЕФЕРАТ

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ  ДОКУМЕНТАМИ

Рязань, 2013 г.

Свои особенности имеет работа с кадровыми документами. К сожалению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается  на секретаря (секретаря-референта).

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

- Комментарий к Кодексу законов  о труде РФ (с изменениями и  дополнениями);

- Инструкцию о порядке ведения  трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Кроме того, как уже указывалось  выше, пооперационно работа с кадровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупнённых нормативах времени на работы по комплектованию и учёту кадров".

Прием на работу обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но организация (фирма) может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий  предъявляет паспорт, как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как  основной документ, характеризующий  трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет  обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую специальных  знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учёту кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий  порядок заполнения анкеты:

- фамилия, имя, отчество пишутся  полностью;

- в дате рождения указываются  год, число и месяц рождения;

- место рождения записывается  на основании паспорта.

- образование - среднее, среднее  специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указываются на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью. Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

- лица, имеющие ученую степень  и звание, а также лица, имеющие  опубликованные труды и изобретения,  заполняют соответствующую графу;

- в анкете указывается адрес  прописки (регистрации), фактический  адрес проживания и телефон;

- сведения о трудовой деятельности  заполняются в соответствии с  записями в документах о высшем  и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает  заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением  соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными  документами.

К анкете прилагаются:

- копии документов об образовании,  ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

- фотокарточки.

При сообщении в анкете сведений об опубликованных трудах, поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов).

По желанию поступающего он может  представить характеристику или  рекомендательные письма с предыдущего  места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др.

При положительном решении вопроса  с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет типовую  форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).

8 Предприятие обязано организовать  труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.

9 Обязанность работодателя по  обеспечению условий работы на  рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными и опасными условиями труда.

Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТ: "Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".

В комментариях к ст. 15 КЗоТ в §2 есть очень важное разъяснение о  том, что КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны  вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для  оформления отношений между отдельными категориями работников и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий.

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия  трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.

В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:

- на неопределенный срок, т.е.  на постоянную работу;

- на определенный срок не  более пяти лет;

- на время выполнения определенной  работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены  на неопределенный срок с учетом характера  предстоящей работы или условий  ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно  предусмотренных законом.

Срочные трудовые договоры заключаются  прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких договорах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по уходу за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе.

Одновременно с подготовкой  трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу". Срок испытания оговорен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".

Приказ оформляется на общем  бланке, т.е. указывается название организации, фирмы, вид документа (приказ), дата, номер, место составления, заголовок.

Текст приказов по личному составу  имеет свои особенности. Они оформляются  всегда отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них  не имеет констатирующей части.

Приказы по личному составу могут  составляться на одного человека или  на несколько лиц и быть простыми (выражающим одно действие, например о  зачислении или об увольнении) или  сложными (на несколько управленческих действий).

Приказы о командировании сотрудников (за исключением длительных загранкомандировок) и приказы об отпусках (если отпуска не оформляются докладными (служебными) записками) издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы приказов имеют различные сроки хранения.

* Приказы о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных командировках хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках — 3 г.

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина  наложения взыскания или объявления поощрения. Они также издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Начинаются приказы по личному  составу с глагола, выражающего  распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, командировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой большими буквами.

При приеме на работу рекомендуется  приказ начинать глаголом ПРИНЯТЬ;

для лиц, прошедших конкурс - ЗАЧИСЛИТЬ;

при оформлении руководящего состава - НАЗНАЧИТЬ.

Затем с новой строки указывается  фамилия, имя, отчество (обязательно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом. При необходимости указываются условия приема (с испытательным сроком, временно с ... по ... и т.д.).

Далее с новой строки после слова "Основание:" перечисляются документы, на основании которых издается приказ.

При переводе работника с одной  должности на другую в приказе  указывается с какого числа происходит перевод и какой оклад назначается.

При увольнении обязательно указываются  причины увольнения со ссылкой на статью КЗоТ.

Для всех приказов по личному составу  обязательно требование формулировки каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регистрируется. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с приказом. Он ставит свою ознакомительную визу.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу).

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учётным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постановлением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

Среди этих форм:

- приказ (распоряжение о приёме  на работу (форма № Т-1);

- приказ (распоряжение) о переводе  на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма № Т-8).

Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе заполняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном экземпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй экземпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.

Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполняется с двух сторон на формате А5.

Она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности.

Приказ по приведённой выше форме  заполняется в одном экземпляре, визируется, подписывается руководителем организации и объявляется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делается запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы – личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.

Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным документом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к автоматизированной обработке информации. Форма заполняется работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и др. документов.

Информация, вводимая из формы в  память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организации и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.

По мере продвижения работника  по службе, изменении его семейного положения, окончании учебного заведения новые сведения добавляются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.

Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электронную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере  образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4). Она ведётся на формате А5.

Данные этой учётной формы отражают специфику научных кадров: наличие  степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесённые в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения  трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы  строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. Они являются основным документом о трудовой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в списочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглашениям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том  же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего  все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.

Организация обязана выдать работнику  его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью  об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в  связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

На всех сотрудников фирмы, организации, за исключением принятых на временную  работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформления личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.

Заявление должно иметь визы руководителей  подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

- составление на основании заявления  или служебной записки проекта приказа (или заполнение унифицированной формы № Т-5);

- подписание приказа и его  регистрация;

- ознакомление с приказом работника,  о чем делается помета на  первом экземпляре приказа (ознакомительная  виза);

- на основании приказа о переводе  делаются соответствующие записи в форме № Т-2;

- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод требует  внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.

На основании личного заявления  или служебной записки составляется проект приказа (или заполняется унифицированная учётная форма №Т-8).

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с  приказом и ставит свою визу.

Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в  бухгалтерию.

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма № Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий.

Личное дело после помещения  в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается в  журнале регистрации трудовых книжек о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.

К работе с кадровой документацией  относится также оформление отпусков и командировок.

В соответствии со ст. 66 КЗоТ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ст. 73 КЗоТ РФ говорит о том, что  отпуска могут предоставляться  в любое время в течение  всего года, но без нарушения нормального  хода работы организации.

Очередность отпусков оформляется  в виде графика отпусков, составляемого ежегодно в начале календарного года. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы организации и личные пожелания работника.

Приказ о предоставлении очередного отпуска составляется на основании личных заявлений работников и графика отпусков. Личные заявления пишутся в произвольной форме для получения любого вида отпуска: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п.

Оформление отпусков включает операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске (заполнение унифицированной учётной формы № Т-6).

На основании приказа на оборотной  стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка  об отпуске: вид отпуска, за какой  период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Оформление командировок сотрудникам  проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указывается: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа.

Командировочное удостоверение также, как правило, имеет типовую форму  и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специальном журнале.

Большое внимание следует уделять  организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное  дело. Внутри дела приказы располагаются  по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение  личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется  в отдельной папке. Оформление обложки  включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.