Осуществление экспертизы ценности документов

Содержание

Введение…………………………………………………………………….….…3

1. Экспертизы ценности  документов……………………………………….…5

1.1.Понятие об экспертизе  ценности документов…………………………....…5

1.2.Критерии экспертизы  ценности документов………………………………..6

2. Осуществление экспертизы ценности документов…………………..….12

2.1. Проведение экспертизы ценностей документов…………………………..12

2.2. Порядок уничтожения документов……………………………………...…13

Заключение……………………………………………………………………...16

Список использованной литературы……….……………………………….17

Введение

Документ - это зафиксированная  на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или  в установленных законодательством  РФ случаях его материальный носитель.

Документы не равнозначны  по содержащей в них информации, поэтому очень важно устанавливать  ценность, содержащейся в них информации. Это сложный процесс. Сложность  заключается в том, что для  последующих временных этапов общества значимость информации, содержащийся в документах, может меняться. Так  документы 40-ых годов являются ценными  для нашей страны. Хотя возможно некоторые из них не представляли ценности в свое время.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное  хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов  историзма, системности и целостности  путем комплексного применения критериев  происхождения, содержания, внешних  особенностей документов.

Подготовка документов к  последующему хранению и использованию  является завершающим этапом делопроизводственного  процесса и включает экспертизу научной  и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение  сохранности документов, передачу дел  в архив организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное  хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в  проведении экспертизы в министерствах  и ведомствах создаются постоянно  действующие центральные экспертные комиссии. В остальных создаются  постоянно действующие экспертные комиссии.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства  и правовых актов РФ по архивному  делу и документационному обеспечению  управления;

- типовых и ведомственных  перечней документов с указанием  сроков их хранения, типовых и  примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических  документов Федеральной архивной  службы России и органа управления  архивным делом субъектов РФ  в области архивного дела.

В последнее время большое  значение придается экспертизе ценности документов, так как многие документы  в настоящее время могут не иметь большого значения. По истечению  времени, некоторые документы, особенно характеризующие деятельность высших органов власти и управления становятся особо значимыми, так как являются комплексом документов, который останется  на хранение и, будет отображать нашу эпоху. Поэтому в курсовой работе устанавливается современная методика экспертизы ценности документов.

1. Экспертизы ценности  документов

1. Понятие об экспертизе ценности документов.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное  хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов.

1. На стадии делопроизводства (при составлении номенклатуры) -проводит  экспертная комиссия.

2. В ведомственном архиве (идет выделение дел для постоянного  хранения и их подготовке на  государственное хранение, а также  отбор документов временного  хранения для уничтожения - экспертизу  проводит - центральная экспертная  комиссия).

3. В государственном архиве  проводится целевая комплексная  экспертиза, для того чтобы выявить  повторный и дублетные экспертизы - проводит центральная экспертная - проверочная комиссия.

Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно- методических пособий, номенклатур, классификаторов  и перечней.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве организации  и предприятии, архивах организации  и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

-при составлении номенклатуры  дел;

-при формировании дел;

-при подготовке дел  для передачи в архив организации  после завершения их делопроизводством.

На этапе составления  номенклатуры дел определяются сроки  хранения дел, т.к. производится предварительная  оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверить правильность отнесения документов, к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

2. Критерии экспертизы ценности документов.

Критерии экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых  определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1)критерии происхождения  документов; 2)критерии содержания  документов;

3)критерии внешних особенностей  документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование  при мнительной к документам конкретных фондов.

К группе критериев происхождения  документов относятся:

- значение учреждения  или лица в жизни общества;

- значимость событий (явлений,  предмета), отраженных в документах;

- время и место образования  документов.

На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы  поступают либо на государственное  хранение в полном объеме (имеется  в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы  о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное  хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной  системе.

Критерий значение лица в  жизни общества чрезвычайно сложный  для архивиста, поскольку современникам  сложно адекватно оценить роль той  или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда  того или иного деятеля, нужно  учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии  и сотрудников.

Критерий «значимость  события» позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать  документы в зависимости от степени  участия учреждения или лица в  проведении или изучении события, отраженного  в документах.

На основании этого  критерия выявляются документы, которые  были созданы в связи с событиями  огромного исторического значения в истории страны. В связи с  этим даже документы, предназначаемые  для уничтожения, могут быть оставлены  на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять  периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

Большое значение имеет критерий «время образования документов». Чтобы оградить от уничтожения древние документы, была введена запретная дата — 1945 г., в связи с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в., как правило, уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Так, уничтожение документов по 1945 г. включительно осуществляется в строго установленном порядке: после утверждения на ЭПК вышестоящего архивного органа.

Критерий «место образования» документов также требует тщательного  изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте  какого-либо значительного события, и интересного явления.

К группе критериев содержания документов относятся:

- источник информации;

- повторяемость документной  информации;

- целевое назначение документов;

- вид и разновидность  документа.

На основе критерия «источник  информации» документы учреждений делят на три группы:

- документы, отражающие  основные направления деятельности  учреждения, с постоянным сроком  хранения;

документы    вспомогательного,    оперативного,    справочного  характера, хранящиеся временно;

- документы по личному  составу. В этой группе может  быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет, по заключению ЭПК.

Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь  в виду ее содержательную сторону. Этот критерий должен применяется в тесной взаимосвязи с критериями целевое  назначение документа и вид, и  разновидность документа.

Критерий повторяемость  информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа»  государственного управления порождает  явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются  виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной' и вторичной информации.

Различают  два  вида  повторяемости  информации,   каждому   из которых присущи свои формы:

а) формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

б) аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной  информации первичных источников во вторичных источниках информации) с  такими формами, как обобщение, реферирование  и изложение.

Как форму повторяемости  информации выделяют вариантность, которая  может относиться к формальному  или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки  вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при  выделении дел к уничтожению  учитывается формальный вид повторяемости  информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники  и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как  правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийности считается проявлением дублетности.

К   группе   критериев   внешних   особенностей   документов относятся:

-подлинность;

-внешний вид документа  (форма передачи содержания, удостоверения      и      оформления     документов,      в     том     числе художественные, палеографические, языковые и другие  особенности; физическое состояние  документов).

Критерий подлинность  документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют  особое государственное значение для  использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах  подлинников и копий документов, 1 — 2 экземпляра копий оставляются  на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов. При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности и не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

Кроме перечисленных общих  критериев экспертизы ценности документов для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для  развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и  предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность  и полнота изложения вопроса(проблемы) и др.

2.Осуществление  экспертизы ценности документов

2.1. Проведение экспертизы ценностей документов.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется экспертными  комиссиями на основе их функции и  включает в себя:

- непосредственные правила  экспертизы ценности документов;

- составление описей, составление  актов.

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие  функции:

-организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению;

-осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;

-оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения: по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав архивного фонда России; по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России; по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

-Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения; описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне, документов до 1945 года включительно.

На согласование ЭПК архивного  учреждения, а затем на утверждение  руководителя своего учреждения:

- сводную номенклатуру  дел учреждения;

- описи дел по личному  составу;

указывается перед группой  заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт  под общим заголовком с указанием  количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют  правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости  имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

2.2. Порядок уничтожения документов

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Передача дел оформляется  накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес  бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем  сотрудника, ответственного за обеспечение  сохранности документов в организации. Основных правил работы архивов организаций. В принципе организация может и самостоятельно уничтожить документы (при помощи уничтожителя бумаг, сжечь и т.п.). Для этого необходимо составить соответствующий акт об уничтожении документов.

Однако данный способ уничтожения  не предусмотрен вышеуказанными нормативными актами.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока  хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном  просмотре дел постоянного срока  хранения подлежат изъятию дублирующие  экземпляры документов, черновики, копии  документов и документы с временными    сроками    хранения,    Одновременно    проводится    отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с  истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Опись дел подписывается  составителем с указанием его  должности, согласуется с руководителем  службы документационного обеспечения  управления и утверждается руководителем  структурного подразделения. Перед  утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись  дел структурного подразделения  организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном  подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный  архив, где служит для составления  годового раздела сводной описи  дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный  для последующей передачи в государственный  архив, подлежит утверждению ЭПК  архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного  обеспечения управления, подписывается  председателем ЭК (после утверждения  описи комиссией) и согласовывается  с руководителем организации.

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и  затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или  уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов.

Заключение

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций  специалистов архива, так как итогом экспертизы осуществляется полноценное  комплектование архива организации  и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного  фонда РФ в целом.

Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.

Экспертиза ценности документов - один из основных и ответственных  процессов работы с документами, так как в результате экспертизы ценности:

-устанавливается комплекс  документов постоянного хранения;

- производится оперативное  уничтожение ненужных документов  с истекшими сроками хранения. Работа экспертной комиссии строится  в соответствии с Основными  правилами работы ведомственных  архивов.

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ. Основными правилами  работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием  сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой  дел организации.

Сохранение документной  информации - важнейшая задача любого предприятия, любой организации, независимо от формы собственности, так как  информационные ресурсы, наряду с трудовыми, материальными ресурсами относятся  к основным ресурсам государства.

Список использованной литературы

1.Об архивном деле РФ, федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ.

2.Основные правила работы архивов организации. М., 2002

3.Андреева В.И. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А . Быкова, Л.М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004. - 105 с.

4.Алексеева Е.В. Архивоведение: Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова.  Учеб./  М., 2002 - 234 с.

5.Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: Учебное пособие.

 Ю.Д. Бахтеев, В.Ф.Захаров,  И.Н. Наумов - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2003. - 67 с.

6.Булюлина Е.В. Архивоведение. Е.В Булюлина Учебно-методическое пособие. Волгоград, 2001. 213с.

7.Вовкотруб О.В.  Архивоведение О.В. Вовкотруб, Л.Р.Фионова Издательство: Издательство ПГУ: 2005. 231с.

8.Голиков А.Г. Архивоведение. А.Г.  Голиков Учебник для вузов. М., 2008. 72с.

 9.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: М.В.   Кирсанова Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с