Первичная документация. 2

Введение

Основой процветания любой  организации является бухгалтерский  учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта – обеспечение аналитиков информацией, необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране, то здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

В своем реферате я хочу проанализировать и разобрать, что же такое первичный бухгалтерский учет, документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

1. Первичный бухгалтерский учет, его роль и значение

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных  процессах и явлениях отражаются в первичных документах. Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. Документ (с лат.) – доказательство, свидетельство, а документация – это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Основными законами, стоящими перед  бухгалтерской службой любой  организации, являются:

1. Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами.
2. Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами.
3. Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности  отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых  операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной  информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому  в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться  большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных  подразделений, так как эффективность  ведения бухгалтерского учёта в  организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных  операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для  бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах, возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

Если в организации не создана  система организации и ведения  первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при  принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных  операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все  хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные  документы могут быть приняты  к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта – хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые  органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц  организации, виновных в ведении  бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

2. Определение и классификация первичных документов

Каждый первичный бухгалтерский  документ должен иметь:

1. Наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
2. Название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
3. Дату составления – при отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
4. Содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
5. Измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
6. Подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками  бухгалтерии четко, разборчиво с  помощью ручной записи чернилами  или пастой шариковой ручки, на пишущей  машинке или с применением  вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных  учетных записях, то можно применить  способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами  или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную  рамку.

Красный цвет или прямоугольная  рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная  запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления  и подписью бухгалтера, при необходимости  составляется справка, раскрывающая необходимость  исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок  быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер  опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а  также на дисках, дискетах и других носителях.

Учетные документы  бывают внешними и внутренними:

Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежное поручение, платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

Различают следующие виды внутренних документов:

А) распорядительные;

Б) оправдательные (исполнительные);

В) комбинированные;

Г) бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы  подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

Учетные документы  подразделяются на первичные и сводные:

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

По содержанию хозяйственных  операций:

1. Материальные – документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей, например приходный ордер.
2. Денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия, например платёжное поручение.
3. Расчётные – используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства  считаются недействительными и  не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых  руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных  операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который  несет всю полноту ответственности  за последствия осуществления таких  операций и включения данных о  них в бухгалтерский учет и  бухгалтерскую отчетность. Правильно  оформленные документы принимает  бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют  и используют для записей в  регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте  и другими нормативными документами. Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В установленные сроки документы  сдаются в архив. Установленный  порядок движения документов, начиная  от составления или получения  со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

Заключение

Рациональная  организация  документооборота  —  это  одно  из  основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает  в  качестве  непременного элемента  внутренней  организации  любого  учреждения,  предприятия,  фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.  Информация  является  основанием  для принятия управленческих решений,  служит  доказательством  их  исполнения  и источником  для  обобщений,  а  также  материалом  для   справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях  является  обязательным, предписывается законом и актами  государственного  управления,  поэтому  оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости  и  оперативности  обработки  и  движения  документов  в конечном итоге зависит быстрота принятия  решений.  Поэтому  в  рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание,  особенно  в бухгалтерии,  где  несвоевременная  обработка  финансовых  документов  может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление  того  или  иного  порядка  документооборота  зависит   от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления,  а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Правильно  организованный  документооборот  должен  удовлетворять  двум главнейшим условиям:

Во-первых,  для  каждого  документа  устанавливается  кратчайший   путь прохождения,  т.е.  минимальное  количество  отдельных  инстанций   (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых,  для  каждого  документа   определяется   минимальный   срок прохождения, ограниченный пределами  времени,  необходимого  для  выполнения работы  с  документом  на   каждой   инстанции   (составление,   оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации
2. Гражданский кодекс Российской Федерации
3. Налоговый кодекс Российской Федерации
4. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
5. Самоучитель по бухгалтерскому учету – Гусева Т. М. – Учебное пособие 2009 г.
6. Организация учета денежных средств и расчетных операций – Солоненко А. А. – Учебное пособие 2008 г.
7. Этапы развития бухгалтерского учета – Родина Л. Н., Пархоменко Л. В. -  Учебное пособие издательство ТГТУ, 2007 г.