Первичная документация. 3

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Восточно–Сибирский государственный  технологический университет

 

Кафедра: «Менеджемент, маркетинг  и коммерция»

 

 

 

 

 

 

Р Е Ф Е Р А Т

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

на тему: «Первичная документация»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил(а): студент(ка) гр.ЭЗ-11

В.Э.Нихельман 

 

Проверил(а): З.С.Манзаева

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Федеральный закон «О бухгалтерском учете»………….……………………………………………………………………3

 

Объекты бухгалтерского учета………………………………………..…4

 

Оформление………………………………………………………..….…...8

Виды первичной бухгалтерской  документации……………..…..…..….10

 

 

Классификация первичных учетных  документов………………………12

 

 

Заключение…………...……………………………………..……...……...18

 

Использованная литература……………………………………….……...19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

К первичным документам относятся кассовый ордер, накладная, справка, акт и т.п.

Вопрос об отнесении счета-фактуры к первичным документам является дискуссионным. Счет-фактура сам по себе не обозначает какую-либо хозяйственную операцию, он является лишь приложением к собственно первичному документу (накладной, акту). Наличие счета-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счету-фактуре в отсутствие акта/накладной будет являться неправомерным (из этого правила имеются исключения).

В Налоговом кодексе понятия "первичный  документ" и "счет-фактура" приводятся через запятую, (см. напр.: Статья 120. Грубое нарушение правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения. …Под грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учёта…).

 

 

Федеральный закон от 06.12.2012г №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Сфера действия Федерального закона «О бухгалтерском отчете» распространяется на следующих лиц (далее - экономические субъекты):

1) коммерческие и некоммерческие  организации;

2) государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных  внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов;

3) Центральный банк  Российской Федерации;

4) индивидуальных предпринимателей, а также на адвокатов, учредивших  адвокатские кабинеты, нотариусов  и иных лиц, занимающихся частной  практикой (далее - лица, занимающиеся частной практикой);

5) находящиеся на территории  Российской Федерации филиалы,  представительства и иные структурные  подразделения организаций, созданных  в соответствии с законодательством  иностранных государств, международные  организации, их филиалы и представительства, находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

А также применяется при ведении бюджетного учета активов и обязательств Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, операций, изменяющих указанные активы и обязательства, а также при составлении бюджетной отчетности; применяется при ведении доверительным управляющим бухгалтерского учета переданного ему в доверительное управление имущества и связанных с ним объектов бухгалтерского учета, а также при ведении, в том числе одним из участвующих в договоре простого товарищества юридических лиц, бухгалтерского учета общего имущества товарищей и связанных с ним объектов бухгалтерского учета; применяется при ведении бухгалтерского учета в процессе выполнения соглашения о разделе продукции, если иное не установлено Федеральным законом от 30 декабря 1995 года N 225-ФЗ "О соглашениях о разделе продукции".

Действие Федерального закона не распространяется при создании информации, необходимой для составления экономическим субъектом отчетности для внутренних целей, отчетности, представляемой кредитной организации в соответствии с ее требованиями, а также отчетности для иных целей, если законодательством Российской Федерации и принятыми в соответствии с ним правилами составления такой отчетности не предусматривается применение настоящего Федерального закона.

 

Объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются:

1) факты хозяйственной  жизни;

2) активы;

3) обязательства;

4) источники финансирования  его деятельности;

5) доходы;

6) расходы;

7) иные объекты в  случае, если это установлено  федеральными стандартами.

 Экономические субъекты обязаны вести бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом, если иное не установлено настоящим Федеральным законом.

2. Бухгалтерский учет  в соответствии с настоящим  Федеральным законом могут не  вести:

1) индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, - в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством;

2) находящиеся на территории  Российской Федерации филиал, представительство  или иное структурное подразделение  организации, созданной в соответствии  с законодательством иностранного  государства, - в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством.

3. Бухгалтерский учет  ведется непрерывно с даты  государственной регистрации до  даты прекращения деятельности  в результате реорганизации или  ликвидации.

4. Организации, получившие  статус участников проекта по  осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным законом от 8 сентября 2010 года N 244-ФЗ "Об инновационном центре "Сколково", вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, установленные для субъектов малого предпринимательства.

 

Согласно статье 9 вышеназванного Федерального закона:.

1. Каждый факт хозяйственной  жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

2. Обязательными реквизитами  первичного учетного документа  являются:

1) наименование документа;

2) дата составления  документа;

3) наименование экономического  субъекта, составившего документ;

4) содержание факта  хозяйственной жизни;

5) величина натурального  и (или) денежного измерения  факта хозяйственной жизни с  указанием единиц измерения;

6) наименование должности  лица (лиц), совершившего (совершивших)  сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность  ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, с  указанием их фамилий и инициалов  либо иных реквизитов, необходимых  для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

4. Формы первичных  учетных документов утверждает  руководитель экономического субъекта  по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный  документ составляется на бумажном  носителе и (или) в виде электронного  документа, подписанного электронной  подписью.

6. В случае, если законодательством  Российской Федерации или договором  предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном  документе допускаются исправления,  если иное не установлено федеральными  законами или нормативными правовыми  актами органов государственного  регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в  соответствии с законодательством  Российской Федерации первичные  учетные документы, в том числе  в виде электронного документа,  изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном  законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

   

Первичные документы, поступающие  в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены: 

 

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов); 
• арифметически (подсчет сумм); 
• по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

 

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные  регистры, а на самом документе  делается отметка, чтобы исключить  возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).  
 
 Учетные регистры — это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. Ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.  
 
 Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.  
 

По внешнему виду учетные  регистры представляют собой:

• книги (кассовая, главная); 
• карточки (учета основных средств, учета материалов); 
• журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

• хронологические (регистрационный журнал); 
• систематические (главная книга счетов); 
• комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации  информации, содержащейся в учетных  регистрах, они бывают:

• синтетические (главная книга счетов); 
• аналитические (карточки); 
• комбинированные (журналы-ордера).

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими  сохранность этих записей в течение  времени, установленного для их хранения в архиве.  
 
 Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.  
 
 Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.  
 
 При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

  Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.  
 
 Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.  
 
 Первичные документы должны храниться в организации в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет. Существует очень обширный и подробный документ, в котором устанавливаются сроки хранения различных видов документов. Это «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». В этом документе сказано, в частности, что квартальные балансы и кассовые книги хранятся 5 лет, а годовые балансы — 10 лет. Лицевые счета работников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника. Инвентарные карточки по учету основных средств — 3 года после их ликвидации. Акты проверок — 5 лет. Документы по инвентаризации — 3 года. Договоры и соглашения — 5 лет после истечения срока и т. д.

В случае прекращения деятельности организации документы по начислению и выплате заработной платы работникам подлежат сдаче в государственный архив.

Документы следует хранить в  закрывающемся помещении специально предназначенных шкафах, стеллажах  или сейфах, исключающих порчу  документов, пропажу или злоупотребление.

За организацию хранения документов отвечает руководитель организации.

Выдача первичных документов, учетных  регистров, бухгалтерских отчетов  и балансов из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных  подразделений организации не допускается. В отдельных случаях выдача может производиться, но только по распоряжению главного бухгалтера.

 При пропаже или гибели  первичных документов руководитель  организации своим приказом должен  назначить комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях к работе в комиссии приглашаются так же представители следственных органов, охраны, государственного надзора.

По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Документы, используемые в практических целях, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. На эти документы  составляется акт «О выделении к  уничтожению документов, не подлежащих хранению».

Акт на уничтожение материалов составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем организации. После  этого документы могут быть уничтожены.

Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации (сожжение, утилизация и др.). Так как многие документы несут в себе информацию, составляющую коммерческую тайну, то использовать эти документы для хозяйственных нужд (например, на черновики), нельзя.

Документы, срок хранения которых  превышает 5 лет, могут быть уничтожены только с разрешения архивных учреждений. В случае, когда в деле находятся документы с разными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

 

Оформление первичной документации

 

 

В настоящее время обязанность разрабатывать форму первичных учетных документов лежит на организациях. Утверждает формы руководитель организации.

Согласно статье 9 вышеназванного Федерального закона:.

1. Каждый факт хозяйственной  жизни подлежит оформлению первичным  учетным документом.

2. Обязательными реквизитами  первичного учетного документа  являются:

1) наименование документа;

2) дата составления  документа;

3) наименование экономического  субъекта, составившего документ;

4) содержание факта  хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности  лица (лиц), совершившего (совершивших)  сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность  ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, с  указанием их фамилий и инициалов  либо иных реквизитов, необходимых  для идентификации этих лиц.

Обратите внимание, среди  перечисленных обязательных реквизитов первичного учетного документа нет таких, как печать организации

На предприятии должен быть приказ руководителя организации, согласованный с главным бухгалтером, о перечне лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов.

На документе должны быть указаны фамилии инициалы,  подписи уполномоченных лиц.

 

Кассовые и банковские документы исправлять категорически  нельзя. Остальные документы можно  подвергать исправлениям, но только по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления заверяются подписями тех же лиц, которые составляли документ, с указанием даты исправления. Можно полностью заменять документы на новые, но с теми же реквизитами.

Чаще всего наличие исправлений  в счетах-фактурах влечет отказ в  возмещении сумм входного НДС. Напомним, что исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, далее — Правила).

Минфин России в письме от 23.10.2008 № 03-07-09/34 советует составлять новый счет-фактуру взамен ошибочного в тех случаях, когда с момента  отгрузки товара прошло не более 5 дней.

Налоговые органы против заполнения счетов-фактур «смешанным» способом. Если счет-фактура заполнен частично печатным, частично рукописным текстом, налоговики могут посчитать рукописный текст исправлениями, вносимыми в счет-фактуру, и потребовать заверить эти исправления в установленном законом порядке. Но п. 14 Правил позволяет заполнять счет-фактуру частично с помощью компьютера, частично от руки.

Первичный учетный документ должен быть составлен в валюте РФ, в том числе для целей налогового учета (письмо Минфина РФ от 17.07.2007 № 03-03-06/2/127). В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 402-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ (в рублях). Минфин РФ в письме от 12.01.2007 № 03-03-04/1/866 указывает, что стоимостными измерителями хозяйственной операции являются российские рубли. На этом основании отсутствие перевода на русский язык иностранных документов, если они выражены в иностранной валюте, по мнению контролирующих органов, является нарушением требований законодательства РФ, предъявляемых к первичным учетным документам.

Минфин РФ в письме от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 утверждает, что  порядок перевода первичных учетных  документов с иностранного языка  на русский действующим законодательством  РФ не регламентируется.

Это утверждение позволяет  как обратиться за переводом документа к профессиональному переводчику, так и произвести перевод самостоятельно. Организация может даже определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, и закрепить это в приказе или ином внутреннем документе.

Что касается счетов-фактур, то в соответствии с п. 7 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре могут указываться  суммы в иностранной валюте только в случаях, если по условиям сделки обязательство подлежит оплате в  иностранной валюте в порядке  и на условиях, определенных законом, или в установленном порядке. На соблюдение этого правила налогоплательщику следует обратить пристальное внимание.

.

Виды первичной бухгалтерской  документации

 
     Начальный этап обработки  имеющейся информации является  ответственным моментом ввиду высокой ответственности проводимых действий. От того, насколько точно будут зафиксированы хозяйственные показатели, зависит их последующий учет для вычисления налоговых платежей в бюджет государства. Каждая последующая операция находит свое отражение в заполнении соответствующей документации. Именно первичные документы призваны запечатлеть факты совершения действий и любых изменений в состоянии предприятия.  
 
     Кроме обязательных численных показателей любой документ содержит в себе утвержденные реквизиты, которые определяют точную принадлежность информации конкретной компании, а также придают законную силу отраженным операциям. Кроме обязательных данных каждый бланк заверяется подписями уполномоченных лиц, круг которых определяется внутренним распорядком предприятия. Благодаря первичной документации бухучет является непрерывным и постоянным. Данный факт позволяет осуществлять регулярный контроль за имущественным состоянием предприятия и его материальными поступлениями.  
 
     В зависимости от вида хозяйственной операции и месту ее совершения все первичные документы можно разделить на несколько основных видов:

 

• Документация по учету основных средств и используемых нематериальных активов. К данной категории относятся бланки, акты и регистры, отражающие как движение ОС и НМА в пределах организации, так и их возможную смену владельца. Любые операции по приобретению новых объектов, их монтажу, введению в эксплуатацию, списанию по прошествии времени и амортизационным отчислениям находят свое отражение в данной группе.

 

• Документация, отражающая работу с покупателями. Сюда можно отнести установленные формы и регистры, которые фиксируют непосредственную реализацию произведенного продукта или услуги. Счета, фактуры, книги покупок и продаж, а также приемопередаточные акты являются основными документами, подтверждающими факт совершения законной операции предприятием.

 

• Документация, предназначенная для отражения движения материальных активов. Корректное ведение бухгалтерского учета позволяет отследить все этапы перемещения товаров, начиная от приобретения сырья и заканчивая отгрузкой готовой продукции. Сюда можно отнести приходно-расходные накладные, карточки учета материалов, а также отчеты готовых товаров.

 

 

 Документация, отражающая работу с денежными средствами. Кассовые книги и приходно-расходные ордера фиксируют движение наличных средств предприятия. Для работы с расчетными банковскими счетами используются платежные поручения, подтверждающие основательные требования для перевода безналичных средств.

 

• Документация, подтверждающая работу с персоналом. В данной категория отмечается достаточно широкий спектр используемых бланков из-за внушительного количества операций, затрагивающих сотрудников предприятия. Бланки типовых договоров, приказы о назначении и увольнении, штатные расписания, личные учетные карточки – все это обязательные документы, которыми оперирует любая организация.

 

• Документация, отражающая работу с фондом заработной платы. Ежемесячное начисление полагающегося вознаграждения сотруднику отражается в отдельных расчетных ведомостях. Обязательным является составление на каждого работника справки установленной формы о полученных доходах.

 
 
  Документация, необходимая для проведения инвентаризации имеющихся средств предприятия. Для каждого вида активов существуют отдельные бланки, фиксирующие непосредственное состояние дел компании на определенный момент. Данные акты и ведомости позволяют оценить достоверность операций, отраженных в других видах первичной документации.

 

 

Классификация первичных учетных документов

 

С целью облегчения обработки  документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся между собой  по форме, содержанию, способу отражения  фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам. Они классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам:

назначению;

степени обобщения (порядку  составления);

способу охвата фактов хозяйственной  жизни;

месту составления;

количеству учетных  позиций;

характеру фактов хозяйственной  жизни и др.

 

По назначению документы  подразделяются на организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

 

Организационно-распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, доверенность на получение материальных ценностей для предприятия, платежное поручение или чек для получения денег из банка. В них отсутствует подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Организационно-распорядительные документы составляют работники  всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бухгалтерской службы (банковские чеки и т.п.). Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Документы по снабжению и сбыту - преимущественно работники коммерческих служб организации, а также работники учета (требования на отпуск материалов и др.).