РЕФЕРАТ 

на  тему: Подання звітів у електронному вигляді – світовий досвід. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Київ 2012

     ЗМІСТ

ВСТУП 3

1. Особливості управління документацією за кордоном 5

1.1. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу в країнах світу                                                                                                      7

1.1.1. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу у Франції                                                                                                           10

1.1.2. Особливості  нормативного регулювання електронного  документообігу в Німеччині                                                                                                       12

1.1.3. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу в Великобританії                                                                                              13

1.1.4. Особливості управління документами та нормативного регулювання електронного документообігу в США                                                           14

2. Класифікація та приклади програмного забезпечення, що використовується при організації электронного документооборота                                        15

ВИСНОВКИ 19

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК 21

Вступ 

     Електронний документообіг - високотехнологічний  і прогресивний підхід до суттєвого  підвищення ефективності роботи фірм, установ та організацій.

     Сьогодні  необхідно мати доступ до інформаційних  ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

     Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

    Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової  організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем.

    Управлінська  діяльність пов'язана з інформаційним  обміном між суб'єктами і об'єктами управління. При відсутності необхідної інформації неможливо прийняття  своєчасних рішень, визначення стратегії  розвитку організації.

     Саме  тому  ефективність  управління  підприємствами й  організаціями не в останню  чергу  залежить від коректного рішення задач  оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і присвячена дана робота.

1. Особливості управління документацією  за кордоном

     Глобалізація  міжнародних відносин на сучасному етапі привела до зростання значення міжнародно-правового регулювання документообігу.

     Створення спеціальних актів на внутрішньодержавному рівні не сприяє розвитку міжнародних  відносин, тому що законодавство різних країн по-різному підходять до визначення основних правових інститутів і принципів правового регулювання.

     В останні роки в європейських країнах  особливу увагу громадськості приділяється не тільки питань роботи з архівними  документами тривалого терміну  зберігання, а й управління документами як найважливішого елементу оперативної управлінської діяльності. Активному впровадженню програм управління документами та розробці корпоративних стратегій в галузі інформації та документації як в державних організаціях, так і в комерційних сприяє кілька факторів.

     Насамперед  до таких факторів належить прийняття  і дія законодавства про архівну  справу, про захист даних, про свободу  інформації, про права людини. У  законодавчих та інших нормативних  актах європейських країн містяться  вимоги до типів документів, які повинні бути створені, і до термінів зберігання документів. Крім того, можуть бути встановлені права або обмеження на доступ до документів або їх змістом (наприклад, в законодавстві про свободу інформації), вимоги до формату документів (наприклад, у законодавстві про захист персональних даних), передачі документів до архівних установ (наприклад, в законодавстві про архіви), процесів управління документами (наприклад, законодавство може встановлювати порядок індексації (реєстрації) документів з метою поліпшення їх зберігання).

     Відкритість документів, що становлять суспільний інтерес або необхідних для реалізації прав, свобод і обов'язків громадян, потребує захисту інформації про  приватне життя, забезпечення конфіденційності персональних даних, а спрощеність пошуку, поводження з електронними документами вимагає, в свою чергу, захисту персональних даних, що містяться в автоматизованих інформаційних системах.

     У ряді розвинених країн діє Конвенція  про захист фізичних осіб при автоматизованій  обробці персональних даних від 28 січня 1981 року, яка гарантує кожному приватній особі дотримання її права на особисте життя. Закони про захист даних, що відображають положення Конвенції Ради Європи про захист даних (1981 рік) та Директиви Євросоюзу про захист даних (1995 рік), сьогодні прийняті у всіх країнах-членах ЄС.

     Законодавство про захист даних вимагає від  організації відповідального підходу  до управління документами з особового  складу, розробки стандартів і практичних посібників по роботі з такими документами.

     Зовнішнім ознакою переходу більшості країн до інформаційного суспільства стало застосування перед назвою держав латинської літери e, що означає появу «Електронних США» (e-USA), «Електронної Європи» (e-Europe), «Електронної Франції» (e-France), «Електронної Великобританії» (e-Great Britain) і т.д. 18 квітня 2002 року на другому засіданні Міжвідомчої комісії з питань інформаційної політики й інформаційної безпеки при Раді національної безпеки й оборони України було запропоновано започаткувати довгострокову програму під умовною назвою «Електронна Україна» (e-Ukraine), у рамках якої передбачено заходи щодо формування завершеної нормативно-правової бази у цій сфері, створення ефективного механізму інформаційної взаємодії органів влади усіх рівнів, впровадження електронного документообігу та забезпечення інформаційної безпеки. Йдеться про утворення в країні такого електронного середовища, у якому наш громадянин зможе ефективно здійснювати усі свої звичайні взаємини з навколишнім світом – працювати, спілкуватися, контактувати з державними органами тощо.

     Полегшення  доступу до інформації та послуг державних  органів шляхом застосування сучасних інформаційних технологій є одним  з головних елементів проекту  економічного і соціального оновлення  Європи - ініціативи «e-Європа», оголошеної Європейською комісією 8 грудня 1999 і призначеної для прискорення розвитку цифрових технологій в Європі. Глави європейських держав у 2002 році взяли План дій по досягненню цілей «Електронної Європи».

     Правильне управління документами набуває  особливого значення у зв'язку з прийняттям Європейською комісією та національними урядами законодавства в галузі електронної комерції та електронного підпису. Окремі директиви Євросоюзу визнають правомочними електронний обмін даними, електронну форму угоди і цифровий підпис. Все це лежить в основі розвитку практики управління електронними документами. 

     1.1 Особливості нормативного  регулювання електронного  документообігу в  країнах світу

     Проблеми  правового регулювання електронного документообігу як всередині суверенних держав, так і на міжнародній арені набувають в даний час все більшої актуальності у зв'язку з впровадженням ефективних інформаційно-комп'ютерних технологій практично в усі сфери суспільно-виробничої діяльності (від взаємодії населення з органами державної влади, підтримки фінансових і товарних ринків до сфери послуг, роздрібної торгівлі, освіти і дозвілля). Наприклад, широке поширення набувають автоматизовані інформаційні системи (АІС) електронних міжбанківських та комунальних платежів, замовлень і покупки товарів, обміну електронними документами (договорами, фінансовими звітами, податковими деклараціями тощо)

     На  сьогодні у світовій практиці історично  склалися три основні моделі правового  регулювання у сфері електронного документообігу та електронних підписів.

     Перша модель прийнята в США. Уряд США надає  право громадянам та юридичним особам самостійно регулювати внутрішні процеси  в сфері електронної комерції. Дана модель заснована на принципах  «бізнес-вибору», концепції свободи  укладення контракту і використання при цьому будь-якої конкретної інформаційно-комп'ютерної технології. Вибір будь-якої технології підпису електронних документів сторін, що беруть участь в операції, визнається законним. Сторони самі можуть вирішити - використовувати або не використовувати електронні підписи, причому вони не зобов'язані звертатися до третьої, незалежної сторони, що засвідчує відповідні сертифікати ключів підписів.

     Друга модель прийнята в Європейському  Союзі. Базовий принцип відповідної  Директиви про електронний підпис - система ліцензування не повинна бути обов'язковою. Кожна країна-член Євросоюзу може створювати структури, що регулюють процес добровільного ліцензування, для того, щоб сформувати у клієнтів або потенційних ділових партнерів авторитет і довіру до організації, що надає послуги в сфері застосування електронних підписів. Уряди повинні забезпечити функціонування відповідної системи нагляду за діяльністю постачальників послуг по сертифікації, які створені на території цієї країни та здійснюють видачу кваліфікаційних сертифікатів населенню. На цій же концепції базується і Закон України «Про електронний цифровий підпис»

     Третя модель прийнята в Росії та в Індії, де закони про електронний підпис жорстко регулюють ринок послуг у даній сфері шляхом ліцензування діяльності з надання таких послуг. Базовий принцип моделі - визнання електронного підпису дієвим і необхідним скрізь, у тому числі і на міжнародному рівні. Даний підхід позбавлений достатньої гнучкості і практично не здатний своєчасно реагувати на мінливі умови і механізми розвитку інформаційної сфери суспільно-виробничої діяльності.

     Крім  того, за ступенем деталізації вимог  до самої електронного підпису також  можна виділити три різних підходи.

     Перший  підхід (найзагальніший) заснований на визнанні щодо електронного підпису тих же вимог, що і відносно власноручного, включаючи унікальність, можливість верифікації підпису і «підконтрольність» використовує її особі.

     Другий  підхід додатково передбачає, що електронний  підпис має бути пов'язана з переданими даними так, що якщо вони змінюються, то електронний підпис стає недійсною.

     Третій  підхід висуває найбільш деталізовані вимоги до електронного підпису, зокрема  передбачає використання спеціальної  технології асиметричних інформаційно-криптографічних  перетворень електронних документів. Такий тип електронного підпису називається «електронним цифровим підписом» або «електронно-цифровим підписом» (ЕЦП).

     Вибір конкретного підходу при розробці відповідного національного законодавства  обумовлюється головним чином соціально-політичною обстановкою в країні, коли пошук найбільш прийнятного засобу безпечного обміну документованою інформацією або довіряється ринку електронної комерції, або здійснюється централізовано з метою захисту агентів складається ринку від ймовірних конфліктних ситуацій.

     У модельних законах ЮНСІТРАЛ (UNCITRAL - Комісії з міжнародного торгового  права ООН) «Про електронну комерцію» 1996 року і «Про електронний підпис» 2001 року правовий режим електронного обміну даними у міжнародних комерційних  операціях подано у вигляді зразкового зводу правил.

     Європейське законодавство більш жорстко  підходить до питання про те, якою має бути електронний підпис. Відповідна Директива Євросоюзу про електронний  підпис як базовий європейський закон  наказує використовувати другий підхід, який і був використаний, зокрема, при прийнятті національних законів в Австрії, Великобританії, Німеччини та ін. 
 
 

     1.1.1 Особливості нормативного  регулювання електронного  документообігу у  Франції

     13 березня 2000 французький уряд прийняв  Закон, що вносить зміни до глави VI Цивільного кодексу, яка головним чином стосувалася форми і доказової сили договорів. Основний упор зроблених змін спрямований на створення загальних правил, що дозволяють зрівняти юридичну силу електронних документів і підписів з власноручним формою у всіх сферах правовідносин.

     Стаття 1316 Цивільного кодексу тепер визнає в якості доказів букви і цифри  або будь-який інший знак або символ, значення якого може бути легко з'ясовано, незалежно від способу створення  та передачі.

     Для більшої визначеності стаття 1316-1 визначає умови допустимості доказів у електронній формі: можна з достатньою часткою впевненості визначити особу, від якого виходять дані, і спосіб їх створення гарантує цілісність.

     Стаття 1316-2 вказує, що у разі виникнення розбіжностей між електронною і паперовою копією, суд визначає, яка з них має велику доказову силу, ґрунтуючись на ретельному вивченні всіх обставин і на неупередженому ставленні до використовуваному носія.

     Дана  глава ГК гарантує, що електронні документи  мають юридичну силу і можлива оцінка їх надійності судом без звернення до технологічної природі самого документа і пов'язаної з ним електронного підпису.

     Вимоги  до підпису закріплені в статті 1316-4. У ній передбачено, що електронний  підпис може задовольняти вимогам, що пред'являються до мають юридичну силу документів, у разі, якщо вона вказує на особу, яка створила підпис, і підтверджує згоду сторони вчинити будь-які дії по зобов'язанням. У статті під електронним підписом розуміється використання надійного засобу ідентифікації, що гарантує власну зв'язок з породив дією.

     Далі  стаття 1316-4 вказує, що «надійні засоби ідентифікації» і «гарантування  зв'язку» визначені в Декреті  про електронний підпис (decret en Conseil d'Etat) від 30 березня 2001 року. Незважаючи на те, що положення ГК абсолютно нейтральні щодо застосовуваних технологій при створенні електронного підпису, Декрет містить більш детальні вимоги. Зокрема, він повторює визначення електронного підпису, дане в статті 1316-4, додає новий вид електронного підпису - захищену, яка повинна створюватися коштами, що знаходяться виключно під контролем підписувача, і яка гарантує, що будь-яка зміна, внесена в документ після його підписання , може бути легко виявлено.

     Таким чином, ступінь безпеки і надійності піднята до рівня, який відповідає технології цифрового підпису. Однак важливо зауважити, що інші технології і засоби обробки документів не виключаються. Шифрування відкритим ключем використовується лише як приклад, і, до тих пір, поки не будуть знайдений схожі стандарти, необхідно буде використовувати захищену підпис. Відповідно до статті 2 Декрету існує презумпція надійністі такого підпису у випадку, коли вона перевірена за допомогою «кваліфікованого електронного сертифікату». Тому, хоч і здається, що тільки технологія цифрового підпису в даний час задовольняє вимогам Декрету, інші способи підписання не виключаються, за умови, що вони можуть гарантувати такий же рівень безпеки і використовують послуги незалежних сертифікуючих органів, що видають кваліфіковані сертифікати.

     Таким чином, можна сказати, що позиція  Франції є ліберальною, оскільки вона надає електронним документам такий же рівень визнання їх юридичної сили без прив'язки до конкретних технологічних засобів. Незважаючи на те, що в даний час правилам, що висуваються до електронних підписів, задовольняє тільки технологія цифрового підпису, вони (правила) не обмежуються тільки даним видом аутентифікації. В даний час немає готових до використання технологічно нейтральних засобів аутентифікації, проте можливе прийняття таких у майбутньому, якщо вони будуть відповідати вимогам ЦК та Декрету і будуть використовувати кваліфіковані сертифікати. У будь-якому випадку місце для нововведень і їх конкуренції існує. Стаття 8 Декрету встановлює, що сертифікують організації держав не членів ЄС визнаються законом, якщо вони виконують вимоги Директиви про електронні підписи. Це означає, що вони повинні відповідати вимогам французького закону і повинні пройти акредитацію як того вимагає Директива, або що за їхні сертифікати доручається акредитований сертифікуючий орган держави-члена ЄС, або що вони діють відповідно до міжнародного договору

2. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу в Німеччині

     У Німеччині правовий режим електронних документів, підписаних електронними підписами, встановлений Законом «Про підписах» 2001 року і деякими іншими нормативними актами.

     Закон забезпечує правове визнання електронних  підписів, а також юридичну силу і допустимість електронних записів в якості судових доказів. Крім спеціального закону, юридичне визнання електронних підписів прописано і в загальному законодавстві Німеччини (наприклад, Німецькому цивільному укладенні, процесуальному законодавстві). У загальних законах також прописані і виключення з правил. Наприклад, не можуть бути представлені в електронному вигляді і, відповідно, підписані електронними підписами заповіту, векселі, і т.д.

     Німецький підхід до надання юридичної сили договорами в електронній формі  у частині вимоги власноручного підпису полягає в побудові жорсткого режиму. У 1997 році вступив в силу названий вище Закон «Про цифровий підпис», який є статтею 3 Закону «Про регулювання основних умов надання інформаційних і комунікаційних послуг». Нещодавно анульований, даний акт надавав юридичну силу електронним підписам в електронній комерції. Додаткові технічні вимоги були закріплені в тому ж році в Постанові «Про цифровий підпис». Дані нормативні акти спільно формували правову основу для створення і підтвердження цифрових підписів сертифікуючий органами, які мають державну ліцензію.

     Відповідно  до вимог Директиви Євросоюзу, законодавство  Німеччини передбачає використання, як цифрових підписів, так і електронних  підписів в інших формах, включаючи  біометрію (принцип технологічної нейтральності).

     На  даний час в Німеччині відбувається процес регулювання використання криптографії з відкритим / закритим ключем, в  процесі чого зачіпаються технічні вимоги до сертифікуючий органам, які  повинні повністю відповідати закону для того, щоб отримати дозвіл на здійснення діяльності. Основний упор закону зроблений на створенні інфраструктури цифрових підписів, а не на визнання юридичної сили договорів в електронному форматі. Нежиттєздатність даної спроби обумовлюється відсутністю специфічних положень, що стосуються дійсності та сфери використання цифрових підписів в електронних угодах. Натомість закон містить технічні норми до сертифікуючий органам, яким вони повинні відповідати при отриманні ліцензії.

3. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу в Великобританії

     Імплементація двох Директив ЄС почалася з Закону «Про електронні засоби комунікації» від 25 травня 2000 року.

     Закон пропонує розширити рамки законодавчого  визнання електронних підписів, які  відповідають певним загальним критеріям і умовою функціональної еквівалентності.

     Закон не вводить обов'язкової сертифікації підписів. Крім того, спрощено механізм сертифікації: конкретна електронний  підпис визнається сертифікованою, якщо будь-яка особа (незалежно, до або  після передачі інформації), підтвердить, що підпис, механізм її створення, передачі або підтвердження є достатнім засобом для перевірки автентичності та цілісності інформації. Відповідно, повинна бути передбачена відповідальність авторизовані особи за можливі несприятливі наслідки.

     Хоча  Закон, в силу специфіки правової системи, дуже докладно регулює питання  предмета, він обходить увагою ряд  проблем. Він створив гарантію того, що документи, підписані електронним  підписом, будуть прийматися в суді. Все інше Закон статтею 8 відносить до компетенції Кабінету міністрів; мабуть, цим способом і проводитиметься подальше регулювання застосування електронних підписів. В цілому така позиція розрахована на активне застосування прецедентів.

4. Особливості управління документами та нормативного регулювання електронного документообігу в США

     Під документами в США розуміються  записи на будь-яких носіях незалежно  від фізичної форми та змісту, створені або отримані будь-яким відомством США в порядку виконання федерального закону або у зв'язку з удосконаленням ділових операцій і передані на зберігання відомством або його юридичним законним приймачем як свідоцтва організаційної структури, функцій, політики, процесів роботи або в силу інформаційної цінності, що полягає в них.

     Сьогодні  США - одна з країн, найбільш активно трансформує свою систему для управління інформаційним суспільством та економікою. Відповідно до Закону «Про ліквідацію паперового документообігу в державних органах» 1998 року федеральні органи повинні перейти на електронний документообіг та забезпечити доступ громадян до електронних документів.

     На  основі Закону були розроблені правила, які допомагають державним органам  перебудувати роботу. Державні органи повинні проаналізувати документацію з позицій вимог, що пред'являються до неї законодавством, вирішити питання про можливість заміни паперових документів електронними. У ряді випадків допускається, що окремі види документів можуть бути тільки на паперових носіях. Виникло питання про реєстрацію, зберігання електронних документів.

     Слід  торкнутися проблеми інформаційної  безпеки. У США створена найбільш завершена система взаємодії  державних органів щодо забезпечення інформаційної безпеки. Питання  інформаційної безпеки та захисту  особистої інформації перш за все  вирішуються на рівні агентств, які розробляють відповідні програми.

2. Класифікація та приклади програмного забезпечення, що використовується при організації электронного документооборота

     В даний час різними фірмами  розроблено та впроваджено велику кількість  автоматизованих систем управління документацією (АСУД), що характеризуються специфічними підходами та комп'ютерно-комунікаційними засобами реалізації. На жаль, у цих розробках відсутнє уніфікована термінологія. Продукція фірм розробників носить такі назви як: система автоматизації документообігу, комп'ютерна система автоматизації діловодства та документообігу, система управління діловодством, розподілена система управління документами, електронний архів і т.п. Різноманітність в назвах розроблених і розроблюваних систем говорить лише про те, що сьогодні ця область інформаційного ринку ще не оформилася в якості самостійно сегмента, і в ряді випадків продукти АСУД з'являються як супутні розробки або побічний продукт при вирішенні інших більш складних завдань.

     Проте, число АСУД росте досить швидко. Приблизно 30-40 компаній регулярно беруть участь у конференціях DOCFLOW і пропонують свої розробки споживачам. Це, звичайно найбільші розробники, що задають рівень техніко-технологічних рішень. Відомо також, що багато АСУД розробляються індивідуально для внутрішнього використання і на ринок не виставляються.

     Сучасні тенденції управління електронними документами визначають наступні технічні вимоги до ПЗ:

• Масштабованість, надійність і керованість для економічного корпоративного розгортання.
• Автоматична підтримка розподіленого керування різними інформаційними матеріалами протягом всього їх життєвого циклу, від створення до рецензування, затвердження, розповсюдження та архівування.
• Гнучкість управління доступом до всього спектру документів, від електронної пошти до дискусійних баз даних, від відео кліпів до формалізованих документів усіх типів.
• Можливість забезпечення миттєвого доступу до документів через Web-браузери, настільні додатки та інші загальнодоступні типи клієнтів.
• Відкрита, розширювана архітектура, що дозволяє організаціям, по-перше, швидко розширювати платформу управління документами у відповідь на появу нових бізнес цілей, таких, як управління записами і, по-друге, інтегрувати управління документами з більш широкими стратегічними ініціативами, такими як Управління знаннями.
• Доступність широкого спектру додаткових технологій для підвищення рівня повернення від інвестицій.