Подходы и методы определения штатной численности в таможенных органов

Подходы и методы определения штатной численности в таможенных органов
Содержание

Введение.........................................................................................................3

1. Структура таможенного органа как объекта системного анализа....................................................................................................3

1.1. Методическая схема системного анализа структуры и штатной численности.....................................................................................................3

2. Комплексная методика определения требуемой штатной численности....4

2.1. Методика определения требуемой штатной численности таможни...................................................................................................4

Основные положения комплексного методического подхода…..………….7

Постановка задачи определения штатной численности и ме­тодическая схема ее решения……………………………………….………………………....7

Методическая схема решения………………………...……………………..8

Исходные данные…………….……………………………………………..10

Методы и способы определения исходных данных……….…………….…11

3. Средства контроллинг-технологии анализа структуры и штатной численности……………………………………………………………………..13

Структура и функционирование программного комплекса «Controlling»……………………………………………………………………...14

Применение комплекса «Controlling» для решения задачи оптимизации штатной численности......................................................15

Заключение.............................................................................................................16

Литература..............................................................................................................17

Введение

Проблема системного анализа структуры и штатной численности таможенного персонала таможенных органов крайне актуальна в современных условиях, которые определяются интенсификацией внешнеэкономической деятельности России, новыми задачами и функциями таможенных органов в связи с программой дальнейшего развития таможенной службы, необходимостью обеспечения поступлений средств в госбюджет в полном объёме.

Разработаны комплексная методика определения требуемой штатной численности таможни и контроллинг-технологии анализа эффективности структуры.

1. Структура таможенного органа как объекта системного анализа

1.1. Методическая схема системного анализа структуры и штатной численности

Методическая схема данного исследования в целом приведена на рис. 1.

В целом очевидно, что для автоматизации процесса анализа структуры и штатной численности таможен и таможенных постов требуется создание инструментального комплекса, который объе­динит: частные методики и средства анализа количественных по­казателей таможенной деятельности, методики и средства функ­ционального и информационного описания таможенных техноло­гий, методики типизации таможен и таможенных процедур, мето­дики и средства имитационного моделирования и экспертного ана­лиза деятельности таможенных органов.

Решение проблемы системного анализа структуры таможен­ных органов предполагает системную интеграцию этих средств, проблемно ориентированную на проведение системотехнического исследования в соответствий с рис.1.

2. Комплексная методика определения требуемой штатной численности

Наиболее завершенной в настоящее время является комплек­сная методика определения требуемой штатной численности та­можни[1].

2.1. Методика определения требуемой штатной численности таможни

Штатная чис­ленность таможни является аргументом общей результирующей функции, определяющей деятельность таможни в системе тамо­женных органов. Исходя из этих предпосылок, в настоящей мето­дике[2] формулируется цель и предлагается решение задачи опреде­ления штатной численности таможни и ее подразделений.

Методика включает практически все этапы системных иссле­дований ТО: анализ деятельности таможни и формирование предположений по ее штатной структуре и численности.

На этапе анализа предметом исследования является труд спе­циалистов непосредственно на рабочих местах по основной, вспо­могательной и непроизводительной деятельности в рамках техно­логий таможенной деятельности, его характеристики (внутренние оперативные данные), а также зависимости внешних показателей деятельности таможни (экономических и правоохранительных) от внутренних оперативных данных по видам деятельности иссле­дуемого объекта. Результатом работ по данному этапу является фор­мирование исходных данных.

На этапе синтеза определяется штатная численность специа­листов по должностным категориям, исходя из напряженности ра­боты и нагрузки на специалистов по основной, вспомогательной и непроизводительной деятельности с учетом требуемой квалифи­кации на вид выполняемой работы. На этом этапе, в основном, при­меняются аналитические расчеты и методы сравнения.

Формирование и обоснование предложений по штатной струк­туре и численности исследуемого объекта производится на основе метода графоаналитического анализа.

В методике таможня рассматривается как сложная организаци­онно-техническая система, объектами исследования которой явля­ются ее структурные подразделения: оперативные, экономические, правоохранительные и вспомогательные подразделения (отделы).

Предметом анализа является труд специалистов таможни по основной, вспомогательной и непроизводительной деятельности. К основной деятельности относятся все виды работ, предусмотренные технологией таможенной деятельности в соответствии с функциональным назначением исследуемого объекта.

К вспомогательной деятельности относятся все виды работ, обеспечивающие основную деятельность. Это - учеба, повыше­ние квалификации, изучение руководящих и нормативно-правовых документов, производственные собрания и т.п.

К непроизводительной деятельности относятся все виды по­терь рабочего времени, разрешенные законом или другими право­выми актами. Это - ежегодный отпуск, технологические переры­вы на удовлетворение естественных потребностей, на физическую и психологическую разгрузку и т.п.

Независимо от типа структурного подразделения (отдела) та­можни в качестве основных характеристик труда ее специалистов рассматриваются: перечень, частота выполнения и продолжительность (трудоемкость) работ на рабочих местах (РМ), квалификация (должностная категория) специалиста-исполнителя работ.

В качестве исполнителей работ выделены специалисты следу­ющих должностных категорий: начальник таможни, начальник отдела, заместитель начальника таможни, заместитель начальника отдела, главный инспектор, ведущий инспектор, старший инспектор, инспектор.

В отдельную группу работников таможни выделяются сторо­жа, водители, уборщицы.

Вся таможенная деятельность реализуется на «рабочих мес­тах». При определении рабочего места используется методология деятельного подхода и принимается во внимание реализуемый вид таможенной деятельности. Так как характеристики любого вида деятельности, в свою очередь, зависят от достижимого на практи­ке или принятого в исследовании уровня детализации процессов деятельности, то при постановке рассматриваемой задачи «рабо­чее место» таможенной деятельности рассматривается как услов­ное. Однако в процессе решения задачи, прежде всего на этапе информационного обследования, каждое условное рабочее место необходимо определить через конкретное содержание и конкрет­ные характеристики деятельности.

Основные положения комплексного методического подхода.

Для повышения достоверности исходных данных, а следователь­но, повышения точности результатов по штатной численности та­можни и ее подразделений в методике используется комплексный методический подход, включающий: методы экспертных оценок в рамках информационного обследования и тренингов, методы системометрии, в частности, хронометраж отдельных видов работ, статистические методы анализа деятельности таможни, моделиро­вание технологий таможенной деятельности, методы оценки дос­товерности и точности результатов, аналитические расчеты и гра­фоаналитические методы анализа результатов.

Постановка задачи определения штатной численности и ме­тодическая схема ее решения.

Для заданных условий деятельности исследуемого объекта, характеризуемых как внешними параметрами в системе таможен­ных органов (геополитическое положение, оценки внешнеэконо­мической и правоохранительной деятельности и др.), так и внут­ренними параметрами в рамках функционирования объекта (ос­новные виды деятельности, режим работы, перечень и оператив­ные данные по выполняемым работам в соответствии с технологи­ей таможенной деятельности и др.), выбрать наиболее представи­тельные показатели, определяющие штатную численность, и оп­ределить требуемую штатную численность исследуемого объекта, которая обеспечит своевременное, качественное, в соответствии с требуемой квалификацией, выполнение всего комплекса работ, достижение эффективности в экономической и правоохранитель­ной деятельности исследуемого объекта при соблюдении оптималь­ных (рациональных с точки зрения управления) соотношений меж­ду должностными категориями специалистов.

Методическая схема решения указанной задачи приведена на рис. 2. Она включает следующие этапы работ.

Рис. 2 Структура комплексной методики определения требуемой штатной численности

Этап 1. Анализ деятельности таможенного органа, форми­рование и оценка исходных данных

Анализ проводится с целью определения достоверных исход­ных данных для определения штатной численности и является наи­более трудоемким этапом, требующим гибкого сочетания различ­ных методов и способов получения и оценки данных о реальной деятельности исследуемого объекта.

Основу работ по данному этапу составляет информационное обследование на базе методов как индивидуальных, так и группо­вых (режим тренингов) экспертных оценок специалистов.

Для уточнения и подтверждения отдельных, наиболее значи­мых экспертных оценок применяются методы системометрии, в частности, хронометраж и фотографии рабочего времени.

Количественный анализ внешнеэкономической и правоохра­нительной деятельности исследуемого объекта проводится с ис­пользованием методов математической статистики. Для этого пре­дусмотрена разработка специальных инструментальных средств анализа, включающих информационную базу анализа, средства для поддержания ее в актуальном состоянии, методические и программ­ные средства для автоматизации процессов анализа и формирова­ния исходных данных для решения поставленной задачи.

Методы математического моделирования, в частности имита­ционного моделирования технологий таможенной деятельности, применяются на данном этапе работ для уточнения внутренних параметров исследуемого объекта: оперативных данных по выпол­няемым работам, степени загрузки рабочих мест. Причем данные оценки могут быть получены для различных вариантов организа­ции рабочих мест и способов управления.

Результатом работ по этапу являются исходные данные о дея­тельности исследуемого объекта, достоверность которых должна быть на уровне требуемой (допустимой). Для решения задачи оп­ределения штатной численности таможни целесообразно принять допустимую величину коэффициента устойчивости параметра, ха­рактеризующего его достоверность, не более 2.

Этап 2. Синтез штатной структуры исследуемого объекта

На этапе осуществляются выбор и определение значений по­казателей штатной численности исследуемого объекта, а также оценка точности результатов. Последовательность решения зада­чи синтеза штатной структуры следующая:

-   определяется соответствие существующей штатной струк­туры и численности реальной нагрузке и требуемой квалификации
специалистов;

-   при необходимости осуществляется перераспределение работ, а следовательно, и нагрузки на специалистов в соответствии с
принятыми критериями и ограничениями;

-   для реальной, в том числе и перераспределенной, нагрузки и
требуемой квалификации специалистов определяется штатная
структура и численность специалистов.

Основными методами при этом являются аналитические рас­четы, методы сравнения, а также методы и средства оценки точно­сти результатов.

Этап 3. Формирование предложений по штатной числен­ности исследуемого объекта

Этот этап работ, как правило, проводится на базе графоанали­тического анализа результатов, полученных на предыдущем этапе работ. В качестве графического материала представляются графики и диаграммы существующих напряженности работы и штатной чис­ленности, сравнительные квалификационные диаграммы существу­ющей и «новой» нагрузки в расчете на одного специалиста с учетом изменений в штатной численности, сравнительные квалификацион­ные диаграммы по штатной численности исследуемого объекта.

Результатом анализа графических материалов должны стать научно обоснованные предложения по штатной численности ис­следуемого объекта.

Исходные данные. Исходные данные для определения штат­ной численности таможни и ее подразделений включают две груп­пы параметров.

Первую группу составляют общие сведения по исследуемому объекту. К ним относятся:

-  название и назначение объекта;

-  основные виды деятельности, рабочие места, их назначение
и количество;

-  режим работы, сменность по рабочим местам, продолжитель­ность смены, количество смен в сутки;

- численность личного состава по должностным категориям на рабочих местах в смену, в сутки, всего по исследуемому объекту;

-              ресурс (фонд) рабочего времени по должностным категориям на рабочих местах в смену, в сутки.

Вторую группу параметров; составляют оперативные данные по выполняемым работам на рабочих местах, включая основную, вспомогательную и непроизводительную деятельность.

К ним относятся:

-   полный перечень выполняемых; работ на рабочих местах по
основной, вспомогательной и непроизводительной деятельности;

-   частота выполняемых работ в сутки;

-   средняя и максимальная продолжительность выполнения указанных работ, в часах;

-   фактические исполнители указанных работ по должностным
категориям;

-              квалификационные требования (по должностным категори­ям) на вид выполняемой работы.

Методы и способы определения исходных данных.

Первый блок исходных данных формируется путем информа­ционного обследования деятельности таможни или ее подразделений (отделов), а также путем анализа руководящих и нормативных
документов по исследуемому отделу: положения об отделе (о таможне), штатного расписания по отделу (по таможне), норм рабочего времени специалистов таможни, их сменных и суточных фондов рабочего времени.

Второй блок - оперативные данные по выполняемым работам (по основной, вспомогательной и непроизводительной деятельно­сти) определяются следующими способами.

1.              Проведение информационного обследования объекта и по­
лучение экспертных оценок с помощью специалистов таможни по
всем параметрам данной группы. При этом частоту выполнения
периодически повторяющихся работ в течение дня, смены, недели, месяца, квартала, года следует приводить к средней суточной
частоте.

Рабочее место определяется, исходя из вида основной деятель­ности обследуемого объекта. Если рабочее место имеет несколько параллельных направлений (линий), а следовательно, и параллельно работающих специалистов-исполнителей, то средняя частота выполнения работы в сутки увеличивается в число раз, равное числу параллельно работающих специалистов в сутки.

При определении продолжительности выполнения работ сле­дует учитывать, что в качестве среднего принимается значение продолжительности, при которой обеспечивается качественное выполнение работы и, практически, исключаются нарушения таможенных правил, т.е. вероятность безошибочной работы специалиста составляет 0,95.

Максимальные значения продолжительности выполнения ра­боты характеризуют исключительные случаи работы специалис­тов в нестандартных ситуациях.

2.              Применение методов системометрии, в частности, хронометража рабочего времени специалистов таможни на рабочих местах при выполнении основной, вспомогательной и непроизводительной деятельности.

3.   Для определения временных затрат на выполнение работ по
основной, вспомогательной и непроизводительной деятельности
используется метод имитационного моделирования технологий
таможенной деятельности. Моделирование технологий по основным видам деятельности подразделений таможни проводится с
целью определения временных и оперативных показателей.

4.   Анализ и обработка статистических данных по результатам
деятельности таможни и ее подразделений за отчетные периоды
(сутки, месяц, год, за последние три года). При этом предварительно предусматриваются:

-  формирование информационной базы для анализа деятельности таможни;

-  разработка программных средств для автоматизации процессов анализа и формирования исходных данных;

-  разработка методических средств, обеспечивающих поддержание информационной базы в актуальном состоянии, а также ана­лиз и формирование необходимых исходных данных.

Для получения достоверных исходных данных по данной груп­пе параметров при необходимости применяется комбинированный метод, сочетающий в себе совместное использование рассмотрен­ных выше способов.

Независимо от способа получения исходных данных по дан­ной группе параметров они представляются в таблице по форме с пометкой: «экспертные оценки» или «хронометраж» или «моделирование», или «статистический анализ».

В целом необходимо отметить, что данная комплексная мето­дика рассматривается как базовая при определении требуемой штатной численности таможни или таможенного поста. В зависимости от типа анализируемого таможенного органа необходима ее соот­ветствующая адаптация. Такая адаптация затрагивает две состав­ляющие: структуру показателей напряженности, результативнос­ти и соответствующие исходные данные, необходимые для их рас­четов.

3. Средства контроллинг-технологии анализа структуры и штатной численности

Программный комплекс «Controlling» объединяет широкий спектр статистических и эволюционных вычислительных методов, в то же время сохраняет единый универсальный интер­фейс, позволяющий эффективно работать с программным комп­лексом пользователю-аналитику. Прежде всего опишем структуру и функционирование программного комплекса «Controlling», а за­тем изложим наиболее значимые из вышеуказанных методов.

Структура и функционирование программного комплекса «Controlling». Основные задачи, решаемые описываемой контрол­линг-технологией анализа структуры и штатной численности, оп­ределяют ее модульную структуру (рис. 3.). В минимальный со­став технологии включены:

-  сравнительный многокомпонентный анализ показателей деятельности таможенных органов;

-  корреляционный анализ факторов, определяющих эффективность функционирования таможенных органов;

-  категорирование таможенных органов на основе как статис­тических методов, так и кластерного анализа;

-  проведение экспертных исследований с целью определения
эффективности деятельности таможенных органов и выработки рекомендаций по модернизации структуры и штатной численности.

Рис. 3. Структурная модульная схема системы "Controlling"

Блок категорирования таможенных органов состоит из двух модулей, каждый из которых работает независимо. Статистичес­кий анализ наиболее полно отражает количественные характеристики и их вариации, а кластерный анализ позволяет проводить ка­чественную оценку. Таким образом, достигается объективный ре­зультат функционирования данного блока, устойчивый к необос­нованным «выбросам» значений показателей деятельности ТО в таблицах данных.

Применение комплекса «Controlling» для решения задачи оп­тимизации штатной численности. Развитый интеллектуальный интерфейс программного комплекса «Controlling» позволяет решать задачи, не связанные непосредственно с предметно-ориентирован­ными модулями. Так, например, взаимодействуя с блоком категорирования таможенных органов, пользователь может решать задачу оптимизации штатной численности конкретного таможенного орга­на на основе выбранных методов. Данный подход базируется на том, что штатная численность является одним из важных показателей, входящим в интегральные критерии оценки эффективности тамо­женной деятельности. Таким образом, используя модуль количе­ственного статистического анализа или кластерного качественного анализа, пользователь может автоматически (используя соответству­ющую итерационную процедуру) или в ручном режиме варьиро­вать показатель штатной численности рассматриваемого таможенного органа и, визуально наблюдать эффект смещения границ категорирования на всем множестве таможенных органов. Приняв существующее исходное деление за эталонное и зафиксировав таким образом границы областей всех категорий, можно оперативно решить обратную задачу и найти допустимые границы изменения штатной численности конкретного таможенного органа, не наруша­ющего общее распределение таможенных органов по категориям.

Заключение

Качественное решение проблемы определения рациональной оргштатной структуры и численности таможенного персонала таможенных органов возможно лишь путём применения комплексной методики, основывающейся на интеграции экспертных и математических методах, на развитом информационном обеспечении процесса анализа и синтеза, а также на автоматизации таких же процессов.

Литература:

1. Макрусев В.В. «Основы системного анализа таможенного дела: направления, проблемы, методология» Монография. – М.: РИО РТА, 2001 – 300 с..

3

[1] Макрусев В.В., Липатова Н.Г. Определение штатной численности тамож­ни: экепертно-аналитический подход // Экономические и правовые проблемы таможенной деятельности. - М.: РИО РТА, 1999. - С.39-48.

[2] Там же; Бурдин В.E., Макрусев В.В. Методика определения требуемой штатной численности таможенных органов на основе аналитического моделиро­вания // Экономические и правовые проблемы таможенной деятельности. - М: РИО РТА; 1999. - С. 24-39.