Понятие данных и информации. Свойства и характеристики информации

Введение

В современном мире информационные технологии стали неотъемлемой частью бизнеса. Руководители компаний уже  сегодня осознают преимущества IT-технологий и новейших научных разработок, связанных  с ними. В XXI веке в конкурентной борьбе выигрывает тот, кто быстрее завладел наиболее полной и достоверной информацией.

Главным направлением перестройки  менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к  современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий.

Передача информации о  положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств связи.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчётов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определённые требования:

Краткость, чёткость формулировок, своевременность поступления;

Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и  непрерывность сбора и обработки  сведений.

1. Понятие данных  и информации. Свойства и характеристики  информации.

Информация — это новые  сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования  его деятельности и пополнения знаний. Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а  другому - мало или ничего. Одним словом, «информировать» в понимании теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так как информацию можно хранить, преобразовывать и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники информации и ее получателей в информационную систему. Наиболее высокие требования к информации предъявляются при принятии решений. Данные - это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяет получить информацию, т. е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации, получаемой в результате обработки данных.

Свойства  информации.

Информация обладает следующими свойствами:

- достоверность, 

- полнота,

- точность,

- ценность,

- своевременность, 

- понятность,

- доступность, 

- краткость и т. д. 

Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация сдерживает принятие решений  или может повлечь ошибки.

Точность информации определяется степенью ее близости к реальному  состоянию объекта, процесса, явления  и т. п.

Ценность информации зависит  от того, насколько она важна для  решения задачи, а также от того, насколько в дальнейшем она найдет применение в каких-либо видах деятельности человека.

Только своевременно полученная информация может принести ожидаемую  пользу. Одинаково нежелательны как  преждевременная подача информации (когда она еще не может быть усвоена), так и ее задержка.

Если ценная и своевременная  информация выражена непонятным образом, она может стать бесполезной. Информация становится понятной, если она выражена языком, на котором  говорят те, кому предназначена эта  информация.

Информация должна преподноситься в доступной (по уровню восприятия) форме. Поэтому одни и те же вопросы  по-разному излагаются в школьных учебниках и научных изданиях.

Характеристика  информации.

Информацию по одному и  тому же вопросу можно изложить кратко (сжато, без несущественных деталей) или пространно (подробно, многословно). Краткость информации необходима в  справочниках, энциклопедиях, всевозможных инструкциях.

Для достижения цели управления она может быть представлена конечным множеством частных целей. Для достижения каждой частной цели необходимы относительно однородные по некоторому признаку действия органа управления, объединенные в  функции управления. Информацию, обеспечивающую выполнение функций управления, целесообразно  по видам делить на условно-постоянную и переменную. К условно - постоянной относятся сведения, практически неизменные в течение длительного периода (в течение бесконечно большого числа циклов управления). Она включает группы:

1. Нормативно-справочная  информация. Она необходима для принятия решений и контроля их выполнения. К ней относятся различные нормативные и справочные данные (расходные, оборотные и организационно-экономические нормы), контрольные (базовые) показатели, стандарты. Эта информация изменяется редко. В настоящее время нормативно-справочная информация, как правило, наиболее полно систематизирована, представлена в форме, удобной для работы пользователей и обязательна к руководству. Корректировка или отмена действия указанных документов, а вместе с этим и информации, содержащейся в них, производится по указанию вышестоящих органов управления.

2. Научно-справочная  информация. Это сведения, получаемые из научно-технической литературы, нормативно-технической документации, различных бюллетеней, сводок, информационных выпусков и т. п.

Переменная информация отражает изменение цели управления подразделениями  и цели работы подразделений, а также  изменения, вносимые в планируемые  параметры. К ней относятся сведения, изменяющиеся периодически по содержанию и номенклатуре. Она включает группы:

1. Плановая  информация. К ней относятся сведения о параметрах управляющих объектов и объектов управления (значения цели управления), которые им необходимо достичь и удерживать; о параметрах производственных процессов, которые необходимо достичь и сохранять требуемый период. Для производственных подразделений и подразделений обеспечения она создается в виде конкретных плановых расчетов, заданий, показателей. Для подразделений управления она включает методы и средства достижения поставленных целей и выражается в создании регламентов, инструкций, норм, применение которых регламентирует и нормализует работу аппарата управления. Эта информация директивна и при оперативном управлении корректируется.

2. Оперативно-производственная информация. Она включает в себя: сведения о расходе, остатке и недопоставке материалов и комплектующих изделий, недостатке технологической документации, о простоях средств производства - т. е. сведения об отклонениях в процессах достижения цели (целей) управления, необходимых для выработки и осуществления корректирующих воздействий управления; комплекс данных, характеризующих качественно и количественно все виды продукции, а также различные сведения о движении этих видов продукции в цикле производства; данные о ходе технологического процесса производства, об энергоносителях, о положении транспортных средств и т. п.

3. Отчетная  информация. К ней относятся различного рода сведения о состоянии своих подразделений, ходе и итогах выполнения производственных заданий, состоянии поставок и сбыта на конкретный момент времени.

2. Значение внутрифирменной  информационной системы

Эффективность деятельности управленческого аппарата организации  зависит от целого ряда факторов:

·  Оснащение организационной  и вычислительной техникой;

·  Использование современных  технологий;

·  Информационное обеспечение  управленческой деятельности и др.;

Информация представляет собой важнейший организационный  ресурс. Она входит в общий комплекс ресурсов фирмы, наряду с кадровыми, финансовыми и т.д. Информация имеет много общих черт с другими ресурсами:

·  Информацию необходимо планировать с точки зрения выявления  потребностей фирмы в ней;

·  Расходы на получение  и использование информации можно  оценить с экономической точки  зрения, и они должны заключаться  в общий баланс фирмы.

·  Информационные потребности  могут и должны быть соотнесены с  возможностями их удовлетворения, как  из внутренних, так и внешних источников.

При потреблении информация не исчезает, а изменяет свою ценность. Для управления информационными  ресурсами необходимо соответствующее  обеспечение (кадровое, техническое), то есть фирме нужна специальная  служба, которая будет планировать, оценивать и контролировать приобретение и использование ИР. Информация выступает  в качестве средства решения управленческих проблем. Информационные массивы должны создаваться и использоваться для  решения конкретных задач. Современные  технические средства позволяют  собирать неограниченные информационные массивы. В результате возникает  угроза перенасыщения информационных каналов изменений и ненужной информацией. Необходим контроль за приобретением и использованием информации.

3. Моделирование  информационного обеспечения управленческих  решений.

Для информационного обеспечения  крупные и средние фирмы создают  специальную службу отдел, который  реализуют определённые функции:

·  Создает ряд условий, при которых руководство организации  получит возможность принимать  более качественные решения на основе информации меньшего количества, но лучшего  качества.

·  Внедряет в процессы производства и использование информации «методов анализа» на стоимость –  результативность.

·  Внедряет в каждом подразделении практику составления планов развития информационных ресурсов (ИР).

·  Выявляет достижения в  области информатики и обеспечивает их внедрения в информационную деятельность фирмы.

Структура службы:

В целях определения рациональной структуры службы и её места в  системе управления американские специалисты  выделяют несколько тезисов:

-   Организационный  статус службы в целом достаточно  высок. Чаще всего эти службы  подчиняются высшему руководству  в лице президента или вице-президента  фирмы.

-   Структура службы  определяется набором тех информационных  функций, выполнение которых необходимо  для решения задач фирмы.

-   Структура зависит  также от структуры управления  организации в целом.

На начальном плане  СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста и вычислительный центр. В дальнейшем в структуру  СЛУВИ стали вводиться: отдел  передачи информации, электронной почты, отдел телефонной и телеграфной  связи, отдел анализа использования  информации и т.д. В настоящее  время большое внимание уделяется  поиску новых организационных решений, которые могли бы повысить эффективность  службы. Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они должны заниматься оценкой системы информации, существующей в фирме, оценкой технических  средств, используемых в фирме для  обработки и продвижения информации, анализ кадрового обеспечения системы  информационной деятельности фирмы.

Перед СЛУВИ выдвигаются  определённые задачи:

1.  Служба должна внедрять  содержание информации, которая  требуется для удовлетворения  потребностей управления всех  уровней.

2.  Служба должна разработать  положения, которые определяют  объём, скорость, качество информации.

3.  Служба должна устанавливать  последовательности выполнения  процедур, которые связаны с составлением, передачей, обработкой и использованием  информации.

4.  Выявление наиболее  целесообразных организационных  форм управления внутрифирменной  информацией с учётом особенностей  организации.

5.  СЛУВИ должны осуществлять  централизованное планирование  всей деятельности по приобретению  и использованию, обработке, хранению  и выдаче информации.

6.  Установление системы  приоритетов в информационном  обслуживании руководителей различного  уровня.

7.  разработка различных  мер, которые способствовали бы  повышению её эффективности.

8.  Осуществление мероприятий  по обучению и повышению квалификаций  специалистов.

Обработка информации должна рассматриваться как сфера деятельности, которая способствует улучшению  и ускорению решения управленческих задач. Высоко эффективная система информации может быть создана как при участии руководителей, так и при участии сотрудников фирмы. При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений в обработке информации. Огромное значение в повышении эффективности информационного обеспечения играет руководитель СЛУВИ.

Руководитель должен чётко  представлять себе, по каким направлениям развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества новейших разработок, определить, в  какой мере эти достижения целесообразны  и рациональны в условиях данного  предприятия.

В организациях должны постоянно  совершенствоваться организационные  формы работы самих сотрудников  и управленческого аппарата.

Руководитель СЛУВИ должен обеспечить для своего коллектива выполнение ряда условий:

-   Огромное внимание  должно быть уделено формированию  социально-психологического климата;

-   Руководитель должен  обеспечить установку оборудования, которое поможет более полно  обеспечить информационные потребности  фирмы;

-   Обеспечение подбора  квалификационного штата.

Эффективность СЛУВИ о  многом зависит от гибкости персонала, от его готовности к постоянному  обновлению, совершенствованию. Особенно актуальна проблема перевода сотрудников  к новым технологиям, к приёмам  труда, перевод сотрудников к  использованию более современных  средств. Продуктивность решения проблемы зависит от определённых условий:

-   Необходима качественная  диагностика персонала с точки  зрения того, насколько целесообразно  работать с ним по данному  вопросу.

Диагностика предполагает:

-  Отсев сотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни время, ни деньги.

-  Должны быть определены оптимальные способы работы.

- Определение критериев эффективности обучения каждого сотрудника

-   Необходимо подготовить  сотрудников к восприятию новой  информации.

Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено  на два направления:

1.  Развитие новых знаний  и навыков;

2.  Развитие личностного  потенциала.

Второе направление –  необходимый процесс перед профильным обучением, так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет  решить ряд задач профессионального  развития.

4. Влияние информации  на качество управленческих решений

Информация – одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых  областей современной науки. Это  видно хотя бы из нечеткости самих  определений понятия информации. В теории управления целесообразно  применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и  окружающей ее среде, которая уменьшает  степень неопределенности наших  знаний о конкретном объекте, это  обмен сведениями (данными) между  людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт  управленческого труда. Важно подчеркнуть  ряд требований, предъявляемых к  управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой  процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки  и передачи информации зависит эффективность  управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

- большие объемы информации  должны обрабатываться в жестко  ограниченные сроки; 

- исходная информация  подвергается неоднократной обработке  с различных производственных  точек зрения и с учетом  требований потребителей;

- исходные данные и  результаты расчетов хранятся  длительное время. 

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием  и большой емкостью памяти. Оптимальный  способ хранения производственной информации – создание баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При  этом способе создания и использования  массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных  производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих  сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Использование информации, информационных систем и информационных технологий в условиях интенсивного развития рыночных отношений становится одним из наиболее важных элементов  эффективного управления и маркетинга. Организации все чаще прибегают  к помощи современных информационных систем и технологий, чтобы следить  за увеличивающимися внешними и внутренними  потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений. Известен «рецепт  для хорошего решения: 90 % информации и 10 % вдохновения». В последние годы в менеджменте уделяется много  внимания изучению различных аспектов формирования системы информационного обеспечения управленческих решений организаций. Однако большая сложность и исключительная значимость проблемы требуют решения еще многих вопросов. В частности, пока не разработана теоретическая концепция для понимания роли информации в управлении и маркетинге. Многие менеджеры согласятся, что информация важна для выработки стратегии и осуществлении изменений, но нет определенности в том, как повлиять на использование информации или почему организации должны быть заинтересованы во внедрении и использовании системы информационного обеспечения управленческих решений? По существу, само понятие системы информационного обеспечения менеджмента и маркетинга организаций неконкретно и широко, и применяется на всех уровнях принятия решений - от стратегического до оперативного.

Для разных организаций, функциональных служб, подразделений и сотрудников  понимание необходимости использования  информации неодинаково.

Одни организации приходят к осознанию необходимости использования  разнообразнейшей рыночной, политической, технической и др. информации самыми различными путями. Данная необходимость  может выявиться при решении  какой-либо проблемы, при перестройке  процесса деятельности предприятия, или  даже при анализе деятельности конкурентов.

Другие организации не осознают, какими информационными ресурсами  они обладают. У них могут быть хорошие системы сбора и хранения текущей бухгалтерской документации, данные об объемах продаж, но когда  эта информация срочно требуется, они  не находят нужных сведений.

В третьей группе организаций  распространению информации препятствует принятая система ограничения доступа  к ней тех, кто по роду службы «не  имеет к ней отношения». Но если обмен информацией организован  на общих принципах и подчиняется  общим стандартам, действующим в  компании (это касается применяемых  систем, языков, протоколов, процедур управления файлами и т.п.), это облегчает  унификацию данных, включая данные о сделках, производственных процессах, а также стимулирует поиски новых  подходов к решению управленческих задач.

Таким образом, мы можем говорить о различных подходах к процессам  осознания, сбора, обработки, распространения  и использования информации при  принятии управленческих решений.

Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей  и прогнозируемой информации, анализе  всех факторов оказывающих влияние  на решения, с учетом предвиденья  его возможных последствий.

Руководители обязаны  постоянно и всесторонне изучать  поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать  на всех уровнях внутрифирменной  иерархической пирамиды управления. Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных  управленческих решений, настолько  велико, что оно давно превысило  человеческие возможности. Именно трудности  управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое  использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало  создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

5. Технология информационной  деятельности

Менеджеры часто бывают вынуждены  принимать управленческие решения  в условиях неопределенности и риска, причем не только из-за несовершенства хозяйственного механизма и законодательной  базы, но и из-за недостатка информации и отсутствия систем информационной поддержки управленческих решений.

Данные, уменьшающие степень  неопределенности и риска при  разработке и принятии управленческих решений, формируют основу системы  информационно-аналитического обеспечения  принятия управленческих решений. При  определении потребности менеджеров в информации необходимо обратить внимание на три вопроса:

1. Для каких управленческих  решений требуется информация? Для  ответа на этот вопрос можно  использовать классификацию информации  по функциям управления, выделив  следующие типы информации:

- социально-диагностическую; 

- проективную; 

- стратегическую;

- директивно-нормативную; 

- тактическую; 

- организационную; 

- регулирующую;

- распорядительную;

- учетную; 

- контрольную. 

Обычно для планирования и контроля (в таких случаях  управленческая проблема достаточно хорошо структурирована) используется стандартизированная  информация. Однако если информация предназначена  для разрешения нетипичных проблем, то ее поиск становится объектом исследования.

2. Насколько точно определена  проблема? Зачастую менеджер не  знает заранее, какую информацию  он хочет получить. По мере  того, как он больше узнает  о проблеме и точнее может  ее сформулировать, изменяется его  потребность в информации и методах ее сбора.

3. Существуют ли (и если существуют, то, какие) ограничения (в ресурсах, деньгах, времени и т. д.) в сборе необходимой информации? Финансовые ресурсы, навыки в сборе информации, операционные возможности и временные ограничения оказывают влияние, с одной стороны, на качество, регулярность получения, полноту собираемых данных, а с другой стороны - на своевременность и быстроту получения информации.

При организации сбора  и регистрации данных по принципу последовательных решений могут  использоваться различные виды информационных технологий:

- сбор и регистрация  данных непосредственно в процессе  производства в форме единоличного  документа и использование центрального  ЭВМ для регистрирования данных;

- получение сводного документа,  использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

Технология информационной деятельности предполагает использование  и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.:

1. Создание системы записей  цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных  программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование  информации. К важнейшим видам  записей относится технологическая  документация, научная документация, данные учёта и финансовой  отчётности, тексты контрактов и  различных договоров, тексты годовых  фирменных отчётов, данные для  разработки планов и показатели  самих планов. Записи фиксируют  первичные данные. Обычно записи  первичных данных делят на  две группы:

- Стратегические отчётные  показатели, а также текстовая  информация, которая характеризует  текущее состояние фирмы и  перспективы её развития;

  - Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.

2. Использование форм  в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится  на определённые формы, которые  выступают в качестве носителей  этой информации. Формы могут  содержать информацию о фирме  в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет  свой перечень статистической  информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований. Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.

3. Формирование баз данных. Информационные БД включают весь  комплекс статистических показателей,  которые характеризуют деятельность  фирмы и её подразделений. Но  они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:

- Система хранения и  обновления данных;

- Вопрос об основной  увязке данных;

- Вопрос о возможности  проведения сравнения хранения  в БД. Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.