Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Понятие электронного документа

Введение
Понятие электронного документа

3. Достоинства и недостатки применения электронных документов

4. Понятие электронно-цифровой подписи

5. Этапы становления электронно-цифровой подписи в РФ

6. Способы защиты электронно-цифровой подписи

7. Применение электронно-цифровой подписи в органах власти

8. Использованная литература

1. Введение

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами.

2. Понятие электронного документа

Электронный документооборот — это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства".

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ – это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение технических процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.

Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов.

Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота.

Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.

Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем.

Электронный документооборот – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу. Система не может быть внедрена "с нуля", поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности. Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:

Средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому программному оборудованию документооборота;
Обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех работников, работающих с документами;
Средств связи между всеми рабочими местами;
Автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;
Психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;
Служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе электронного документооборота.

Запуск любой комплексной информационной системы требует не только установки оборудования и настройки программного обеспечения, но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы – тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а также сразу запуска системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя относительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя их интеграционной системой.

С технологической точки зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов.

Предварительное внедрение и эксплуатация системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота и делопроизводства, но и познакомит на практике служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическая готовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения. Технологически же использование в обеих системах родственного современного универсального программного обеспечения от одного производителя позволит более качественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электронную форму.

Основной технологической проблемой для служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку.

Система электронного документооборота позволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся как неофициальные данные, так и документы, обрабатываемые "официальным" документооборотом и архивным делом.

Все это позволяет существенно повысить эффективность труда при подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство. В подготовке новых документов могут легко использоваться не только личные или коллективные наработки служащих, но и фрагменты или аналитические материалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контроле прав доступа к информации) имеющихся документов. Это существеннейшим образом повышает эффективность труда и качество подготавливаемых документов.

Итак, технология электронного документооборота позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний. Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств.

Достоинства и недостатки электронного документооборота

Электронный документооборот имеет достоинство и недостатки, плюсы и минусы в использовании в организации.

Взвесить "все за и против" внедрения системы электронного документооборота в компании, это очень важная часть при планировании структуры компании и типа ее документооборота. Хотя многие руководители, не уделяют достаточно внимания вопросу автоматизации документооборота и бизнес-процессов в целом, но это лишь те руководители, которые не знают преимущества электронного документооборота.

Основные достоинства электронного документооборота проявляется в том, что при его использовании все отделы и структуры компании будут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри компании. Также, немаловажным фактором, ставящий электронный документооборот на порядок выше обычного, является сохранность и безопасность документов. В современных системах используется шифрование данных, которое может пресечь попытки создания утечки информации. При использовании такого типа документооборота, возрастает производительность сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

полностью автоматизировать процесс работы с документами;
обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
повысить эффективность работы с документами;
повысить корпоративную культуру работы с документами;
значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;
значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;
обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;
упорядочить процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);
обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;
обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;
обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;
Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);
проследить историю создания документа;
обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;
выстроить отлаженную систему поручений;
обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;
производить сортировку документов по любым критериям;
обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;
обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;
обеспечить архивное хранение электронных образов документов;
обеспечить регламентацию прав доступа;
обеспечить мгновенный доступ к документам;
уменьшить количественные потери документов;
увеличить производительность труда;
сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;
придать юридическую силу электронным документам;
сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;
сократить количество внутренних и внешних курьеров;
обеспечить ведение информационно-справочной базы;
предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);
Поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ.
Поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки)
Поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов);
Наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);
Обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).

Но при всех достоинствах системы электронного документооборота, она имеет свои недостатки. Их стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении систем электронного документооборота. Если компания внедряет систему электронного документооборота с самого своего основания, то "стрессов" у сотрудников оно не вызовет. А если решение принимает компания, у которой уже достаточно долгое время действует обычный документооборот, то нужно принимать во внимание то, что реформирование системы может вызвать ряд "стрессов" у сотрудников. Все новое, принимается с трудностями. Также, нужно принять во внимание тот факт, что компания может понести затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание.

Также существуют пробелы в информационной безопасности. Так как рынок наводнен "пиратским" дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что можно говорить о предприятиях мелкого и среднего бизнеса. Конкуренция – закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

Следующий недостаток это резкое увеличение потока документооборота. Как результат – серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

И еще один недостаток – это увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

После рассмотрения системы электронного документооборота можно сделать вывод, что оно имеет свои достоинства. И недостатки и внедрение её в организацию зависит от руководителя. Так как каждый руководитель лично отвечает за то, насколько продуктивным будет его бизнес.

Понятие электронно-цифровой подписи

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа. Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить:

Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.
Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.
Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Все эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для следующих целей:

Декларирование товаров и услуг (таможенные декларации)
Регистрация сделок по объектам недвижимости
Использование в банковских системах
Электронная торговля и госзаказы
Контроль исполнения государственного бюджета
В системах обращения к органам власти
Для обязательной отчетности перед государственными учреждениями
Организация юридически значимого электронного документооборота
В расчетных и трейдинговых системах

Сегодня электронная цифровая подпись (ЭЦП) применяется в основном для сдачи налоговой отчетности. В 2010 году свыше половины всех налоговых деклараций поступают в ФНС уже в электронном виде. На данный момент 50 с небольшим процентов налоговых деклараций — электронные. Такая налоговая декларация подписывается ЭЦП и имеет юридическую силу.

То есть ЭЦП работает, этим пользуется более миллиона отечественных бизнесов, часто и не зная об этом, потому что мало кто интересуется, что там в бухгалтерии происходит.

ЭЦП - это аналог собственноручной подписи в офлайне. Подписывая какой-нибудь чек или документ, платя по кредитной карте, ты подтверждаешь: "Да, я понимаю, что я делаю". Это имеющая юридическую силу операция. То же самое с электронной подписью - это сертификат, ассоциированный конкретно с тобой как с человеком.

В российском законодательстве цифровую подпись получает именно физическое лицо, ее удостоверяет один из примерно пятидесяти удостоверяющих центров, и человек может действовать от имени организации в рамках своих полномочий. Например, если гражданин как должностное лицо организации имеет право на подпись документов без доверенности, это можно делать и с использованием ЭЦП.

Также при определенных условиях, которые прописываются в цифровом сертификате, человек может использовать цифровую подпись как для того, чтобы представлять свою компанию, так и для осуществления от своего личного имени каких-то операций, не связанных с бизнесом компании. Технически все может работать и для частного использования тоже.

ЭЦП выдается, когда пользователь приходит в уполномоченную для этого организацию (сегодня, как правило, в частную, коммерческую), у него смотрят паспорт и говорят: "Да, мы увидели тебя лично. Мы убеждены, что ты нас не обманываешь, и мы знаем, что ты это ты. Мы готовы конкретный цифровой сертификат проассоциировать с тобой как с личностью". Тогда можно, скажем, через интернет подписывать что-то этим сертификатом и совершать "виртуальные" действия от имени реально существующего физического лица.

Проблема заключается в том, что в интернете такие методы предварительной авторизации плохо работают для частных лиц. Например, простая комбинация "логин плюс пароль" знакома всем и работает хорошо. Пойти сначала и показать кому-то паспорт для получения сертификата — кажется обычному пользователю сложноватым. Вернее, пользователь как частное лицо не получает пока через интернет каких-то важных сервисов, ради которых хотелось бы пойти и показать пусть даже один раз кому-то паспорт.

Нельзя сказать, что где-то использование ЭЦП в частных целях приняло какой-то большой размах.

Вопрос выдачи сертификата и того, насколько честно этот процесс проходит - действительно ли посмотрели в паспорт? - очень важен. Использование ЭЦП в отношениях "государство-гражданин" или "бизнес-гражданин" в дальнейшем будет позволять совершать, например, операции, связанные с выдачей кредитов, а если сертификат гражданину был выдан с нарушением процедуры, по чужому паспорту или вовсе без документов, что тогда?

Хотелось бы, чтобы сложилась такая система, когда ты, получив ЭЦП у одного, любого, удостоверяющего центра, сможешь применить эту подпись на любом сервисе, принимающем цифровую подпись. Чтобы было по сути неважно, у кого ты получил ЭЦП. Ты же при смене нового провайдера электронной почты все равно можешь любому человеку написать письмо.

Сейчас, если мы с тобой два бизнеса, мы должны прописывать бумажный договор и выставлять бумажные счета, обмениваться бумажными же счетами-фактурами или актами. Это замедляет бизнес. Если мы в разных городах, это неудобно.

Наверное, было бы здорово, если бы мы с тобой могли в электронной форме заключать договор и обмениваться потом всей документацией. Это физически ускорило бы бизнес и сделало его эффективнее.

Сегодня мы можем обсудить договор по электронной почте. Подписать его в электронной форме нам пока сложно. Честно говоря, с появлением закона об ЭЦП такая возможность есть, но пока не создана простая система, позволяющая делать это легко. В ближайшее время такие инструменты станут доступны любому бизнесу в нашей стране.

В данное время уже практически принята нормативно-правовая база, которая позволит реализовать так называемые электронные счета-фактуры. Сейчас, когда одна компания у другой что-то купила, она должна подписать и отправить бумажку под названием "счет-фактура". Это будет основанием для исчисления налога на прибыль и НДС.

Ежегодно в нашей стране отправляется до двадцати миллиардов таких "бумажек". Можно представить себе стандартную пачку чистой бумаги в 500 листов, которая весит килограмма полтора-два. Двадцать миллиардов листочков — это огромный лес. Это число растет, потому что в бизнесе происходит все больше транзакций.

Благая задача: сделать так, чтобы двадцать миллиардов бумажек, а также договоров на нескольких листах, счетов и прочих документов превратить в "цифру". Это будет через пять лет, а возможно и раньше. Через пять лет это будет уже очень хорошо работать.

В случае с электронным документооборотом и ЦП все основные технологии уже созданы. Нет потребности в чем-то таком прорывном, что бы дало какое-то супербурное развитие. Я бы хотел, чтобы у нас сейчас оказалось законодательство 2015 года, и принятие ЭЦП у людей было таким, каким оно будет в 2015 году. Сейчас имеет место такая уникальная ситуация, когда все готово. Просто люди должны между собой договориться и начать эксплуатировать.

Все есть, все изобретено, и для начала надо просто реально пользоваться тем, что есть. Я думаю, что за пять лет просто люди хорошо договорятся между собой и будут доверять электронной подписи точно так же, как собственноручной.

В данный момент ЭЦП в российском варианте хорошо, массово работает только на Windows. Применительно к интернету — в браузере Internet Explorer. Под "хорошо" я подразумеваю простоту установки и настройки соответствующего софта и принципиальную его доступность под различные малоприменяемые операционные системы.

Так сложилось, что софт, который разработан для того, чтобы установить на компьютер сертификат, подписывать и шифровать данные, существует в основном для Windows. Применительно к интернету, когда нужно отправить в интернет готовые, подписанные, зашифрованные данные, это делается в одном определенном браузере. Со многими другими есть сложности, но они потихоньку решаются.

Конечно, было бы здорово, если бы появились средства так называемой криптозащиты информации, которые позволяют работать на любой платформе и в любом браузере. С этой проблемой столкнется абсолютно любой сайт, который захочет серьезно поддерживать ЭЦП. Возможно, реально ЭЦП не будет работать в Safari, Chrome, других браузерах, отличных от Internet Explorer. Над этим еще предстоит работать. Может быть, даже что-то уже создано, но в целом это большая работа, которую предстоит проделать разработчикам ЭЦП.

5. Этапы становления электронно-цифровой подписи в РФ

В январе 2002 года Президент РФ подписал закон "Об электронной цифровой подписи".

Сегодня практически ни одна конференция не обходится без того, что бы вопрос об этом законе не был, затронут в том или ином виде. Мнения высказываются порой диаметрально противоположные.

Когда закона не было с 1990 года в России на коммерческий рынок стали продвигаться так называемые технологии цифровой подписи (ЦП). Системы ЦП позволяют создавать в электронных документах аналог собственноручной подписи. При этом речь не идет, например, о технологиях, позволяющих сохранять в электронном виде графическое изображение подписи, механизмы ЦП, существенно отличаются от простого анализа изображения, и основаны на сложных математических задачах. Иными словами, подпись в электронном виде - это набор цифр, позволяющий не только идентифицировать лицо, сформировавшее эту подпись, но и обеспечить неизменность документа после подписания.

Гражданский кодекс РФ закрепил возможность использования ЦП, наряду с иными аналогами собственноручной подписи (АСП) в электронном документообороте.

С момента принятия первой части "Использование при совершении сделок ... цифровой подписи ...допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон"; "Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась"; "Договор в письменной форме может быть заключен ...путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору".

Понятие электронного документа 📙 Реферат → 🆔 207663