Понятие и организация документооборота на предприятие. Обработка входящей, исходящей, внутренней

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ»

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

                      

по курсу  «Документирование управленческой деятельности »

 Тема: «Понятие и организация документооборота на предприятие. Обработка входящей, исходящей, внутренней » 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                

                                                                                            

                                                                            Выполнила: студентка 4 курса

                                     гр. 0608 

                                              Иванова О.Е 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2012

 

Оглавление

Введение…………………………………………………………………….…...3

1. Понятие документооборота……………………………………………..…...5

2. Общая структура  документационного обеспечения  управления………....7

3. Классификация документов……………………………………………...….8

4. Нормативная база делопроизводства…………………………………….....9

5. Автоматизация документооборота………………………………………...10

6. Обработка  входящей, исходящей и внутренней  документации………….12

Заключение…………………………………………………………………….13

Список использованной литературы…………………………………………15

Практическая часть……………………………………………………………16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с. С.48..Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - М.: ИНФРА - М, 2004. - с. 645. С. 61.Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот  является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

 

 

 

 

 

 

1. Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают  организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание - М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с. С. 57.:

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных  процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление  и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач  напрямую зависит от полноты и  своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором  информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится  до исполнителей, действия которых контролируются

  Схема документационного обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это  движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

 Документооборот на предприятии

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что  и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные  возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и  внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается с  входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

 Схема документооборота

Если документ создается  в самой организации, то возникает  внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в  процессе движения должен проходить  через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Классификация документов

Существует целый ряд  вариантов классификации документов.

По происхождению - Служебные, личные

По срочности - Срочные, несрочные

По гласности - Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные

По форме - Типовые, индивидуальные

По срокам хранения - Временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей - Бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к  которым относятся:

· организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

· распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

· информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

· документы по личному  составу (трудовые книжки, контракты  с сотрудниками, личные дела сотрудников).

 

 

 

 

 

 

 

4. Нормативная база делопроизводства

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис.4.К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

  Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Например, Гражданский  кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.

Для учета, хранения и  придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к  оформлению документов зафиксированы  в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении ).Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204).

 

 

 

5. Автоматизация документооборота

В процессе автоматизации  документооборота можно условно  выделить четыре стадии (рис. 5): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

  Эволюция форм документооборота

Бумажный документооборот  означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора  десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот  с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

  Смешанный документооборот

Смешанный документооборот (рис. 6) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот  означает, что все операции с документами  производятся в электронном виде.

6. Обработка входящей, исходящей и внутренней документации

Документы, поступившие  в организацию, в том числе  созданные с помощью средств  вычислительной техники, проходят первичную  обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или  передаются исполнителям. Первичная  обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.

Ошибочно посланная  корреспонденция возвращается отправителю  или пересылается надлежащему адресату. Все конверты и бандероли за исключением  адресованных "лично", должны вскрываться. Обработанные документы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня. Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей и функций. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным лицам. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов. Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Регистрации не подлежат:

· документы, присланные в копии для сведения;

· телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

· месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

· плановые документы;

· извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;

· статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);

· сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;

· поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные  билеты;

· печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

· рекламные материалы, плакаты.

Нерегистрируемые документы  передаются в структурные подразделения  по принадлежности. Входящие документы  регистрируются в день поступления. Документы регистрируются в учреждении один раз. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется. Документы требующие обязательного рассмотрения руководства, регистрируются в Общем отделе Департамента по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии); поступающие непосредственно в структурные подразделения документы регистрируются секретарем подразделения Если поступивший документ является на запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, секретарь обязан подобрать переписку по данному вопросу. На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера. После регистрации документы докладываются руководителю или исполняющему обязанности заместителю. Документы должны передаваться руководству организации или в структурные подразделения в день поступления. Рассмотрения документов руководством должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на одни сутки. Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом. Резолюция подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей. Резолюция должна проставляться непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимо, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший её. Резолюция полностью переносится в регистрационно-контрольные формы. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями или должностными лицами, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Копии с документа снимаются при необходимости быстрого ознакомлении с документом большого числа исполнителей. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.

Заключение

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом  следует понимать создание или получение  от других организаций первичных  документов, их принятие к учету, обработку  и передачу в архив.Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот  учреждения представляет собой главную  организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Бархатнова А. Сроки  хранения документов и последствия  их утраты // Финансовая газета. - 2004. - № 44.

2. Бертяков А., Сумин  А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. - 2004. - №№ 7-8.

3. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред.  проф. В.Д. Новодворского. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 254 с.

4. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с.

5. Елгина Е.Б. Первичные  документы. - М.: Статус-кво, 2004. - 452с.

6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский  учет: Учебное пособие. - М.: ИНФРА  - М, 2004. - с. 645.

7. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.

8. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство  (документационное обеспечение управления)»  - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа - «Интел-синтез» 2001 - 324 с.

10. Храмцовская Н.А.  Что такое «документ»? /Делопроизводство  и документооборот на предприятии/ N7, июль 2004 г.

11. Тумасян Р.З. Бухгалтерский  учет: Учебное пособие. 2-е издание  - М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с.

12. Федеральный закон  РФ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском  учете»

13. Федеральный закон  от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

14. Положение по бухгалтерскому  учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. Утверждено приказом МФ РФ от 09.12.98 г. №60н.

15. Положение по бухгалтерскому  учету «Бухгалтерская отчетность  организации» ПБУ 4/99. Утверждено  приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.

16. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти ,утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 / №68

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическая часть работы

Приложения