Понятие и свойства информации и сообщения

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение…………………………………………………………….……...3

1.Понятие и свойства  информации и сообщения……………………......4

2.Понятие и свойства  документа………………………………………….7

Заключение…….………………………………………………………….15

Список использованных источников………………..…………………..16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В XXI веке целый ряд стран перешел к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение.

        Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и свойства информации и сообщения

 

Информация (от лат. information —осведомлять) – глубокое, емкое понятие. Представители разных отраслей знания формулируют понятие информации исходя из отраслевой специфики. В практической деятельности человека, в том числе в делопроизводстве, где информация рассматривается на основе отождествления её с таким понятием, как «сведения», «сообщения», «пояснения» и т.п., принята формулировка приведенная в Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: «Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их предоставления».

Так же есть и другие определения  информации:

Информация - это смысл  полученного сообщения, его интерпретация;

Информация - это содержание сообщений, а также само сообщение, данные.

Исходя из Федерального закона Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации», и других определении  «информации», «сообщение», в данной работе, будет рассматриваться как  отождествление понятию «информация».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и  др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления  деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для  целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресности, доступность для восприятия человеком.  
       Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во- вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.  
       Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса.          Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.  
       В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Информацию можно: создавать, передавать, воспринимать, использовать, запоминать, принимать, копировать, формализовать, распространять, преобразовывать, комбинировать, обрабатывать, делить на части, упрощать, собирать, хранить, искать, измерять и др.

Все эти процессы, связанные  с определенными операциями над  информацией, называются информационными  процессами.

Информация обладает рядом  свойств, таких как: идеальность, коммуникативность, трансформируемость, качество, неисчерпаемость, оптимальность, целостность и др.

Информация идеальна. "Идеальное - это то, чего в природе нет, но что конструируется человеком в  соответствии с его потребностями, интересами, целями, что подлежит реализации на практике". Пока информация находится  в памяти человека, она идеальна. И перенос ее на материальный носитель (запись на бумаге, на носителях информации в компьютере и т.д.) не означает, что информация материализуется. Материален лишь носитель информации. Сама информация по-прежнему идеальна, ибо она осталась в памяти ее создателя или человека, который был с ней ознакомлен.

Коммуникативность информации, означать способность к обмену информацией.

Трансформируемость информации означает независимость содержания информации от формы фиксации и способа предъявления.

Качество информации рассматривается  как совокупность свойств информации, характеризующих степень ее соответствия потребностям пользователей. Говоря о  качестве информации, можно выделить следующие свойства:

а) Достоверность информации. Под достоверностью информации понимается ее соответствие объективной реальности (как текущей, так и прошедшей).

Недостоверность информации может быть связана с тем, что  данные изначально были подготовлены как ложные, в результате модификации  данных или в результате того, что  данные трудно выделить на фоне регистрации  посторонних сигналов.

б) Полнота информации. Под  полнотой информации понимается ее достаточность  для принятия решения. Она зависит  как от полноты данных, так и  от наличия необходимых методов.

в) Избыточность информации. Это свойство, полезность которого мы ощущаем очень часто. Нередко  избыточность информации человек чисто  психологически воспринимает как ее качество, потому что она позволяет  ему меньше напрягать свое внимание и меньше утомляться.

г) Доступность информации - это мера возможности получить ту или иную информацию.

д) Актуальность - это степень соответствия информации текущему моменту времени.

Нередко с актуальностью, как и с полнотой, связывают  коммерческую ценность информации. Поскольку  информационные процессы растянуты  во времени, то достоверная и адекватная, но устаревшая информация может приводить  к ошибочным решениям.

Несвоевременность поступления  информации, во-первых, затягивает процесс  принятия решения, ведет к реализации деятельности в условиях большей  неопределенности, а во-вторых, приводит к снижению ценности и достоверности  информации, так как на момент принятия на ее основе корректирующих действий она в какой-то мере устаревает.

 Неисчерпаемость информации  характеризуется тем, что со временем информация не убывает, а наоборот растет. К примеру, законы издаются, и со временем в них вводят поправки, и они изменяются либо издаются новые, но при этом информация не исчезает она продолжает расти.

Оптимальность это целостность  информационной системы при наивыгоднейшей организации движения информации.

Целостность информации очень  важна так как информация должна не изменятся при выполнении любой операции над ней, будь то передача, хранение или представление.

Таким образом, информация и  сообщение являются определениями  отождествленными. Информация является очень обширным понятием, так как в разных отраслях она интерпретируется по-разному. От информации в делопроизводстве зависит правильность  создание официальных документов и организации работы с ними.

 

2. Понятие и свойства документа

 

Документ является основным объектом изучения в документоведении.

Документы используются в  различных областях деятельности, поэтому  содержание понятия «документ» многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных  законодательством Российской Федерации  случаях ее материальный носитель.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной  функцией. С помощью документа  обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации  их деятельности. Внешние связи предприятий  и организаций обеспечивает коммуникативная  функция документов.

Документ несет юридическую  функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже  об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен  юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет  воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного  уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает  эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще  есть управленческая функция, которая  позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим  или физическим лицом, оформленный  и удостоверенный в установленном  порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом  вне сферы его служебной или  общественной деятельности, то он считается  документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы. Первая —  это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства  предприятием (организацией) и его  производственной деятельностью. Эти  документы могут составлять работники  всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения  и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

- по месту составления:  внутренние (документы, составляемые  работниками данного предприятия)  и внешние (документы, поступающие  из других предприятий, организаций  и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные,  когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,  и типовые, созданные для группы  однородных предприятий. Как правило,  все типовые и трафаретные  документы печатаются типографским  способом или на множительных  аппаратах;

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения  в определенный срок, и несрочные,  для которых срок исполнения  не установлен;

- по происхождению: служебные,  затрагивающие интересы предприятия,  организации, и личные, касающиеся  конкретного лица и являющиеся  именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фото, кино, документы и т.д.

Свойства документированной  информации – это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние  и внутренние, а среди внешних  свойств выделить три группы в  зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника  и объекта или явления, которое  она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени  полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. «relevant» – уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано  другое важнейшее свойство документированной  информации - её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Ценность документированной  информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень  достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной  или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределённость, уменьшает  вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой  документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту  и избыточность информации. Избыточная информация – это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего  объёма информации, предназначенной  для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно  прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё  для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё  подряд.

Однако с избыточностью  информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что  в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации – ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверх избыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего  от уровня его компетентности, от субъективизма  в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся  человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности  информации нередко бывает связана  с преднамеренным её искажением –  дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому  важнейшим её свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г.Воробьёв) вообще полагают, что информация – это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной  информации – её доступность, т.е. возможность получения потребителем.

Защищённость – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством  документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Таким образом,   документ или документированная информация представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Документ, зафиксировав  информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Информация и сообщение  являются отождествленными понятиями, и означают: информация – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их предоставления. У информации есть своя специфика, но мы рассматривали её в делопроизводстве. Информация обладает рядом свойств, таких как, идеальность, коммуникативность, трансформируемость, качество, неисчерпаемость, оптимальность, целостность и др. От правильности информации зависит правильность  создание официальных документов и организации работы с ними.

Документ является основным объектом изучения документоведения.

Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. У документа есть ряд функций и свойств. Важнейшими свойствами документированной информации, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий.

Таким, образом, чтобы создать  документ, необходимо, чтобы была информация. Информацию (сообщение) обрабатывают и документируют на материальный носитель с реквизитами. Без информации документ существовать не может, т.к. его просто невозможно будет создать.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Басаков М.И. «Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления) : учебное пособие / Изд. 3-е, испр. и доп. – Ростов – на –Дону: Феникс, 2009. – 473 с.
2. Кузнецова, Т.В. и др. Документы и делопроизводство; М.: Экономика, 2010. - 271 c.
3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); М.: Управление персоналом, 2011. - 200 c
4. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.- 8-е изд., / Н.Н. Кушнаренко. - К.: Знания, 2009.- 456 с.
5. Непогода, А.П.; Семченко, П.А. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации; Омега-Л, 2010. - 480 c.
6. Островский В.П., Уткин А.И. История России XIX.: учебное пособие для общеобразовательных учебных заведений. – М.: Дрофа, 2009.-512с.
7. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство; М.: Приор, 2011. - 144 c.
8. Труханович, Л.В. и др. Справочник по кадровому делопроизводству; Дело и сервис, 2009. - 608 c.
9. Янковая В.Ф. Изменение функций на современном этапе развития В.Ф. Янковая. // Делопроизводство. 2009. - № 1. С.41-44

 

 

16