Понятие и виды справок

3

Содержание

1. Справки…………………………………………………………………………….3

1.1 Понятие и виды справок………………………………………………………...3

1. 2 Особенности составления и оформления  различных видов справок……….4

1.3 Порядок выдачи справок с места учебы, работы……………………………...5

2. Акты………………………………………………………………………………..9

2.1 . Понятие и виды актов. Реквизиты и построение текста акта………………..9

2.2 Составление и оформление актов……………………………………………..13

3.Договора…………………………………………………………………………..15

3.1 Понятие и базовая структура договора……………………………………….15

3.2 Виды договоров. Особенности и содержание договора поставки…………..16

3.3 Особенности и содержание договора поставки………………………………21

3.4 Протокол разногласий к договору поставки………………………………….24

Задание 1…………………………………………………………………………….26

Задание 2…………………………………………………………………………….27

Задание 3…………………………………………………………………………….28

Список использованной литературы……………………………………………...29

1. Справки

1.1 Понятие и виды справок

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера.

Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).[1]

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки.

Архивная справка – это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.[2]

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

1. 2 Особенности составления и оформления  различных видов справок

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

– адресат;

– заголовок к тексту;

– текст;

– отметка о наличии приложения (если оно имеется);

– отметка об исполнителе (при необходимости);

– визы;

– подпись;

– дата;

– регистрационный индекс.

Заголовок к тексту справки строят по схеме «О чем?». Он включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

– руководителю вышестоящего органа;

– организации в целом;

– структурному подразделению организации;

– конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.[3]

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляют на бланках формата А5, подписывают два лица – руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров. Справки заверяются печатью.

1.3 Порядок выдачи справок с места учебы, работы

Справки с места работы занимают особое место в составе документации по кадрам (личному составу). Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта. К числу последних относятся:

1) место работы (организация и ее структурное подразделение);

2) должность или профессия;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии);

4) размер заработной платы.

Справки с места работы также могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения других фактов.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работником истребуется справка.

Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

К оформлению справок с места работы предъявляется ряд требований.

Как правило, справка оформляется на бланке-шаблоне (трафаретном бланке). На практике используются два подхода к его составлению. При первом адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»; при втором — он выносится в правый верхний угол бланка.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться максимально полно: наименование организации; место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник; номера телефонов и факса, а также сведения об иных формах связи. Если в справке указывается размер заработной платы, то указываются банковские реквизиты, ИНН организации. В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о регистрации юридического лица. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации. В этом случае объем информации об организации соответствует тому, который одобрен руководством организации при утверждении фирменного бланка.

Сведения в справку о должности (профессии), структурном подразделении, отпусках, периодах работы в организации вносятся на основании данных личной карточки, приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу и других приказов по кадрам (личному составу). В справке о трудовом стаже указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах.[4]

Оформляя справку о заработной плате, необходимо выяснить у работника, в каком объеме необходима информация. Если адресата, для которого оформляется справка, интересует только оклад, то в ней указывается размер оклада; при этом не указываются данные об иных составляющих заработной платы. Если же интересует размер месячной заработной платы — указывается общий размер (оклад (тарифная ставка) и выплаты компенсационного и стимулирующего характера) согласно штатному расписанию. Если справка готовится для представления в государственные органы (для расчета размера различного рода пособий), в суд (для определения сумм, причитающихся работнику), указывается средняя заработная плата, рассчитанная по правилам, установленным статьей 139 Трудового кодекса РФ. В отдельных случаях может потребоваться указание заработной платы за каждый месяц в течение предшествующего составлению справки года. Источниками информации о заработной плате являются штатное расписание, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, расчетные листки.

При оформлении справок, подтверждающих, что работник не использует отдельные виды отпусков, льготы и преимущества, источниками информации являются те же личные дела работников, а также график отпусков и иная документация по кадрам.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ справка с места работы должна быть заверена надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. По общему правилу справка с места работы подписывается руководителем организации. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами организации (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано заместителю руководителя организации по персоналу на основании приказа о распределении обязанностей). Если в справке указывается размер заработной платы работника, обязательным является проставление подписи главного бухгалтера.

Справка с места работы заверяется печатью организации.[5]

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала или книги. Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки. Краткое содержание справки включает в себя лишь вводную часть этого документа — «о заработной плате», «о стаже» и т.д. В графе «Куда (кому) предназначена» проставляется наименование органа, юридического лица, должностного лица, для представления которому выдана справка. В случае неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту требования». Ведет журнал (книгу) учета справок с места работы инспектор по кадрам или иной работник отдела кадров.[6]

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

-справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;

-справка о подтверждении перевода из другого ОУ;

-справка для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

2. Акты

2.1 . Понятие и виды актов. Реквизиты и построение текста акта

Одним из видов документов, с которыми в своей деятельности часто сталкиваются организация и ее кадровая служба, является акт. В широком смысле акты — это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и др.).

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.).

В этой области термин «акт» выступает не как обозначение вида документа, а родовое понятие для группы документов. Например, к законодательным актам относятся такие виды документов, как Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации; к нормативным правовым актам (актам законодательства), кроме перечисленных, относятся такие виды документов, как постановления Совета Депутатов, постановления и приказы министерств и иных органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др.

Акты гражданского состояния — это акты, подтверждающие в установленном порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества. Им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др. Акты международного права — это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др.

Оставив в стороне юридический аспект, акту можно дать следующее определение: Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Как видно из определения, в большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (авария, хищение и т.п.). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом — ревизором, инспектором и т.п. Акты готовятся по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д. Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, то единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативно-методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

- наименование организации;

- название вида документа;

- дата;

- индекс;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- виза ознакомления с актом;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- подпись.

Дополнительными реквизитами акта могут быть: гриф утверждения; код организации по ОКПО; код документа по ОКУД (для документов, входящих в УСОРД, код по ОКУД, как было сказано выше, имеет лишь форма акта о ликвидации (реорганизации) организации (предприятия); отметка о контроле.

Существуют следующие виды актов:

1. Акты Правительства Российской Федерации. Правительство Российской Федерации на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, нормативных указов Президента Российской Федерации издает постановления и распоряжения, обеспечивает их исполнение.

Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Правительства Российской Федерации. Акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющим нормативного характера, издаются в форме распоряжений Правительства Российской Федерации.

2. Акты, не подлежащие государственной регистрации.

Не подлежат направлению на государственную регистрацию ведомственные акты, не содержащие правовых норм, затрагивающих права, свободы и законные интересы граждан или не носящих межведомственный характер. Такими актами являются, в частности:

- акты персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

- акты, действие которых исчерпывается однократным применением, кроме актов об утверждении положений, инструкций и других аналогичных документов, содержащих правовые нормы;

- акты оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

- акты, которыми решения вышестоящих органов доводятся до сведения органов и организаций (предприятий, учреждений) системы министерства, ведомства;

- акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений министерств, ведомств и не содержащие новых норм;

- акты нормативно-технического характера (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные справочники, формы отчетности и т.п.);

- акты рекомендательного и методического характера.

3. Акты оказания услуг. Обосновать арендные платежи не сложно, поскольку их необходимость очевидна. На первый взгляд, и с документальным подтверждением таких затрат не должно быть особых проблем. Ведь, если оплата производится ежемесячно, то актов оказанных услуг у фирмы соберется предостаточно. Вот только на деле оказывается что, документ почти нечего не подтверждает.[7]

Для чего стороны составляют акт? Ответ на вопрос очевиден: с целью зафиксировать тот факт, что обязательства по договору выполнены. Однако если при заказе работ все более или менее ясно – результат имеет вещественную форму, то при оказании услуг исполнитель не передает заказчику никакого материального результата. Соответственно, и заказчику принимать нечего, а значит, составление акта в том виде, в котором он оформляется при выполнении работ, теряет всякий смысл. [8]

4. Локальные нормативные акты организации. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

2.2 Составление и оформление актов

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.[9]

Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

-постоянные реквизиты «единого бланка»:

-эмблема (03);

-наименование организации (06);

-наименование вида документа (08) (АКТ);

-переменные реквизиты «единого» бланка:

-дата (09);

-регистрационный номер (10);

-место составления или издания документа (12);

-заголовок (17);

-текст (19);

-отметка о наличии приложения (20)[10];

-подписи членов комиссии (21);

-гриф утверждения (15).

Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.[11]

Акт подписывают все члены комиссии. Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15).

3. Договора

3.1 Понятие и базовая структура договора

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

К договорам применяются правила о двух- и многосторон­них сделках, предусмотренные главой 9 настоящего Кодекса.

К обязательствам, возникшим из договора, применяются об­щие положения об обязательствах (статьи 307 - 419), если иное не предусмотрено правилами настоящей главы и правилами об от­дельных видах договоров, содержащимися в настоящем Кодексе.

К договорам, заключаемым более чем двумя сторонами, об­щие положения о договоре применяются, если это не противоре­чит многостороннему характеру таких договоров.

Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Существенными являются условия о предмете договора, усло­вия, которые названы в законе или иных правовых актах как су­щественные или необходимые для договоров данного вида, а так­же все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.

Договор признается заключенным в момент получения ли­цом, направившим оферту, ее акцепта.

Если в соответствии с Законом для заключения договора необходима также передача имущества, договор считается заклю­ченным с момента передачи соответствующего имущества (ста­тья 224).

Договор, подлежащий государственной регистрации, счита­ется заключенным с момента его регистрации, если иное не уста­новлено законом.

Договор может быть заключен в любой форме, предусмот­ренной для совершения сделок, если законом для договоров дан­ного вида не установлена определенная форма.[12]

Если стороны договорились заключить договор в определен­ной форме, он считается заключенным после придания ему услов­ленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида та­кая форма не требовалась.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а так­же путем обмена документами посредством почтовой, телеграф­ной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Структура договора будет такова:

1. Преамбула

2. Предмет договора

3. Права и обязанности сторон

4. Цены и порядок расчетов

5. Ответственность сторон

6. Срок действия договора

7. Прочие условия

8. Реквизиты и подписи сторон

3.2 Виды договоров. Особенности и содержание договора поставки

Многочисленные гражданско-правовые договоры обладают как общими свойствами, так и определенными различиями, позволяющими ограничивать их друг от друга. Для того, чтобы правильно ориентироваться во всей массе многочисленных и разнообразных договоров, принято осуществлять их деление на отдельные виды. В основе такого деления могут лежать самые различные категории, избираемые в зависимости от преследуемых целей. Деление договоров на отдельные виды имеет не только теоретическое, но и важное практическое значение. Оно позволяет участникам гражданского оборота достаточно легко выявлять и использовать в своей деятельности наиболее существенные свойства договоров, прибегать на практике к такому договору, который в наибольшей мере соответствует их потребностям.

Поскольку договору являются разновидностью сделок, на них распространяется и деление сделок на различные виды. Так, общее для всех сделок учение об их делении на консенсуальные и реальные в равной мере применимо и к договорам. В предложенной теме мы рассмотрим такое деление, которое имеет отношение только к договорам и не применяется к односторонним сделкам.

Основной договор непосредственно порождает права и обязанности сторон, связанные с перемещением материальных благ, передачей имущества, выполнением работ, оказанием услуг и т.п.

Предварительный договор - это соглашение сторон о заключении основного договора в будущем. Большинство договоров - это основные договоры, предварительные договоры встречаются значительно реже. До введения в действие на территории Российской Федерации ст. 60 Основ гражданского законодательства 1991 г. гражданским законодательством России прямо не предусматривалась возможность заключения предварительных договоров. Однако заключение таких договоров допускалось, постольку это не противоречило основным началам и общему смыслу гражданского законодательства России. В настоящее время заключение предварительных договоров регламентируется ст. 429 ГК России. В соответствии с указанной статьей по предварительному договору стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором. Предварительный договор заключается в форме, установленной для основного договора, а если форма основного договора не установлена, то в письменной форме. Несоблюдение правил о форме предварительного договора влечет его ничтожность.

Предварительный договор должен содержать условия, позволяющие установить предмет, а также другие существенные условия основного договора. Так, стороны могут заключить договор, по которому собственник жилого дома обязуется его продать покупателю, а покупатель купить жилой дом в начале летнего сезона. В указанном предварительном договоре обязательно должно содержаться условие, позволяющее определить тот жилой дом, который в будущем будет продан. В противном случае данный предварительный договор будет считаться не заключительным. В этом же договоре может быть указание на цену, по которой жилой дом будет продан, или установлен порядок ее определения. Однако отсутствие последнего условия не влияет на действительность данного предварительного договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары.

В предварительном договоре указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор. Если такой срок в предварительном договоре не определен, основной договор подлежит заключению в течение года с момента заключения предварительного договора. Если в указанные выше сроки основной договор не будет заключен и ни одна из сторон не сделает другой стороне предложение заключить такой (оферта) , предварительный договор прекращает свое действие.