Понятие и виды управленческого общения

Содержание

Введение

1.Понятие управленческого общения

1.2. Виды управленческого  общения

2. Управление как совокупность  взаимодействующих элементов.

2.1.Взаимодействие объекта и субъекта управления

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Управление любой системой в  простейшем виде может быть рассмотрено  в виде контура управления, как  совокупность двух взаимодействующих  подсистем - субъекта управления (управляющей  подсистемы) и объекта управления (управляемой подсистемы). Управление - есть процесс воздействия субъекта на объект в целях перевода его  в новое качественное состояние  или поддержания в установленном  режиме.

В самом общем виде управление предстает как определенный тип  взаимодействия, существующий между  двумя субъектами, один из которых  в этом взаимодействии находится  в позиции субъекта управления (СУ), а второй - в позиции объекта  управления. Данное взаимодействие характеризуется  следующими моментами:

субъект управления направляет объекту управления импульсы воздействия, которые содержат в себе информацию относительно того, как должен функционировать в дальнейшем объект управления. Данные импульсы будем называть управленческими командами;

объект управления получает управленческие команды и функционирует  в соответствии с содержанием  данных команд.

Для того чтобы между двумя субъектами существовала управленческая связь  и соответственно осуществлялось управленческое взаимодействие, необходимо, чтобы  между этими субъектами существовали отношения управления. Они являются основой возможности осуществления  управления, так как именно они  задают возможность вырабатывать управленческие команды и готовность эти команды  выполнять. Отношения управления не являются изначальными отношениями, а  базируются на более глубинных отношениях, таких как экономические либо морально-этические отношения.

В настоящее время особое внимание в управлении стало уделяться  организационной культуре, обеспечивающей удовлетворение потребностей высшего  уровня, а также проблемам эффективных  коммуникаций, следовательно, Актуальность данной работы обусловлена тенденцией изучения сущности процесса управления и управленческих отношений. Это  и определяет познавательную функцию  теории управления, она же является и доминирующей.

Задачи:

- изучение наиболее важных, типичных форм управленческих отношений, в которых проявляется взаимодействие управляющих и управляемых;

 -определение основных тенденций развития управленческих процессов;

- анализ механизмов прямой и обратной связей объекта и субъекта управления.

Объектом курсовой работы является взаимосвязь объекта и субъекта управления, механизмы прямой и обратной связи.

Предметом же выступает управленческое общение и коммуникации в процессе управленческой деятельности.

Целью данной работы является анализ взаимосвязи объекта и субъекта управления, а также выявление  основных механизмов прямой и обратной связи.

Курсовая работа состоит из трех частей, в каждой из которых изложен  основной материал по данной теме. В  первой части данной работы раскрыты особенности управленческого общения, его структура и основные функции. Во второй части рассматривается  взаимосвязь и взаимодействие важнейших  элементов управленческого процесса, т.е. объекта и субъекта управления. Заключительная часть раскрывает основные механизмы и принципы обратной связи  в управленческой деятельности.

При написании данной курсовой работы были использованы пособия следующих  авторов: Бурганова Л. А. Теория управления, Глущенко Е. В., Захарова Е. В., Тихонравов Ю. В. Теория управления, Пикулькин А. В. Система государственного управления, Франчук В. И. Общая теория управления, и многих других.

1. Понятие управленческого  общения и основные подходы  к его рассмотрению

Прежде чем приступить к рассмотрению содержания и особенностей общения  руководителя и подчинённого, необходимо ввести понятие управленческого  общения, поскольку термин «деловое общение» является слишком широким  для этой ситуации. Ведь он охватывает и общение, например, врача и пациента, педагога и учащегося. В общении  руководителя и подчинённого ярко выражен  ролевой характер, неравномерно распределены инициативы и обязанности, ответственности, определяющие зависимость одного участника общения от другого.

Таким образом, управленческое общение - это деловое общение  между субъектом и объектом управления в социальных организациях, осуществляемое знаковыми средствами, обусловленное  потребностями управления их деятельностью.

Предметом анализа в данной работе будет в основном межличностное  общение, то есть общение начальника и подчинённого.

Общение руководителя с подчинённым  неразрывно связано с управленческой деятельностью вообще. Идея «вплетённости  общения» в управление позволяет  детально рассмотреть вопрос о том, что именно в деятельности руководителя определяет общение. В целом же можно  констатировать, что посредством  общения организуется и реализуется  управление. Благодаря присущей ему  функции воздействия, общение позволяет  согласовывать действия различных  его участников.[2, с.46]

Структура управленческого  общения.

Как правило, в общении  выделяют три стороны: коммуникация, понимая в узком смысле слова  как обмен информацией между  субъектом и объектом управления; интеракция - их взаимодействие, предполагающее определённую форму организации  совместной деятельности; межличностная  перцепция - процесс взаимопознания объектом и субъектом управления друг друга как основа для их взаимопонимания.

КОММУНИКАТИВНАЯ СТОРОНА.

В процессе общения субъект  и объект управления обмениваются разного  рода информацией. Не менее важен  также осуществляемый в ходе общения  обмен настроениями, интересами, чувствами. Это предстаёт как коммуникативный процесс. Комплекс знаков, используемых в данном случае (речь, жесты и так далее), направлены на обеспечение исполнения принятого решения.

Специфика коммуникативных  процессов проявляется в следующих  особенностях:

q В характере процесса  обратной связи;

q Наличии коммуникативных  барьеров;

q Наличии феномена коммуникативного  влияния;

q Существование различных  уровней передачи информации.

С точки зрения эффективности  управления, для руководителя очень  важно понимание этих особенностей и их учёт в повседневной деятельности. Кроме того очень важно правильно  понимать назначение и уместность следующих  знаковых систем:

q Вербальные средства  коммуникации - речь, пара- и экстралингвистические  системы (интонация, неречевые  вкрапления в речь - паузы и  так далее)

q Невербальные, или экспрессивные,  средства коммуникации - оптико-кинетическая  система знаков (жесты, мимика, пантомимика), система организации пространства  и времени коммуникации, система  «контакта глазами».[2, c.58]

Каждая в отдельности  знаковая система являет собой некий  рычаг в установлении правильного (корректного), зависящего от ситуации, контакта с подчинёнными, умение влиять на его психику и его внутреннее состояние без непосредственного  вмешательства. Невозможно, например, создание доброжелательной и доверительной  атмосферы в беседе, если один из её участников своим внешним видом  постоянно подчёркивает своё превосходство. В результате нарушается один из основных принципов проведения беседы - создания атмосферы взаимного доверия. Интеллектуальный потенциал подчинённого в таком общении скорее всего не будет использован.

ИНТЕРАКТИВНАЯ СТОРОНА

В результате взаимодействия объекта и субъекта управления решение  принимается последним, то есть вышестоящим. И задача взаимодействия усложняется  тем, что объект управления должен её воспринять на уровне побуждения к  действию. Стратегии общение, избранные  руководителем (в большинстве случаев  неосознанно), определяет стиль общения  и управления. . В литературе описаны  пять основных типов управляющих  в зависимости от направленности руководителя на интересы дела или  на заботу о взаимоотношениях с людьми:

1. «либерал» (максимальное  внимание к людям, минимальное  внимание к работе);

2. «организатор» (высокая  ориентация на эффективную работу  в сочетании с доверием и  уважением к людям);

3. «манипулятор» (умеренное  внимание к работе, незначительное  внимание к людям);

4. «пессимист» (незначительное  внимание к производству и  к людям);

5.«диктатор» (максимальное  внимание к работе, незначительное  внимание к людям).

ПЕРЦЕПТИВНАЯ СТОРОНА

С точки зрения эффективности  управления, процесс восприятия объекта  и субъекта управления друг другом не являются равноценным. Каждый руководитель понимает, насколько важно сформировать необходимый образ у подчинённого. В менеджменте существует даже такое понятие как самопрезентация руководителя. Вместе с тем, особенность именно этой стороны делового общения в управлении зачастую не учитывается.

Межличностная перцепция - процесс  взаимопознания субъектами общения  друг друга как основа для их взаимопонимания. Эта сторона управленческого  общения включает в себя определённые механизмы взаимопонимания и  прогнозирования поведения партнёра. Важную роль при этом играют коммуникативные  барьеры, механизмы психологической  защиты личности.

Функции управленческого  общения

Предмет изучения общения руководителя с  подчиненным является многосторонним и неоднозначным. В процессе взаимодействия субъект и объект управления выполняют  сотни различных функций, которые  в свою очередь подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение).

Для такого аспекта рассмотрения, как этика делового общения в  управлении, наиболее важны следующие  функции:

1. Функция социализации. Включаясь в совместную деятельность  и общение, молодые сотрудники  не только осваивают коммуникативные  умения и навыки, но и учатся  быстро ориентироваться в собеседнике,  ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также  очень важно как в плане  межличностной адаптации, так  и для осуществления непосредственной  профессиональной деятельности. Важное  значение имеет приобретаемое  при этом умение действовать  в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое  отношение к другим сотрудникам.

2. Контактная функция.  Цель этой функции - установление  контакта как состояния обоюдной  готовности руководителя и подчинённого  к приёму и передаче сообщения  и поддержания взаимосвязи в  форме взаимоориентированности.

3. Координационная функция,  цель которой - взаимное ориентирование  и согласование действий различных  исполнителей при организации  их совместной деятельности.

4. Функция понимания, то  есть не только адекватное  восприятие и понимание смысла  сообщения, но и понимание партнёрами  друг друга (их намерений, установок,  переживаний, состояний и так  далее).

5. Амотивная функция, цель  которой - возбуждение в партнере  нужных эмоциональных переживаний  («обмен эмоциями»), а также изменение  с их помощью собственных переживаний  и состояний.

Ориентация в этих функциях и умелое пользование ими помогает выявить причины возникающих  трудностей при реализации конкретной задачи управленческого общения. Разработка теоретических основ управленческого  общения имеет своей целью  повышение его эффективности. Поэтому  не праздным является вопрос о том, какое управленческое общение мы будем считать эффективным. Иногда эффективность управленческой коммуникации рассматривают с точки зрения достижения целей участниками общения. Но в управленческом общении может  быть два и более партнеров, и  каждый из них может иметь свою цель, отличную от цели собеседника, а  иногда и противоположную. Например, руководитель может ставить своей  целью убедить подчинённого в  необходимости выполнения какой-либо работы, а подчинённых, в свою очередь, может стремиться отказаться от этого  поручения. Цели противоположны и, при  отсутствии компромиссного решения, решение  для одного из участников будет «неэффективным».

Эффективность управленческого  общения нельзя рассматривать в  отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует  считать такое управленческое общение, которое обеспечивает достижение целей  управленческой деятельности посредством  оперативной передачи необходимой  информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между  объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.[4, c.106]

Жанры общения  руководителя с подчинёнными

Руководитель  в процессе своей деятельности проходит несколько стадий поведения: от самой  жёсткой, категоричной, где надо проявлять  жёсткость и нежелание идти на компромисс, до самой мягкой, лояльной, где руководитель становится равным собеседником без признаков доминирования. Но следует различать ситуации, где  и как надо себя вести. В следующей  таблице приводятся виды общения, выделенные по функциональному назначению, или  жанры общения, как их иногда называют.

Функциональные  виды управленческого общения См. в приложении 1

Данное приложение не претендует на полноту, она требует дальнейшей доработки. При этом каждый из видов  может на практике использоваться в  различных формах. Например, приказ может быть доведён в форме  просьбы или требования. Вместе с  тем, как показывает практика, всё  разнообразие задач управленческого  общения может быть решено с использованием перечисленных функциональных видов  общения, специфику и психологическую  основу которых нужно разрабатывать  на теоретическом и практическом уровнях.[10, c.98]

Вывод: Таким образом, в зависимости от характера деятельности предприятия (фирмы) в целом осуществляются разные подходы к руководству. Атмосфера, царящая в организации, во многом определяет характер общения как между сотрудниками, так и с руководством. Выделяют команду так называемого «боевого корабля» и «футбольную команду». Если наглядно представить эти два вида организации производства, то нетрудно будет провести ассоциации в сферу управленческой деятельности. К первой относится «жёсткая» организация управления, а ко второй - «мягкая». Чтобы определить, какая система коммуникаций «царит» на вашем предприятии, надо проанализировать его деятельность с помощью следующего приложения. См. в приложении 2

2.1. Виды управленческого общения. 
 
По степени опосредованности различают непосредственное общение (лицом к лицу) и опосредованное (через письмо, телефон, факс или электронную почту). При опосредованном общении теряется много информации, которая обычно передается по невербальным каналам, поэтому этот вид общения чаще используется только в деловых ситуациях. 
 
^ По соотношению «цель—средство» общение можно разделить на деловое (общение как средство достижения бизнес-целей) и личностное (само общение выступает как цель). Личностное общение формирует человека как личность, дает ему возможность приобрести определенные черты характера, интересы, привычки, склонности, усвоить нормы и формы нравственного поведения, определить цели жизни и выбрать средства их реализации. Деловое общение формирует и развивает деловые способности человека, служит средством приобретения знаний и навыков. Этот вид общения помогает совершенствовать умение взаимодействовать с людьми, развивает необходимые для этого деловые и организаторские качества. 
 
^ По главной цели общения можно выделить три его формы: коммуникативную (передача информации), интерактивную (взаимодействие) и перцептивную (взаимовосприятие). 
 
^ По количеству участников можно выделить три варианта общения: межличностное, лично-групповое и межгрупповое (рис.). 
 
По своему основному содержанию общение может носить биологический характер, иметь выраженный когнитивный, эмоциональный или материальный аспект или же относиться к кондиционному типу 
 
 
 
 
Рис.3 – Классификация общения по количеству участников 
 
 
 
 
 
Рис. 4 – Классификация общения по его основному содержанию 
 
 
^ Материальное общение позволяет человеку получать необходимые для нормальной жизни предметы материальной или духовной культуры. 
 
Когнитивное общение выступает как фактор интеллектуального развития, так как общающиеся индивиды обмениваются и, следовательно, взаимно обогащаются знаниями. 
 
^ Кондиционное общение создает состояние готовности к другим видам общения, формулирует установки, необходимые для оптимизации других видов общения. 
 
Эмоциональное общение служит источником дополнительной энергии для человека, своеобразной «подзарядкой» для его чувств. Биологическое общение способствует сохранению нормальных параметров организма и является условием поддержания и развития его жизненных функций.

2. Управление как  совокупность взаимодействующих  элементов

2.1 Важнейшие элементы  управленческого процесса. Объект  и субъект управления

Сегодня вряд ли кто скажет, как и когда зародился феномен  управления. Управление в той или  иной форме существовало всегда там, где работали группами. Оно необходимо возникает вместе с появлением потребности  в кооперации, т.е. в простом соединении различных социальных элементов. Возникновение  и существование управления обусловлено  общественным устройством жизнедеятельности  людей и его иерархическим  характером.

Что же такое управление и каков его процесс? В специальной  литературе обычно указывается множество  определений управления - факт, свидетельствующий  о концептуальной фрагментарности  и эклектичности управления как  научной дисциплины. Управление определяется как наука, область человеческого  познания, изучающая закономерности организации управлением процесса и возникающие во время этого  процесса отношения между людьми, определяет методологические приемы, соответствующие специфике объекта  исследования, разрабатывает системы  и методы активного воздействия  субъекта на объект управления и определяет способы предвидения и прогнозирования  изучаемых процессов.

Основной целью науки управления является изучение и совершенствование принципов, структур, методов и техники управления. Поиск оптимальных методов управления ведется постоянно и в большом диапазоне - от технологических до экономических, административных и социально- психологических Метод управления можно определить как способ воздействия на управляемую систему для реализации поставленной задачи. Важнейшими элементами управленческого процесса является объект и субъект управления, которые путем воздействия друг на друга достигают определенных результатов в управленческой деятельности.

Под субъектом управления физическое или юридическое лицо, от которого исходит властное воздействие, т. е. административно - управляющий  персонал, который посредством взаимосвязанных  методов управления обеспечивают эффективную  управленческую деятельность. Объектом же управления являются физические и  юридические лица, которые выступают  в роли управляемых, т. е. тем, на что  направлено властное воздействие субъекта управления.

Любое управление как система  состоит из двух подсистем: управляемой  подсистемы, которая и является объектом управления, и управляющей подсистемы - подсистемы, осуществляющей управление в системе. Управляемая и управляющая подсистемы взаимосвязаны каналами передачи информации, которые рассматриваются абстрактно, независимо от их физической при роды. Объект управления представляет собой систему, состоящую из элементов. Под элементом системы понимается такая подсистема, которая в данных условиях представляется неделимой, и не подлежит дальнейшему расчету на составляющие. Элемент всегда является структурной частью системы и выполняет только свои, ему присущие функции, которые не повторяются другими элементами данной системы. Элемент обладает способностью взаимодействовать с другими элементами и интегрировать с ними, что является признаком целостности системы.[11, c.30.]

Воздействие субъекта на объект управления может осуществляться только при условии циркулирования определенной информации между управляющей и  управляемой подсистемами. Процесс  управления независимо от его содержания всегда предполагает получение, передачу, переработку и использование  информации.

Субъекты  управления

Субъект управления направляет объекту управления импульсы воздействия, которые содержат в себе информацию относительно того, как должен функционировать  в дальнейшем объект управления. Данные импульсы будем называть управленческими  командами.

Для того чтобы между двумя  субъектами существовала управленческая связь и соответственно осуществлялось управленческое взаимодействие, необходимо, чтобы между этими субъектами существовали отношения управления. Они являются основой возможности  осуществления управления, так как  именно они задают возможность вырабатывать управленческие команды и готовность эти команды выполнять. Отношения  управления не являются изначальными отношениями, а базируются на более глубинных отношениях, таких как экономические либо морально-этические отношения.

Важным моментом является то, какие мотивы побуждают субъекта управления к руководству, какие  цели он при этом преследует. В том  случае, когда цели управления (желаемое состояние объекта или желаемый результат его функционирования) совпадают с целями, преследуемыми  субъектом управления, последний  ориентирован на наиболее эффективное  управление. Для того чтобы это  существовало, необходимо соблюдение двух условий:

1) субъект управления  не должен иметь возможности  достижения своих целей за  счет управленческой деятельности  в независимости от достижения  целей управления;

2) степень достижения  субъектом управления своих целей  за счет управленческой деятельности  должна находиться в прямой  зависимости от степени достижения  целей управления.

Полная привязка потребности  субъекта управления управлять к  результатам функционирования объекта  управления наблюдается в том  случае, когда субъектом управления является субъект собственности. Если субъектом управления является не собственник, а исполнитель, призванный реализовывать  функцию управления, потребность  управлять у субъекта управления объективно не связана непосредственно  со стремлением получения наилучшего конечного результата. Более того, эта потребность зачастую связана  со стремлением субъекта управления удовлетворять свои исходные потребности, используя управление, но не ориентируясь при этом на конечные результаты, а  в определенных случаях и во вред конечным результатам.[ 9, c.54]

Объекты управления

Объект управления получает управленческие команды и функционирует  в соответствии с содержанием  данных команд.

Необходимым является наличие  у субъекта управления рычагов воздействия (мотивации) на объект управления, с  помощью которых можно побуждать  его выполнять управленческие команды (это условие определяет принципиальную возможность или невозможность  субъекта управления осуществлять управление). Для того чтобы механизм мотивирования  приводил к достижению поставленных целей, необходимо выполнять следующие  требования:

1) он должен обладать  действенностью на протяжении  всего времени функционирования  объекта управления и не ослабевать  по мере удовлетворения потребностей  объекта управления. Этого можно  добиться за счет комплексного  использования рычагов воздействия,  периодического чередования методов  мотивирования ориентации, стимулирующих  воздействий на удовлетворение  стабильных долгосрочных потребностей;

2) механизм стимулирования  должен увязывать уровень стимулирования  со степенью достижения конечных  целей. 

В настоящее время в  мировой практике управления разработан и широко применяется достаточно большой арсенал средств стимулирования, отвечающих данным требованиям. Формирование механизма мотивирования должно строиться преимущественно на ситуационной основе.

Информационный подход к  процессам управления различными системами  представляется в виде системы с  управлением, включающей три подсистемы: управляющую систему (систему управления), объект управления и систему связи.

Согласно информационному  подходу, управление рассматривается  прежде всего как процесс преобразования информации: информация об объекте  управления воспринимается управляющей системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих воздействий передается на объект управления. Процессы получения информации, ее хранения и передачи в этом случае отождествляются с понятием связь. Переработка воспринятой информации в сигналы, направляющие деятельность в объекте, отождествляется с понятием управление. Если системы способны воспринимать и использовать информацию о результатах своего функционирования, то говорят, что они обладают обратной связью. Обратная связь создает возможность эффективного управления в изменяющихся условиях функционирования объекта управления даже в тех случаях, когда возмущающие воздействия не могут быть измерены или когда их влияние заранее не известно. [ 9,c.68]

Основными группами функций системы управления являются:

1) функции принятия решений  (преобразования содержания информации)- выражаются в создании новой  информации в ходе анализа,  планирования (прогнозирования) и  оперативного управления (регулирования,  координации действий). Это связано  с преобразованием содержания  информации о состоянии объекта  управления и внешней среды  в управляющую информацию при  решении логических задач и  выполнении аналитических расчетов, при порождении и выборе альтернатив.  Эта группа функций является  главной, поскольку обеспечивает  выработку информационных воздействий  по удержанию в существующем  положении или при переводе  системы в новое состояние; 

2) рутинные функции обработки  информации охватывают учет, контроль, хранение, поиск, отображение, тиражирование,  преобразование формы информации  и т.д. Эта группа функций  преобразования информации не  изменяет ее смысл, т.е. это  рутинные функции, не связанные  с содержательной обработкой  информации;

3) функции обмена информацией  связаны с доведением выработанных  воздействий до объекта управления  и обменом информацией (ограничение  доступа, получение (сбор), передача  информации по управлению в  текстовой, графической, табличной  и иных формах по телефону, системам передачи данных и  т.д.).

Объектом управления является социально - экономическая система. Она создается из совокупности функциональных элементов: людей, предметов и средств  труда, финансовых и информационных ресурсов. До начала процесса управления отмеченные элементы существуют в качестве необходимых факторов управления, как  начальные условия функционирования системы. Для того, чтобы наладить процесс управления, необходимо выполнить  комплекс взаимосвязанных работ: организовать общность людей, наметить цели, сформировать организационную структуру, обеспечить необходимыми условиями и предметами труда, финансовыми и информационными  ресурсами. Перечисленные работы всегда выполняются при формировании процесса управления, что позволяет характеризовать  организацию управления как действие, посредством которого создается социально - экономическая система.

2.2 Взаимодействие  субъекта и объекта управления

Управление реализуется  во взаимодействии субъекта и объект управления. От субъекта (управляющего) поступает командная информация (что, как, в каком объеме делать), а от объекта (управляемого) - информация обратной связи (после исполнения команды). Схематически процесс управления показан в приложении. См. приложение 3

Интенсивность команд и обратной связи зависит от вида и характера  субъекта и объекта управления. Командная  информация подается в целях достижения определенных поставленных целей, решения  задач. Получение результата, естественно, зависит прежде всего от качества, способа подачи информации, что в сущности и составляет основу методов управления, их многообразия, классификации по критериям и признакам.