Понятие кредиторской задолженности и порядок ее списания

Введение

На современном этапе экономического развития большое внимание уделяется связям бюджетного учреждения, возникающим с поставщиками и подрядчиками. Правильная организация расчетных отношений приводит к совершенствованию экономических связей, улучшению договорной и расчетной дисциплины, так как от выполнения обязательств по поставленным товарам, выполненным работам, оказанным услугам и своевременности осуществления расчетов, зависит дальнейшее будущее договорных отношений между участниками. Контроль за состоянием расчетов приводит к сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств, что влияет на финансовое состояние бюджетного учреждения.

В этих условиях важной задачей, стоящей перед бухгалтерской  службой бюджетного учреждения, является формирование такой информации о  расчетах с поставщиками и подрядчиками, которая должна объективно и оперативно отражать сумму дебиторской и  кредиторской задолженности учреждения.

Актуальность  выбранной темы определяется тем, что учет расчетов с поставщиками и подрядчиками составляет существенную и очень важную часть бухгалтерской деятельности, так как не поступление или несвоевременное поступление оплаченных заранее материальных ресурсов нарушает ритмичность хозяйственной деятельности, возникающие, в результате этого, кредиторские задолженности, зачастую нередко приводят к финансовым потерям.

1. Законодательные документы

Основными целями законодательства Российской Федерации  о бухгалтерском учете в бюджетных  организациях являются: обеспечение  единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями; составление  и представление сопоставимой и  достоверной информации об имущественном  положении организаций и их доходах  и расходах, необходимой пользователям  бухгалтерской отчетности. Систему  нормативного регулирования бухгалтерского учета можно представить в  виде совокупности законодательных, нормативных  правовых актов и других документов, относящихся к бухгалтерскому учету.

Основное  законодательство, регулирующее бюджетный  учет расчетов с поставщиками и подрядчиками формируется по четырем уровням  правового регулирования.

Первый  уровень устанавливает единые правовые и методологические основы организации  и ведения бухгалтерского учета  в бюджетных организациях – это Федеральные законы, Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ. К первому уровню относятся:

• Бюджетный кодекс РФ (далее БК РФ) является основным нормативным актом, который устанавливает правовые основы бюджетной системы Российской Федерации. Он регулирует правовые отношения, возникающие в процессе планирования, составления и утверждения бюджетов всех уровней, формирования доходов и осуществления расходов соответствующих бюджетов, а так же взаимоотношения между учреждениями, министерствами, ведомствами, распорядителями финансов и прочими субъектами бюджетных отношений;
• Гражданский кодекс РФ (далее ГК РФ), где установлены формы и правовые основы расчетов, регулируются договорные основы осуществления безналичных расчетов;
• Налоговый кодекс РФ в части регулирования сумм НДС включаемых поставщиками и подрядчиками в счета фактуры (счета) на оплату;
• Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ устанавливает единые правовые и методологические основы организации ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации, в частности предусмотрена оценка и инвентаризация обязательств предприятия;
• Федеральный закон от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ устанавливает единый порядок размещения заказов в целях обеспечения единства экономического пространства на территории РФ, эффективного использования средств бюджетов и внебюджетных источников финансирования, расширения возможностей для участия физических и юридических лиц в размещении заказов и стимулирования такого участия, развития добросовестной конкуренции, совершенствования деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, обеспечения гласности и прозрачности, предотвращения коррупции и других злоупотреблений в этой сфере;
• постановление Правительства РФ от 08 июля 1997 г. № 835;
• постановление Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2008 г. № 987;
• постановление Правительства Российской Федерации от 02 декабря 2000 г. № 914.

Второй  уровень – нормативный, его составляют нормативно-правовые акты Минфина России, который в соответствии с Бюджетным кодексом РФ устанавливает единую методологию и стандарты бюджетного учета и бюджетной отчетности. Основные из них: приказ Минфина РФ от 30 декабря 2008 г. № 148н; приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49; приказ Минфина РФ от 13 ноября 2008 г. № 128н; приказ Минфина РФ от 25 декабря 2008 г. № 145н; приказ Минфина РФ от 01 сентября 2008 г. № 87н; приказ Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н; приказ Минфина РФ от 20 ноября 2007 г. № 112н; приказ Минфина России от 01 сентября 2008 г. № 88н.

Третий  уровень – методический, его формируют правовые акты, методические указания, инструкции и письма по вопросам бюджетного учета, издаваемые финансовыми органами и другими ведомствами, например: приказ Федерального казначейства РФ от 10 октября 2008 г. № 8н; указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. № 1843-У, в котором определен размер наличных средств, используемый при расчетах между юридическим лицами в рамках одного договора в сумме, не превышающей 100 тысяч рублей; постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а; постановление Госкомстата РФ от 11 ноября 1999 г. № 100; постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20; постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

К четвертому уровню – организационному, относятся правовые документы бюджетных учреждений, регулирующие бухгалтерский учет. К ним относятся:

• учетная политика бюджетного учреждения, в которой отражены особенности учета в учреждении, утвержден график документооборота, рабочий план счетов;
• приказ руководителя бюджетного учреждения о порядке проведения инвентаризации и другие.

2. понятие кредиторской задолженности и порядок ее списания

Практически любая хозяйственная  операция представляет собой факт возникновения, изменения и прекращения обязательств. Согласно ст. 307 ГК РФ обязательством является обязанность одного лица (должника) совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие – передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т.п., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности. В данной статье рассмотрен порядок учета и списания дебиторской и кредиторской задолженности, а также отражение данных операций в бухгалтерском учете.

Кредиторская задолженность – это когда она является должником по отношению к другим организациям и физическим лицам. Например: задолженность организации перед поставщиками за поставленные материальные ценности в случае ликвидации организаций-поставщиков; невостребованные суммы депонентов; непогашенные виновными лицами суммы недостач и др.

В случаях возникновения задолженности  организациям необходимо отрегулировать возникшие между ними отношения  путем предъявления претензионных  писем. Если это не оказывает влияния  на исполнение обязательств, то к должнику предъявляется иск, для предъявления которого законом установлен срок исковой  давности.

Согласно ст. 195 ГК РФ исковой давностью признается срок, в течение которого организация, право которой было нарушено, может использовать судебную защиту нарушенного права.

Статья 197 ГК РФ выделяет два вида сроков исковой давности: общий и специальный. Общий срок равен трем годам. Для  отдельных видов требований могут  определяться специальные сроки  исковой давности – сокращенные или более продолжительные по сравнению с общим сроком. Так, согласно п. 2 ст. 181 ГК РФ срок исковой давности для признания оспариваемой сделки недействительной равен одному году.

Как и любой срок, срок исковой  давности имеет свое начало. В соответствии со ст. 200 ГК РФ течение срока исковой  давности начинается со дня, когда организация  узнала или должна была узнать о  нарушении своего права. Если обязательство  имеет определенный срок исполнения, то течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения.

Если в договоре указан срок сдачи  работ, то срок исковой давности начинается со следующего дня. В этом случае дебиторская  задолженность, не погашенная в установленные  сроки, признается сомнительным долгом.

Даже после истечения срока исковой давности лицо имеет право на получение стоимости поставленного по договору товара и на возмещение убытков, вызванных неисполнением обязательства, но не может требовать этого через суд в принудительном порядке.

Истечение срока исковой давности подтверждается:

• документами на отгрузку материальных ценностей, на выполнение работ, оказание услуг покупателям (заказчикам), не оплатившими их;
• платежными документами, подтверждающие дату оплаты аванса поставщику (исполнителю), который не выполнил договорные обязанности;
• актами сверки задолженности;
• расчетными документами по выплате сотрудникам подотчетных сумм, не реальных ко взысканию вследствие их гибели или кончины, и др.

Однако срок исковой давности может  прерываться или приостанавливаться. Статьей 203 ГК РФ установлено, что срок исковой давности может прерываться, а после перерыва его отсчет возобновляется. Прерывание срока исковой давности означает, что время до перерыва в новый срок не засчитывается. Срок исковой давности начинает исчисляться  заново со дня перерыва. Прерывание срока исковой давности возможно в случаях:

• предъявления иска в установленном законодательством порядке;
• совершения должником определенных действий о признании своего долга. Это могут быть – частичная оплата задолженности, обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа, подписание акта сверки задолженности и т.п.

При этом срок исковой давности каждый раз прерывается при совершении указанных действий. Отсюда следует, что, прерывая в течение трех лет  срок исковой давности хотя бы одним  из вышеуказанных действий, можно  продлить ее срок на неопределенный период.

Приостановление течения срока  исковой давности означает, что он не исчисляется в том периоде, когда согласно предусмотренным  законом обстоятельствам защиту прав осуществить невозможно.

Статья 202 ГК РФ дает перечень таких  обстоятельств, указывая на то, что  срок исковой давности прерывается, когда:

• предъявлению иска препятствовало чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила);
• истец или ответчик находятся в составе Вооруженных Сил, переведенных на военное положение;
• на основании закона Правительством РФ установлена отсрочка исполнения обязательств (мораторий);
• приостановлено действие закона или иного правового акта, регулирующего соответствующее отношение.

Причем течение срока исковой  давности приостанавливается при условии, если приведенные в указанной  статье обстоятельства возникли или  продолжали существовать в последние  шесть месяцев срока давности, а если этот срок равен шести месяцам  или составляет менее шести месяцев  – в течение срока давности. Со дня прекращения обстоятельства, послужившего основанием приостановления давности, течение ее срока продолжается. Оставшаяся часть срока увеличивается до шести месяцев, а если срок исковой давности составляет шесть или менее месяцев – до срока давности.

Инвентаризации по обязательствам и расчетам уделяется особое значение, так как по итогам ее проведения выявляется обоснованность сумм по обязательствам и расчетам, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации являются одними из составляющих комплекта документов, необходимых при списании задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Обеспечение надлежащего контроля расчетов способствует повышению ответственности  за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, улучшению взаиморасчетов по заключенным договорам и своевременности  поставок товарно-материальных ценностей. Выверка расчетов ведет к уточнению  сроков платежей, недопущению оплаты пеней, неустоек, штрафов и т.д.

Согласно п. 7 Инструкции № 70н организациям необходимо проводить инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Минфина России – Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).

Инвентаризацию кредиторской задолженности, необходимо проводить ежеквартально  для того, чтобы не пропустить сроки  исковой давности. Сроки и периодичность  проведения инвентаризации нужно отразить в учетной политике. Перед составлением годового отчета проведение инвентаризации кредиторской задолженности обязательно.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации создается  инвентаризационная комиссия. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм кредиторской задолженности, сроки ее возникновения.

В ходе инвентаризации используются данные аналитического учета, первичные документы, акты сверки расчетов. Акты сверки расчетов необходимы для подтверждения реальности существующей задолженности и сверки ее суммы. Для этого сотрудники бухгалтерии высылают акты сверки в двух экземплярах организациям, по которым в регистрах бухгалтерского учета числится задолженность. Акты подписываются руководителем и главным бухгалтером. Организация, получившая акты, должна подтвердить сумму задолженности, а в случае расхождения сумм указать свою сумму и вернуть один экземпляр акта, подписанный должностными лицами.

Согласно Приказу Минфина России № 123н (Приказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета») для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими кредиторами используется Инвентаризационная опись (ф. 0504089). В данной описи отражаются сведения по кредиторской задолженности, наименование кредитора, номер счета бюджетного учета, общая сумма задолженности по балансу, в том числе подтвержденная кредиторами, не подтвержденная ими, с истекшим сроком исковой давности.

Сомнительная задолженность переходит  в разряд безнадежной:

• в случае истечения срока исковой давности;
• на основании акта о ликвидации организации.

Списание безнадежной задолженности  производится по каждому обязательству  на основании данных проведенной  инвентаризации, письменного обоснования  и приказа руководителя учреждения.

Безнадежную кредиторскую задолженность  в соответствии с п. 94 Приложения № 1 к Инструкции № 70н необходимо списывать с применением счета 0 401 01 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».

В конце года результат по этому счету списывается на счет 0 401 03 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов».

Примеры.

1. Дебет 2 302 хх 830 Кредит  2 401 01 173 – списана невостребованная кредиторская задолженность на основании оправдательных документов;

2. Дебет  2 401 01 173 Кредит  2 210 01 660 – списан НДС, предъявленный поставщиком и не принятый к вычету;

3. Дебет  2 401 01 173 Кредит  2 303 03 730 – начислен налог на прибыль с разницы между суммой списанной задолженности и суммой НДС.

Если предъявленный поставщиком  НДС был в установленном порядке  принят к вычету, то для целей  налогообложения у учреждения не возникает внереализационных расходов (соответственно записи № 2 не будет). В  этом случае налог на прибыль начисляется  и уплачивается в бюджет со всей суммы внереализационного дохода, отраженного  на счете 2 401 01 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (с суммы  проводки № 1).

3. Основные положения договора купли-продажи, учитываемые при ведении бухгалтерского учета

Одним из договоров, применяемых в  хозяйственном обороте, является договор  купли-продажи. Согласно ему продавец обязуется передать товар в собственность  покупателя, а последний обязуется  принять этот товар и уплатить за него определенную цену.

Правовое регулирование отношений, связанных с куплей-продажей, осуществляется на основании гл. 30 ГК РФ (ст. ст. 454 – 566). В ней изложены правила заключения договора купли-продажи, его основные условия: предмет договора, количество, ассортимент, цена и комплектность товара, его упаковка и тара, срок исполнения договора, обязанность продавца передать товар покупателю, приемка и оплата товара покупателем.

Товаром по договору купли-продажи  признаются любые вещи, как движимые, так и недвижимые, индивидуально  определенные либо определяемые родовыми признаками. Договор может быть заключен на куплю-продажу будущих товаров, то есть не только тех товаров, которые  имеются у продавца в момент заключения договора, но и тех товаров, которые  будут созданы или приобретены  продавцом в будущем.

Цель договора купли-продажи состоит  в переходе права собственности  на вещь, служащую товаром, к покупателю. По общему правилу право собственности  у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом  или договором. Если отчуждение имущества  подлежит государственной регистрации, то право собственности у приобретателя  возникает с момента регистрации, если иное не установлено законом (ст. 223 ГК РФ). Например, государственной  регистрации требует переход  прав собственности на недвижимое имущество (ст. 551 ГК РФ), на предприятие как  имущественный комплекс (ст. 564 ГК РФ), на жилые дома, квартиры и иные жилые  помещения (ст. 558 ГК РФ). Право собственности  прекращается при отчуждении собственником своего имущества другим лицам (п. 1 ст. 235 ГК РФ).

Сторонами договора купли-продажи (его  субъектами) являются продавец и покупатель. Покупателем товара по договору купли-продажи  может быть физическое или юридическое  лицо, признаваемое субъектом гражданских  прав и обязанностей. Приобретая товар  по договору купли-продажи, покупатель становится его собственником.

Предмет договора представляет действия, которые должна совершить обязанная  сторона. Предметом договора купли-продажи  являются действия продавца по передаче товара в собственность покупателя и, соответственно, действия покупателя по принятию этого товара и уплате за него установленной цены.

Срок исполнения продавцом обязанности  передать товар покупателю определяется договором купли-продажи. Если в  договоре он не установлен, то товар  передается в разумный срок после  возникновения обязательства, а  по его истечении – в семидневный срок со дня предъявления покупателем требования о передаче товара (п. 1 ст. 457 ГК РФ).

Моментом исполнения продавцом  своей обязанности передать товар  покупателю будет являться:

• момент вручения товара покупателю, если в договоре имеется условие об обязанности продавца по доставке товара;
• момент предоставления товара в распоряжение покупателя в соответствующем месте, если по договору товар должен быть передан покупателю в месте нахождения товара;
• момент сдачи товара перевозчику – в остальных случаях.

Поэтому сроком исполнения обязательства  должна признаваться дата приемо-сдаточного документа, подтверждающего принятие товара покупателем, либо дата документа, подтверждающего передачу товара перевозчику.

Дата исполнения продавцом своей обязанности по передаче товара чрезвычайно важна, так как по общему правилу ею определяется момент перехода от продавца к покупателю риска случайной гибели или случайной порчи товара. Риск случайной гибели или случайного повреждения товара переходит на покупателя с момента, когда в соответствии с законом или договором продавец считается исполнившим свою обязанность по передаче товара покупателю (п. 1 ст. 459 ГК РФ).

Для того чтобы признать договор  купли-продажи заключенным, стороны  должны согласовать в нем условие  о количестве и наименовании товаров. Оно считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ). Условие о количестве товара может  быть согласовано путем установления в договоре порядка его определения (п. 1 ст. 465 ГК РФ).

На практике возможны случаи, когда  продавец передает большее или меньшее  количество товара, чем указано в  договоре. Если продавец передал покупателю меньшее количество товара, чем определено договором, то покупатель вправе (если иное не предусмотрено договором) либо потребовать передать недостающее  количество товара, либо отказаться от переданного товара и от его оплаты, а если товар оплачен, потребовать  возврата уплаченной денежной суммы (п. 1 ст. 466 ГК РФ). Если продавец передал  покупателю товар в количестве, превышающем  указанное в договоре купли-продажи, покупатель обязан известить об этом продавца. В случае если в разумный срок после получения сообщения  продавец не распорядится соответствующей  частью товара, покупатель вправе (если иное не предусмотрено договором) принять  весь товар (п. 2 ст. 466 ГК РФ). Дополнительно  принятый товар оплачивается по цене, определенной для товара, принятого  в соответствии с договором, если иная цена не определена соглашением  сторон.

Договором купли-продажи может  быть предусмотрено, что передаче подлежат товары в определенном ассортименте (соотношении по видам, моделям, размерам, цветам и иным признакам) (ст. 467 ГК РФ). Если условие об ассортименте будет нарушено, то покупатель имеет право отказаться от принятия товаров и их оплаты, а если они уже оплачены – потребовать возврата уплаченной суммы и возмещения убытков. Товары, не соответствующие условию об ассортименте, считаются принятыми, если покупатель в разумный срок после их получения не сообщит продавцу о своем отказе от товаров.

Продавец обязан передать покупателю товар, качество которого соответствует  договору купли-продажи (п. 1 ст. 469 ГК РФ). Если покупатель при заключении договора поставил продавца в известность  о конкретных целях приобретения товара, то продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для использования  в соответствии с этими целями.

Обязательные требования к качеству товаров определяются государственными стандартами РФ (ГОСТ). К ним относятся  требования, направленные на обеспечение  безопасности, жизни, здоровья и имущества, охраны окружающей среды, технической  и информационной совместимости, взаимозаменяемости товаров, единства методов их контроля и маркировки. Иные требования к  качеству товаров, содержащиеся в ГОСТ, носят рекомендательный характер.

В Гражданском кодексе указываются  специфические признаки различных  договоров купли-продажи, позволяющие  выделить их в отдельные виды. Например, к отдельным видам договоров  купли-продажи относятся договоры розничной купли-продажи, поставки товаров, поставки товаров для государственных  нужд, контрактации, энергоснабжения, продажи недвижимости, продажи предприятия. Кроме этого кодексом определены специальные нормы, регулирующие соответствующие  виды договоров купли-продажи.

4. Порядок учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

К поставщикам и подрядчикам относятся организации, поставляющие сырье, материалы и др., а также оказывающие различные виды услуг (отпуск энергии, пара, воды, газа и т.п.) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств, капитальное строительство и др.). Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками в бюджетном учете предназначено два счета: 020600 «Расчеты по выданным авансам» и 030200 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На счете  «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  учитывался расчеты учреждения с поставщиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, с подрядчиками за выполненные работы, начисление и выплата сумм заработной платы, денежного довольствия   и   стипендий,  а также  оплаты  пенсий пособий и иных социальных выплат.

Аналитический учет данных расчетов ведется в Журнале  операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками, Карточке учета средств и расчетов. На счете «Расчеты по выданным авансам» учитываются расчеты по авансам, перечисленным учреждениями поставщикам, подрядчикам (кроме авансов, выданных подотчетным лицам). Аналитический учет расчетов с поставщиками по выданным авансам ведется в Журнале по расчетам с поставщиками и подрядчиками, Карточке учета средств и расчетов. Учет по этим счетам ведется в разрезе статей экономической классификации расходов (ЭКР).

При осуществлении  безналичных расчетов используются формы, утвержденные ЦБ РФ, а именно, расчеты платежными поручениями; по аккредитиву; чеками; по инкассо, которые  оформляются определенными денежными  документами.

Типовые записи по отражению в бюджетном  учете операций расчетов с поставщиками и подрядчиками: