Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации

Понятие о документе, корреспонденции  и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система  документации.

      Делопроизводство (традиционное определение)  – сфера деятельности

связанная с обработкой информации.

      Делопроизводство (соврем.) – это  отрасль деятельности связанное  с

организацией  работы с официальными документами. 

                                  РАЗДЕЛ 1 

    Понятие о документе, корреспонденции  и делопроизводстве. Унификация  и

              стандартизация документов. Система  документации.

План:

   1. понятие о документе.

   2. виды документов.

   3. функции документов. Системы документации.

   4. правила оформления управленческих  документов. Понятие «реквизиты»

      документов.

1.1.

      Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с

реквизитами,  позволяющими её идентифицировать (различить).

      Понятие делопроизводства базируется  на понятии документирования.

      Документирование – запись информации  на различных носителях по

установленным правилам.

      Документирование регламентированный  процесс записи информации на

бумаге  или ином носителе обеспечивающий её силу.

      Создание  документов может осуществляться  на естественном или

искусственном языках с использованием новых носителей информации. При

документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При

документировании  на искусственных языках создаются  документы на машинных

носителях.

      Средства документирования –  орудие используемые человеком  для

создания  документов:

    - простые средства (ручки, карандаши)

    - механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно

      кино и видео техника)

    - средства автоматизации (компьютерная  техника).

   В зависимости от используемых  средств документации различают  способы

   документирования (кино фото фоно документирование, электронное и

   текстовое документирование).

      Документирование предполагает  соблюдение установленных правил  записи

   информации, специфических для каждого  типа документов. Соблюдение этих

   правил придает юридическую силу  создаваемым документам.

      Юридическая сила – свойство  официального документа, сообщаемое  ему

   действующим законодательством,  компетенцией издавшего его оформление.

      Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой

   разновидности комплексов документов.

      Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование

   вида документа, адресат, дата, подпись).

        Современные требования к оформлению  организационной распорядительной

   делопроизводства (ОРД) зафиксированные  в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97).

   Государственным стандартом установлен  не только состав реквизитов (29) но

   и зоны и последовательность  их размещение на документе.

      Формуляр – совокупность реквизитов  документов и схема их рассположения

   на документе.

      Наличие формуляра установленного  в гос.стандарте обеспечивает единство

   документирования и единство  документации как в рамках  одного предприятия,

   так и  в стране в целом.  В обществе документ является  основным носителем

   управленческой, статистической, научной,  технической, и иной социально-

   значимой информации.

      Документы - носители первичной  информации. Именно в документах

   информация фиксируется впервые.  Это свойство позволяет отличать  документы

   от других источниках  информации (книг, газет, журналов) содержащих

   переработанную вторичную информацию.

      Стандартизация – это деятельность  по установлению норм, правил  и

   характеристик в целях обеспечения:

    - безопасности продукции, работ  и услуг; жизни и здоровья

    - технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой

      продукцией

    - экономии всех видов ресурсов.

   Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую

   государственную систему стандартизацию  – иерархически организованную

   систему классификации и самих  ГОСТов.

      В целях сокращения количества  применяемых в деятельности учреждения

   документов, типизации их формы,  снижения трудовых, временных и

   материальных затрат на их  подготовку и обработку, достижения  информации.

   Совместимости автоматизированных  баз данных в народном хозяйстве

   проводятся работы по унификации  документов и созданию унифицированных

   систем документации (УСД).

      УДС – совокупность взаимосвязанных  унифицированных форм документа,

   обеспечивающих документированное  представление данных в определенных

   видах хозяйственной деятельности.

      В основе создания УСД лежит  метод унификация – установление

   единообразия состава и форм  управленческих документов создаваемых  при

   решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются

   классификаторы технико-экономической с социальной информации,

   обеспечивающих интегративную автоматизированную  обработку данных.

      Государственная система документированного  обеспечения управления

   (ГСДОУ) – это совокупность  принципов и правил устанавливающих  единые

   требования в документации управленческой  деятельности и организации

   работы с документами в органах  государственного управления на

   предприятиях.

      Основная цель ГСДОУ упорядочивание  документа оборота организации

   сокращения количества и повышение   количества документов, создание

   наиболее благоприятных условий  для применения технических средств  и

   современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

      Основные положения ГСДОУ охватывают  вопросы документирования

   управленческой деятельностью, организации  работы с документами,

   механизации и автоматизации  работы с документами.

   1.2.

      Различают следующие виды документов:

    - По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и

      средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

    - По происхождению (служебные  и личные документы).

    - По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

    - По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,

      временные).

    - По месту составления (внутренние  и внешние).

    - По наименованию (проказы, указы,  отчеты).

    - По стадиям создания (выписки,  отпуск, оригиналы).

  1.3.

      в социальном плане любой документ  полифункционален, т.е. выполняет

множество функций, что и позволяет ему  удовлетворять различные человеческие

потребности.

      Среди функций документа выделяются  общие и специфические.

                               ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:

    - информационная (любой документ создается для сохранения информации

      т.к. необходимость зафиксировать  информацию – причина появления

      документов)

    - социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку

      любой документ порожден той  или иной социальной потребностью)

    - камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между

      отдельными элементами общественной  структуры в частности между

      учреждениями)

    - культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных

      традиций).

                           СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:

 - управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией

   наделены так называемые управленческие  документы специально создаваемые

   для реализации целей управления)

    - правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых

      норм и правоотношений в обществе)

    - функция исторического источника (документ выступает в качестве

      источника исторических сведений  о развитии общества).

1.3.

      Системы документации – совокупность  документов взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения вида сферы  деятельности единых

требований  к оформлению.

      Управленческие документы составляют  ядро управленческой документации.

Именно  они обеспечивают управляемость  объектов, как в рамках всего

государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы

составляют  объект делопроизводства.

      Организация работы с документами  – предполагает организацию

документооборота  учреждения, хранение документа и  их использование в

текущей деятельности учреждения.

      Документооборот учреждения –  это совокупность взаимосвязанных

процедур  обеспечивающие движение документов в  учреждение с момента их

создания  исполнения или отправки.

      В целях рациональные организации  документа оборота все документы

делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые;

входящие, исходящие и внутренние).

      Документопоток – совокупность  документов выполняющих определенное

целевое назначение в процессе документооборота.

      Система хранения документов  – это совокупность средств,  способов и

приема  учета и систематизации документа  с целью их  поиска и использование

в текущей  деятельности учреждения.

1.4.

      При составлении документов используются  следующий состав реквизитов:

      01 – герб РФ

      02 – герб субъекта РФ

      03 – эмблема организации или  товарный знак

      04 – код организации

      05 – код формы документа

      06 – наименование организации

      07 – справочные данные об организации

      08 – наименование вида документа

      09 – дата документа

      10 – регистрационный номер документа

      11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

      12 – место составления или  издания документа

      13 – гриф ограничения доступа  к документу

      14 – адресат

      15 – гриф утверждения документа

      16 – резолюция

      17 – заголовок к тексту

      18 – отметка о контроле

      19 – текст документа

      20 – отметка о наличии приложения

      21 – подпись

      22 – гриф согласования документа

      23 – визы согласования документа

      24 – печать

      25 – отметка о замирении копии

      26 – отметка об исполнителе

      27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

      28 – отметка о поступлении  документа в организацию

      29 – отметка для автоматического  поиска документа. 

    1. – помещают на бланках документа  в соответствии с положением  о

       государственном гербе РФ.

    2. – помешают на бланках документа  в соответствии с правовыми  актами

       субъектов РФ.

    3. – эмблему организации или  товарный знак помещают на  бланках

       организаций в соответствии с  уставом (Положение об организации)  если

       на бланке уже есть герб  РФ или герб субъекта РФ, то  эмблему не

       воспроизводят.

    4. – код организации расставляют  по общероссийскому классификатору

       предприятий.

    5. – код формы документа расставляют  по общероссийскому классификатору

       управления документации.

    6. – наименование организации  должно соответствовать наименованию,

       закрепленному учредительному документу.  Наименование на иностранном

       языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и

       располагают ниже наименования  на русском языке. Пример:           ООО

       «СИГМА»

                                            “SIGMA” Ltd

    7. – справочные данные об организации  включают: почтовый адрес,

                                                         номер телефона и

       другие сведения по решению организации (номера            факсов,

       счетов в банке, адрес электронной  почты, web – страница в

                                      интернете). Пример:     352290

       Краснодарский край

                                 Отрадненский р-н

                                  Ул. Мира

                                  АО «ОГОНЕК»

                                  Р/с 20012345627744121235

                                  Тел.:

                                  Факс:

    8. – наименование вида документа  составляемого или изданного  в

       организации регламентируется уставом  и должно соответствовать видам

       документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется

       заглавными буквами и пишется  на всех документах кроме писем.

    9. – датой документа является  дата его подписания или утверждения.

       Оформляется тремя парами арабских  цифр, следующей последовательности:

       день, месяц, год.

   10. – регистрационный номер документа  состоит из его порядкового  номера,

       который можно дополнять.

   11. – ссылка на регистрационный  номер включает регистрационный  номер и

       дату, на который дается ответ.

   12. – указывают в том случае  если затруднено его определение  по

       реквизитам.

   13. – гриф ограничения доступа  для служебного пользования (СЕКРЕТНО),

       конфиденциально (коммерческая тайна)  расставляется без кавычек в

       правом углу.

   14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в

       именительном падеже, должность в дательном падеже.

   15. – гриф утверждения документа  расставляется в правом верхнем  углу

       документа. Документ может утверждаться  должестным лицом или

       специальным создавшим документом. При утверждении документа

       должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ»,

       наименование должности лица  утверждающего документ, личная  подпись и

       её расшифровка, ее дата.

   Пример:                          УТВЕРЖДАЮ

                                             Гениральный директор

                                          ЗАО «ГРАНД»

                                         Личная подпись расшифровка подписи

   16. – резолюция  пишется руководителем  непосредственно на документе  и

   включает:

    - фамилию исполнителя (кому поручается)

    - содержание поручения (конкретные  действия)

    - срок исполнения

    - подпись руководителя и дата  подписания.

Пример:  Соловьеву А.В. подготовить проект приказа

            К 18.09.01 личная подпись  18.08.01

17. –  заголовок к тексту включает  краткое содержание документа.  Заголовок

согласуется наименованием вида документа и  может отвечать на вопросы: о

чем, о  ком или кого, чего.

Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

               2). АКТ

                    списания продукции.

18. –  отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением,

осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на

поле  документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе

«контроль».

19. –  текст документа обычно состоит  из двух частей. В первой части

указывается причины, основания, цели составления  документа. Во второй

выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание

документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную

часть.

20. –  если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его

наименования, количество листов и экземпляров. При  наличии нескольких

приложений  то они нумеруются.

Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.

                        2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17

экз.

      Приложение к распорядительным  документам должно оформляться  в правом

верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия

распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.

Пример:                                    Приложение 1

                                           К приказу директора ОАО «ЭРА»

                                           От 01.04.2001 №12

21. –  подпись включает наименование  должности лица подписавшего  документ (с

указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись

и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.