Понятие «юридическая сила документа», цель существования и назначение использование понятия «юридическая сила документа», придание док

 

 

МИНИСТЕРСТВО  СПОРТА РОССИЙСКОЙ

     ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования  «Российский государственный университет  физической культуры, спорта, молодежи и туризма (ГЦОЛИФК)»

 

 

 

РЕФЕРАТ

По Документоведению

На тему:

Понятие «юридическая сила документа», цель существования и  назначение использование понятия  «юридическая сила документа»,

придание документу юридической  силы.

 

 

        

 

 

 

 

 

Выполнил: студент Института  ГИ     

1 курса специализация 

     «Менеджмент   организации»

Вяткин Артём Дмитриевич                                                                 

Преподаватель:

Уралов Дмитрий Николаевич

 

 

 

 

 

МОСКВА 2014

Содержание:

 

Введение......................................................................................3стр.

Понятия «документ», «управленческий  документ».................4стр.

Юридическая сила документа....................................................5-6стр.

Юридическая сила официального письменного документа....7-8стр.

Юридическая сила копии официального письменного 

документа.....................................................................................9стр.

Придание юридической  силы документам

на машинном носителе и  машинограмме.................................10-13стр.

Литература...................................................................................14стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая  организация, так же как и каждый человек в отдельности, может  существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и  ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ.

Организации работы с информацией  и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных  областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

 

 

 

Понятия «документ», «управленческий  документ»

Формирование официально-деловой  письменной речи во всех языковых культурах  обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом  общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  закреплено следующее определение  понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Юридическая сила документа

Документ возник прежде всего, чтобы  зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая  сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления3.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие  нормы законодательства;

издавать документы только в  пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической  силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление  должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления  заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

При определении юридической  силы документа необходимо основы-

ваться на целом ряде тех  базовых основ, которые вводит ГОСТ Р 51141-98

«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» в  отно-

шении понятия документа, способов его официализации, материаль-

ной основы его издания. Этот ГОСТ определяет юридическую силу

документа как «свойство  официального документа, сообщаемое ему

действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа

и установленным порядком оформления». Анализ этого определения  с

точки зрения организации  — автора документа показывает, что при изда-

нии документа организация-автор  должна строго следовать нормам дей-

ствующего законодательства Российской Федерации, организационно-

правовым документам, регламентирующим деятельность организации,

организационно-правовым документам, действующим в организации.

Действующее законодательство Российской Федерации устанавли-

вает различный порядок  официализации документов с точки  зрения

порядка применения документов и введения их в силу по внешним

признакам, по видам носителей  документированной информации.

На сегодняшний день самые  существенные различия с точки зрения

официализации документов присущи  письменным документам и ма-

шиночитаемым документам. Однако существуют различия и в порядке

официализации различных  систем письменных документов.

Например, для документов, издаваемых государством в целях  удо-

стоверения личности человека (например, заграничный паспорт), по-

рядок придания им юридической  силы отличается от порядка придания

юридической силы письменным служебным документам. Для придания

юридической силы документам такого типа государство издает от-

дельный законодательный  акт.

Анализ этих предпосылок  и позволяет сформулировать те нормы  и

правила, которые обеспечивают придание документу юридической  силы

и позволяют ему реализовывать  свои управленческие функции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Юридическая сила официального письменного документа

 

Официальный _____письменный документ в сфере управления высту-

пает в качестве:

• инструмента, при помощи которого реализуются принятые управ-

ленческие решения;

• средства доведения до лиц, попадающих под юрисдикцию до-

кумента, управленческих решений, обязательных для исполнения

этими лицами;

• управления, то есть подготовки

и обоснования управленческих решений, процедуры принятия управ-

ленческих решений и их фиксации, определение состава исполните-

лей управленческих решений  и определение круга лиц попадающих

под юрисдикцию управленческих решений, надлежащее оформление

управленческих решений  и их официальное обнародование.

С другой стороны, так как  документ обеспечивает юридическую

обос нованность управленческих решений, то он должен непротиво-

речиво вписываться во всю действующую иерархическую  систему

правовых отношений и  документов, ее описывающих.

При анализе вопросов придания юридической силы официальному

письменному документу на первый план выходят те его реквизиты,

которые позволяют идентифицировать автора документа:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации.

Как правило, эти реквизиты  размещаются на бланке документа (или

часть их, в зависимости  от вида бланка документа). Если исходящий

документ по каким-либо причинам издается не на бланке документа,

а на простом листе бумаги, то как минимум в самом начале документа

воспроизводится наименование организации, издающей документ.

Если издается внутренний документ, то в его начале также  произво-

дится идентификация автора документа (указывается организация  или

ее структурное подразделение).

Также для придания юридической  силы документу необходимо указать

в документе реквизит, который  характеризует степень распорядительной

силы документа в зависимости  от типа этого документа, такой как:

• наименование вида документа.

Наименование вида документа  указывается в документе всегда,

кроме случаев издания  служебного письма. При издании документа

на соответствующем ему  бланке вида документа этот реквизит раз-

мещается на таком бланке.

Кроме того, документ должен нести такие реквизиты:

• дата подписания или дата утверждения;

• регистрационный номер.

Эти реквизиты проставляются  на документе всегда, а при издании  до-

кумента на бланке документа  они размещаются на этом бланке. Любой

бланк документа несет  на себе постоянную часть этих реквизитов.

В обязательном порядке документ имеет реквизит:

• подпись.

Этот реквизит указывает  компетентность должностного лица, издав-

шего документ. Одновременно своей личной росписью это должностное

лицо подтверждает, что  оно действительно издало этот документ.

Для придания юридической  силы существенному количеству доку-ментов (в первую очередь документам, обеспечивающим управление

движением денег или активов, а также касающихся перемещения  лю-

дей или наделения их полномочиями) необходимо присутствие таких

реквизитов, как:

• гриф утверждения документа;

• оттиск печати;

• гриф согласования документа.

Гриф утверждения документа  проставляется тогда, когда документ

не может быть введен в  юридическую силу его автором. Процедура

утверждения документа официализирует документ и придает доку-

менту ту юридическую силу, которую (в силу своих полномочий) может

придать ему должностное  лицо (или орган управления), утвердившее

документ.

Заверение подписи печатью  организации — это особый способ

удостоверения подлинности  подписи на документе и, соответственно,

подтверждения юридической  силы документа. Оттиск печати простав-

ляется, как правило, в  районе реквизита «Подпись» или  реквизита

«Гриф утверждения документа» для удостоверения их подлинности.

Гриф согласования документа  обязателен тогда, когда (в силу дей-

ствующего законодательства) документ будет обладать юридической

силой при согласии на то органов государственной власти, органов

государственного надзора  или вышестоящих организаций. Гриф со-

гласования документа  при необходимости заверяется оттиском печати

соответствующих государственных  органов или организаций, которые

от своего имени оформили этот гриф согласования документа.

Все документы, кроме бланков, всегда должны иметь реквизит:

• текст документа.

Наличие этого реквизита  обеспечивает смысловую нагрузку доку-

мента и позволяет реализовать  распорядительные, управленческие,

информационные и другие функции документа.

 

Юридическая сила копии официального письменного  документа

 

Для придания юридической  силы копии официального письменного

документа на ней размещается  реквизит:

• отметка о заверении  копии.

Организация может выдать копии только тех документов, которые

создаются в самой организации (это положение не распространяется

на архивные учреждения, нотариат, консульства Российской Феде-

рации).

Проставить на документе  отметку о заверении копии  компетентно

только то должностное  лицо, которое уполномочено на то соответ-

ствующим документом за подписью руководителя организации. Под-

пись этого должностного лица может быть удостоверена оттиском

печати организации. Заверение  копии документа подписью руководителя организации и удостоверение этой подписи оттиском печати органи-

зации превращает копию официального письменного документа в

дубликат официального письменного  документа.

При изготовлении копии документа  рукописным или машинописным

способами документ перепечатывается полностью, включая элементы

бланка документа.

При оформлении копий с  документов, касающихся прав и интере-

сов граждан, на документе, с  которого снята копия, делается отметка

о том, кому и когда выдана копия, а на самой копии делается отметка,

что подлинник документа  хранится в данной организации.

Организация вправе изготовлять  копии документов, выданных

другими организациями, при  использовании копий в качестве вну-

тренних документов (при  приеме граждан на работу или учебу, удо-

влетворения их трудовых и  социальных прав, формировании их

личных дел).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Придание юридической  силы документам

на машинном носителе и машинограмме

 

Для придания юридической  силы документам на машинном но-

сителе и машинограмме должен быть выполнен ряд специальных

требований, которые зафиксировал ГОСТ 6.10.4-84 [97].

Информация, зафиксированная  на машинном носителе, должна

быть закодирована в соответствии с общероссийскими классификато-

рами технико-экономической  и социальной информации в социально-

экономической области. При  отсутствии в общероссийских класси-

фикаторах необходимой информации допускается применять коды

зарегистрированных межотраслевых  и отраслевых классификаторов.

Машинограмма должна быть создана с учетом требований стандартов

на унифицированные системы  документации.

Документ на машинном носителе и машинограмму следует приме-

нять только при наличии  соответствующих решений органов  власти.

Транспортирование (передача, пересылка) документа на машинном

носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводитель-

ным письмом.

При транспортировании (передача, пересылка) документа на ма-

шинном носителе в сопроводительных документах и на упаковке до-

кумента на магнитном носителе следует указывать на недопустимость

применения электромагнитных видов спецконтроля.

Подготовленный для отправки магнитный носитель с записью  до-

кумента должен быть упакован в стальную коробку. Предварительно

на носитель необходимо наклеивать этикетку.

При получении документа  на машинном носителе с признаками

нарушения мер его защиты, описанных в сопроводительном письме,

организация-пользователь вправе рассматривать его как заведомо

недостоверный. Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают

юридическую силу после выполнения требований нормативных право-

вых актов по этому вопросу  и подписания сопроводительного  письма.

Документ на машинном носителе или машинограмма должны со-

держать следующие обязательные реквизиты:

наименование • организации  — создателя документа;

• местонахождение организации  — создателя документа или  поч-

товый адрес;

• наименование документа;

• дату изготовления документа;

• код лица, ответственного за правильность изготовления доку-

мента на машинном носителе или машинограммы, или, как правило,

код лица, утвердившего документ.

По решению органов  власти допускается использовать для  отдель-

ных документов на машинном носителе и машинограмме дополнитель-

ные реквизиты, отражающие специфику  создания, использования и

передачи этих документов, таких как, например, справочные данные

об организации (телефон, факс, телекс).

Обязательные реквизиты  документа на машинном носителе следу-

ет размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать

реквизит. Обязательные реквизиты  машинограммы следует печатать

и размещать в соответствии с требованиями стандартов на унифици-

рованные системы документации.

Реквизит «Наименование  организации — создателя документа»

должен быть записан в  следующем виде:

• идентификационный код  по Общесоюзному классификатору пред-

приятий и организаций (ОКПО) [169];

• наименование организации;

• для организаций, не обладающих правами юридического лица,

указывается код по ОКПО той организации, которой они  подчинены.

Реквизит «Местонахождение организации — создателя документа»

должен быть записан в  следующем виде:

• идентификационный код  по Общероссийскому классификатору

объектов административно-территориального деления (ОКАТО) [171];

• наименование населенного  пункта, где находится организация.

Реквизит «Наименование  документа» должен быть записан в  сле-

дующем виде:

• идентификационный код  и наименование формы документа  по Обще-

российскому классификатору управленческой документации (ОКУД) [170].

Реквизит «Дата изготовления документа» должен быть записан в  со-

ответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и указано время записи до-

кумента, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит «Код лица, ответственного за правильность изготовления

документа на машинном носителе или машинограммы» или «Код лица, утвердившего документ» должен содержать идентификационный код

и должность, фамилию лица, ответственного за правильность изго-

товления документа на машинном носителе или машинограммы, или

лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу

должна быть зарегистрирована в организации — создателе  документа

на машинном носителе или  в организации — изготовителе машино-

граммы, а также должны быть созданы технические, программные

средства и организационные  условия, исключающие возможность

пользования чужими кодами.

Подлинники, дубликаты и  копии документа на машинном носителе

и машинограммы, полученные стандартными программными средства-

ми данного вычислительного  комплекса, имеют одинаковую юридиче-

скую силу, если они идентично  оформлены.

Подлинником документа на машинном носителе является первая

по времени запись документа  на машинном носителе, содержащая

указание, что этот документ является подлинником. Подлинником  ма-

шинограммы является первый по времени напечатанный экземпляр

документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот

документ является подлинником.

Дубликатами документа на машинном носителе являются все более

поздние по времени, аутентичные  по содержанию записи документа на

машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются

дубликатами. Дубликатами  машинограммы являются все более  поздние

по времени аутентичные  по содержанию распечатки на бумажном носи-

теле, содержащие указание, что являются дубликатами.

Копиями документа на машинном носителе или машинограммы

являются документы, переписанные с подлинника или дубликата до-

кумента на машинном носителе или машинограммы на другой носитель

информации, аутентичные  по содержанию и содержащие указание, что

эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные рек-

визиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе

или машинограммы.

Рекомендуется устанавливать  следующие обозначения видов  до-

кументов на машинном носителе:

• П — подлинник;

• Д — дубликат;

• К — копия.

При создании дубликата или  копии документа на машинном носителе

и машинограммы должны быть указаны дополнительные реквизиты: