Порядок оформления и формирования организационной документации

Министерство образования  Республики Беларусь

Белорусский государственный  университет

Исторический факультет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине “Ведомственные архивы”

на тему:

 

 

 

“ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ  ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГУО “ЯСЛИ-САД № 7 Г.ЛИДА”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подготовила:

студентка 9 группы, 4 курса

заочного отделения

специальности “Документоведение по направлениям”

Деркач Л.Н.

 

 

 

Преподаватель: Шевченко Т.А.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и  функции предприятия, организацию  его работы, права, обязанности и  ответственность руководителей и специалистов организации, называется организационными документами.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе  о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами, штатным расписанием.

В состав организационных документов  ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида» входят:

-  Устав;

-  коллективный договор;

-  должностные инструкции работников;

-  штатное расписание;

-  правила внутреннего трудового распорядка.

1. Устав является сводом правил, регулирующих деятельность учреждения дошкольного образования, его взаимоотношения с другими организациями и гражданами, его права и обязанности.

 В Уставе закреплена  структура, функции, права и  обязанности ГУО «Ясли-сад №7  г.Лида», вытекающие из Закона  Республики Беларусь «Об образовании»  и Типового положения об учреждении  дошкольного образования, полномочия, дополнительно переданные учреждению  учредителем, а также иные необходимые  вопросы, не противоречащие действующему  законодательству и необходимые  для осуществления деятельности  детского сада.

Устав оформляется на общем  бланке с указанием реквизитов:  
• наименование организации  
• наименование вида документа – УСТАВ;  
• дата;  
• регистрационный номер, место издания (город);  
• гриф утверждения. 
• текст;  
• подпись.

Содержательная часть  Устава ГУО «Ясли-сад № 7 г.Лида»  состоит из 10 глав.

1.Общие положения

2. Предмет и основная  цель деятельности учреждения, его  основные задачи

3. Организация образовательного  процесса в учреждении

4. Права и обязанности  учреждения

5. Права и обязанности  участников образовательного процесса

6. Порядок формирования  штатов и оплата труда работников  учреждения

7. Управление учреждением

8. Финансирование и хозяйственная  деятельность

9. Документация учреждения  и порядок отчетности

10. Порядок реорганизации  и ликвидации учреждения¹

Устав разрабатывался заместителем заведующего по основной деятельности совместно с делопроизводителем под руководством заведующего.  После  полной проверки содержания Устав был  напечатан на 16 листах, распечатан в  четырех экземплярах, прошит и заверен  печатью заведующего. Все экземпляры были переданы в Лидский райисполком  на подпись начальнику управления образования  Лидского райисполкома и на утверждение  решением Лидского райисполкома.

После подписания и утверждения  Устава один экземпляр остался в  ГУО, второй  был направлен  в  бухгалтерию Управления образования  Лидского райисполкома и два экземпляра остались в Управлении образования  Лидского райисполкома.

2. Коллективный договор - локальный нормативным акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между Руководителем и работниками, и заключается в соответствии с Конституцией Республики Беларусь, Трудовым кодексом Республики Беларусь, Указами Президента Республики Беларусь от 15.07.1995г. № 278 «О развитии социального партнёрства в Республики Беларусь», от 16.12.1997г. № 639 «О мерах по совершенствованию взаимодействия органов государственного управления и профессиональных союзов» и другими законодательными актами РБ.

Коллективный договор  ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида» составляется между администрацией  и профсоюзным  комитетом ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида»  на 3 года. По истечении срока коллективный договор подлежит новой регистрации.

Коллективный договор  оформляется на общем бланке и содержит основную часть, состоящую из глав, и приложений.

Коллективный договор  состоит из следующих глав:

1. Общие положения.
2. Организация, нормирование и оплата труда.
3. Правовое обеспечение трудовых отношений, развитие социального партнерства.
4. Гарантии занятости.
5. Охрана труда.
6. Социальные гарантии, жилищно-бытовые условия, охрана здоровья и организация отдыха работников.
7. Правовые гарантии деятельности профсоюза и его профсоюзного актива.
8. Сохранение интересов работников при проведении приватизации.
9. Организация выполнения договора и контроль над его выполнением.

В конце последней главы  указывается дата подписания договора. После даты вторично расписываются  заведующий и председатель профсоюзного комитета.

Коллективный договор  заслушивается на собрании трудового  коллектива, по итогам которого составляется протокол,  и одобряется / не одобряется работниками. Если коллективный договор  одобряется, после подписи заведующего  и председателя профкома вносится запись:

 

Одобрен на собрании трудового коллектива

_____    ________________2010 года, протокол №________

 

В конце коллективного  договора каждый работник должен поставить  подпись и дату, свидетельствующие  об ознакомлении с договором. При  приеме на работу новых работников администрация в обязательном порядке должна ознакомить их с коллективным договором с проставлением даты и росписи работника.

Приложения к коллективному  договору содержат: положение о премировании работников, положение о порядке оказания материальной помощи работников, положение о порядке и условиях установления надбавок стимулирующего характера к окладам (ставкам заработной платы) работникам, перечень профессий и должностей работников, имеющих право на дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда и т.д.

После подписания и одобрения  работниками, коллективный договор  нумеруется, прошивается и скрепляется  подписью и печатью заведующего.

Коллективный договор  должен быть распечатан в трех экземплярах  и подлежит государственной регистрации  в соответствии с ч. 1 ст. 370 ТК . Для осуществления данной процедуры к коллективному договору прилагается заявление в Лидский райисполком о предоставлении возможности в регистрации.

После проставления регистрационного штампа на всех экземплярах коллективного  договора, один экземпляр остается в Управлении образования, один –  у председателя профсоюзного комитета и еще один  - у заведующего.

Внесение изменений и дополнений в коллективный договор соответствует  международным трудовым стандартам. Порядок изменения коллективного  договора, предусмотренный ст. 372 ТК, в наибольшей степени соответствует  принципам социального партнерства.

Необходимость внесения изменений  и дополнений в коллективный договор  может быть вызвана различными обстоятельствами: изменением финансовых возможностей руководителя учреждения, введением новых форм организации труда и т.д., а  также изменением законодательства и соглашений (генерального, тарифного, местного).

Коллективный договор  играет большую роль в организационной  деятельности дошкольного учреждения, так как регулирует не только трудовые отношения, устанавливает премии, надбавки для работников в зависимости  от их рабочей нагрузки, оказывает  материальную помощь, но и предотвращает  споры между сотрудниками, касающиеся данных вопросов.

3. Должностные инструкции работников.

Основой для разработки должностных  инструкций работников является Единый квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 32 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 30.10.2007) (далее — ЕКСД). Целью данного нормативного документа является создание необходимых условий для рационального разделения труда между специалистами и техническими исполнителями, обеспечение единства при определении их должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

        В  ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида» должностные  инструкции разрабатываются заместителями  заведующего. Заместитель заведующего  по основной деятельности разрабатывает  инструкции педагогического персонала,  заместитель заведующего по хозяйственной  работе – технического персонала. 

В учреждении дошкольного образования  должностные инструкции разрабатываются  на имеющиеся в штатном расписании должности, а не на конкретных работников, то есть должностные инструкции носят  обезличенный характер.

         Так как законодательно утвержденной унифицированной формы должностной инструкции как отдельного вида документа в настоящее время нет, при ее разработке администрация учреждения дошкольного образования руководствуется Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

        Должностные инструкции в ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида» оформляются на общем бланке организации, реквизиты согласования, утверждения и ознакомления соответствуют требованиям постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

Должностная инструкция содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф утверждения;

- гриф согласования .

         Структура текста должностной инструкции содержит следующие разделы:

— Общие положения;

— Функции;

— Должностные обязанности;

— Взаимоотношения (связи по должности);

— Права;

— Ответственность (оценка работы и  ответственность).

В разделе «Общие положения»  указываются нормативные правовые акты, на основании которых разработана должностная инструкция, точное наименование  должности,  подчиненность, порядок назначения, порядок замещения при временном отсутствии, порядок взаимодействия с другими работниками и др. В данном разделе также указывается перечень нормативных правовых актов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей.

Наименование должностей соответствует  Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих  и должности служащих» (ОКРБ 006-96), утвержденному приказом Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки  Республики Беларусь от 30.12.1996 № 234 (с  изменениями и дополнениями по состоянию  на 01.02.2009).

Раздел «Функции» содержит основные функции работника и перечень видов работ, которые могут быть поручены работнику полностью или частично.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные виды работ, выполняемые работником в определенных условиях производства, труда и управления.

В разделе «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливаются круг служебных связей, взаимоотношения с администрацией  и работниками учреждения образования.

Разделом «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для выполнения и реализации возложенных на него обязанностей, определенных законодательством и локальными нормативными правовыми актами.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» определяет формы ответственности (материальная, дисциплинарная, административная и т.д.) работника за несоблюдение должностных обязанностей, возложенных должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов, действующих в ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида»

          После составления должностной  инструкции она подписывается  разработчиком, согласовывается  на заседании профсоюзного комитета  протоколом, а затем утверждается  заведующим дошкольного учреждения  После данных процедур работник ознакамливается со своей должностной инструкцией под роспись  с датой ознакомления в обязательном порядке.

          Должностные инструкции регистрируются  делопроизводителем в журнале  регистрации инструкций. 

4. Штатное расписание .

Штатное расписание ГУО «Ясли-сад  №7 г.Лида» - организационный документ учреждения дошкольного образования, отображающий структуру ясли-сада, численность сотрудников, их квалификационные категории, стаж работы, а также размер заработной платы сотрудников, вводимые  в учреждении дошкольного образования должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.  В штатном расписании закрепляется структура и штатная численность организации в соответствии с Уставом.

Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется  на общем бланке организации с  указанием реквизитов:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- место издания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы согласования;

- подпись;

- печать.

Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и  месячном фонде заработной платы.

Документ составляется и  подписывается экономистом Управления образования Лидского райисполкома два раза в год на 01 января и на 01 сентября текущего года на бланке учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. В случае изменения окладов работников, надбавок за стаж работы и других показателей штатное расписание внепланово редактируется и выдается экономистом заведующему учреждения дошкольного образования.

Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны  с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

5. Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового  распорядка ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида»  — нормативный акт, определяющий трудовой распорядок учреждения дошкольного  образования и  принимающийся  на собрании трудового коллектива ГУО.

           Данные правила основываются  на Конституции Республики Беларусь, Трудовом кодексе Республики  Беларусь, коллективном договоре.

      В соответствии  с Конституцией Республики Беларусь  и трудовым кодексом Республики  Беларусь правила внутреннего  трудового распорядка разьясняют  гарантии, права и обязанности  работников учреждения дошкольного  образования и нанимателя в  лице заведующего, порядок организации  труда и отдыха, требования к  дисциплине труда.  
          Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании Типовых правил  внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 5 апреля 2000 г. № 46 (в ред. от 7 июля 2010 г.).

Правила внутреннего трудового  распорядка оформляются на общем бланке.

Структура этого документа  следующая:

-  общие положения;

-  порядок приема, перевода и увольнения работников;

-  обязанности работника;

- обязанности нанимателя;

-  рабочее время и его использование;

-  поощрения за успехи в работе;

-  ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Согласно Уставу дошкольного  образовательного учреждения, правила  внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к  ним, принимаются общим собранием  коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским  садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным  документом под роспись в приказе  о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого  работника месте.

Итак, В ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида» организационные документы оформляются на общем бланке.

Все реквизиты организационных  документов проставляются в соответствии с требованиями  Государственного стандарта Республики Беларусь. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Подготовке организационных  документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления  процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

Организационные  документы  проходят обязательно процедуру  утверждения или распорядительными  документами вышестоящей организации  (Лидского районного исполнительного комитета),  или заведующим с проставлением грифа утверждения, или протоколами коллегиальных органов, действующих в учреждении дошкольного образования, и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. 

Организационные документы действуют  до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить  изменения и дополнения в том  случае, когда нет необходимости  перерабатывать весь документ. Частота  внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий  деятельности учреждения, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации учреждения разрабатываются  новые организационные документы, которые проходят установленный  порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом  организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный  документ, который утвержден заведующим, - должностная инструкция - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например устав, был утвержден решением Лидского районного исполнительного комитета, то изменения в него вносятся путем  его утверждения этим органом  с обязательным информированием  органа, осуществляющего государственную  регистрацию.

В соответствии с номенклатурой  дел ГУО «Ясли-сад № 7 г.Лида», разработанной на основании «Перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь,  образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и  Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих  государственно-властные полномочия в сфере образования и  по делам молодежи, государственных организаций,  подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, Мн., 2012»», сроки хранения организационных документов учреждения дошкольного образования следующие:

 

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения дела и №  статей по перечню	Примечание
01-01	Устав дошкольного учреждения	10 лет,            п. 22	При условии замены новыми
01-03	Коллективный договор	10 лет, п. 728.1
02-14	Должностные инструкции работников	50 лет                п. 28	После замены новыми
02-01	Штатное расписание ДУ	10 лет, п. 30
02-20	Правила внутреннего трудового  распорядка	1 год, п. 1412	После замены новыми

 

Организационные документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Организационные документы  хранятся в кабинете у заведующего  в отдельных папках.

 

¹  Устав ГУО «Ясли-сад № 7 г.Лида»

Минск, 2013